Hoe schrijf je een professionele e-mailhandtekening? Sjablonen en voorbeelden

Je bent vast bekend met de e-mailhandtekeningen in de voettekst van je e-mail. Ontdek hoe u een professionele e-mailhandtekening voor uzelf kunt maken.

Of u nu een nieuwe of doorgewinterde professional bent, de e-mailhandtekening is cruciaal voor uw communicatiestrategie. Beschouw het niet alleen als een ondertekening in de voettekst van je e-mail - zie het als een kans om je professionaliteit te tonen en een gemakkelijke manier om een blijvende indruk te maken.

Deze handleiding laat zien hoe je een pakkende en informatieve e-mailhandtekening schrijft. Ook delen we een aantal bronnen waar je e-mailhandtekeningen kunt maken of sjablonen voor handtekeningen kunt downloaden.

Wat is een e-mailhandtekening?

Wanneer je e-mails ontvangt, heb je vast wel eens een blok tekst, afbeeldingen en links aan het einde van een e-mail gezien. Dit wordt de e-mailhandtekening genoemd. Het bevat meestal de naam en contactgegevens van de afzender van de e-mail. Het kan ook een aanduiding, website URL, foto, disclaimer, enz. bevatten.

Het belangrijkste doel van een e-mailhandtekening is om de ontvangers ervan te verzekeren dat ze met een echt mens communiceren in plaats van met een bot. Met een professioneel ontworpen e-mailhandtekening kun je de identiteit van jou en je bedrijf vaststellen. Daarom dienen e-mailhandtekeningen ook als digitaal bezoekaartje.

Waarom heb je een goede e-mailhandtekening nodig?

Voor het geval je nog steeds afvraagt waarom een goede e-mailhandtekening nodig is, volg hier enkele redenen.

Persoonlijke redenen

#1. Zorgt voor een positieve eerste indruk

Een positieve eerste indruk is cruciaal voor elke professionele communicatie of netwerkomgeving. Een goed ontworpen e-mailhandtekening kan uw imago goed overbrengen op de ontvanger.

#2. Bespaart kostbare tijd

Wanneer je een e-mailhandtekening hebt ingesteld voor alle uitgaande e-mails, hoef je niet elke keer dat je een e-mail schrijft de aanhef en handtekening individueel toe te voegen. Zo bespaart u kostbare tijd.

#3. Persoonlijk merk opvragen

Je kunt een logo en tagline toevoegen aan je e-mailhandtekening om je persoonlijke merk te promoten. Als je een freelancer bent of onlangs een klein bedrijf bent gestart, zal het toevoegen van merkinformatie in je handtekening je merk bekend maken bij je kennissen.

#4. Maakt je makkelijk te onthouden

Wil je dat mensen je onthouden? Voeg een gedenkwaardige en onderscheidende e-mailhandtekening toe aan je e-mails. Met de juiste handtekening aan het einde van uw e-mail, kunt u ervoor zorgen dat de ontvangers u onthouden.

#5. Toon uw persoonlijkheid

Soms heb je niet genoeg ruimte om je persoonlijkheid in je e-mail te laten zien. Je kunt de e-mailhandtekening echter altijd gebruiken om je persoonlijkheid te tonen. Kies de stijl, de kleur en het lettertype die bij je persoonlijkheid passen.

Professionele redenen

#1. Toon je professionaliteit

Als je als professional met de wereld communiceert, moet elk woord in je e-mail, samen met de e-mailhandtekening, dat laten zien. Een verfijnde e-mailhandtekening zal de ontvangers in staat stellen om met u samen te werken.

#2. Zorgt voor geloofwaardigheid

Een goede e-mailhandtekening speelt ook een cruciale rol in het vestigen van je geloofwaardigheid bij anderen. Daarom is een professionele e-mailhandtekening noodzakelijk wanneer je communiceert met klanten, collega's of potentiële werkgevers.

#3. Stelt anderen in staat gemakkelijk contact met je op te nemen

Een e-mailhandtekening bevat je contactgegevens, zoals je telefoonnummer en e-mailadres. Zo kunnen ze gemakkelijk contact met je opnemen als ze dat willen.

#4. Krijg nieuwe volgers op sociale media

Je kunt ook de links naar social media accounts van je organisatie opnemen, zoals Facebook, LinkedIn, Twitter en Instagram. Hiermee kun je anderen bewust maken van je sociale aanwezigheid en nieuwe volgers voor je bedrijfspagina's krijgen.

#5. Bevordert merkconsistentie

Een e-mailhandtekening helpt ook de branding en visuele identiteit van het bedrijf te versterken. Door ervoor te zorgen dat iedereen in uw bedrijf e-mailhandtekeningen met dezelfde stijl gebruikt, kunt u de merkidentiteit bevorderen.

Stap-voor-stap handleiding voor het maken van een e-mailhandtekening

Op Gmail

Gebruikers van Gmail kunnen op deze manier een e-mailhandtekening aan hun e-mails toevoegen:

• Ga naar je Gmail Postvak In.
• Klik op Instellingen (tandwielpictogram) in de rechterbovenhoek en selecteer Alle instellingen weergeven.
• Scroll op het tabblad Algemeen naar beneden totdat je de optie Handtekening vindt.

• Klik op de knop Nieuw maken.
• Voeg een naam toe voor de handtekening voordat je op de knop Maken klikt.
• Nu wordt je cursor in een vak geplaatst waarin je je e-mailhandtekening moet plaatsen.
• Hier kun je de letterstijl, lettergrootte, tekstkleur, vet, cursief, onderstrepen, uitlijnen en opsommingstekens kiezen.
• Gmail-handtekening ondersteunt ook hyperlinks en afbeeldingen.
• Je kunt ook de nodige wijzigingen aanbrengen in de instellingen van de handtekening.
• Scroll verder naar beneden en klik op de knop Wijzigingen opslaan.
• De handtekening is klaar voor gebruik.

Op vooruitzichten

Om een handtekening toe te voegen aan je Outlook e-mail, moet je het volgende doen:

• Open Outlook Postvak In en klik op het menu Bestand .
• Kies Optie aan de linkerkant.
• Selecteer het tabblad Mail in het venster Outlook-opties.
• Klik in het rechterpaneel op Handtekeningen..

• Het venster Handtekening en briefpapier wordt geopend met het tabblad E-mailhandtekening .
• Selecteer je Outlook-e-mail in het vervolgkeuzemenu voor je e-mailaccount.
• Klik op de knop Nieuw . Nadat je een naam voor de handtekening hebt toegevoegd, klik je op OK.
• Schrijf en pas je handtekening aan in het vak Handtekening bewerken.
• U kunt letterstijl, -grootte, vet, cursief, onderstrepen, uitlijningstijl, koppelingen, enz. selecteren.
• U kunt ook informatie van een visitekaartje importeren.
• Klik op de knop Opslaan .
• Selecteer welke handtekening je wilt gebruiken voor nieuwe e-mails en antwoorden/voorwaartsen.
• Klik op de knop OK en de handtekening is klaar voor gebruik.

Op Yahoo Mail

Als u een e-mailhandtekening wilt maken in uw Yahoo Mail-account, is dit wat u moet doen:

• Log in op uw Yahoo Mail-account.
• Klik in Inbox op Instellingen in de rechterbovenhoek en kies Meer instellingen.
• Selecteer E-mail schrijven in het linkerpaneel.
• Klik in het gedeelte Handtekening op de schuifknop naast de e-mail-id waaraan u de handtekening wilt toevoegen.

• Zodra de optie is ingeschakeld, verschijnt er een vak waarin u uw e-mailhandtekening kunt toevoegen.
• Je kunt het aanpassen met emoji, vet, cursief, uitlijnen, inspringen, opsommingstekens en doorhalen,
• Je kunt ook de stijl en grootte van het lettertype kiezen en hyperlinks toevoegen.
• Verlaat de instellingen als je klaar bent. De volgende e-mail die je verstuurt, bevat de handtekening die je zojuist hebt gemaakt.

Best practices voor e-mailhandtekeningen

✅ De vuistregel voor een e-mailhandtekening is om hem kort te houden en alleen de noodzakelijke informatie op te nemen.

✅ Gebruik bij het maken van een professionele e-mailhandtekening een schoon, leesbaar, professioneel lettertype zoals Arial of Times New Roman. Vermijd gestileerde lettertypes voor professioneel gebruik, maar u kunt ze wel gebruiken voor strikt persoonlijke e-mails.

tenzij u aparte e-mails hebt voor persoonlijk en professioneel gebruik, is het beter om meerdere e-mailhandtekeningen te gebruiken. Zo kunt u geschikte handtekeningen gebruiken tijdens interactie met verschillende doelgroepen.

✅ Maak het visueel aantrekkelijk door het juiste lettertype, formaat, spatiëring en afbeeldingen te gebruiken.

✅ Zelfs als je de handtekening pakkend wilt maken, moet je je beperken tot het gebruik van één of twee kleuren. Te veel kleuren kunnen mensen afleiden.

De e-mailhandtekening moet een foto bevatten van uw hoofdhet logo van uw bedrijf, de URL van uw website en een link naar uw sociale mediaprofielen.

✅ Maak een e-mailhandtekening die gemakkelijk kan worden gelezen vanaf elk apparaat, inclusief smartphones en tablets.

✅ Voordat u een nieuwe e-mailhandtekening in uw e-mail gebruikt, test u deze op verschillende apparaten en e-mailclients om het uiterlijk en de functionaliteit van de handtekeningelementen te garanderen.

✅ Als alle werknemers van uw bedrijf e-mailhandtekeningen gaan gebruiken, moeten ze één formaat gebruiken dat consistent is met de merkidentiteit.

✅ Gebruik altijd de meest recente informatie in de e-mailhandtekening, zoals e-mailadres, telefoonnummer, URL, enz.

Vermeld nooit uw persoonlijke gegevens, zoals uw huisadres en persoonlijke contactnummer, om veiligheidsrisico's te vermijden.

✅ Er kunnen beperkingen zijn over welke informatie u mag toevoegen aan uw e-mailhandtekening, afhankelijk van uw branche en locatie. Informeer bij uw juridische team naar deze beperkingen om naleving te garanderen.

Beste hulpmiddelen om e-mailhandtekeningen te maken

#1. HubSpot

HubSpot biedt een gratis generator voor e-mailhandtekeningen om zelf een e-mailhandtekening te maken. Je kunt kiezen uit zes sjablonen die je kunt aanpassen aan je beroep en merkidentiteit.

Hier kun je je naam, aanduiding, bedrijfsnaam, contactgegevens en meer toevoegen. Je kunt zelfs links naar je sociale media-accounts toevoegen, zoals LinkedIn, Facebook, Twitter en Instagram. Indien nodig kun je zelfs extra aangepaste velden toevoegen aan je e-mailhandtekening.

Voor styling biedt HubSpot aanpassingsopties voor themakleur, tekstkleur, linkkleur, lettertype en lettergrootte. Er zijn ook opties om je hoofdfoto en bedrijfslogo te uploaden en een aangepaste CTA te maken.

#2. Newoldstamp

Newoldstamp is een platform om aangepaste handtekeningen te genereren. Deze webgebaseerde tool is perfect voor jou en je team om e-mailhandtekeningen op maat van je merk te maken.

Bij deze oplossing krijg je een volledig merkgebonden pagina voor het genereren van handtekeningen met aanpasbare sjablonen. Je kunt je eigen ontwerp toevoegen en de kleuren en lettertypen van je keuze gebruiken op de e-mailhandtekening.

Er is ook een gecentraliseerd dashboard dat door bedrijven kan worden gebruikt. Newoldstamp heeft ook een analyse- en bannerbeheersysteem dat nuttig voor je zal zijn. De handtekeningen kunnen worden geïntegreerd met Google WerkruimteMS Exchange en Microsoft 365.

#3. WiseStamp

Als je op zoek bent naar een platform om e-mailhandtekeningen te maken voor individuen of organisaties, dan kun je kiezen voor WiseStamp. Het kan professionele e-mailhandtekeningen ontwerpen die je e-mail in een overtuigend marketinginstrument kunnen veranderen.

De e-mailhandtekeningen die door deze oplossing worden gegenereerd zijn geschikt voor Gmail (individueel of Workspace), Outlook (desktop en web), Apple Mail en Yahoo. Met deze gebruiksvriendelijke ontwerper van e-mailhandtekeningen kun je het juiste lettertype, de kleur, lay-out, vorm en andere elementen kiezen.

Er zijn ook opties om uitgebreide functies toe te voegen, zoals een disclaimer, video, knop, banner, enz. Als je handtekeningen maakt voor je bedrijf, gebruik het dan om een uniforme bedrijfsbrede e-mailhandtekening te genereren.

Populaire sjablonen voor e-mailhandtekeningen

#1. Microsoft 365 sjablonenbibliotheek voor e-mailhandtekeningen

Wie op zoek is naar een professioneel uitziende Outlook e-mailhandtekening, kan het beste kiezen voor Microsoft 365 Galerij van e-mailhandtekeningen. Deze bibliotheek bevat 20 sjablonen voor e-mailhandtekeningen die eenvoudig kunnen worden aangepast met foto's, websitelinks, bedrijfslogo's en sociale profielen.

Met deze 100% volledig aanpasbare sjablonen kun je een professioneel tintje geven aan je Outlook e-mails. Je kunt creatief aan de slag met lettertypen, afbeeldingen, foto's, video's, animaties en overgangen.

De sjablonen zijn beschikbaar in MS Word, zodat je ze moeiteloos kunt bewerken om ze te personaliseren. Nadat je de e-mailhandtekeningen hebt gemaakt, kun je ze snel overal delen en publiceren.

#2. Mail Handtekeningen

Als je gratis sjablonen voor e-mailhandtekeningen nodig hebt die geschikt zijn voor de donkere modus, ben je bij Mail Handtekeningen aan het juiste adres. Op deze website kun je kant-en-klare handtekeningsjablonen downloaden voor zakelijk en persoonlijk gebruik. Je hoeft niet eens HTML-kennis te hebben om e-mailhandtekeningen te maken of aan te passen.

Met deze ingebouwde handtekeninggenerator kun je de sjablonen ook aanpassen. De hier gegenereerde handtekeningen kunnen worden gebruikt in Outlook, Office 365, Apple Mail, Thunderbird, Gmail, Exchange Server en nog veel meer. Er zijn ook opties voor een aangepaste letterstijl en drie letterkleuren.

Populaire voorbeelden van e-mailhandtekeningen

E-mailhandtekening voor groen energiebedrijf

Dit voorbeeld is perfect voor iedereen die in een milieuvriendelijk bedrijf werkt. De banner stelt een retorische vraag die de ontvangers indirect vraagt om papier te besparen door de e-mail niet af te drukken. De primaire letterkleur die hier wordt gebruikt is groen, het symbool van de natuur en het bos.

E-mailhandtekening voor autobedrijf

In deze e-mailhandtekening wordt de prijs die het autobedrijf heeft gewonnen benadrukt met een grote banner. De hoofdfoto zorgt ervoor dat de informatie van de afzender niet verloren gaat door de banner. De primaire kleur van deze handtekening is kastanjebruin, maar kan variëren op basis van de merkkleur van je bedrijf.

Laatste woorden

Een e-mailhandtekening is een geweldige manier om anderen professioneel te benaderen. Het stelt de ontvangers ook in staat om gemakkelijk met je te communiceren en contact met je te maken. Nu je weet hoe je een professionele e-mailhandtekening maakt, kun je die toevoegen aan je favoriete e-mailprogramma door de hier genoemde stappen te volgen.

Misschien wil je ook meer weten over oplossingen voor e-handtekeningen en API's voor e-handtekeningen.