Een vervolgkeuzelijst maken in Excel

Excel vervolgkeuzelijsten zijn een geweldige functie die het foutloos invoeren van gegevens vergemakkelijkt. Bekijk het proces van het implementeren van vervolgkeuzelijsten in uw Excel-werkmap met behulp van de Excel Data Validation tool.

In-cel vervolgkeuzelijsten zijn geweldige opties om de invoer van gegevens te versnellen. De medewerker die gegevens invoert, kan de vereiste gegevens invoeren door simpelweg op een vervolgkeuzelijst te klikken en vervolgens het juiste lijstitem te kiezen. De meeste processen voor gegevensinvoer maken gebruik van vervolgkeuzelijsten om menselijke fouten en dubbelzinnigheid bij de gegevensinvoer te minimaliseren.

Lees verder om de basisbeginselen van vervolgkeuzelijsten, de Excel Data Validation tool en een stap-voor-stap proces voor het toevoegen van een vervolgkeuzelijst aan uw Excel-werkmap te leren kennen.

Wat is een vervolgkeuzelijst in Excel?

Een vervolgkeuzelijst in spreadsheetapplicaties zoals Excel is een krachtig hulpmiddel om fouten te verminderen en de productiviteit te verhogen.

Dergelijke functies van de gegevensvalidatietool van Excel verminderen fouten door de Excel-werkmapgebruiker een beperkt aantal lijstitems voor een specifieke cel aan te bieden. Wanneer u Excel gebruikt voor het verzamelen van gegevens en de gegevens verwerkt met een databasetool, helpt de vervolgkeuzelijst u ook om uniforme gegevens te verzamelen.

Als de cel bijvoorbeeld alleen namen van fruit accepteert, kan de gegevensinvoeroperator geen namen van dieren, vissen, kruiden, enz. toevoegen. De reden hiervoor is dat het vervolgkeuzemenu alleen de vruchten in de lijst zal tonen die uw bedrijf verkoopt.

De voordelen van een vervolgkeuzelijst

Ook hier verhoogt de functie de productiviteit door automatisch celitems voor te stellen. Als de vervolgkeuzelijst bijvoorbeeld de namen van 100 werknemers bevat en de gebruiker typt "A", dan zal de Excel vervolgkeuzelijst automatisch de namen tonen die met "A" beginnen

De gebruiker kan de naam dus gewoon met de muis selecteren en tijd besparen. U kunt uzelf hier ook spelfouten besparen.

Keuzelijsten breiden de functionaliteit van uw werkblad verder uit door dynamische rapporten te maken. Bijvoorbeeld: uw bedrijf is actief in 150 landen, er zijn 200 kantoren, kantoren hebben elk tien managers en elke manager stuurt 20 sales executives aan.

Wanneer u een verkooprapport moet maken, kunt u afhankelijke Excel vervolgkeuzelijsten maken. Een vervolgkeuzelijst voor landen brengt u naar het juiste land. Als u vervolgens een kantoor kiest, krijgt u tien managers te zien die voor dat kantoor werken. En tot slot, als u een manager kiest, ziet u alleen de verkopers die onder die manager werken.

U hoeft dus niet van iedereen de naam te onthouden. Kies gewoon een land en volg de vervolgkeuzelijsten met meerdere niveaus.

Wat is gegevensvalidatie in Excel?

De cellen van Excel kunnen elke invoer aannemen, zoals tekens, cijfers, speciale symbolen, enz. De meeste processen maken echter een aangepast werkblad met beperkte gegevens voor elke cel bij de gegevensinvoer.

De ene cel staat bijvoorbeeld getallen toe, de volgende accepteert tekens, een andere de namen van werknemers, enzovoort. Maar hoe werkt Excel al deze beperkingen af? Het antwoord is de Excel Data Validation tool.

De meeste Excel-gebruikers kennen deze tool als de plaats om snel vervolgkeuzemenu's te maken. Het heeft echter een veel grotere moer dan de Excel vervolgkeuzelijsten. In een notendop, wanneer de Excel-werkblad- of werkmapbeheerder gebruikers wil dwingen om gegevens in een specifiek formaat in te voeren, gebruik ze de hulp van de Data Validation Tool.

Vertrouwd raken met de Data Validation Tool

U vindt de Data Validation tool in het Excel lintmenu. Klik in een geopend Excel-werkblad op het tabblad Gegevens in het lintmenu. In de sectie Data Tools moet u de Data Validation tool vinden. Bekijk de afbeelding hieronder voor een duidelijk idee van de locatie van de tool.

Wanneer u op de knop Gegevensvalidatie klikt, ziet u het dialoogvenster Gegevensvalidatie met drie tabbladen: Instellingen, Factuurmelding en Foutmelding.

Instellingen

Met Instellingen kunt u de opties aanpassen, zoals toegestane gegevensindelingen en regels voor gegevensinvoer instellen.

Met de nieuwste Microsoft Excel voor desktop of laptop kunt u de volgende indelingen toevoegen:

• Elke waarde voor geen validatie.
• Met Heel getal kunnen gebruikers alleen hele getallen in de doelcel invoeren.
• Met Decimaal kunt u de cel zo opmaken dat alleen decimale getallen worden geaccepteerd.
• Met de lijst kunt u vervolgkeuzelijsten maken met voorgedefinieerde lijstitems.
• Met Datum kunt u specifieke cellen beperken tot het invoeren van datumwaarden.
• Tijdvalidatie formatteert de doelcel zodanig dat alleen tijdswaarden worden geaccepteerd.
• Tekstlengte is de perfecte functie om celgegevens te beperken tot een specifiek aantal tekens of cijfers.
• Aangepaste opmaak stelt de gebruiker in staat om formules te gebruiken binnen gevalideerde cellen.

De bovenstaande opmaak- of validatiefuncties werken met behulp van de volgende validatiecriteria. En het mooie is dat u deze validatiecriteria in een paar gevallen kunt aanpassen:

• "Tussen" staat getallen toe die binnen een minimum- en maximumbereik liggen.
• "Niet tussen" is handig wanneer u moet aangeven dat de ingevoerde gegevens niet binnen een minimum- of maximumwaarde mogen liggen.
• "Gelijk aan" is handig wanneer u de invoer op een specifieke waarde wilt vastzetten.
• "Niet gelijk aan" betekent dat de ingevoerde gegevens niet gelijk mogen zijn aan de opgegeven celwaarde.
• "Groter dan" wordt gebruikt wanneer de invoer groter moet zijn dan een specifieke waarde.
• "Kleiner dan" schrijft dat de ingevoerde waarde kleiner moet zijn dan het aangegeven getal.
• "Groter dan of gelijk aan" betekent dat de ingevoerde waarde gelijk aan of groter dan een ingestelde waarde moet zijn.
• "Kleiner dan of gelijk aan" betekent dat de ingevoerde waarde kleiner of gelijk aan de ingestelde waarde moet zijn.

Invoerbericht

Regels voor gegevensvalidatie zijn alleen nuttig als u ze communiceert met de operators van de gegevensinvoer. Om dit goed te doen, kunt u de functie Invoermelding van Gegevensvalidatie in Excel gebruiken.

Wanneer u deze functie gebruikt, kunt u een titel en een beschreven bericht over de regels voor Gegevensvalidatie invoeren. Wanneer gebruikers met de cursor over de geformatteerde cel gaan, verschijnt er een contextmenu met het Invoermelding. Merk op dat dit bericht pas zichtbaar wordt wanneer u de muisaanwijzer op de doelcel plaatst.

Foutmelding

Wanneer de gebruiker fouten maakt bij het invoeren van gegevens in een gevalideerde cel, kunt u Foutmeldingen weergeven om de gebruiker te informeren. U kunt een van de volgende waarschuwingen gebruiken:

• Stop
• Waarschuwing
• Informatie

Ook hier kunt u een aangepaste titel en foutmelding voor de bovenstaande waarschuwingen typen. Op deze manier wordt de gebruiker geïnformeerd en zal hij de fouten niet herhalen.

Gebruik van gegevensvalidatie in Excel

• Maak handige vervolgkeuzelijsten om fouten te verminderen en gegevens sneller in te voeren.
• Voorkom het invoeren van verkeerde data door een typefout of menselijke fout.
• Sta alleen hoofdletters toe voor specifieke situaties zoals postcodes in het VK, afkortingen, enz.
• U kunt het aantal dubbele waarden tot nul reduceren.
• Maak afhankelijke vervolgkeuzelijsten om gegevens te filteren in lijn met een hoofdlijst.
• U kunt de functies van het hulpprogramma Gegevensvalidatie gebruiken wanneer u alleen tekstinvoer voor specifieke cellen nodig hebt.
• U kunt de gebruiker dwingen om alleen getallen in te voeren en geen teksten of symbolen voor numerieke waarden.
• Maak de project- of kantoorroosters alleen voor doordeweekse dagen.
• De invoer van de gebruiker valideren op basis van een andere invoer in een andere cel van hetzelfde werkblad.
• Beperking afdwingen op een cijfer- of tekenlengte van een cel.
• Gegevens invoeren met vooraf bepaalde of specifieke tekstsets voor zoekdoeleinden.
• Communiceer wat er fout kan zijn gegaan aan de invoeroperator door aangepaste foutmeldingen te maken.

Een vervolgkeuzelijst maken met Excel-gegevensvalidatie

Een vervolgkeuzelijst geeft een contextmenu met bruikbare waarden of teksten voor een gevalideerde cel. Voordat u een dergelijke lijst maakt, moet u de waarden of teksten op één plaats verzamelen. Dit kan dezelfde werkmap, hetzelfde werkblad of zelfs een heel ander Excel-bestand zijn. Dit is wat u moet doen:

• Open de Excel-app op uw pc en typ een lijst met items die u in de keuzelijst wilt hebben.
• Dat is ook mogelijk als u items van een ander blad, werkmap of bestand wilt meenemen. U moet die bronnen gewoon toegankelijk houden.

Zodra u de bron van de items in de lijst hebt gevonden, kunt u doorgaan met het eigenlijke deel van de vervolgkeuzelijst maken.

• Selecteer een cel waarin u een Excel vervolgkeuzelijst moet maken.
• Klik op het tabblad Gegevens in het lintmenu van Excel.
• U vindt nu de sectie Gegevensgereedschappen in het midden van het lintmenu. Hier vindt u verschillende gegevenshulpmiddelen, zoals Tekst naar kolommen, Flashvulling, Gegevensmodel beheren en Gegevensvalidatie.
• U kunt direct op het pictogram Gegevensvalidatie klikken om het dialoogvenster Gegevensvalidatie te openen.

• U kunt ook op de tekst Validatie van gegevens klikken om een vervolgkeuzemenu te openen en opnieuw Data Validation selecteren om het dialoogvenster te openen.

U hebt nu met succes het dialoogvenster Gegevensvalidatie geopend. Het biedt alle functies die u nodig hebt om een eenvoudige vervolgkeuzelijst te maken. Hier ziet u hoe:

• U bevindt zich standaard op het tabblad Instellingen van het venster Gegevensvalidatie.
• Klik op het vervolgkeuzemenu onder de tekst Toestaan.
• Er wordt een contextmenu geopend met meerdere validatieformaten. Selecteer de lijstindeling uit dit contextmenu.

• U kunt geen wijzigingen aanbrengen onder de tekst Gegevens.
• Onder de tekst Bron (Bron) moet u de bron invoeren van de lijstitems die in de vervolgkeuzelijst moeten worden weergegeven.
• Typ het adres in wanneer u een bron op een ander blad, in een andere werkmap of in een ander Excel-bestand selecteert.
• U kunt ook gegevensbronnen uit hetzelfde werkblad selecteren door één keer op het lege veld van de bron te klikken. Identificeer vervolgens het cellenbereik met de cursor.

• Vink de opties Leeg negeren en In-cel vervolgkeuzelijst aan. Als u de optie In-cell vervolgkeuzelijst niet aanvinkt, ziet u mogelijk het pictogram met de vervolgkeuzelijstpijl niet op de gevalideerde cellen.
• Klik op OK en uw vervolgkeuzelijst is klaar.

Een dynamische Excel vervolgkeuzelijst maken

In een dergelijke vervolgkeuzelijst veranderen de beschikbare gegevens voor de tweede vervolgkeuzelijst automatisch wanneer u invoer selecteert in de ene vervolgkeuzelijst. Dit zijn de stappen die u kunt proberen:

• Verzamel de lijst met items zoals in de onderstaande afbeelding. U kunt de lijstitems ook uit een andere werkmap of een ander bestand importeren.

• Zet de plaatsnamen om naar Genoemde bereiken. Selecteer hiervoor de steden onder een land.

• Klik op het Naamvak en typ de exacte landnaam in zoals die in de kopteksten wordt weergegeven.
• Als u uw gegevens probeert te gebruiken, kunt u dezelfde stap volgen om een lijst met items onder een koptekst te converteren naar Genoemde bereiken.
• Maak de primaire vervolgkeuzelijst met de landnaam uit celbereik D1 tot G1.

• Voor de kolom Selecteer stad maakt u zoals gewoonlijk een vervolgkeuzelijst. Voer in de bron de volgende formule in. Het idee is om de INDIRECT-formule te gebruiken met een gemengde verwijzing voor de vervolgkeuzelijst Land, die $A2 is.

=INDIRECT($A2)

• Klik op Ok om de stap te voltooien. Uw vervolgkeuzelijst met twee niveaus is klaar.

Als u in deze vervolgkeuzelijst de VS als land selecteert, krijgt u alleen steden uit de VS onder de kolom Selecteer stad.

De laatste woorden

Excel is een uitstekend hulpmiddel voor het invoeren en beheren van numerieke gegevens. Typefouten kunnen uw gegevensinvoer in Excel echter ernstig belemmeren. Daarom moet u een van de bovenstaande methoden gebruiken om menselijke fouten of typefouten bij het invoeren van gegevens te elimineren.

U kunt de eenvoudige Excel- of afhankelijke vervolgkeuzelijstmethode volgen. Kijk gewoon naar uw gegevensinvoerproces of gegevensverzamelingsplan om te weten welke aanpak u moet gebruiken. U kunt deze functie bijna in elke cel gebruiken.

Misschien bent u ook geïnteresseerd in enkele gratis Excel-sjablonen voor persoonlijke budgetten.