Wat is een SIPOC-diagram en hoe maakt u er een?

Op het gebied van commerciële ruimtes komen bedrijven complexe projecten tegen die ze met nauwgezette precisie moeten uitvoeren. Daarom is het van vitaal belang om de werkzaamheden te stroomlijnen, zodat er op het laatste moment niets misgaat.

Commerciële ruimtes maken gebruik van visuele hulpmiddelen voor hun naadloze werkzaamheden en projectbeheer. In het ingewikkelde web van workflows is het SIPOC-diagram zo'n visueel hulpmiddel. Het biedt duidelijkheid en strategische planning op het gebied van Business Project Management.

Dus als u streeft naar operationele uitmuntendheid in een organisatie, helpt het om de kracht ervan te benutten. Maar wat is een SIPOC-tool en hoe maakt u er een?

SIPOC-diagrammen bieden een overzicht in vogelvlucht door vast te leggen hoe input wordt omgezet in bruikbare resultaten om de gewenste output te bereiken. Verder wordt ook vastgelegd hoe klanten deze resultaten zullen krijgen.

SIPOC staat voor Leveranciers, Inputs, Processen, Outputs en Klanten (Leveranciers, Invoer, Processen, Uitvoer en Klanten) en brengt de volledige Business Project Management-cyclus in kaart. Het omvat stappen die het proces schetsen en de innerlijke werking ervan belichten. Deze korte visual kan ook worden voorgesteld als een blauwdruk voor een project.

Zo kan uw team in realtime effectief samenwerken om problemen actief op te lossen. Voor een organisatie is het niet minder dan een kompas dat helpt om te weten in welke richting u moet gaan.

Uw inspanningen zullen dus niet vaag zijn omdat u een strategische en gestructureerde aanpak hebt om verder te gaan. Laten we beginnen aan de boeiende reis van SIPOC-diagrammen en de gemakkelijkste methoden om ze te maken!

Waaruit bestaat een SIPOC-diagram?

Nu u weet wat SIPOC-diagrammen inhouden, vraagt u zich vast af wat elk van de elementen inhoudt. Laten we zonder verder oponthoud in de details duiken!

leveranciers: Elk bedrijf of project heeft middelen nodig die het project tot een goed einde brengen. Het leveranciersgedeelte van het diagram behandelt wie de middelen levert, waaronder arbeidskrachten, materialen, investeringen, enz. die nodig zijn voor het project.

Ingangen: Terwijl het leveranciersgedeelte vertelt wie uw leverancier voor het project zou zijn, bevat het invoergedeelte wat u nodig heeft. Dit zijn grondstoffen, de exacte financiën, apparatuur en dergelijke.

✔ Proces: Proces is het actieplan om het project in een reeks genomen uit te voeren.

Uitvoer: Outputs bevatten de projectresultaten die na afloop van het proces worden gegenereerd. Deze omvatten de deliverables zoals producten en andere tastbare of ontastbare resultaten.

Klanten: Dit zijn de mensen die het product of resultaat van het project zullen ontvangen. De klanten zijn meestal interne belanghebbenden of klanten.

Elk van de belangrijkste elementen wordt gedefinieerd om een goed SIPOC-diagram te maken.

Wat is de rol van een SIPOC-diagram?

Een SIPOC-diagram is een kernonderdeel van business projectmanagement (BPM). Het is niet essentieel voor elk project dat het bedrijf onderneemt, maar het vereenvoudigt de grotere en complexere projecten. Het is dus een visueel hulpmiddel dat het resultaat helpt verbeteren.

Het geeft een beknopt inzicht in wie de benodigdheden zal leveren, wat er nodig is, hoe het plan uitgevoerd moet worden, wat de uiteindelijke resultaten zullen zijn en wanneer de consumenten de deliverables zullen krijgen.

Hoe helpt het SIPOC-diagram?

Velen van u zouden SIPOC-diagrammen als onnodige formaliteiten beschouwen en het idee om er een op te stellen ter discussie stellen. Hoewel u genoeg redenen zou hebben om niet voor een SIPOC-diagram te kiezen, hebben wij een aantal belangrijke redenen waarom het uw bedrijfsprojecten zou verbeteren.

✔Helptkosten te besparen: Het is een blauwdruk van wat u nodig heeft voor een project, inclusief arbeid, kosten, middelen en andere zaken. U krijgt ook een overzicht van de winst. De SIPOC's, die het hele project in kaart brengen, helpen u te visualiseren wat u nodig heeft en wat niet. U kunt zich richten op gebieden waar u geld kunt besparen, zodat het project kosteneffectief wordt.

Beginthet proces strategisch: U zou denken dat het SIPOC-diagram geen realtime entiteit is, en sommige van uw klanten zouden dat ook niet eisen, omdat het een proces van het project is.

Welnu, door het SIPOC-diagram te maken, begint u al met het plannen van de benodigdheden, leveranciers, welk personeel zal bijdragen, enz. Met een strategische aanpak zal het resultaat dus beter zijn, wat resulteert in een betere opbrengst en het vermijden van gedoe op het laatste moment.

Eenvoorsprong op de middelen: Door een SIPOC-diagram voor uw team of betrokken personeel te presenteren, krijgen meer mensen er een voorproefje van. Op die manier kunnen meerdere mensen hun meningen, adviezen en ideeën delen, wat kan worden overwogen om dingen beter uit te voeren en meestal resulteert dit in minder gebruik van middelen.

Het SIPOC-diagram is dus een essentieel onderdeel van projectmanagement dat helpt om de efficiëntie te verbeteren en dus om projecten uit te breiden.

Voorbeeld van een SIPOC-diagram

Het basisidee van het SIPOC-diagram is om de input en output van een proces te begrijpen vanaf het begin tot de voltooiing. In dit voorbeeld bespreken we het aankoopproces van een auto.

Leverancier: Autodealers, Particulieren, Bedrijven.

Invoer: Automodellen, Specificaties, Prijzen.

Proces: Uitvoering van testritten, selectie van automodellen die de testrit met succes doorstaan, proces.

Uitgang: Auto, Papierwerk, Servicecontract.

Klant: Autokopers, Bedrijven, Doorverkopers.

Dit beschrijft eenvoudigweg het gevolgde proces en de stappen die worden genomen om tot de uiteindelijke uitvoer te komen. Met behulp van de onderstaande tools kunt u uw eigen SIPOC-diagram naar wens maken.

Lucidchart

Lucidchart is een van de meest beginnersvriendelijke platforms voor het maken van visuele hulpmiddelen. U kunt SIPOC-diagrammen maken met behulp van de online tool of de Android app downloaden. Er is een specifieke sjabloon die u naar wens kunt aanpassen. Voordat u de sjabloon kunt gebruiken, moet u zich echter aanmelden of registreren bij Google, Slack of Office 365.

Kenmerken

• U kunt tot 60 vormen in één diagram toevoegen in het gratis plan en meer in het betaalde plan.
• Kan integreren met platforms zoals Jira Software, GitHub, Slack en anderen en zelfs hun gegevens importeren.
• Maak betere versies door twee documenten met elkaar te vergelijken, omdat de verschillen worden benadrukt.
• Real-time samenwerking is beter te beheren met het ordenen van tijdstempels, het benoemen van versies en dergelijke functies voor toegangsbeheer.
• Eenvoudige lay-out en overzichtelijke GUI om snel bij te praten.

Geen wonder dat Lucidchart een uitstekend diagramhulpmiddel is voor het maken van SIPOC en meer van dergelijke diagrammen. Met de gratis versie kunt u het gebruiken voor basisdiagrammen. Voor verbeteringen moet u upgraden naar de pro-versie.

Visueel Paradigma

Visueel paradigma, zoals de naam al doet vermoeden, helpt u bij het in kaart brengen van de paradigma's die bij een proces betrokken zijn. U kunt er dus alle diagrammen mee maken, en gebruikers zijn er dol op om SIPOC-diagrammen te maken. Het heeft een behoorlijke reeks van 200 sjablonen die u kunt aanpassen voor uw project.

Kenmerken

• Een groot aantal ingebouwde tools om gemakkelijk de gewenste SIPOC te maken.
• Teken SIPOC-diagrammen als Visio-tekeningen en importeer ze in Visual Paradigm voor samenwerking in realtime.
• U kunt diagrammen insluiten en integreren in Word, PowerPointOutlook en vergelijkbare Microsoft Office-platformen.
• Ondersteunt het exporteren van SIPOC-diagrammen naar PNG, JPG, PDF, SVG en vergelijkbare bestandsformaten.

Wat gebruikers geweldig vinden aan de tool is dat ze geen hands-on training nodig hebben om het te gebruiken, omdat het beginnersvriendelijk is. Bovendien is er geen beperking aan het aantal vormen, lijnen of elementen dat u kunt gebruiken. Het is dus een uitgebreid hulpmiddel om het ontwerpen van SIPOC-diagrammen gemakkelijker te maken.

Creately

Creately is een ander hulpmiddel voor diagrammen dat zeer geschikt is voor samenwerking. Het canvas heeft vele functies waarmee u SIPOC-sjablonen slim kunt aanpassen. Het stond voorheen bekend als een werkbeheerplatform, maar is nu nummer één dankzij zijn slimme universele canvas. Dus laten we beginnen met wat het ongelofelijk maakt!

Kenmerken

• Eenvoudig bewerken met een intuïtieve sleep-en neerzetfunctie.
• Stelt u in staat om toegangscontroles aan uw team te geven.
• Heeft een ingebouwde stemfunctie voor meningen over het gereedschap.
• CMS-integraties laat u uw diagrammen daar opslaan of gegevens van hen importeren in de SIPOC-diagrammen.
• Bevat een ingebouwde screen-sharing optie om diagrammen tijdens vergaderingen te delen.

U kunt Creately-sjablonen zowel online als offline gebruiken. In het eerste geval kunt u de link gebruiken om altijd toegang te hebben. In het laatste geval kunt u de tool downloaden, die op Windows-, Mac- en Linux-computers kan draaien.

Asana

Asana is voornamelijk een CRM, maar u kunt er gratis SIPOC-diagrammen of sjablonen mee maken. Hoewel het meer onderscheidend is dan anderen, zijn de functies behoorlijk geavanceerd voor diagrammen voor Business Project Management op een hoger niveau. Laten we ze eens bekijken.

Kenmerken

• Maak SIPOC's zonder code met een paar klikken, en u kunt ook automatiseren met de Workflow Builders
• Integraties met Slack, Creative Cloud en Zoom helpen u om snel diagrammen te demonstreren in uw vergadering.
• U kunt ook bestaande sjablonen aanpassen.
• Verschillende vormen en kleuren voor het maken van een goed aangegeven diagram.

Asana is een van de meest geavanceerde tools die in de commerciële ruimte worden gebruikt vanwege de vooruitgang en werkplekautomatisering die het biedt. Verder maakt het met een eenvoudige GUI het creëren van processen eenvoudiger.

Laatste woorden

SIPOC-diagrammen zijn een essentieel onderdeel van zakelijk projectbeheer. U kunt het gebruiken om uw projectblauwdruk te plannen, zodat u alle leveranciers, benodigdheden, betrokken personeel, verwachte plannen, resultaten en levering aan de klant kunt bijhouden.

Vervolgens kunt u het opdelen in mijlpalen en weten welke fase binnen de vereiste tijd voltooid zal zijn. Een strategische implementatie helpt kosten te besparen, geeft een voorsprong op resources, bespaart tijd, verbetert de efficiëntie en verhoogt bijgevolg de winst.

U kunt ook een aantal slimme flowchartmakers verkennen om processen, diagrammen en nog veel meer te maken.