Een zakelijk voorstel schrijven [met tips en sjablonen]

Leer de beste tips en trucs om goed presterende zakelijke voorstellen te schrijven waarmee je producten of diensten aan veel klanten kunt verkopen.

Een effectief zakelijk voorstel is altijd een van de belangrijkste factoren geweest om een klant of project binnen te halen. Traditionele bedrijven investeerden veel in het maken van overtuigende documenten voor projecten of verkoopvoorstellen om klanten te winnen.

Nu de meeste bedrijven online zijn gegaan, is de traditie er nog steeds. De enige verandering is dat je digitale documenten of apps voor het samenwerken aan documenten gebruikt om zakelijke voorstellen te maken.

Ondernemingen kunnen het zich veroorloven om geld te investeren in een gespecialiseerd team voor zakelijke documenten. Maar als je een klein of middelgroot bedrijf hebt, kun je je dat misschien niet veroorloven. In plaats daarvan kun je het schrijven van zakelijke voorstellen snel leren en zinvolle en volledige voorsteldocumenten maken voor het volgende project.

Wat is een zakelijk voorstel?

Een zakelijk voorstel is een formeel document waarin je je producten, diensten, expertise en portfolio uitlegt. Het helpt je een nieuwe klant binnen te halen door hen te overtuigen met professionele documenten en heldere verkooppresentaties.

In de zakelijke schrijfindustrie zijn voorsteldocumenten vooral bedoeld voor interacties tussen bedrijven. Het kan echter nodig zijn om een verkoopvoorstel op te stellen voor speciale diensten voor huishoudens.

Je biedt bijvoorbeeld renovatie aan van consumentenwoningen met zonnepanelen voor het opwekken van zonne-energie. Of je bent een bouw- of woningdecoratiebedrijf en je wilt een vereniging van huiseigenaren (HOA) benaderen om renovatiediensten aan te bieden aan appartementencomplexen.

Wat de beoogde klant ook is, het geheime recept van een zakelijk voorstel is vrij eenvoudig. Je moet je bedrijf nauwkeurig uitleggen en vervolgens een relatie leggen met het probleem van de klant dat jouw bedrijf kan oplossen.

Met de groei van digitale kanalen heb je veel platforms waar je je zakelijke voorstellen voor willekeurige klanten kunt publiceren. Als alternatief kan het ook nodig zijn om een document met een aangepast voorstel te sturen naar bedrijven die formele werkomvangdocumenten van de geïnteresseerde zakelijke partijen vragen.

Voordelen van het maken van een zakelijk voorstel

Zo’n zakelijk document werkt als een business case en helpt klanten om alles over een bedrijf, de prestaties van het bedrijf, capaciteiten, teams, enz. in één document te zien, in plaats van veel collaterals die online verspreid zijn.

Andere voordelen van zakelijke voorstellen voor de sector worden hieronder beschreven:

• Jij en je potentiële klanten kunnen duidelijk alle projectdoelstellingen en -doelen bespreken zonder iets te missen van de projectscope.
• Later, wanneer de deal definitief wordt, gebruiken zowel de klant als het bedrijf dit document om een tariefplan voor het project te maken.
• Een zakelijk voorstel is de hoogste vorm van een zakelijk document om bedrijven te benaderen met je aanbiedingen voor diensten of producten.
• Je kunt een standaard voorsteldocument maken en aanpassen voordat je het gebruikt om producten te verkopen, technische diensten aan te bieden, investeringen aan te vragen, partnerschappen aan te gaan, enzovoort.
• Wanneer u gedurende vele maanden diensten en producten verkoopt aan een groot bedrijf, kunt u realistische prognoses en plannen maken met behulp van een propositiedocument.
• Een geschreven document met zakelijke intenties helpt je om de prestaties van het nieuwe project op te volgen.
• Sommige voorsteldocumenten kunnen de sterke en zwakke punten van je bedrijf bevatten. Het document maakt het dus gemakkelijk om een SWOT-analyse uit te voeren met behulp van het document en SWOT-analysesjablonen.
• Een zakelijk voorstel werkt als bewijs voor een zakelijk contract. Beide partijen kunnen het document gebruiken om een juridische strijd aan te gaan als er een conflict is tussen de dienstverlener en de klant.
• Jij, de zakelijke dienstverlener en je klant begrijpen de risico’s van het project voordat je de deal afrondt.

Soorten zakelijke voorstellen

Er zijn verschillende soorten zakelijke voorstellen in het zakelijke ecosysteem. Afhankelijk van de vraag van het voorsteldocument, vind je hieronder de soorten:

Informeel gevraagd

Informeel gevraagde zakelijke voorstellen zijn voorstellen die je stuurt naar potentiële klanten die je ontmoet op zakelijke bijeenkomsten, evenementen, diners en conferenties.

Formeel gevraagd

Een bedrijf dat producten of diensten moet kopen, bekijkt verschillende websiteportfolio’s van potentiële leveranciers. Wanneer ze een paar geschikte leveranciers hebben gevonden, sturen ze een formeel verzoek voor een zakelijk voorsteldocument door hun verwachtingen en specificaties uit te leggen.

Als antwoord stuur jij een document met een voorstel op maat. Dit staat bekend als een formeel gevraagd voorstel.

Ongevraagd

Ongevraagde zakelijke voorstellen zijn niets anders dan koude telefoontjes of e-mails naar een bedrijf van een ander bedrijf met de bedoeling iets te verkopen.

Afhankelijk van de intentie van het voorsteldocument, kunnen zakelijke voorstellen van de volgende vijf types zijn:

#1. Verkoopvoorstel

Als je een bedrijf bent dat producten of diensten verkoopt, dan krijg je te maken met veel verkoopvoorstellen. Je richt je op het inkoopmanagement van een ander bedrijf om te verkopen wat jij produceert of aanbiedt.

#2. Voorstel voor investeerder

Als je een klein, middelgroot of startend bedrijf bent met een stijgende vraag naar wat je doet, heb je misschien meer fondsen nodig om op te schalen. Je kunt bedrijfsfinanciering krijgen van investeringsbanken, geldbeheerders, enz. door hen documenten met een investeerdersvoorstel te sturen.

#3. Projectvoorstel

Als je een projectidee hebt dat een dringend bedrijfsprobleem in jouw organisatie of in een derde bedrijf kan oplossen, dan kun je de zakelijke belanghebbenden benaderen met een projectvoorstel.

Het zakelijke document moet een duidelijk projectoverzicht bevatten, inclusief veel taken, subtaken en afhankelijkheden. Het moet ook het geraamde budget, vereiste personeelssterkte, kapitaalgoederen, enz. bevatten.

#4. RFP Voorstel

Dit is een andere vorm van een verkoopvoorstel voor bedrijven. Je verstuurt het op basis van de aangepaste eisen die het kopende bedrijf stelt.

Je kunt elke voorstelsoftware gebruiken om gestructureerde hulp te krijgen bij het maken van dergelijke zakelijke documenten.

#5. Subsidievoorstel

Voor non-profitorganisaties nodigen verschillende liefdadigheidsinstellingen het hele jaar door uit tot het indienen van subsidievoorstellen. In dergelijke gevallen moet het zakelijke voorstel dat je schrijft de inhoud weerspiegelen die je opneemt in een RFP en investeerdersvoorstel.

Bovendien kan een document met een voorstel, afhankelijk van de gegevens die de klant nodig heeft, de volgende drie varianten hebben:

#1. Product of Service Procurement Proposal (RFP)

Een RFP is het meest populaire document voor een zakelijk voorstel dat een bedrijf tegenkomt op de markt.

In een RFP geeft het kopende bedrijf een gedetailleerde beschrijving van het project, samen met de materiaalvereisten en kwaliteitsnormen. Verkopers reageren op dergelijke RFP’s met hun offertes voor het hele project.

#2. Offerteaanvraag (RFQ)

Wanneer de prijs een beslissende factor is voor de aankoop van diensten of producten door bedrijven, nodigen organisaties leveranciers uit om RFQ’s in te dienen. In een RFQ geven de verkopers een prijs op afhankelijk van de specificaties, kwaliteit en kwantiteitseisen van het aankopende bedrijf.

#3. Verzoek om informatie (RFI)

De meeste inkopers van producten en diensten vragen online, op hun prikborden en via nationale kranten om een RFI om zakelijke documenten over de volgende zaken:

• Productcatalogi
• Mogelijkheden
• Prijzen
• Aangeboden diensten

Standaardformaat voor een zakelijk voorstel

De indeling van een document met een voorstel varieert van geval tot geval. Een standaard zakelijk voorstel moet er echter uitzien als het onderstaande schema:

• Een titel van het voorstel in de hoofdletter
• Het voorstel moet beginnen met een index van de inhoud of een inhoudsopgave
• Een samenvatting op het hoogste niveau van het document of een samenvatting op uitvoerend niveau
• Het probleem dat je wilt oplossen, bekend als de probleemstelling
• Welke oplossing stel je voor?
• Een gedetailleerde kwalificatiesectie van je team of bedrijf over het probleem dat een bedrijf moet oplossen
• De tijdlijn van het project
• Risico’s en wettelijke beperkingen
• De projectcommercials zoals factureringsfrequentie, betalingsmethode, enz.
• Gedetailleerde algemene voorwaarden
• Een acceptatieclausule

Als het zakelijke voorstel is afgestemd op een specifieke aankoopbehoefte, moet je misschien ook een productcatalogus toevoegen.

Lengte van een zakelijk voorstel

Maak het voorstel niet onnodig lang. Probeer de probleemstelling, oplossingsstrategie, mogelijkheden en productspecificaties vroeg in het document te laten zien.

De totale omvang van het document mag ook niet meer dan 50 pagina’s bedragen voor een project met een omzet van $10.000. Of streef naar een lengte waarbij de beoordelaar de hele inhoud binnen 10 tot 15 minuten kan doornemen.

Een zakelijk voorstel schrijven

Je kunt de volgende stappen volgen om een standaard zakelijk voorstel te maken voor de meeste industrieën:

#1. Verzamel zakelijke mogelijkheden

Creëer een database van alle relevante zakelijke mogelijkheden voor het doelproject of probleem van derden dat je wilt oplossen. Deze capaciteiten zullen bewijzen dat je over voldoende personeel en vaardigheden beschikt om de klant van dienst te zijn.

#2. Marktonderzoek

Doe grondig marktonderzoek naar de benodigdheden. Analyseer ook de gespecialiseerde vaardigheden die je moet inhuren. Maak vervolgens een schatting van de kosten voordat je de prijs voor het project opgeeft.

#3. Maak een samenvatting

Nu moet je een overtuigende samenvatting maken van je zakelijke voorstel. Hier moet je je bedrijf en zijn prestaties introduceren en je team voorstellen als het meest geschikte team om het probleem van de klant op te lossen.

#4. Plan en schets het project

Je moet ook het project of de aanbesteding plannen waarvoor je van plan bent een deal te sluiten met je klant. Onderzoek het probleem of de aanbesteding van de klant goed om een minimale deadline voor het project in te schatten.

In dit stadium moet je ook een concept van taken en subtaken maken en contactpersonen zoeken om je personeel op de beste manier in te zetten.

Hoe een zakelijk voorstel opvolgen

De beste manier om de klant op te volgen na het verzenden van een document met een voorstel is via een virtuele vergadering of een telefoongesprek. Dat is echter niet in alle scenario’s mogelijk.

Je hebt bijvoorbeeld koude e-mails met zakelijke voorstellen naar verschillende bedrijven gestuurd om contracten binnen te halen. Je weet echter nog niet of de klant geïnteresseerd is of niet. Bovendien heb je misschien ook hun telefoonnummer niet.

Daarom kunt u proberen deze klanten te e-mailen. Als je een e-mail stuurt, bied dan het volgende aan:

• Herinner hen eraan dat je een toonaangevende dienstverlener bent
• Noem enkele lovenswaardige zakelijke statistieken die je hebt bereikt
• Verzoek om een virtuele vergadering als ze je portfolio geschikt vinden
• Stel open vragen om een gesprek op gang te brengen
• Markeer belangrijke inhoud van de zakelijke voorstellen en stuur links door naar het originele document

Voorbeelden van zakelijke voorstellen

Je vindt veel uitstekende en beproefde voorsteldocumenten in de sjablonensectie hieronder. Hieronder vind je echter enkele zelfgekozen voorbeelden van zakelijke voorstellen die je nu kunt gebruiken:

#1. Minimalistisch zakelijk en marketingvoorstel

• Een minimalistisch voorstel in infografische stijl
• De kleurenmix van dit document is: #222524, #fffffe, #f2c745 en #939496
• Lettertypen: Montserrat en Roboto
• Papierformaat: 21 × 29,7 cm

#2. Strak minimalistisch marketingvoorstel

• Dit is geschikt voor een marketingvoorstel
• Het kleurenpalet van het document is: #f2f3f7, #b8b7bb, #768285, #2c3837 en #050707
• Lettertypes: Roboto, Poppins Medium, Montserrat en Poppins ExtraBold
• Papierformaat: 21 × 29,7 cm

#3. Oranje Modern Partnerschapsvoorstel

• Als je een partnerschapsovereenkomst voorstelt, probeer dan deze sjabloon
• Je vindt deze kleuren in dit document: #9ab3bb, #e7e6e6, #4a6162, #e88e38, en #f8b03a
• Lettertypen: Montserrat en Montserrat Classic
• Papierformaat: 21 × 29,7 cm

#4. Zwartbruin minimalistisch professioneel evenementvoorstel

• Geschikt voor zakelijke projectvoorstellen
• Dit document wordt geleverd in de volgende kleuren: #22263f, #fefefe, #1c1f1f, #696b72 en #b4b5ba
• Lettertypen: Montserrat Classic, Montserrat, Roboto
• Papierformaat: 21 × 29,7 cm

Populaire sjablonen voor zakelijke voorstellen

Sjabloon zakelijk voorstel van Canva

Voor documenten met een voorstel zou je eerste bestemming de sjabloonbibliotheek van Canva voor zakelijke voorstellen moeten zijn. Deze biedt je meer dan 1.000 sjablonen. Je zou het voorsteldocument moeten vinden dat je zoekt in de zakelijke niche waarin je je bevindt.

PandaDoc

Als je op zoek bent naar professionele en beproefde sjablonen voor zakelijke voorstellen om een project, productverkoop of RFP aan te bieden, kun je ook de sjablonenbibliotheek van PandaDoc bekijken. Deze sjablonen zijn gratis te gebruiken. Er zijn dus geen royalty’s of abonnementen voor nodig.

Jotform

Jotform heeft een verzameling van meer dan 50 voorsteldocumenten die je kunt gebruiken in verschillende scenario’s, zoals voorstellen voor de ontwikkeling van mobiele apps, schoonmaakvoorstellen, adviesvoorstellen, offertevoorstellen en meer.

Bovendien kun je de inhoud van het voorsteldocument gratis bewerken in de Jotform-editor. Bovendien kun je het document naar meerdere ontvangers sturen voor e-handtekeningen.

Inpakken

Tot nu toe heb je verschillende fundamentele onderwerpen over zakelijke voorstellen verkend, waaronder de techniek van het schrijven ervan. Je hebt ook een aantal professionele platforms voor sjablonen voor zakelijke voorstellen ontdekt.

Je kunt bovenstaande kennis gebruiken om je eigen voorsteldocumenten te schrijven of om als freelancer te werken op platforms waar bedrijven freelancers zoeken en inhuren.