11 minder bekende Gmail-functies om uw e-mail efficiënter te maken

Het beheren van uw Gmail-inbox kan snel uit de hand lopen. Vooral als je meerdere accounts hebt, zoals aparte werk- en privéaccounts. Met e-mails die overal vandaan stromen, is het alsof je uit een waterpijp drinkt.

Gelukkig biedt Gmail veel geavanceerde instellingen om e-mails eenvoudig te beheren. Niet alle opties zijn echter direct beschikbaar of standaard ingeschakeld. Sommige zijn verborgen in een klein menu of in meer dan een dozijn tabbladen in de instellingen van Gmail.

Vandaag geef ik een overzicht van een aantal obscure functies van Gmail die je e-mailefficiëntie zeker ten goede zullen komen.

Plan e-mails om later te versturen

Als je denkt dat je een belangrijke e-mail later vergeet te versturen of als je nu tijd hebt om er een te schrijven, maar die later niet meer hebt, dan zul je de functie voor het plannen van e-mails zeker nuttig vinden. Je kunt e-mails in Gmail zo plannen dat ze op een latere datum en tijd worden verzonden.

Stel gewoon een e-mail op en in plaats van op de knop Verzenden te drukken, klik je op het kleine omgekeerde pijltje ernaast en selecteer je Verzenden plannen.

Er worden een aantal vooraf ingestelde datums en tijden getoond en een optie om een aangepaste datum en tijd te kiezen. Kies de tijd die je het beste uitkomt en de e-mail wordt ingepland. Je kunt al je geplande e-mails zien in een apart label met de naam Gepland.

E-mails vertalen

Je hoeft niets te kopiëren/plakken in Google Vertalen als het is ingebouwd in Gmail. Ja, je kunt e-mails in Gmail vertalen met slechts twee klikken in elke gewenste taal. Terwijl een e-mail geopend is, klik je op het drie puntjes menu aan de rechterkant en selecteer je Vertaal bericht.

Er wordt een nieuwe balk geopend bovenaan het bericht, waar je beide talen kunt selecteren. Standaard wordt geprobeerd de e-mail te vertalen naar de standaardtaal van je Gmail-account.

Automatisch doorsturen inschakelen

Als je een e-mail verwijdert door hem te verwijderen of te archiveren, brengt Gmail je terug naar de inbox om een andere e-mail te openen. Maar als Automatisch doorsturen is ingeschakeld, ga je direct naar de volgende e-mail in de lijst. Dit kan je talloze klikken besparen op het openen van nieuwe e-mails (1 klik per e-mail, om precies te zijn).

Klik op de Tandwielknop rechtsboven in Gmail en selecteer Alle instellingen bekijken).

Ga nu naar het tabblad Geavanceerd en schakel de optie Automatisch doorsturen in. Gmail wordt vernieuwd en de optie wordt ingeschakeld.

Vertrouwelijke modus gebruiken voor veiligheid

Als je gevoelige informatie wilt delen die je niet in handen wilt laten komen van iemand anders dan de beoogde ontvanger, dan heeft de Vertrouwelijke modus een heleboel opties om dit veilig te doen. Klik tijdens het opstellen van een e-mail op het hangslotpictogram onderaan om de Vertrouwelijke modus te openen.

Hier kun je een vervaldatum voor de e-mail instellen van 1 dag tot 5 jaar, waarna de e-mail niet meer beschikbaar is. Je kunt er ook voor kiezen om een wachtwoordcode in te stellen die naar de telefoon van de ontvanger wordt gestuurd. De ontvanger kan de e-mail ook niet downloaden, doorsturen, kopiëren of afdrukken.

Houd er wel rekening mee dat de ontvanger nog steeds een screenshot/foto van de e-mail kan maken om de inhoud te bewaren.

Laat iemand anders uw account beheren

Als je wilt dat iemand anders je e-mails beheert, dan is het niet nodig om je Gmail-gegevens met hen te delen. Je kunt een gedelegeerde toewijzen om je Gmail-account te beheren. Hij of zij kan dan e-mails verzenden/ontvangen/verwijderen en zelfs Gmail-instellingen wijzigen.

Ga hiervoor naar Gmail-instellingen via het Gear-pictogram en ga naar het tabblad Rekeningen en importeren. Klik hier op de knop Nog een account toevoegen naast de optie Toegang verlenen tot uw account ).

Er wordt een nieuw venster geopend. Geef hier het e-mailadres van de gedelegeerde op en bevestig de vraag om hem of haar een bevestigingsmail te sturen.

Nu moet de gedelegeerde zijn account openen om het verzoek te accepteren en het beheer te starten. Jouw account wordt weergegeven onder hun Google-accountmenu, gemarkeerd als Gedelegeerd.

Je kunt deze rechten weer intrekken door naar dezelfde optie Toegang tot je account verlenen te gaan en op de knop Verwijderen ernaast te klikken.

Offline e-mails bekijken

U kunt Gmail zo instellen dat recente e-mails op uw pc worden opgeslagen, zodat u er zelfs toegang toe hebt als u offline bent. Niet alleen dat, je kunt nieuwe berichten opstellen en verzenden/beantwoorden, en ze worden verzonden zodra je een internetverbinding hebt.

Ga naar Gmail-instellingen en ga naar het tabblad Offline . Schakel hier het selectievakje naast de optie Offline e-mail inschakelen in. Configureer het daarna zoals je wilt en klik op de knop Wijzigingen opslaan. U kunt tot 90 dagen aan e-mails opslaan.

Google raadt ook aan om een bladwijzer te maken van de Gmail-pagina, zodat je er gemakkelijker bij kunt als je offline bent.

Gebruik het rechtsklik menu

Iets wat ik onlangs heb ontdekt. In tegenstelling tot de meeste andere webgebaseerde apps die het standaardmenu van de browser openen als je met de rechtermuisknop klikt, opent Gmail in plaats daarvan zijn eigen menu met een heleboel opties. Dit gebeurt alleen als je met de rechtermuisknop klikt op een gesloten e-mail, het werkt niet in de hoofdtekst van de e-mail.

Klik met de rechtermuisknop op een e-mail en er wordt een lang menu geopend met een heleboel opties die al beschikbaar zijn in de bovenste balk en nog een aantal andere. Enkele interessante opties zijn Doorsturen als bijlage, Naar tabblad verplaatsen, Alles beantwoorden en een zoekoptie om gerelateerde e-mails te vinden.

Persoonlijk vind ik dit menu handig om snel e-mails te configureren zonder eerst een e-mail te hoeven selecteren of openen.

Verzendduur ongedaan maken verhogen

Omdat het standaard is ingeschakeld, weet je waarschijnlijk al dat je verzonden e-mails ongedaan kunt maken via de melding Ongedaan maken die verschijnt wanneer je een e-mail verzendt. Je kunt de verzendduur echter ook verlengen om meer tijd te krijgen om na te denken over je verzonden e-mail en wijzigingen aan te brengen.

Open Gmail-instellingen en klik onder het tabblad Algemeen op het vervolgkeuzemenu naast de optie Verzenden ongedaan maken. Hier kun je de duur verhogen tot 30 seconden. Houd er wel rekening mee dat de ontvanger de e-mail dan later ontvangt. Dit kan slecht zijn in situaties waarin je de e-mail zo snel mogelijk wilt ontvangen.

Bekijk e-mails van alle accounts op één plek

Als je meerdere e-mailaccounts hebt, hoef je niet tussen ze te schakelen om bij te blijven met e-mails. In het hoofdaccount kunt u toegang krijgen tot de andere accounts om e-mails te ontvangen.

Ga in de Gmail-instellingen naar het tabblad Rekeningen en importeren en klik op Een e-mailaccount toevoegen naast de optie E-mail van andere accounts controleren.

Geef hier het e-mailadres op van het account waarvan je e-mails wilt importeren. Op de volgende pagina kunt u kiezen tussen POP3 of Gmailify. Als het account waarvan je e-mails importeert een Gmail-account is, kies dan POP3. Kies anders Gmailify om het account dezelfde beveiliging en functies te geven als Gmail.

Geef vervolgens het wachtwoord van het account op en klik op de knop Rekening toevoegen om de rekening toe te voegen.

Je kunt het proces herhalen om meerdere e-mailaccounts toe te voegen, en al hun e-mails zullen in je inbox verschijnen. Er worden echter alleen e-mails uit het Postvak IN geïmporteerd, geen labels.

E-mails verzenden als een ander account

Net zoals je alle e-mails in één account kunt ontvangen, kun je e-mails versturen als verschillende accounts vanuit één Gmail-account. Ga hiervoor naar het tabblad Rekeningen en importeren in de Gmail-instellingen en klik op Een ander e-mailadres toevoegen naast de optie E-mail verzenden als.

Voeg hier het e-mailadres van het andere account toe en je wordt gevraagd om een verificatie te voltooien. Zodra je dit hebt bevestigd, wordt er een verificatiemail gestuurd naar het andere account, waar je op een link kunt klikken om het originele account toe te staan e-mails te versturen.

Als je nu een nieuwe e-mail opstelt, kun je op het vervolgkeuzemenu naast je e-mailadres klikken om het te wijzigen. Voor antwoorden kun je de standaardaccount gebruiken of de account waarnaar de e-mail oorspronkelijk is verzonden.

Snooze e-mails om later te bekijken

Als je een e-mail niet meteen wilt doorlezen of op een later tijdstip nog eens wilt bekijken, dan zul je de sluimerfunctie van Gmail zeker waarderen. Met Snooze kun je e-mails in de sluimerstand zetten om ze later nog eens te bekijken. Als het zover is, wordt de e-mail als nieuwe e-mail in de inbox weergegeven.

Klik op het klokpictogram bovenin terwijl een e-mail openstaat of meerdere e-mails zijn geselecteerd. Dit opent een menu met vooraf ingestelde data en tijden van één dag tot meer dan een week. Je kunt ook een precieze datum en tijd instellen met de optie Pick datum & tijd.

Bonus 🎁

Het is meer een truc dan een instelbare functie, maar het is erg handig als je vaak abonneert op nieuwsbrieven. Je kunt een Plus ( ) teken en andere woorden toevoegen aan het einde van je e-mailadres voor het @ teken, en Gmail zal het behandelen als een apart adres maar nog steeds e-mails naar dezelfde inbox sturen.

Als je e-mailadres bijvoorbeeld johnsmith@gmail.com is, kun je je aanmelden voor de Geekflare-nieuwsbrief met johnsmith geekflare@gmail.com. Op deze manier kun je eenvoudig e-mails sorteren die naar dit specifieke adres worden gestuurd door het in de zoekbalk te zetten.

Laatste woorden

Ik weet zeker dat je al deze functies nuttig zult vinden, vooral als je meerdere rekeningen hebt. Ik heb zelf twee accounts en ik beheer ze allebei vanuit één account dankzij deze ingebouwde functies van Gmail. Je kunt ook gebruikmaken van apps en uitbreidingen van derden om e-mail efficiënter te gebruiken.