Dropbox Sign vs. DocuSign: Wat is de betere tool voor e-handtekeningen?

Elektronische handtekeningen of eSignature zijn handig voor het zakendoen met partners, externe werknemers en internationale klanten.

Weet u nog wanneer u voor het laatst met pen en papier hebt ondertekend?

Een handtekening met pen en papier vereist scannen, afdrukken, een afspraak in persoon maken, mailen, faxen, enzovoort naar het betrokken personeel. Het hele proces kan arbeidsintensief, tijdrovend en vervelend zijn.

Dat is waar de elektronische handtekening in beeld komt.

Dropbox Sign en DocuSign zijn twee geweldige eSignature-tools die u kunt proberen.

Laten we dus deze twee eSignature-platforms vergelijken om te begrijpen welke beter is voor uw vereisten.

Wat is een eSignature?

Een elektronische handtekening (eSignature) is een wettelijke en efficiënte manier om documenten snel elektronisch te laten ondertekenen. E-handtekeningen kunnen handgeschreven handtekeningen in verschillende processen vervangen.

Eenvoudig gezegd is een elektronische handtekening een handtekening in elektronische vorm. U kunt computers of elektronische apparaten gebruiken om de ondertekenaar te authenticeren en de veiligheid van het document te garanderen.

We kunnen zeggen dat een elektronische indicatie van de intentie van een persoon om de voorwaarden van het document of een set gegevens te accepteren en deze gegevens om te zetten met een e-handtekening, een elektronische handtekening wordt genoemd. Er zijn drie soorten e-handtekeningen:

• Eenvoudige eHandtekeningen
• Geavanceerde e-handtekeningen
• Gekwalificeerde e-handtekeningen

Ze kunnen in verschillende situaties worden gebruikt, zoals transacties, contracten en administratieve procedures. e-handtekeningen zijn wereldwijd vertrouwd, afdwingbaar en legaal. Het zal u helpen om uw ondertekeningsproces te versnellen, en u kunt uren besparen op dit proces.

Elektronische handtekeningen zijn de nieuwe manier van zakendoen met uw klanten, en daarom moet u een toepassing voor elektronische handtekeningen hebben die u kunt vertrouwen.

Met de eSignature tool kunt u op een handige en snelle manier problemen met handtekeningen oplossen. U kunt de veiligheid van uw klanten garanderen en de documenten gemakkelijk terugsturen zonder dat u zich ergens naartoe hoeft te verplaatsen.

Het is eerder een milieuvriendelijke aanpak die miljoenen papieren afdrukken kan besparen. Bovendien helpt het om uw documenten georganiseerd, verantwoord en toegankelijk te houden.

Bovendien kan het gebruik van e-handtekeningen veel tijd en geld besparen. Het stroomlijnt ook uw zakelijke workflows en kan de sector of afdeling efficiënter maken.

eSignatures kunnen worden gebruikt in verschillende bedrijfstakken, zoals verkoop, HR, financiële diensten, IT, biowetenschappen, overheid en nog veel meer.

Laten we Dropbox Sign en DocuSign vergelijken, te beginnen met Dropbox Sign.

Wat is Dropbox Sign?

Dropbox Sign (voorheen bekend als HelloSign) is een toepassing voor het beheer van elektronische handtekeningen en digitale transacties die het bijhouden van handtekeningen, handtekeninggeschiedenis, het ondertekenen van documenten, naleving van regelgeving en meer omvat.

U kunt er elektronische handtekeningen mee aanvragen en juridisch bindende handtekeningen aan de documenten toevoegen. Het is eigendom van Dropbox, dat belooft klanten in staat te stellen sneller deals te sluiten, spoeddocumenten op tijd en foutloos af te ronden, nieuwe medewerkers onmiddellijk aan te nemen en nog veel meer.

Dropbox Sign is een handige oplossing voor freelancers. Freelancers kunnen eenvoudig documenten naar hun klanten sturen en documenten zoals overeenkomsten ontvangen om elektronisch te ondertekenen. Het platform is robuust, met meerdere integraties, aangepaste brandingmogelijkheden en meer.

Zowel particuliere gebruikers als grote bedrijven kunnen dit platform zonder problemen gebruiken. Of u het nu op uw mobiel of desktop wilt gebruiken, de applicatie wordt door alle apparaten ondersteund, zodat u het overal kunt gebruiken.

Bovendien is Dropbox Sign beschikbaar in meer dan 20 talen en kan het integreren met populaire tools zoals Salesforce, Slack, HubSpot en meer. Bovendien vereenvoudigt het de workflows en maakt het de communicatie tussen klanten, verkopers en collega’s gemakkelijker.

Met Dropbox Sign kunt u:

• Veilig elektronische handtekeningen verzamelen met gegevenscodering
• Snel deals sluiten met geautomatiseerde processen voor het ondertekenen van offertes en contracten
• Taken automatiseren, compliance versterken en risico’s beheren met de AI-functies
• Documenten naar uw toegewezen werknemers routeren om interne workflows te beheren
• Creëer en bewerk uw contracten met behulp van herbruikbare en aanpasbare sjablonen
• Ga van hectisch papierwerk naar papierloos werken om bomen te sparen

Dropbox Sign biedt een gratis pakket met basisfuncties en drie handtekeningverzoeken per maand. Dit maakt het een goede optie voor mensen die weinig ondertekeningsverzoeken hebben.

Dropbox Sign-functies

Dropbox Sign heeft unieke functies, waardoor het voor iedereen een goede keuze is. Het richt zich meestal op het vereenvoudigen van het proces voor gebruikers en organisaties. Laten we de functies eens bespreken:

#1. Sjablonen

U kunt uw veelgebruikte documenten omzetten in Dropbox Sign-sjablonen om elke handtekeningaanvraag te stroomlijnen. U kunt de documenten in een paar minuten opmaken om elke verzending eenvoudig en snel te maken.

U hoeft slechts vier stappen te volgen bij het opmaken van de documenten:

• Upload uw document: Kies een document dat u herhaaldelijk verstuurt, zoals een geheimhoudingsverklaring of een W2-overeenkomst.
• Beslis wie er gaat ondertekenen: Wijs een ondertekenaar toe, zoals een klant, bedrijfseigenaar, werknemer, huurder, enz.
• Plaats velden of ruimtes: Sleep voor elke rol de handtekeningvelden waar u wilt dat de ondertekenaar dat deel invult.
• Opslaan, verzenden en hergebruiken: Zodra u een sjabloon hebt gemaakt, kunt u het document gemakkelijk snel en naadloos verzenden zonder herhalingen.

Met deze functie kunt u uw vervelende werk automatiseren, bulkverzendingen vereenvoudigen door gebruik te maken van de mogelijkheden voor meerdere ondertekenaars, en de documenten onmiddellijk klaarmaken om ondertekend te worden.

#2. Document bewerken

Een functie zoals een documenteditor is een heel gebruikelijke functie in elke toepassing. Met deze tool kunt u velden aan uw documenten toevoegen zodat de ondertekenaar de vereiste informatie kan invullen. Het bevat navigatiefuncties, wat een unieke functie is in Dropbox Sign.

Met Dropbox Sign kunt u aangepaste branding toevoegen en de taal van de toepassing aanpassen. Dit helpt uw bedrijf om het merk te versterken en de communicatie met belanghebbenden te verbeteren. Wanneer u e-mailelementen toevoegt, moet u een bedrijfslogo uploaden, een bedrijfstagline toevoegen, de naam van de afzender en een e-mailhandtekening bewerken.

#3. Documenten verzenden

Er zijn meerdere manieren om documenten te verzenden. Dropbox Sign kan een CSV-bestand uploaden dat een ondertekeningslink genereert of een CSV-bestand voor massahandtekeningen en persoonlijk ondertekenen.

Wanneer u documenten via e-mail verzendt, kunt u de documenttitel aanpassen, bijlagen vragen, een bericht voor de ondertekenaars aanpassen en CC’s toewijzen.

#4. Documenten ondertekenen en opslaan

Dropbox Sign biedt waardevolle functies, zoals een knop “Volgende” die ontvangers naar het lege veld leidt om direct te ondertekenen.

Nadat u de documenten hebt uitgevoerd, moeten ze gemakkelijk en efficiënt toegankelijk zijn. Dropbox Sign is een cloudgebaseerd platform voor documentopslag dat al uw documenten opslaat en u toegang geeft om te gebruiken wanneer u maar wilt.

#5. Beveiliging

Software voor elektronische handtekeningen moet voorzien zijn van speciale beveiligings- en wettelijke vereisten. Dropbox Sign biedt SSL-encryptie, authenticatie met twee factoren, naleving van internationale wetgeving, HIPAA-naleving, ESIGN-naleving en veilige documentopslag.

De tool biedt auditrapporten om de essentiële wijzigingen en activiteiten van elk document bij te houden. Deze worden automatisch bij de ondertekende documenten gevoegd.

#6. Integraties en API

Dropbox Sign heeft veel integraties en een API die helpt bij het stroomlijnen van documentworkflows. U kunt uw favoriete tools integreren met Dropbox Sign en aangepaste toepassingen bouwen via de functionaliteiten van Dropbox Sign.

#7. Klantenondersteuning

Dropbox Sign heeft een betere klantenondersteuning. Het gebruikt Live chat- en e-mailkanalen om met zijn klanten te communiceren. De ondersteuning is 24/7 beschikbaar en u krijgt een pagina met de applicatiestatus, ondersteunde bronnen en meldingen voor platformupdates.

Wat is DocuSign?

DocuSign, opgericht in 2003, is een van de eerste toepassingen voor e-handtekeningen, met meer dan 1 miljoen klanten, 44 talen en 400 integraties.

De eSignature-tool verzamelt en beheert documenten efficiënt vanaf de locatie of het apparaat, biedt controlesporen en stroomlijnt uw workflows. Met DocuSign kunt u gemakkelijk digitale documenten verzenden, notariële bekrachtigen en ondertekenen.

Bovendien kunt u documenten eenvoudig routeren naar de toegewezen werknemers om interne workflows te organiseren. Het helpt taken te automatiseren, naleving te versterken en risico’s te beheren met behulp van de functies voor het beheer van de levenscyclus van contracten en dynamische kunstmatige intelligentie.

Maak een breed scala aan contracten en bewerk ze volgens uw gebruik met behulp van aanpasbare en herbruikbare sjablonen.

DocuSign is afgestemd op meerdere bedrijfstakken, bedrijfssectoren en meer. Als u documenten nodig hebt die regelmatig ondertekend moeten worden en het niet erg vindt om ervoor te betalen, dan is DocuSign uw optie.

Dankzij de robuuste optionele integraties kunt u DocuSign integreren met uw bedrijfstools om uw bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Ook de onbeperkte sjabloonmogelijkheden zullen van groot nut zijn, omdat het verschillende documenten opslaat om te ondertekenen en onbeperkte variaties op een gelijksoortige sjabloon mogelijk maakt zonder iets te veranderen.

DocuSign biedt 99,99% uptime, en meer dan 180 landen gebruiken het om overeenkomsten te ondertekenen. Als u het contract wilt bekijken en ondertekenen, zal DocuSign alles voorbereiden met zijn superieure mobiele applicatie en in-browser ondersteuning.

Het is tijd om de held van uw bedrijf te worden door handmatige taken te verminderen en de processen voor het verzenden, ondertekenen en beheren van documenten te stroomlijnen met DocuSign.

DocuSign-functies

DocuSign biedt flexibele functies waarmee middelgrote en grote bedrijven hun documenten in een handomdraai kunnen opslaan en bewerken. Dankzij functies zoals sjablonen, auditrapporten, ondertekening door één persoon, ondertekening door meerdere partijen, wettelijk bindende handtekeningen en nog veel meer kunt u zich bevrijden van uw gewone handmatige werk.

Laten we enkele van de functies in detail bespreken:

#1. Documenten maken

Met miljoenen gebruikers wereldwijd verwerkt DocuSign dagelijks meer dan een miljoen documenten. Het maakt het document breed toegankelijk en compatibel. Het biedt:

• Uitgebreide ondersteuning voor bestandstypen: DocuSign ondersteunt elk type documentbestand, zoals Microsoft Excel, Word en PowerPoint, zodat u documenten ter ondertekening kunt verzenden. Het ondersteunt ook .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx en meer.
• PDF-formulieren converteren: Bereid documenten in een handomdraai voor met PDF-formulierconversie. Bij het uploaden van een PDF-bestand herkent DocuSign het bestand en converteert het automatisch naar de ondertekenaarsvelden.
• 20 standaard en aangepaste tags en velden: Met deze functie kunt u uw klanten of professionals zonder problemen de juiste handtekening laten zetten. Bovendien kunt u standaard tags verzenden om handtekeningen, titels, initialen, bedrijfsnamen, teksten, nummers, namen en meer te krijgen.
• Tekening: Met dit veld kunnen ondertekenaars en afzenders ondertekenaars en afbeeldingen rechtstreeks naar het document uploaden.

DocuSign biedt ook integraties voor cloudopslag, automatische plaatsing van tags, PowerForms en aanvullende documenten in dit gedeelte.

#2. Gegevensvelden

De geavanceerde veldvalidatiemogelijkheden van DocuSign automatiseren de bedrijfslogica en stroomlijnen het proces voor ondertekenaars. U kunt DocuSign naadloos integreren met andere toepassingen om formulieren vooraf in te vullen.

• Volledige functionaliteit voor formulieren: Ontwerp formulieren zoals u dat wilt met krachtige formulierfunctionaliteit, waaronder selectievakjes, vervolgkeuzelijsten, tekst, valutavelden, numerieke velden, keuzerondjes, enz.
• Gegevensvelden van derden: U kunt uw velden koppelen aan gegevens van services van derden. De gegevens worden automatisch bijgewerkt van het systeem van de derde partij naar het document en omgekeerd, waardoor u geen moeite meer hoeft te doen.
• Gegevensvalidatie: Beperk het gegevenstype dat in het gekozen veld wordt ingevoerd om transacties die niet in orde zijn tot een minimum te beperken. Dit voorkomt het opnieuw verzenden van documenten en fouten bij het invoeren van gegevens. Hieronder vallen e-mail, telefoonnummer, 9-cijferige postcode, tekst, datum, 5-cijferige postcode, maskeren van reguliere expressies en burgerservicenummer.
• Veldopmaak en logica: U kunt voorwaardelijke velden gebruiken om gegevens te verbergen en weer te geven wanneer dat nodig is. Waarden worden dynamisch berekend met de berekende velden op basis van de invoer in de andere velden. Bovendien worden gegevens beveiligd met vergrendelde velden en zorgen gekoppelde velden ervoor dat alle wijzigingen in soortgelijke velden worden doorgevoerd.
• Veld- en documentopmaak: DocuSign maakt het mogelijk om bepaalde velden te bewerken. Het kan de aanvragen beheren en de gemaakte initialen wijzigen. Met de transactiegeschiedenis kunt u alle wijzigingen volgen.

#3. Workflow ondertekenen

Met DocuSign kunt u het aantal ondertekenaars opgeven en ordenen. U kunt ontvangers verschillende rollen en toegang toewijzen, en u hebt controle over elke stap.

Het omvat seriële, parallelle, gemengde routing, bulkverzending, machtigingen voor ontvangers, correcte documenten, herinneringen en meldingen, zichtbaarheid van documenten en sjablonen.

#4. Verificatie van ondertekenaars

Met meerdere verificatieniveaus kunt u ervoor zorgen dat de ondertekenaars echt zijn. Het verhoogt de drempels die ondertekenaars nodig hebben om hun identiteit te bevestigen voordat ze toegang krijgen tot de bestanden.

Het omvat verificatie via e-mail, toegangscode, SMS, telefoon, verificatie op basis van kennis, ID-verificatie, verificatie door derden en meer.

#5. Ervaring met verzenden en ondertekenen

Verstuur documenten gemakkelijk met DocuSign en laat uw klant het document binnen een paar minuten ondertekenen en terugsturen. DocuSign maakt verzenden en ondertekenen snel en gemakkelijk.

Het omvat responsief ondertekenen, sms-berichten, offline ondertekenen en verzenden, mobiele toepassingen, gedeelde toegang, elastisch ondertekenen, branding en meer.

#6. Rapportage

Krachtige productrapportage maakt uw werk supergemakkelijk. Accountbeheerders en DocuSign-gebruikers krijgen een duidelijk overzicht van de account.

Bedrijfsstatistieken zijn altijd toegankelijk en beschikbaar met realtime toegang en uitbreidbare geplande rapportage. Het omvat real-time status, inzichten in ondertekening, gegevensexport, document- en accountrapporten en nog veel meer.

Bovendien biedt DocuSign een groot aantal functies zoals compliance, add-on services, archivering en documentbehoud, beschikbaarheid, beveiliging, internationale administratie, wachtwoordbeleid en meer.

Dropbox ondertekenen versus DocuSign

Beide eSignature-tools bieden een vergelijkbare uitvoer. Uiteindelijk verzendt u het document om het door uw klant te laten ondertekenen met behulp van de tool. De belangrijkste verschillen tussen DocuSign en Dropbox Sign zijn hun functies, prijzen en ondersteuning. Laten we eens kijken hoe beide op een paar punten van elkaar verschillen.

Slotopmerkingen

Beide eSignature-tools, Dropbox Sign en DocuSign, hebben uitstekende functionaliteiten waarvan verschillende soorten bedrijven kunnen profiteren. Dropbox Sign is een geweldige optie voor kleine bedrijven omdat het betaalbaarder is en standaardfuncties heeft die u nodig kunt hebben. Maar als u meer functies nodig hebt en een groter bedrijf hebt, kunt u DocuSign proberen.

Dus als u wilt weten hoe deze tools uw bedrijf kunnen helpen, probeer ze dan zelf uit. Door de tools te testen, kunt u bepalen welke beter is voor uw bedrijf.

Het mooie is dat beide tools gratis testopties hebben, zodat u snel aan de slag kunt en kunt beslissen welke het beste bij u past.

Vervolgens kunt u controleren hoe u een handtekening toevoegt aan een Word-document.