Gmail's "Help me schrijven" functie uitgelegd: Waarom u deze zou moeten gebruiken

Ontdek hoe Gmail Help me schrijven uw e-mailervaring in Gmail zal transformeren door gebruik te maken van Google Workspace AI-innovatie met Duet AI.

De afgelopen 25 jaar is Google de pionier geweest op het gebied van softwareontwikkeling die IT en internet voor iedereen gemakkelijk maakt. Bovendien zijn deze toepassingen gemakkelijk te gebruiken, waardoor de tools zich snel verspreiden onder de massa.

Een uniforme ervaring van alle Google-innovatie is Google Workspace, en Google maakt het nu nog beter met Due AI. U hoort het goed! Sinds de introductie van Chat GPT door Open AI, heeft Google een race ingezet om generatieve AI-systemen in zijn producten te implementeren.

Het resultaat van deze agressieve ontwikkeling is de aanwezigheid van AI in bijna elke app van Google Workspace, zoals Docs, Sheets, Meet, Gmail, enzovoort. Hoewel de meeste van de nieuwste AI-functies zich nog in de ontwikkelingsfase bevinden, is de Gmail Help Me Write-functie al een paar maanden in handen van de vertrouwde testers van Google Workspace Labs.

Blijf lezen om de geheime functies van deze AI-transformatie van Gmail te leren kennen. Zo kunt u zich voorbereiden op slim schrijven, antwoorden en beheren van uw Gmail Postvak In met Duet AI.

Google I/O Evenement Introductie van Gmail Help Me Schrijven

Het jaarlijkse I/O-evenement van Google op 10 mei 2023 toonde veel geavanceerde softwaretechnologie en hardwareproducten. Het werd gehouden in het Shoreline Amphitheatre in Mountain View, Californië, en er was een keynote toespraak van Google CEO Sundar Pichai, waar Google CEO ook de Gmail Help me schrijven functie introduceerde.

In een inleidende preview van Gmail Help me schrijven op de Google I/O 2023 demonstreerde de CEO van Google hoe u via Gmail een volledige terugbetaling van een luchtvaartmaatschappij kunt aanvragen met behulp van deze Google Workspace AI.

De keynote zat vol met aankondigingen van verschillende Google AI-updates om Google Workspace handiger te maken voor persoonlijke, kleinzakelijke en zakelijke gebruikers. Enkele van deze extra AI-functies die de CEO van Google ook aankondigde naast Gmail help me schrijven, staan hieronder opgesomd:

• Google Search vernieuwen met AI zodat gebruikers in een natuurlijkere taal kunnen zoeken en Google Search conversatieresultaten kan vinden.
• Google Workspace-gebruikers beschermen tegen phishing-aanvallen met behulp van AI.
• AI in Google Sheets kan informatieve tabellen en datavisualisatie maken. Google I/O demonstreerde dat voor een klein hondenlosloopbedrijf.
• Google Workspace Duet AI in Google Slides kan een compleet presentatiedeck analyseren en gesprekspunten genereren op basis van de inhoud van de dia’s.

Wat is Gmail Help Me Schrijven?

Gmail Help Me Write is een uitbreiding van de bestaande schrijfhulpfunctie van Google, namelijk Smart Compose.

Terwijl Smart Compose kleine zinnen voorstelt door uw schrijfpatroon te analyseren, zal Gmail Help Me Write de hele e-mail samenstellen, van de begroeting tot de handtekening en de hoofdtekst, door gebruik te maken van natuurlijke taalverwerking en machine learning.

De Gmail AI vraagt u om een paar stukjes informatie voordat het een complete e-mail kan maken. Later kunt u de inhoud aanpassen aan uw eigen schrijfstijl.

Op de Google I/O 2023 toonde Google het product alleen in de Engelse taal. Er wordt echter verwacht dat wanneer het product openbaar is, Google ook andere talen zal implementeren.

De AI-schrijfassistent van Gmail zal beschikbaar zijn in zowel de mobiele app als de webversie van Gmail. Op het moment van schrijven is de Gmail AI-schrijffunctie nog niet beschikbaar voor de openbare gebruikers van Google Workspace. Alleen een handvol betrouwbare testers die zich hebben aangemeld voor de Google Workspace Labs gebruiken de service voor test- en verbeteringsdoeleinden.

De verwachting is dat tegen het einde van 2023 de Gmail Help Me Write beschikbaar zal zijn voor publiek gebruik via Google Workspace abonnementen. Dan kunnen particulieren, starters, kleine en middelgrote bedrijven en zakelijke gebruikers gebruikmaken van deze revolutionaire functie van Gmail.

Als u de bètaversie wilt uitproberen, meld u dan aan voor het Google Workspace Labs testprogramma.

Doel van Gmail Help Me Schrijven

Het belangrijkste doel van Gmail Help Me Write is om Gmail-gebruikers efficiënter en productiever te maken met Gmail Inbox. Met een paar klikken kunt u professionele of creatieve e-mails genereren die passen bij uw doel van e-mailen.

Deze generatieve schrijf-AI zal u helpen bij het schrijven van de volgende e-mailberichten:

• Persoonlijke e-mails met een conversationele benadering
• Professionele e-mails
• Sollicitatie-e-mails met begeleidende brieven
• E-mails voor het verzenden van B2B-offertes of verkooppraatjes
• E-mailmarketing
• E-mails voorklantenservice, ondersteuning en dienst na verkoop

Gmail Help mij schrijven: Functionaliteiten

Functioneel gezien is Gmail Help mij schrijven een eenvoudige AI-tool. Het verschijnt op uw Gmail web- en mobiele app als een AI-knop onderaan de e-mail samenstellen-kaart in de buurt van de knop E-mail verzenden .

Wanneer u wilt dat Gmail Help mij schrijven een e-mail voor u opstelt, klikt u gewoon op de knop E-mail opstellen in uw Gmail Postvak IN en selecteert u de functie Help mij schrijven. Er wordt gevraagd naar algemene details over de e-mail, zoals de naam van de ontvanger, het doel van de e-mail, de toon, de inhoud, eventuele specifieke gegevens die u moet vermelden, enz.

Zodra u op de knop Maken drukt, genereert de AI-tool de volledige e-mail op de e-mail samenstelkaart. Als de e-mail te kort is, kunt u het AI-systeem vragen om de inhoud uit te breiden door op Verfijnen en vervolgens Uitwerken te klikken.

Andere functionaliteiten van deze geweldige Gmail-update zijn de volgende:

• Het kan verkoop-, marketing- en klantenservice-e-mailsjablonen voor uw bedrijf maken.
• Als u een e-mail hebt opgesteld in een taal die niet uw eerste taal is, kunt u Gmail Help me schrijven vragen om het ontwerp te controleren op spelfouten, grammaticale fouten en zinsconstructies.
• Deze Gmail AI kan stijl- en toonaanpassingen aan de inhoud van de e-mail voorstellen.
• U kunt de AI-generatieve e-mail altijd meerdere keren herformuleren totdat de inhoud beknopt, duidelijk en vloeiend is.
• Als het aantal woorden een beperking is voor uw e-mail, kan Gmail Help me schrijven ook e-mails maken binnen een bepaalde woordlimiet, zoals 200 woorden, 300 woorden, enz.
• Het kan feedback van u krijgen en deze in de volgende fase van het opstellen van de e-mail verfijnen.
• Help mij schrijven kan Google Meet notities converteren naar Gmail e-mails.

Beste functies van Gmail Help mij schrijven

Hieronder vindt u de belangrijkste functies van de Help mij schrijven-tool, zodat u deze efficiënt kunt gebruiken wanneer de AI beschikbaar is in uw Gmail:

Snelle reactie

Vanaf het klikken op de Help Me Write-knop tot het genereren van een volledige e-mail, neemt de AI slechts enkele seconden in beslag. De Ai is gebouwd op Google’s volgende generatie grote natuurlijke taalverwerkingsmodel PaLM2 AI. De AI is dus nauwkeuriger in het waarnemen, analyseren en produceren van inhoud.

Suggesties voor spelling/grammatica

De tool is net zo effectief in het verfijnen van uw inhoud als in het genereren van inhoud. U hebt bijvoorbeeld zelf een e-mail opgesteld en u weet niet zeker of de inhoud waterdicht is wat betreft grammatica, stijl en spelling.

U kunt dan de Gmail Help Me Write-service bellen en vragen om uw e-mail te proeflezen. Het zal een passende toon en stijl voor uw e-mail voorstellen. Het zal ook eventuele grammaticale en spelfouten in uw e-mail verbeteren. Uiteindelijk zal de ontvanger niet de kans krijgen om te denken dat ze met een beginneling te maken hebben.

Smart Compose

De bestaande Smart Compose van Gmail zal beschikbaar zijn in de Gmail Help Me Write tool. Als u Smart Compose en Smart Compose personalisatie hebt ingeschakeld via de instellingen van Gmail, dan zult u de volgende suggesties blijven krijgen wanneer u een e-mail opstelt:

• Voorspellende schrijfsuggesties verschijnen terwijl u een e-mail opstelt
• Smart Compose is aangepast aan uw schrijfstijl

Verfijningen

De Gmail Help mij schrijven Ai wordt geleverd met de volgende verfijningsservices voor inhoud. Deze worden pas zichtbaar nadat u de Help mij schrijven-functie hebt geactiveerd tijdens het schrijven van een e-mail.

Als u de AI hebt gebruikt om de volledige e-mail te schrijven, zijn de opties ook zichtbaar. Hoe dan ook, u moet op de knop Verfijnen klikken naast de knop Opnieuw maken om deze opties te krijgen:

#1. Formaliseren

Als het gegenereerde e-mailbericht er een beetje informeel uitziet, kunt u op de knop Formaliseren klikken om het meer zakelijk te maken.

#2. Uitwerken

U kunt misschien niet in één keer een perfecte e-mail genereren. U moet eerst een korte versie maken en op deze basis-e-mail voortbouwen. Om meer details, gegevens, gebeurtenissen, namen, enz. aan de e-mail toe te voegen, klikt u op de knop Uitwerken.

#3. Inkorten

Als het concept van de e-mail te lang lijkt om te lezen, kunt u het beknopt maar effectief maken door op de knop Verkorten te klikken.

#4. Ik heb geluk

Wanneer u e-mails opstelt voor creatieve en artistieke doeleinden, kunt u het beste de verfijning I’m Feeling Lucky van de Hel me Write AI gebruiken.

Waarom zou u Gmail Help Me Write moeten gebruiken?

Lees hieronder waarom iedereen deze krachtige Google AI zou moeten gebruiken voor het opstellen en proeflezen van e-mails:

Efficiënt e-mails schrijven en beantwoorden

Vaak moet u dringend een e-mail beantwoorden, maar u voert deze taak meestal niet uit in uw functie. In plaats daarvan is er een assistent die dit namens u doet. Wat als de assistent het druk heeft of niet in de buurt is? Beantwoordt u een belangrijke zakelijke e-mail niet?

In zo’n situatie kunt u de functie Gmail Help Me Write gebruiken om een volledige e-mail op te stellen of een e-mail die u hebt geschreven te proeflezen. U kunt de AI ook opdracht geven om de e-mail aan te passen aan de zakelijke schrijfstijl.

Productiviteit in e-mailbeheer

Het schrijven en beantwoorden van e-mails mag u er niet van weerhouden om belangrijke zakelijke of professionele verantwoordelijkheden uit handen te geven. Als u bijvoorbeeld 30 minuten investeert in het opstellen en verfijnen van een e-mail naar aanleiding van een vraag van een klant, verliest u andere leads en prospects. Daarom kan deze Gmail AI de handmatige taken van e-mailservices voor vragen van klanten vervangen.

U kunt uw klantenservicemedewerkers versterken met Google Workspace e-mail. Zodra de Gmail Help Me Write beschikbaar is voor openbaar gebruik, kunnen uw medewerkers van de klantenservice er gebruik van maken om meerdere e-mails tegelijk op te stellen en veel klanten te helpen in plaats van één.

Creatief e-mails schrijven

De Gmail Help Me Write AI kan van u een expert maken in het creatief schrijven van e-mails voor verkoop-, marketing- en promotiepraatjes. Als u creatief schrijven een uitdaging vindt, kunt u het voorbeeld van Google AI volgen. Binnenkort zult u merken dat het schrijven van creatieve e-mails voor u een peulenschil is.

Weg met writer’s block

Een writer’s block is een serieus probleem voor u als u werkt als personal assistant, e-mailmarketeer, verkoopmedewerker, klantenservice-medewerker, enzovoort. U kunt deze uitdaging gemakkelijk overwinnen door Gmail AI te gebruiken om e-mails op te stellen. Later kunt u de inhoud proeflezen om deze beter te maken.

Hoe uw Gmail Help Me Schrijven AI effectief te maken

Hieronder vindt u de trucs om slimmer te zijn terwijl u Help mij schrijven gebruikt:

Bewerk het concept zelf

Verstuur de e-mail die door Help mij schrijven is opgesteld niet als zodanig. U moet de inhoud van de e-mail vanuit menselijk perspectief bewerken. Hoewel het generatieve AI-model achter deze Smart Compose-functie van Google krachtig is, kan het nog steeds domme fouten maken.

Laat dergelijke fouten uw professionele reputatie dus niet schaden. Lees de e-mail gewoon een paar keer hardop voordat u op de verzendknop drukt.

Vermeld gedetailleerde informatie over dingen en gebeurtenissen

Wanneer u de voorlopige e-mailvereisten in het veld Help me schrijven typt, vermeld dan het volgende:

• Naar adressen
• Context van de e-mail
• Welke gegevens moeten worden gebruikt
• Data, gebeurtenissen, dingen

Feedback naar Google sturen

Als u vindt dat het ontwerp dat door de AI is gemaakt onjuist is of onveilig lijkt, kunt u ons hiervan op de hoogte stellen door feedback te geven. Uw feedback is waardevol voor het verbeteren van AI-ondersteunde functies in Workspace en draagt bij aan de algemene inspanningen van Google om AI te verbeteren.

Zo stuurt u feedback over gegenereerde teksten:

• Klik op het pictogram Goede suggestie of Duim omhoog als de inhoud goed of nauwkeurig is.
• Klik daarentegen op het pictogram Slechte suggestie of Duim omlaag als de suggestie onnauwkeurig of niet nuttig is.

Inpakken

Als u dit leest, hebt u alles geleerd wat u moet weten om de Gmail Help Me Write functie op de juiste manier te gebruiken. Door deze AI-tool te gebruiken, hebt u niet langer de hulp van iemand anders nodig bij het schrijven van effectieve e-mails die converteren naar inschrijvingen, transacties of deals.

Misschien bent u ook geïnteresseerd in Duet AI voor moeiteloze activiteiten op uw werkplek.