Wat is een werkopdracht? [4 sjablonen]

Bedrijven en commerciële entiteiten beschouwen werkorders als de bron van de waarheid voor alles wat te maken heeft met een geldelijk budget en uit te voeren genomen.

Documentatie is een onlosmakelijke functie van elk bedrijf, of het nu online of offline is. Tijdens de levenscyclus van een bedrijf kom je veel commerciële documenten tegen, zoals facturen, standaard operationele procedures (SOP), leveringsbonnen, enz.

Een hoog aangeschreven document is een serviceticket, en na uitgifte beginnen de machines van je bedrijf met het leveren van de producten/diensten en verdienen ze inkomsten bij voltooiing van de bestelling.

Interne of externe zakelijke werkorders kunnen erg verwarrend zijn als je geen ervaring hebt met het maken en beheren van dergelijke documenten. Maar maak je geen zorgen, want dit artikel helpt je om voldoende kennis op te doen over dit bedrijfsonderdeel. Lees snel verder.

Wat is een werkorder?

Wanneer je een werkorder ontvangt van een klant, is dat een formeel verzoek voor onderhoud, productlevering, dienstverlening, enz. Werkbonnen zijn onmisbaar in het formele bedrijfsleven, of de taak nu zeer complex is, zoals het bouwen van een elektriciteitscentrale, of vrij eenvoudig, zoals het leveren van computeraccessoires.

Dergelijke officiële documenten verschillen van branche tot branche. De standaardinformatie die ze bevatten is echter de primaire deliverables, de startdatum, de einddatum, de rapporterende persoon, de uitvoerende persoon en de besteller.

Een zakelijk papierspoor begint ook met een werkorder. Wanneer de taak vordert en het document van de ene hand naar de andere gaat, werkt het als een formeel communicatiemedium tussen de betrokken partijen.

En als de klus geklaard is, gebruik boekhouders dit document om debiteuren of crediteuren af te wikkelen. Bovendien zoeken externe of interne auditors eerst naar werkopdrachten als ze een bedrijf controleren.

Andere zinnen die zakenmensen kunnen gebruiken in plaats van werkopdrachten zijn:

• Serviceticket
• Opdrachtbon
• Werkbon
• Opdrachtbon

Het doel van werkorders

Het enige doel van een dergelijk document is het bijhouden van alle werkautorisaties, gegevens over de serviceleverancier, kosten en de tijd die nodig is om het werk af te ronden. Externe klanten zoals consumenten en interne klanten zoals werknemers kunnen een serviceticket aanmaken.

Vervolgens gaat het papier naar het juiste team, afhankelijk van of het een externe of interne werkopdracht is. Bedrijven gebruiken vaak computersoftware om bonnen te maken die langs vele digitale of fysieke bureaus gaan.

Hier vindt u een overzicht van de doelstellingen van werkorders:

• Uitleg over de uitgifte, reparatie en installatie/levering van goederen
• Verstrekken van middelen en apparatuur die nodig zijn voor de klus of het onderhoudswerk
• Technici uitgebreide instructies geven over de klus/taak/het onderhoud
• De materialen, arbeid en middelen die zijn verbruikt voor de voltooiing van het werk officieel registreren
• Alle reparatie- en onderhoudstaken bijhouden die zijn uitgevoerd op elke autorisatie
• Bevat monetaire gegevens zoals kosten, belastingen, heffingen, cess, enz.

Termen voor werkorderbeheer

Goedkeurder

Een administratief medewerker of iemand van dat team zorgt voor de toewijzing en goedkeuring van onderhoudsopdrachten voor apparatuurbeheer. Soms kan de frontdeskondersteuning van klantenrelaties en het magazijnhoofd ook de rol van goedkeurder vervullen.

Werkaanvrager

De aanvrager is een individu of een team dat eist dat een specifieke taak wordt uitgevoerd. Consumenten genereren werkopdrachten via online of persoonlijke aankopen in de diensten- en goederensector.

In business-to-business scenario's kunnen klanten op commercieel niveau werk aanvragen, maar het kan ook van een intern team komen, zoals een customer service operations manager die om reparaties van een werkplek vraagt.

Buitendiensttechniek

In onderhoudsklussen zijn buitendiensttechnici ingenieurs, molenaars, reparateurs, enz. die de vaardigheden bezitten om de taak uit te voeren die in het werkorderdocument wordt vermeld.

De onderdelen van een werkopdracht

Een bedrijf kan veel items en gerelateerde gegevens vastleggen met behulp van werkbonnen. Hier zijn enkele voorbeelditems die u moet opnemen.

Verplichte elementen

#1. Het goed is de primaire component van een werkopdracht.

#2. De naam van de aanvrager van het werk is ook een must.

#3. De reikwijdte van het werk is nog zo'n essentieel onderdeel omdat dit de vaardigheden, het gereedschap en de standaard werkprocedure (SOP) bepaalt.

#4. De aanvrager van het werk moet ook het veld Omschrijving van het probleem invullen. Dit helpt de technicus of servicemedewerker om het probleem snel te begrijpen.

#5. Vervanging van machineonderdelen van vereisten voor speciaal gereedschap moeten ook in het document worden vermeld.

#6. Alle bedrijven hebben een soort gezondheidsrisico. Dit moet worden vermeld in de werkopdracht.

#7. Gegevens en tijden zijn ook zeer belangrijk. Er kan een begindatum, begintijd, einddatum (verwacht), eindtijd (verwacht), werkelijke einddatum/tijd, enz. zijn.

#8. Een serviceorder moet ook contactgegevens bevatten voor de aanvrager, orderbeheerder, technicus, enz. U kunt dus mobiele nummers, telefoonnummers, FAX-ID's, e-mailadressen, websites, kantooradressen, enz. opnemen.

Vrijwillige componenten

#9. Een opdrachtticket kan meerdere ondertekeningsvelden bevatten voor de klant, manager, technicus, boekhouder, enz.

#10. Uren van werk moeten ook aanwezig zijn voor de juiste facturering en aansluitingen.

#11. Het is goed om een takenlijst op een serviceorderformulier te hebben. Zo kunnen de manager van de werkopdracht, de facilitator en de klant op één lijn blijven wat betreft het uitgevoerde werk.

#12. Moderne formaten voor servicetickets hebben ook een speciaal veld voor de belangrijkheid van de opdracht. Afhankelijk van het prioriteitsniveau plannen managers bijvoorbeeld serviceorders.

#13. U kunt ook een controlelijst opnemen van gereedschappen, computertoepassingen, reserveonderdelen, verbruiksartikelen, enz. die moeten worden uitgecheckt en teruggebracht naar de inventaris.

#14. U kunt de geschatte kosten van de geleverde opdracht opnemen voor open kosten orders. Voor algemene opdrachten met vooraf bepaalde prijzen vermelden sommige bedrijven de werkelijke kosten.

#15. Tot slot moet een order-ID en een functietitel worden vermeld omdat dit helpt bij het documenteren van het opdrachtticket.

Soorten werkorders

Preventief onderhoud

De productie-eenheden van elk bedrijf geven job tickets uit voor het onderhoud van apparatuur. Dit helpt om machinebreuk en productieverlies te voorkomen.

Algemeen doel

Bedrijven geven servicetickets uit wanneer ze een derde partij nodig hebben om een eenmalige taak uit te voeren, zoals het verwijderen van ongebruikte apparatuur, het installeren van antivirus op laptops, enz.

Inspectie van machines

Bedrijven keuren eenmalige werkorders goed voor inspectie door een externe expert om apparatuur, activa of gereedschappen te evalueren.

Elektrisch

Interne of externe klanten kunnen via dergelijke documenten verzoeken indienen voor stroomvoorziening, verlichting en bedrading.

Noodgevallen

Dergelijke opdrachten zijn meestal ongepland om ongelukken aan te pakken. Je kunt dergelijke opdrachten geven om het leven van personeel te beschermen of kostbare apparatuur te behoeden voor blijvende schade.

Speciale projecten

Soms moet je de productie-eenheid upgraden zonder bestaande machines te vervangen. Met deze werkbon vraag je speciale apparatuur of software-upgrades aan die de productiviteit verhogen.

De voordelen van het gebruik van werkbonnen

#1. Je bedrijf documenteert alle werkbonnen met de nodige gegevens. De controle-instantie zal bij elke audit om deze gegevens vragen om de prestaties van je bedrijf te valideren.

#2. U maakt uw bedrijf transparanter door servicetickets te gebruiken voor elke dienstverlening. Klanten houden ervan om te werken met bureaus die bijzonder zijn in het documenteren van hun werk en het delen van de verzamelde gegevens met hen.

#3. Snel interne of externe technici betalen door naar de werkbon te kijken en ze tevreden te houden.

#4. Het inventaristeam helpt om alle reserveonderdelen op voorhand in te kopen zodat het onderhoud van de machines geen knelpunten ondervindt.

#5. Notities van werkorders analyseren en de juiste maatregelen nemen om defecte machines in de toekomst te voorkomen.

#6. Service- en productgerichte bedrijven kunnen de inkomsten van het jaar redelijk inschatten door de ingevulde en gefactureerde serviceorderdocumenten te bekijken.

#7. Tot slot fungeren werkorders als een rode draad in de communicatie tussen verschillende afdelingen. Zo kunnen uw bedrijfseenheden de nadelige effecten van het werken in silo's elimineren.

Hier zijn enkele platforms waar je kant-en-klare sjablonen kunt vinden:

Printbare werkordersjablonen: TemplateLab

TemplateLap is een van de meest betrouwbare bronnen voor authentieke zakelijke documenten. Je vindt hier ook sjablonen, formulieren en formats van hoge kwaliteit voor werkopdrachten. De inhoud is gemakkelijk te downloaden.

In tegenstelling tot sommige concurrenten, hoef je niet veel informatie over jezelf of het bedrijf vrij te geven om een downloadlink te krijgen.

Zoek gewoon het formulier dat relevant is voor je commerciële of persoonlijke werk en klik op de downloadknop om het bestand te downloaden. Bovendien kun je de sjabloonbestanden eenvoudig openen met alle tekst- en spreadsheetverwerkingsprogramma's zoals Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs en Google Sheets.

De site toont een breed scala aan serviceticketvoorbeelden zoals:

• Voorbeelden van autoreparatiewerkzaamheden
• Sjablonen voor onderhoudswerkzaamheden
• Formulieren voor IT-werk
• Voorbeelden van uitbesteding van grafisch ontwerp

Bovendien bevatten deze sjablonen een minder beperkte opmaak, zodat je de tabellen en kolommen kunt personaliseren zoals jij dat wilt.

Gratis werkordersjablonen: Smartsheet

Smartsheet helpt je om werkbonnen te integreren in je projectmanagementsysteem. Aangezien het een eigen leverancier van projectmanagementsoftware is, investeert u geen geld als u de gratis te downloaden sjablonen gebruikt en het document importeert in Smartsheetmaar automatiseert u het hele proces van het ontvangen en oplossen van servicetickets.

Enkele opmerkelijke sjablonen die u goed kunt gebruiken zijn:

• Werkbonnen voor onderhoud
• Service werkorders
• Servicetickets voor stopwerkzaamheden
• Werkbon voor tuinaanleg
• Alle sjablonen voor het bijhouden van werkbonnen

De gehoste sjablonen worden geleverd op twee manieren. Ten eerste kunt u het voorbeeldbestand downloaden in PDF-, Excel- of Word-indeling en deze aanpassen in een desktopapplicatie die deze bestandstypen ondersteunt.

Als alternatief kunt u de sjablonen importeren in uw Smartsheet projectdashboard. De tweede methode is erg handig voor snel bewegende en complexe omgevingen waar serviceticket goedkeurders en managers honderden werkorders moeten beheren.

Werkordersjablonen: Jotform

Als je een freelancer of eigenaar van een klein bedrijf bent die grote zakelijke klanten moet bedienen die formele werkorderdocumenten eisen, kun je de sjablonen van Jotform uitproberen. Het helpt je geld te besparen op verschillende vlakken, zoals:

• Opdracht geven aan professionele bedrijven van ontwerpers
• Aanschaf van licenties voor software voor werkorderbeheer
• Zakelijke documentexperts aanstellen die dergelijke werkbonnen voor u kunnen maken

In plaats daarvan gebruik je gewoon de eenvoudig aan te passen sjablonen en importeer je ze in Jotforms eigen online PDF-editor. Beide diensten zijn gratis voor commercieel gebruik.

De belangrijkste serviceticketsjablonen die u kunt gebruiken zijn:

• Instellen van klantproducten
• Onderhoud voertuig
• Autoreparatie
• Onderhoud
• Website-ontwerp
• Videoproductie
• Verzorging van huisdieren
• Freelance webontwikkeling

Bovendien hoef je geen uitgebreide technische vaardigheden te hebben om Jotforms editor te gebruiken. Het is een eenvoudige slepen-en-neerzetten PDF-editor die iedereen kan gebruiken die weet hoe een webbrowser werkt.

Werkordersjablonen: Sjabloon.net

Sjabloon.net is nog steeds een populaire bestemming voor persoonlijke en zakelijke documenten. Het heeft een relatief eenvoudige zoekbalk waar je je vereisten kunt intypen, zoals documenten, sjablonen, grafische ontwerpen, etc., en het platform zal een aantal voorbeelden van hoge kwaliteit ophalen.

De zakelijke sectie geeft je toegang tot een aantal buitengewone werkordervoorbeelden die je direct kunt aanpassen in de editor of met behulp van tekstverwerkingsapps. Het gratis gebruik is echter enigszins beperkt.

Eerst moet je je abonneren op een gratis of betaald account. Vervolgens kun je maximaal drie sjablonen per dag downloaden, het is een gratis account. U kunt ook de editor gebruiken. Hoe dan ook, er is een downloadlimiet.

Je kunt je werkopdrachten echter downloaden in verschillende bestandsindelingen, zoals Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word en Excel.

Conclusie

Bij werkorders draait alles om een papieren spoor. De digitale transformatie van bedrijven in verschillende sectoren is nu een spoor van PDF's, Google Docs of Microsoft Word-bestanden op een tablet, laptop of mobiele telefoon.

Schetst in een notendop het werk dat moet worden voltooid, wanneer, door wie en de kosten van de taak. Het personeel van je bedrijf begint met het voltooien van genomen wanneer er een werkorder is gegenereerd en het personeel stopt wanneer de omzet is geboekt in de bedrijfsboekhouding volgens standaard boekhoudtermen.

Nu je een diepgaande discussie over servicetickets en enkele sjabloonbronnen hebt doorgenomen, zou je in staat moeten zijn om hoogwaardige kopieën van dergelijke documenten te maken.

Een succesvol bedrijf heeft meer nodig dan alleen een opdracht voor werk. Je moet weloverwogen beslissingen nemen over welke opdracht je aanneemt of aan je voorbij laat gaan door suggesties te krijgen van de beste netwerken van experts.