Maak uw e-mailbeheer superproductief met eM Client

Een chaotische inbox is een indicatie van een inefficiënt bedrijf. Als u uw e-mails niet hebt geoptimaliseerd, verliest u veel meer dan alleen uw tijd. Het kiezen van een slimme e-mailclient is dus van vitaal belang voor uw bedrijf. Dit artikel laat u kennismaken met één zo’n oplossing: eM Client.

E-mailen kan veel leuker zijn met een goede e-mailclient. Het is de poort naar interactie met zakelijke prospects en het binnenhalen van lucratieve zakelijke deals. Het kan de drijvende kracht worden achter het wel en wee van uw bedrijf.

Maar zonder een slimme inbox kunnen al deze kansen verloren gaan in de warboel.

U kunt gemakkelijk belangrijke e-mails missen in de massa onnodige rommel. En die stapel nutteloze e-mails wordt met de tijd alleen maar groter.

Het is dus slim om in dit uiterst belangrijke hulpmiddel te investeren om het beste uit uw marketing- en netwerkinspanningen te halen.

Voordat ik met de eM-client begin, zal ik een aantal problemen met u delen waarmee u te maken kunt krijgen bij ineffectief e-mailbeheer.

Gevolgen van slecht e-mailbeheer

#1. Spam

Volgens Statista bestond meer dan 50% van uw inbox uit spam.

Bereken de tijd die u investeert (of verspilt) aan het vinden van relevante informatie en het verwijderen van de junk.

Een e-mailclient helpt u deze problemen te vermijden. U kunt zich concentreren op wat belangrijk is en de echte waarde van uw tijd vinden.

#2. Miscommunicatie

Een onoverzichtelijke inbox kan ertoe leiden dat belangrijke e-mails verloren gaan in de massa en dat werknemers deadlines missen. Het hebben van een standaard e-mailclient en ondersteunende tools in uw organisatie zorgt voor meer comfort en gemak. Deze integratie helpt voorkomen dat er iets door de mazen van het net glipt.

Het kan helpen bij strategische samenwerking tussen verschillende afdelingen – betere communicatie leidt tot een gestroomlijnde workflow en grotere efficiëntie.

#3. Juridische kosten

Misschien voelt u nog niet de behoefte om een e-mailclient te gebruiken. Maar een juridisch verzoek waarin wordt gevraagd om een 10 jaar oud document te verstrekken, kan u hier zeker toe aanzetten.

Krachtige e-mailbeheerprogramma’s kunnen uw gegevens opslaan en beheren. Het helpt bij het opslaan van belangrijke e-mailconversaties en vergemakkelijkt het proces om documenten op te sporen.

U kunt elk bestand moeiteloos doorzoeken en indien nodig presenteren.

Het bespaart u tijd, goodwill en kosten door juridische sancties te vermijden.

#4. Slechte klantenservice

Een overgecompliceerde e-mail inbox zorgt ervoor dat uw werknemers hun tijd verspillen met het doorspitten van belangrijke zaken.

Eén ontevreden klant en de hel kan losbreken. Eén negatief bericht op sociale media kan uitgroeien tot het grootste ongeluk voor uw bedrijf.

In deze tijden van moordende concurrentie kunt u uw klanten immers niet als vanzelfsprekend beschouwen.

Een vereenvoudigd e-mailbeheersysteem daarentegen geeft uw werknemers ruim de tijd om in te gaan op verzoeken van consumenten.

#5. Beveiligingsbedreiging

Kwaadaardige programma’s die via e-mail worden afgeleverd, kunnen geheime informatie blootleggen. Het kan ook uw servers beschadigen.

Het is dus essentieel om een e-mailclient te hebben met een verificatiefunctie voor bijlagen. Door in de bijlage te zoeken zonder deze te openen, kunt u de geloofwaardigheid ervan garanderen.

#6. Gegevensverlies

Elk stukje data is belangrijk. Veilige gegevensopslag wordt cruciaal in het geval van een hack.

Een sterk back-upsysteem voor e-mails is dus absoluut noodzakelijk. Het moet in staat zijn om u in moeilijke tijden weer vanaf nul op te starten.

Een goed archiveringssysteem kan u helpen bij het herstellen van al uw belangrijke e-mails in geval van gegevensverlies.

Nu u weet hoe belangrijk een e-mailclient is. Laten we beginnen met het hoofdonderwerp.

eM Client: Slimme e-mail

eM Client is een alles-in-één oplossing voor e-mailproductiviteit.

Het is beproefd en getest. Meer dan 1.500.000 mensen in 30.000 bedrijven wereldwijd gebruiken het om het beste uit hun e-mails te halen.

Aan de slag

eM Client is beschikbaar voor Windows en Mac. Download dit hulpprogramma, installeer het en maak een account aan om aan de slag te gaan.

• Het beginscherm vraagt u om een thema te kiezen. Selecteer en klik op Volgende.

• U krijgt meerdere opties om mee te beginnen. Het hulpprogramma is compatibel met alle belangrijke e-maildiensten.
• U kunt contacten importeren en verschillende kalenders instellen. Het ondersteunt Google Talk en de optie XMPP/Jabber in Chat.

• Om een e-mail in te stellen, selecteert u Mail. Kies vervolgens uw serviceprovider en voer uw e-mailadres in op het volgende scherm.
• Nadat u uw accountgegevens hebt toegevoegd, wordt op het volgende scherm gevraagd om coderingssleutels in te stellen. U kunt ook uw vooraf ingestelde sleutels invoeren als u niet nieuw bent bij eM.

• Als u nieuw bent, voert u een wachtwoord in om een sleutelpaar aan te maken – openbaar en privé. U kunt ook kiezen tussen 1024-bit of 2048-bit sleutelgroottes.
• Een grotere sleutelgrootte zorgt voor een veiligere codering.
• Maar tegelijkertijd kost het meer tijd om ze aan te maken. Het versleutelingsproces zal dus meer gegevens en tijd in beslag nemen telkens wanneer u een versleuteld bericht verzendt of ontvangt.
• Lees dit als u meer wilt weten over de versleutelingsprocedure van de eM-client.
• Na het instellen van een wachtwoord wordt u gevraagd om uw encryptiesleutelpaar op te slaan.
• In het volgende scherm wordt u gevraagd om uw openbare sleutel te delen met het eM-sleutelboek. Dit is de openbare sleuteldirectory van een eM-client. Het kan gebruikt worden om versleutelde e-mails te versturen door gewoon de openbare sleutel van de beoogde ontvanger op te zoeken.
• Selecteer ten slotte de services die u wilt activeren en klik op Voltooien.

Functies

In dit gedeelte zal ik een aantal belangrijke kenmerken van eM Client uitlichten. Ik zal geen algemene functies herhalen die u in uw alledaagse e-mail app vindt.

Laten we beginnen.

#1. Beginscherm

Dit is het beginscherm:

De gebruikersinterface is schoon en inspireert tot productiviteit.

#2. Tags

Dit is enorm handig bij het sorteren van uw inbox.

Schakel het voorbeeld van berichten uit om dit te gebruiken. Hierdoor verschuift uw beginscherm van de normale drie naar een weergave met twee vensters.

Navigeer als volgt: Menu → Weergave → Lay-out → Berichtenvenster Uit.

Nu kunt u uw e-mails met hun tags zien. En die kunt u gebruiken om uw Postvak IN te sorteren.

Om te sorteren, klikt u op de kolom Tags en uw Postvak IN wordt gesorteerd.

Om tags in te stellen, klikt u met de rechtermuisknop op een e-mail en selecteert u Tags in het dialoogvenster. Er verschijnt een lijst met vooraf ingestelde tags. Klik op één of meer tags om deze aan een specifieke e-mail toe te wijzen.

U kunt ook meerdere e-mails tegelijk taggen. Druk gewoon op Ctrl en selecteer de e-mails met linksklikken. Volg na het selecteren het proces voor het taggen van een enkele e-mail.

U kunt ook een bepaalde tag naar keuze toevoegen. Klik hiervoor op Menu → Tags → Toevoegen. Voeg nu de tagnaam, kleur en snelkoppeling (optioneel) toe en klik op OK.

#3. Automatische antwoorden

Dit is handig als u op vakantie bent of een pauze neemt.

U kunt automatische antwoorden instellen. Deze automatische antwoorden kunnen gestart worden tussen twee specifieke data of met alleen een begindatum.

Om deze functie in te stellen, klikt u op Menu → Extra → Automatische antwoorden.

#4. Bijlagen

Een van de beste eigenschappen van de eM client is de mogelijkheid om bijlagen te verwerken.

U hoeft niet elke e-mail te openen om een belangrijk oud bestand te vinden.

Alle bijlagen kunnen als lijsten of kaarten worden weergegeven. Deze kunnen verder worden onderverdeeld in de subcategorieën Afbeelding, Media, Document en Archief.

Klik op deze drie horizontale punten en selecteer Bijlagen in het dialoogvenster.

De standaardweergave toont alle bijlagen in de lijstweergave. Maar u kunt naast Alles ook Afbeeldingen, Media, Documenten en Archieven aanklikken . Tot slot kunt u al uw bijlagen zien die betrekking hebben op die specifieke categorie.

Als u de lijstweergave onhandig vindt, klik dan op Kaarten voor een schonere rasterweergave. Deze toont uw bijlagen als tegels zonder details zoals datum, grootte of itemtype.

De opties Lijst en Kaarten vindt u net boven de bijlagencategorieën (Afbeeldingen, Media, enz.).

#5. Zoeken naar berichten

Dit is een opvallende functie van dit e-mailbeheersysteem. U kunt naar elk bericht zoeken door door uw Postvak IN te bladeren zonder ook maar één e-mail te openen.

Klik hiervoor op de naar links wijzende pijl linksboven.

Klik vervolgens op een e-mail. U ziet het meest rechtse deelvenster met alle e-mails van die ene contactpersoon. Blijf daarna met uw cursor op het rechterdeelvenster staan, en u ziet meteen het volledige voorbeeld van die e-mail.

U kunt de hele e-mail lezen, bijlagen openen en antwoorden vanuit dat voorbeeldvenster zelf.

Het is een van de snelste manieren om door de volledige gespreksgeschiedenis van een bepaalde zakelijke lead of contactpersoon te gaan. Het kan uw redder in nood zijn op een drukke maandag.

#6. Intelligent filter

Ik heb 41856 e-mails in één van mijn inboxen.

En ik beschik over geen enkele superkracht om de allerbelangrijkste uit die puinhoop te filteren.

Dus wendde ik me tot een handige functie van de eM-clienttoepassing, Regels, een slimme manier om uw Postvak IN rommelvrij te maken.

Wat ik heb gedaan, is een regel instellen om mijn inbox e-mails met woorden als Aanbiedingen, Aanbiedingen, enz. in de onderwerpregel of de berichttekst naar een andere map met de naam Ongewenst te sturen.

U kunt ook uitzonderingen aan dit filter toevoegen. Ik heb bijvoorbeeld een uitzondering gemaakt voor alle e-mails met bijlagen om aan het screeningproces te ontsnappen.

Bekijk dit stap voor stap.

a) Klik op Menu en selecteer Regels in de vervolgkeuzelijst.

b ) Selecteer Nieuwe regel linksboven.

c) Scroll naar beneden naar Aangepaste regels toepassen op berichten die ik ontvang. Klik op Volgende. Selecteer vervolgens woorden die in het bericht of onderwerp voorkomen en klik op Volgende.

d) Vink het vakje Verplaats naar map aan , en behalve als het bericht een bijlage heeft in de volgende stappen.

e) Vervolgens moet u deze regel een naam geven. Klik vervolgens op Woorden in de sectie Regelvoorbeeld. Voer daarna de woorden in die u wilt uitfilteren. Ik wilde bijvoorbeeld promotionele e-mails verplaatsen. Dus gebruikte ik woorden als aanbiedingen, deals, enz.

Klik vervolgens op de map in de sectie Regelvoorbeeld en selecteer de doelmap voor de gefilterde e-mails.

f) Nu ziet het voorbeeld van de regel er ongeveer zo uit. Uw filterwoorden en de bestemmingsmap worden weergegeven op de plaats van woorden en map. Klik op Volgende.

Schakel in het volgende scherm het selectievakje links van uw regelnaam in en klik bovenaan op Toepassen.

g) In de op één na laatste stap selecteert u de bronmap waarin u de regel wilt toepassen. Ik had Inbox geselecteerd omdat ik mijn inbox e-mails wilde screenen. Klik nu op Uitvoeren, en het proces zal beginnen. Dit kan een paar minuten tot een uur duren, afhankelijk van de grootte van de map.

#7. Importeren en exporteren

Als back-up kunt u uw e-mails ook in verschillende formaten opslaan. U kunt e-mails uit meerdere inboxen in één primaire e-mailmap opslaan. U kunt ook e-mails downloaden in uw lokale eM-opslag.

Op dezelfde manier kunt u e-mails en instellingen importeren vanuit een back-upbestand of een andere e-mailtoepassing.

Voor deze opties klikt u op Menu → Bestanden en selecteert u vervolgens Importeren of Exporteren, afhankelijk van uw voorkeur.

#8. Versleutelde berichten

eM client gebruikt de standaard PGP-codering (Pretty Good Privacy) voor het verzenden van beveiligde berichten.

Hiervoor moet u uw PGP-sleutelpaar genereren als u dat nog niet hebt gedaan bij de eerste installatie. Daarna gaat het om het delen van uw openbare sleutel met de ontvanger. Zodra de ontvanger uw openbare sleutel heeft, kunt u gecodeerde berichten delen. Deze video legt het proces uit:

#9. Andere

De lijst met functies is inderdaad lang, en ik heb alleen de basis aangeroerd. eM Client is een van de meest functierijke e-mailbeheertoepassingen die ik tot nu toe heb gezien.

Bovendien kunt u Google meet starten, chatten met uw collega’s, notities bijhouden en dubbele e-mails automatisch verwijderen in de applicatie.

U zult nauwelijks een hulpmiddel van derden nodig hebben voor uw dagelijkse zakelijke activiteiten.

eM Client biedt u ook een ingebouwde thema-editor om het in uw eigen stijl te doen. Conclusie: tijdens mijn korte testperiode vond ik eM Client de perfecte one-stop oplossing voor e-mailcommunicatie.

Het is schoon, eenvoudig en efficiënt; een echte aanrader.

En het beste is dat het gratis beschikbaar is met beperkte functies. Zelfs de betaalde opties zijn eenmalig. Zeg maar dag tegen terugkerende betalingen.

Alternatieven voor eM Client

De huidige consument wil een keuze. En u hebt alternatieve opties als de eM-client u niet bevalt.

Mailbird is zo’n soortgelijke oplossing die u niet mag missen. U kunt het uitproberen met een 14-dagen geld-terug-garantie.

Grote en kleine bedrijven gebruiken vaak een gedeelde inbox. Het wordt gebruikt als een enkel contactpunt met de consument om dubbele antwoorden te voorkomen. Als u e-mailbeheer wilt voor een gedeelde inbox, probeer dan Spark. Bekijk deze video van Spark voor een korte uitleg over een gedeelde inbox.

Laatste woorden

Investeren in e-mailbeheer is verstandig. Hoewel uw standaard kale e-mailclient het werk kan doen, is het verre van ideaal.

Een slimme e-mailmanager zoals eM Client is de investering waard.