10 manieren om Gmail-taken te automatiseren voor meer efficiëntie

Wanneer u elke dag honderden e-mails ontvangt, is het niet gemakkelijk om bij te houden wat belangrijk is. Veelvoorkomende taken zoals reageren, doorsturen, sorteren, archiveren, verwijderen, herinneringen instellen, enz. nemen elk maar een paar minuten in beslag, maar kunnen gemakkelijk oplopen tot uren werk.

Gelukkig kunt u veel van deze taken automatiseren met behulp van ingebouwde Gmail-functies en apps van derden. Natuurlijk moet u wel wat achterpoortjes intrekken en filters instellen, maar het is de uren werk die u elke week bespaart meer dan waard.

In deze post zal ik een aantal manieren opnoemen waarop u veelvoorkomende taken in Gmail kunt automatiseren om tijd en waarschijnlijk ook hoofdpijn te besparen.

Handtekening automatisch toevoegen

Het toevoegen van uw merkhandtekening aan e-mails is een betrouwbare manier om uw merkbekendheid te vergroten. Als u uw handtekening handmatig aan e-mails toevoegt, is het beter om het proces te automatiseren en uw handtekening automatisch aan alle nieuwe e-mails en zelfs antwoorden toe te voegen. Zo doet u dat:

Klik op het pictogram Gear en selecteer de optie Alle instellingen weergeven.

Op het tabblad Algemeen scrolt u naar beneden naar de sectie Handtekening. Selecteer hier onder het kopje Standaardinstellingen handtekening uw handtekening in de opties Voor nieuwe e-mails gebruiken en/of Bij beantwoorden/doorsturen gebruiken.

Hierdoor wordt uw handtekening automatisch toegevoegd aan elke e-mail die u opstelt of beantwoordt. Als u geen handtekening hebt, kunt u er een maken in hetzelfde Handtekening-gedeelte.

Filters instellen

Met de filteroptie van Gmail kunt u automatisch verschillende acties toepassen op inkomende e-mails. U kunt e-mails naar een specifieke map verplaatsen, archiveren, verwijderen, doorsturen en andere acties toepassen zonder handmatige tussenkomst. Zo gaat u te werk:

Klik op de knop Zoekopties weergeven aan het einde van de zoekbalk bovenaan.

Hier vindt u meerdere manieren om de e-mails op te geven die u wilt filteren, waaronder de naam van de afzender, woorden in e-mail, uitgesloten woorden, onderwerp, bijlagen en tijdsperiode. Vul deze gegevens naar wens in en klik op de knop Filter maken.

Nu ziet u alle acties die u kunt toepassen op zowel inkomende als reeds opgeslagen e-mails (optioneel). U kunt meerdere acties kiezen en als een actie een andere actie verhindert, dan wordt deze automatisch uitgeschakeld. Eenmaal geselecteerd, klikt u op Filter maken om de instelling te voltooien.

U kunt het aangemaakte filter bewerken of verwijderen in de Gmail-instellingen onder het tabblad Filters en geblokkeerde adressen.

Verzenden en archiveren inschakelen

Om de inbox schoon te houden, kunt u e-mails archiveren die u al beantwoord hebt en die u niet in de inbox wilt hebben. U kunt dit proces vergemakkelijken door de optie Verzenden en archiveren in de Gmail-instelling in te schakelen, waardoor een e-mail automatisch wordt gearchiveerd zodra u deze beantwoordt.

Om dit te doen, gaat u naar Gmail-instellingen en schakelt u de optie “Verzend & Archiveer” weergeven in antwoord in op het tabblad Algemeen.

Dit voegt een nieuwe verzendknop toe wanneer u e-mails beantwoordt. Klik erop terwijl u antwoordt of druk op de Ctrl Enter-toets om een antwoord op de e-mail te verzenden en deze automatisch te archiveren.

Gebruik ingespannen reacties

U kunt de e-mailefficiëntie enorm verhogen door e-mailsjablonen te maken en deze te gebruiken wanneer er een gerelateerde e-mail binnenkomt. Het vereist wel een voorafgaande instelling, maar het zal de e-mailefficiëntie enorm verhogen omdat u een sjabloon kunt kiezen en een e-mail klaar is om te verzenden zonder dat u deze hoeft te schrijven.

Eerst moet u het inschakelen. Ga naar Gmail-instellingen en schakel de optie Sjablonen in op het tabblad Geavanceerd.

Om een sjabloon te maken, stelt u een concept op en klikt u vervolgens op het menu Meer opties en gaat u met de muiscursor over Sjablonen. Hier ziet u aangemaakte sjablonen en de optie Concept opslaan als sjabloon.

De volgende keer dat u een sjabloon moet gebruiken, selecteert u er gewoon een uit deze lijst en wordt deze automatisch toegevoegd zoals hij is opgeslagen. Als alternatief kunt u ook de invoegtoepassing Canned Responses Ultimate Gmail gebruiken, die nog betere aanpassings- en beheerfuncties heeft.

Gebruik Gepland verzenden

Als u een e-mail op een bepaald tijdstip moet verzenden en het valt buiten uw planning of u wilt niet het risico lopen dat u het vergeet, dan kunt u het zo plannen dat het later automatisch wordt verzonden. Het enige wat u hoeft te doen, is de e-mail samenstellen en op het pijltje naast de knop Verzenden klikken en Verzenden plannen selecteren.

Nu kunt u ofwel de aanbevolen tijden selecteren of op de optie Datum & tijd kiezen klikken om de kalender te openen en de exacte datum en tijd te selecteren om de e-mail later automatisch te verzenden.

U kunt ook de uitbreiding Right Inbox proberen, die uitgebreidere functies voor plannen en herinneringen heeft.

E-mails automatisch doorsturen

Als u meerdere Gmail-accounts hebt, kunt u het beheer ervan vergemakkelijken door inkomende e-mails automatisch van de ene account naar de andere door te sturen, zodat u ze op dezelfde plaats kunt bekijken. Zo doet u dat:

Ga in de Gmail-instellingen naar het tabblad Doorsturen en POP/IMAP en klik op de knop Een doorstuuradres toevoegen.

Voer hier het adres van de andere account in en klik vervolgens op Volgende en bevestig de prompt.

Er wordt nu een bevestigingscode naar de andere account gestuurd. U kunt de code kopiëren en hier plakken in het venster Verifiëren om het doorsturen te starten.

Zodra de code is geverifieerd, kunt u ook aanpassen wat er met de e-mails in deze account gebeurt zodra ze naar het doorgestuurde adres worden verzonden.

Vacation Responder instellen

Als u niet beschikbaar bent om e-mails te beantwoorden, kunt u een vakantiereageerder instellen om automatisch te antwoorden om anderen te laten weten dat u niet kunt reageren en wanneer u wel beschikbaar bent.

Om de vakantiereageerder in te stellen, opent u Gmail-instellingen en gaat u naar de sectie Vakantiereageerder onder het tabblad Algemeen.

Hier kunt u uw bericht opstellen en de begin- en einddatum van de responder selecteren. U kunt ook selecteren of het automatisch naar alle e-mails moet worden gestuurd of alleen naar mensen binnen uw contacten.

Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op de knop Wijzigingen opslaan om de vakantiereageerder te activeren.

E-mails automatisch organiseren

Met behulp van de SaneBox online tool kunt u al uw e-mails automatisch organiseren met behulp van speciale labels en vooraf ingestelde regels. De tool maakt automatisch speciale labels aan om al uw bestaande en nieuwe e-mails te organiseren, zodat u zich kunt concentreren op wat belangrijk is.

Enkele van de labels zijn nieuws, later, later verwijderen, geen spam, geen antwoord, bijlagen en mappen om e-mails te snoozen. Hiermee kunt u eenvoudige dingen doen, zoals minder belangrijke e-mails automatisch in de sluimerstand zetten voor later of herinneringen krijgen om e-mails op te volgen waarop u geen antwoord hebt gekregen.

U kunt het hulpmiddel ook trainen door handmatig e-mails naar een specifieke map te verplaatsen, en het zal onthouden om die e-mails de volgende keer naar die specifieke map te sturen.

Om het in te stellen, moet u SaneBox het recht geven om uw Gmail-account te beheren en vervolgens het stapsgewijze instellingsproces doorlopen. Als u klaar bent, worden de wijzigingen automatisch toegepast op uw Postvak IN, zonder dat u software hoeft te downloaden/installeren.

U krijgt een gratis proefperiode van 15 dagen om de service uit te proberen, en daarna moet u upgraden naar een van de pro-abonnementen om het te kunnen blijven gebruiken.

Automatisch gegevens uit e-mails halen

Het extraheren van gegevens uit inkomende e-mails kan erg nuttig zijn voor bedrijven om facturen, uitgaven, bestellingen en supporttickets te beheren. Ik weet zeker dat zelfs gewone gebruikers hier hun voordeel mee kunnen doen door informatie te extraheren, zoals abonnementen, ontvangstbewijzen/facturen en plannen voor evenementen.

Hiervoor is Mailparser een geweldig hulpmiddel dat informatie extraheert op basis van door de gebruiker ingestelde regels. De tool geeft u een uniek e-mailadres waar u e-mails naartoe kunt sturen. Het haalt automatisch specifieke informatie uit die e-mails op basis van de door u ingestelde regels.

U kunt regels gebruiken zoals trefwoorden, positie, patroon, koptekstgegevens, bijlagen, enz. om ervoor te zorgen dat alleen de vereiste gegevens worden opgehaald. Eenmaal uitgepakt, kunnen deze gegevens naar een spreadsheet of een ondersteunde CRM-software worden verplaatst.

Er is een gratis versie waarmee u gegevens van 30 e-mails per maand kunt ophalen. Voor een groter aantal e-mails hebt u een pro-abonnement nodig dat aan uw behoeften voldoet.

Gebruik een alles-in-één automatiseringstool

Voor de ultieme geautomatiseerde ervaring hebt u een speciale automatiseringsoplossing voor Gmail nodig. Ik raad Zapier aan, vooral omdat andere automatiseringstools meestal beperkt zijn tot plannen en filteren. Hoewel Zapier zich voornamelijk richt op het automatiseren van taken tussen 5000 verschillende apps, ga ik me hier richten op de automatisering van Gmail.

Met behulp van eenvoudige “Als dit, dan dat”-regels kunt u een onbeperkt aantal regels maken om Gmail-taken te automatiseren. Hieronder noem ik enkele mogelijke manieren waarop u Gmail-taken kunt automatiseren:

• Automatisch bijlagen opslaan in uw favoriete cloudopslag.
• Maak taken van nieuwe e-mails en stuur ze automatisch naar ondersteunde apps zoals Trello.
• Stuur nieuwe e-mails met specifieke criteria naar team messaging apps zoals Slack om teamleden automatisch op de hoogte te stellen.
• Gegevens van specifieke soorten e-mails opslaan in Google Sheets. Geweldig voor formulierinzendingen of enquêtes.
• Initieer automatische actie op een e-mail door deze handmatig als gelezen of met een ster te markeren.
• Stuur een e-mail op basis van een trigger in een andere app, zoals het ontvangen van een bestand in Slack of een gebeurtenis die begint in Google Agenda.
• Als een nieuw iemand contact met u opneemt, voeg dan automatisch hun gegevens toe in uw CRM-software.
• Maak Google Agenda-evenementen aan vanuit nieuwe e-mails, zoals boekingen en uitnodigingen.
• Maak to-do lijsten van nieuwe e-mails en stuur ze naar ondersteunde apps zoals Todoist.
• Stuur vakantiereacties op e-mails van specifieke mensen of met specifieke informatie.

Zapier heeft een volledig functionele gratis proefversie van 15 dagen, waarna u moet upgraden naar een van de betaalde plannen.

Eindwoorden 🖋️

Alle automatiseringsfuncties van Gmail zijn erg handig, maar ik vind vooral de filterfunctie erg goed, omdat deze op onverwacht unieke manieren kan worden gebruikt om de efficiëntie te verhogen. Bijvoorbeeld het automatisch verzenden van e-mails met bijlagen naar een specifiek label of e-mail of een ingeblikt antwoord op specifieke e-mails.

Ik zal u ook aanraden om eens rond te neuzen in Zapier, de gratis proefperiode van 15 dagen is genoeg om mogelijk een manier te vinden om uren werk te besparen.

Vervolgens kunt u enkele Gmail-instellingen verkennen om de beste ervaring te krijgen.