Hoe schrijf je een uitstekende bedrijfsmemo (stap voor stap)?

Zelfs in het tijdperk van e-mail en instant messaging blijven zakelijke memo’s relevant op de werkplek.

Dat komt omdat een zakelijke memo een officiële manier is om belangrijke updates of nieuwe informatie te delen met alle werknemers in een organisatie.

Begrijpen hoe je een uitstekende zakelijke memo schrijft is van vitaal belang: het kan de interne communicatie binnen je organisatie letterlijk maken of breken. Voordat we direct ingaan op hoe je een effectieve memo schrijft, kijken we eerst naar de verschillende soorten, toepassingen en voordelen van een zakelijke memo.

Soorten memo’s

Over het algemeen vallen memo’s in 5 verschillende categorieën.

#1. Verzoekmemo

Soms sturen bedrijven verzoekmemo’s om werknemers aan te moedigen vergaderingen, webinars en externe evenementen bij te wonen. Het kan ook zijn dat ze hun medewerking vragen voor een procesverandering of steun voor een lopende activiteit.

Hoe dan ook, verzoekmemo’s bevatten specifieke instructies en een overzicht van de acties die van je verwacht worden. In bepaalde gevallen kunnen ze ook de voordelen van het handelen schetsen of de problemen die zich kunnen voordoen in geval van afwezigheid.

#2. Bevestigingsmemo

Als er een mondelinge overeenkomst is bereikt, kan iemand een bevestigingsmemo opstellen om zijn uitspraken op papier te zetten. Dit is vooral handig als twee of meer partijen het eens moeten worden.

Als je een bevestigingsmemo schrijft, zorg er dan voor dat je de belangrijkste details benadrukt die wederzijds zijn overeengekomen. Moedig de ontvanger ook aan om meer duidelijkheid te vragen over onduidelijke punten binnen een bepaalde tijdlijn.

#3. Voortgangsmemo

De meeste bedrijven gebruiken deze memo’s om te rapporteren over de voortgang van hun projecten; voortgangsmemo’s worden veel gebruikt voor driemaandelijkse prestatie-evaluaties, wekelijkse projectstatusupdates en vergelijkbare informatieve doeleinden.

Deze memo kan ook vertragingen of wijzigingen in de lanceringsdatum communiceren, naast aankondigingen, promoties en andere mijlpalen.

#4. Memo met suggesties

Zoals de naam al doet vermoeden, moedigen deze memo’s werknemers aan om suggesties te doen in een organisatie. Ze zijn een uitzonderlijk nuttig hulpmiddel om de creativiteit van werknemers aan te wakkeren.

Hoewel suggestiememo’s vooral werken om een probleem op te lossen, kunnen ze ook worden gebruikt om je team te helpen brainstormen over een aanstaande lancering of productaankondiging!

Als je een suggestiememo naar je werkgevers stuurt, wees dan analytisch en onderbouw je idee met relevant onderzoek.

#5. Beleidsmemo

Je organisatie kan een bedrijfsmemo ook gebruiken om beleidswijzigingen, procesupdates en dergelijke te communiceren.

De bedrijfsmemo kan een bestaand beleid vermelden of de wijzigingen in het bestaande bedrijfsbeleid schetsen. Een beleidsmemo wordt gebruikt om beleidswijzigingen in detail te beschrijven en alle werknemers op de hoogte te brengen van een op handen zijnde/nieuwe wijziging.

Waarom een bedrijfsmemo gebruiken?

Als je je afvraagt waarom een bedrijfsmemo cruciaal kan zijn voor organisaties, kijk dan eens naar deze redenen hieronder:

1. Het is handig om officiële informatie te communiceren via memo’s
2. Het helpt bij het bijhouden van een beter georganiseerde administratie
3. Memo’s worden door werknemers serieuzer genomen dan e-mails
4. Het is goedkoop om memo’s te maken en te delen
5. Het zorgt voor snelle en effectieve antwoorden binnen een bepaalde tijdlijn
6. Het moedigt werknemers en teamgenoten aan om kritisch na te denken

Elementen voor zakelijke memo’s

Je zakelijke memo is niet compleet zonder deze 5 elementen:

Koptekst

Je zakelijke memo moet beginnen met een kop waarin staat dat het een zakelijke memo is.

Ontvanger, Afzender & Datum

Alle zakelijke memo’s moeten een beoogde ontvanger, de naam en gegevens van de afzender en de datum van uitgifte bevatten. Dit is cruciaal voor het bijhouden van officiële gegevens over de activiteiten van je organisatie.

Onderwerp

Je zakelijke memo moet meteen aan het begin het onderwerp of het belangrijkste onderwerp schetsen. Je kunt hiervoor een inleiding gebruiken.

Discussiepunten

Nadat je de inleiding of het onderwerp hebt geschetst, werk je de discussiepunten van je zakelijke memo uit. Ga nauwkeurig en duidelijk in op elk discussiepunt.

Actiepunten

Als je wilt dat je publiek een specifieke actie onderneemt na het lezen van de memo, schets dan het actiepunt. Dit hangt grotendeels af van het doel van je memo. Het kan informatie bevatten over wanneer beleidswijzigingen van kracht worden, welke ideeën je verwacht voor een brainstormsessie en hoe je team nuttiger kan zijn in plaats van een aankomend project.

Een tijdlijn

Vergeet nooit de tijdslijn te vermelden waarbinnen je hoopt een reactie van je werknemers te krijgen. Dit is cruciaal om een effectieve en snelle reactie te krijgen.

Afsluitende verklaring

Je bedrijfsmemo is onvolledig zonder een afsluitende verklaring. Dit doe je om informatie die je belangrijk vindt kracht bij te zetten. Vermeld ook contactgegevens voor het geval je een reactie terug verwacht.

Extra bijlagen

Deze is grotendeels optioneel. Je kunt belangrijke bijlagen toevoegen als je dat nodig vindt. Maar sla deze gerust over.

Hoe schrijf je een goede memo?

Een goede zakelijke memo schrijven is geen raketwetenschap. Doe het goed met deze effectieve tips:

#1. Begin met het noemen van je doel

Je zakelijke memo moet beginnen met je doel. Gebruik de koptekst of het onderwerp om duidelijk te maken waarom je deze memo verstuurt. Denk eraan om je onderwerp beknopt en duidelijk te houden.

#2. Begin met je onderwerp

Vanaf de eerste zin van je inleiding moet het duidelijk zijn waar je het over hebt. Je kunt de volgende regels gebruiken om een achtergrond of context te geven bij het onderwerp. Als je bedrijfsmemo echter lang gaat duren, gebruik dit gedeelte dan om samen te vatten wat er daarna komt voor je werknemers.

Geef ze een kort idee van alle punten die je gaat bespreken en wat ze kunnen verwachten van de rest van de zakelijke memo.

#3. Wees duidelijk en beknopt

Bij het schrijven van je zakelijke memo is een van je topprioriteiten om je punten duidelijk over te brengen zonder dat het een lange aangelegenheid wordt.

Vermijd grote paragrafen en kies voor kleine, makkelijk te verteren stukjes om specifieke punten te illustreren. Deel alleen wat relevant is, zodat je je publiek niet in verwarring brengt.

#4. Zorg voor de juiste toon

Zakelijke memo’s moeten direct en to the point zijn. Je toon moet officieel, zelfverzekerd en recht door zee zijn.

Probeer ook een positieve toon aan te slaan als dat past bij de inhoud van de memo. Gevoelige onderwerpen kunnen een meer empathische toon vereisen; houd daarom rekening met de informatie en het publiek van je zakelijke memo.

Kies ook voor een actieve stem, waardoor je geloofwaardiger en zelfverzekerder overkomt.

#5. Maak opsommingstekens

Je memo moet een beknopt maar gedetailleerd stuk communicatie zijn. Hoe bereik je dat?

Hoewel het opdelen van je informatie in kleinere paragrafen zeker een nuttige stap is, is het niet genoeg. Maak lijsten en voeg opsommingstekens toe om alle relevante informatie op een beknopte, gemakkelijk leesbare manier te delen.

#6. Maak het scanbaar

Het schrijven van opsommingen, kleinere alinea’s en het benadrukken van subkoppen zijn manieren om je bedrijfsmemo beter scanbaar te maken voor je lezers. Je bedrijfsmemo kan ingewikkelde of gevoelige informatie bevatten, en het opsplitsen ervan op een visueel geschikte manier kan je lezer helpen.

#7. Vat samen aan het einde

Om essentiële punten te versterken, vat je ze best aan het einde samen. Gebruik je afsluitende paragraaf om je ontvangers te informeren over belangrijke veranderingen en wat ze moeten meenemen uit deze memo.

#8. Geef tijdlijnen en actiepunten aan

Als je wilt dat je publiek actie onderneemt naar aanleiding van je memo, geef dan duidelijk aan wat je van hen verwacht. Vermeld een tijdlijn waarop je hun reactie op je bedrijfsmemo verwacht.

Door duidelijk acties en tijdlijnen te schetsen, laat je geen ruimte voor veronderstellingen of verwarring. Het antwoord dat je wilt ontvangen zal dan ook snel en efficiënt zijn.

#9. Herzie je memo

Als je eenmaal een zakelijke memo hebt geschreven die het doel goed overbrengt, zorg er dan voor dat je het nakijkt en proefleest. Zo voorkom je spelfouten, verwarrende uitspraken of het over het hoofd zien van belangrijke punten.

#10. Kies een communicatiekanaal

Traditioneel werden zakelijke memo’s geprint en gedeeld binnen de organisatie. In het licht van hoe ons leven en werk zich tegenwoordig voornamelijk online afspelen, kun je ook kiezen voor een online communicatiekanaal.

Je kunt een e-mail sturen voor belangrijke officiële mededelingen, maar voor proceswijzigingen of dringende updates werkt een chatplatform zoals Slack of Google Chat misschien beter. De keuze van het communicatiekanaal hangt af van de inhoud van je memo.

Tips voor het opmaken van een memo

Deze is eenvoudig. Hier zijn de 6 tips om in gedachten te houden:

1. Memo’s zijn over het algemeen kort, dus houd het bij een of twee pagina’s
2. Memo’s zijn meestal enkelzijdig en links uitgelijnd
3. Om nieuwe alinea’s te beginnen, sla je een zin over voordat je de nieuwe begint
4. Je kunt een officieel lettertype gebruiken zoals Times New Roman en kiezen voor lettergrootte 12 of 14
5. Vermeld “Memo” bovenaan je zakelijke memo
6. Sla aanhef, afsluitende zinnen en retouradressen over

Hulpprogramma’s voor het online maken van memo’s

Elke memo heeft een vergelijkbare opmaak, maar er zijn cruciale verschillen in stijl, afhankelijk van het doel. In plaats van het handmatig te doen, kun je de hulp inroepen van deze top memo-maker tools:

#1. Canva

Verbeter je zakelijke communicatie als je een memo maakt met Canva.

Je kunt kiezen uit een breed scala aan sjablonen, lettertypen en stijlen, deze naar wens aanpassen en gratis downloaden. Canva heeft ook een Pro-pakket waarmee je toegang krijgt tot eersteklas lettertypen en sjablonen.

Je kunt letterlijk verschillende items naar je pagina slepen. Ontdek de beste functies met Canva – laat je verwennen met randen, afbeeldingen en illustraties om indruk te maken met je memo.

#2. Designhill

Designhill is een andere handige memomaker waarmee je een “onmiddellijke impact” kunt maken

Je kunt ideeën bekijken, sjablonen aanpassen aan je behoeften en kant-en-klare bestanden downloaden in een paar minuten.

Ze zorgen voor opmaak, kleuren en alle andere aspecten van het ontwerp zodat jij je kunt richten op wat belangrijk is: de inhoud.

#3. Fotor

Als je op zoek bent naar visueel aantrekkelijke memo’s voor vandaag, ga dan aan de slag met Fotor.

Kies een lay-out en een sjabloon. Voeg je informatie toe en pas de sjabloon aan met afbeeldingen, bedrijfslogo’s en achtergronden. Controleer en je bent klaar!

Voorbeelden van memo’s

Memo uitgestelde productlancering

Memo

Datum: 25 jan 2023

Aan: Alle medewerkers

Van: Shirley Shaker, CEO van ABC Inc.

Betreft: Productlancering voor de drama divisie

Ik schrijf u om u te informeren dat de productlancering voor de drama divisie zal worden uitgesteld, gezien de rapporten die we hebben ontvangen van het product testers team.

We geloven dat de extra tijd ons zal helpen om bijkomende details te verfijnen en ons gebruik van toepassingen uit te breiden, wat uiteindelijk onze productiviteit zal verhogen.

Sommige medewerkers hebben hun bezorgdheid geuit dat een dergelijke vertraging onze verkoop negatief zou kunnen beïnvloeden. Daarom lanceren we een sitebrede uitverkoop om de vertraging in te halen.

We begrijpen dat deze verandering gevolgen kan hebben voor een groot aantal processen binnen kernteams. Managers kunnen de doelen voor Q1 laten vallen en met hun teams werken aan het behouden van onze huidige gebruikersbasis terwijl ze anticiperen op de productlancering.

Hoewel deze vertraging onfortuinlijk is, vragen we uw steun voor een snelle levering.

Memo Beleid

Memo

Datum: 28 jan 2023

Aan: Alle medewerkers

Van: Shameer S. Ranjan, CEO van Liqr Inc.

Betreft: Terug naar kantoor

De afgelopen drie jaar hebben we onze teams die vanuit kantoor werken erg gemist. In het licht van de recente gebeurtenissen schrijf ik je om je te informeren dat we vanaf maart 2023 weer vanuit kantoor gaan werken.

Hoewel we begrijpen dat dit voor velen van jullie een periode van verandering kan zijn, hopen we dat jullie net zo blij zijn als wij om terug te keren naar kantoor.

Er zal een voorziening voor hybride werk beschikbaar zijn voor niet-zakelijke teams. Ik verzoek jullie om contact op te nemen met jullie respectievelijke teams en rapportageverantwoordelijken om het beste model voor jou en je team te bespreken.

Neem contact op met je rapporterende managers als je vragen hebt. Ondertussen respecteer ik jullie medewerking, want we kijken ernaar uit om jullie allemaal terug te zien op kantoor. Ik heb er alle vertrouwen in dat dit voor jullie allemaal goed nieuws zal zijn.

Conclusie

Het schrijven van een goede memo lijkt misschien een ontmoedigende taak, maar je zult het in een mum van tijd onder de knie hebben als je de tips volgt die we hebben genoemd. Als je hulp nodig hebt met opmaak, ontwerpen en dergelijke, raden we je aan de online memomakers te proberen om in een paar minuten een nieuwe memo te maken.

Je kunt ook de beste online visitekaartjesmakers proberen.