Stap-voor-stap handleiding voor het markeren en verwijderen van duplicaten in Google Sheets

De COUNTIF-functie en de functie Gegevens opschonen zijn de twee eenvoudigste manieren om duplicaten te vinden in Google Sheets.

Over Google Sheets

Google Sheets is een gratis, cloudgebaseerde spreadsheetapplicatie die Google aanbiedt als onderdeel van zijn complete Office-suite om te concurreren met Microsoft Office. Google Sheets kan gegevens voorbereiden, berekeningen uitvoeren en nog veel meer.

Het wordt gebruikt voor het wijzigen, organiseren en opslaan van gegevens. Het productiviteitspakket Google Docs omvat dit programma, bestaande uit Google Drive, Google Sheets en Google Slides.

Een van de voordelen van Google Sheets is echter dat het, in tegenstelling tot Excel, in realtime kan worden gebruikt in samenwerking met andere gebruikers.

Google Sheets heeft het maken van databases vereenvoudigd door een gebruiksvriendelijke interface en praktische tools voor het organiseren van gegevens aan te bieden.

Het gebruik van Google Sheets kan de productiviteit verhogen en tijd besparen. Gebruikers hoeven zich geen zorgen meer te maken over het verlies van cruciale gegevens of het onbedoeld overschrijven van bestanden omdat het framework cloudgebaseerd is.

Een van de meest gebruikte spreadsheet- en databaseprogramma's is Google Sheets, dat toegankelijk is op alle populaire desktop- en mobiele besturingssystemen.

Hoe helpt Google Sheets bij het eenvoudiger maken van databases?

Van oudsher is het maken van databases een uitdagende en tijdrovende bezigheid. Recente technologische ontwikkelingen, met name Google Sheets, hebben deze procedure echter sterk vereenvoudigd. Het programma heeft ook veel mogelijkheden, zoals de mogelijkheid om grafiekenformules en afbeeldingen toe te voegen.

Voor real-time gegevensbeheer en -opslag gebruiken de meeste bedrijven het in plaats van andere dure databases zoals PostgreSQL, MySQL, SQL Server, enz. De meeste kleine gegevenssets geven de voorkeur aan Google Sheets als alternatief.

Google Sheets zijn geen uitgebreid databasebeheersysteem voor je bedrijf. In tegenstelling tot andere databasemanagementsystemen doet het echter wonderen voor kleine ondernemingen en projecten om hun financiële operaties effectief te beheren.

Belangrijk is dat de verschillende geavanceerde mogelijkheden die gratis toegankelijk zijn, zoals Google Sheets API, Apps script, Form triggers, Timed triggers en ImportXML.

Gebruikers van het app-script kunnen verbinding maken met verschillende databases omdat het app-script een JDBC-service bevat om verbinding te maken met MySQL, Microsoft SQL Server en andere databases.

Bedrijven kunnen hun uitgaven aan verschillende gegevensbeheersysteemproducten beperken door alle mogelijkheden te gebruiken.

Laten we nu de impact van dubbele waarden in de database bespreken.

Impact van dubbele waarden in de database

Als de gegevens worden gebruikt voor analyses of rapportagedoeleinden, kunnen dubbele waarden in een database de gegevens negatief beïnvloeden.

In zeldzame gevallen kunnen dubbele waarden de gegevens vertekenen, wat kan resulteren in onnauwkeurige conclusies uit de gegevens. In andere gevallen kunnen dubbele waarden de gegevens moeilijker te gebruiken en te begrijpen maken.

In beide gevallen is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de mogelijke effecten van dubbele waarden in een database en om voorzorgsmaatregelen te nemen om deze effecten te voorkomen of te verminderen.

Duplicaten markeren in Google Sheets in enkele kolom

In dit gedeelte worden methoden besproken om de aandacht te vestigen op dubbele gegevens in Google Sheets en deze te elimineren.

De veelgebruikte formule om duplicaten te markeren is:

=COUNTIF(bereik, criterium)

Hier volgt een stapsgewijze handleiding voor het gebruik van deze formule in Google Sheets.

Navigeer naar de optie "Opmaak" in het bovenste menu en scroll naar beneden naar "Voorwaardelijke opmaak" zoals hieronder getoond.

De nieuwe opties voor voorwaardelijke opmaak verschijnen aan de rechterkant nadat je op de knop voor voorwaardelijke opmaak hebt geklikt, zoals hieronder te zien is:

Nadat u het celbereik hebt gedefinieerd waarin u duplicaten wilt markeren, scrollt u naar beneden naar de sectie Opmaakregels en kiest u de optie "Aangepaste formule is" uit het vervolgkeuzemenu, zoals in het voorbeeld hierboven.

Voer in dit veld de formule in:

=COUNTIF($G$6:$G$14,G6)>1

De cel G moet worden vervangen door de juiste kolom op basis van uw behoefte om duplicatie te markeren.

Nadat je op de knop Gereed hebt geklikt, worden de doublures uit de kolom gemarkeerd, zoals te zien is in de afbeelding hierboven.

Via de instellingen voor de opmaakstijl, zoals hieronder geïllustreerd, kun je de kleur van de markering of andere opmaakopties wijzigen:

In het bovenstaande voorbeeld hebben we gezien hoe je duplicaten uit een enkele kolom kunt markeren.

In de volgende sectie zullen we zien hoe je duplicaten uit meerdere kolommen kunt markeren.

Duplicaten markeren in Google Sheets in meerdere kolommen

Alle fasen in dit proces zijn hetzelfde als hierboven besproken, behalve de formule en het celbereik dat we definiëren om de duplicaten te markeren.

Om het beter te begrijpen, gebruiken we een voorbeeld.

Navigeer naar de optie "Voorwaardelijke opmaak" in het navigatiemenu "Opmaak" om de formule uit te voeren. De opties worden zichtbaar aan de rechterkant, zoals geïllustreerd in de afbeelding hieronder.

Een celbereik wordt gespecificeerd in de sectie "Toepassen op bereik

In de sectie "Format rules" is de formule die wordt gebruikt om duplicaten uit meerdere kolommen te markeren:

=COUNTIF($F$6:$I$8,F6)>1

Het is een zeer eenvoudige formule en gemakkelijk te implementeren. De formule bevat alleen een cellenbereik waaruit we de duplicaten moeten identificeren.

Na het uitvoeren van deze formule worden duplicaten uit vier kolommen gemarkeerd, zoals te zien is in het onderstaande voorbeeld.

In deze illustratie hebben we ook de kleur van de markering veranderd in blauw.

We zullen in de volgende sectie onderzoeken hoe we dubbele gegevens in rijen kunnen markeren.

Markeren dupliceren in rijen in Google Sheets

In een Google-sheet is het identificeren van dubbele rijen gegevens iets anders dan het markeren van dubbele kolommen.

We zullen niet elke stap herhalen, omdat ze allemaal hetzelfde zijn, behalve de formule.

Laten we een voorbeeld nemen.

Het celbereik waarvan je de duplicaten wilt markeren, staat vermeld in het gedeelte 'Toepassen op bereik' van de opties voor voorwaardelijke opmaak, zoals in de afbeelding hieronder.

In de sectie "Aangepaste formule is" is de ingevoerde formule

=COUNTIF(ARRAYFORMULA($A$3:$A$10&$B$3:$B$10&$C$3:$C$10),$A3&$B3&$C3)>1

Merk op dat hoewel de formule ingewikkeld lijkt, deze bestaat uit de begin- en eindcelnummers van de rijen waarin je de duplicaten wilt markeren.

Na het uitvoeren van deze formule wordt het resultaat weergegeven zoals hieronder aangegeven.

In deze illustratie wordt ook de kleur van de markering aangepast, wat mogelijk is in hetzelfde deel van het opmaakstijlmenu als bij het markeren van dubbele kolommen.

Duplicaten markeren in Google Sheets voor specifieke criteria

Als u de duplicaten wilt markeren op basis van specifieke criteria, moet u de ster operator ("*") gebruiken om de COUNTIF functie te vertellen om beide gedefinieerde bereiken te koppelen en het resultaat weer te geven.

De syntaxis van de formule om de bovenstaande voorwaarde uit te voeren zou zijn:

=(COUNTIF(Bereik,Criteria)>1) * (Nieuwe voorwaarde) )

Laten we een voorbeeld nemen om het te begrijpen.

Criteria: Laten we zeggen dat je alle dubbele rijen in de database wilt markeren terwijl je de eerste invoer van de dubbele rijen intact laat.

Laten we eens kijken hoe we dit in een Google Sheet kunnen doen. Op de formuleverandering na, zijn alle stappen hetzelfde als hierboven uitgelegd in de andere benaderingen, dus laten we er direct mee beginnen.

De formule om de bovenstaande criteria uit te voeren is als volgt:

=COUNTIF(ArrayFormula($A$3:$A3&$B$3:$B3&$C$3:$C3),$A3&$B3&$C3)>1

De schijnbaar ingewikkelde en lange formule heeft te maken met het begin en einde van celnummers.

De Google sheet hieronder laat zien dat de eerste Apple en Orange items worden overgeslagen en de laatste worden gemarkeerd.

Tot nu toe hebben we gezien hoe je dubbele gegevens kunt markeren in rijen, kolommen en met specifieke criteria.

We zullen snel bekijken hoe we dubbele gegevens kunnen verwijderen met behulp van sneltoetsen in de volgende sectie.

Snelkoppeling om duplicaten te verwijderen

Kies de database of kolom waarvoor je dubbele records wilt verwijderen, selecteer "Gegevens opruimen" in het menu bovenaan, scroll naar beneden naar "Duplicaten verwijderen" en klik op OK, zoals in de afbeelding hieronder.

Je krijgt een pop-upvenster te zien waarin je alternatieven kunt kiezen en de verwijdering van duplicaten kunt goedkeuren nadat je op "Duplicaten verwijderen" hebt geklikt, zoals in de afbeelding hieronder.

Er is een selectie voor "Gegevens als voorrij", zoals in de afbeelding hieronder. Vink dit vakje aan als uw werkblad een kopregel heeft om Google Sheet deze te laten negeren tijdens het verwijderen van duplicaten.

De duplicaten worden verwijderd wanneer u uw selecties bevestigt en op de knop "Duplicaten verwijderen" klikt.

Hoe maak je een unieke lijst?

Laten we een unieke lijst halen uit een database met veel duplicaten.

De formule is ongelooflijk eenvoudig te begrijpen en toe te passen.

Om dit te begrijpen, nemen we een van onze eerdere Google Sheets.

De syntaxis om de unieke lijst te maken is

=uniek(bereik begin: bereik einde)

Zoals te zien is in de afbeelding hieronder, is de formule ingesteld in kolom D, is het celbereik gedefinieerd waaruit we de unieke gegevens willen halen en nadat de formule is uitgevoerd, wordt het resultaat weergegeven in kolom D.

Hoe witruimte verwijderen in Google Sheets?

Wanneer je werkt aan een Google Sheet met tekst of numerieke gegevens, kom je vaak te veel spaties tegen in de cellen, wat vervelend is.

In dit deel bekijken we hoe je die extra witruimtes kunt verwijderen.

Laten we de Google Sheet hieronder gebruiken om overmatige witruimte te verwijderen.

Kies de kolom of gegevensset met extra witruimte, ga naar het "Gegevensmenu" bovenaan, scroll naar beneden naar "Gegevens opruimen" en klik op "Witruimte bijsnijden", zoals hieronder weergegeven.

Wanneer je "Whitespaces trimmen" selecteert, zie je het resultaat zoals aangegeven in de afbeelding hieronder. Zoals je kunt zien, is de kolom nu vrij van extra witruimte.

Laatste woorden

Het dupliceren van gegevens is niet alleen een onnodige verspilling van tijd, maar het kan ook leiden tot grote problemen en kostbare fouten.

Als je Google-sheet klein is, kun je ze handmatig vinden, maar als je veel sheets hebt, zou het veel tijd kosten en foutgevoelig zijn. Met de bovenstaande technieken kun je duplicaten in je Google-document identificeren en ze in één keer verwijderen.

Bekijk vervolgens de ultieme Google vellen FAQ spiekbriefje.