Eines ist bei Ihren Geschäftsabläufen immer gleich – die Notwendigkeit der Dokumentenerstellung.
Im Zeitalter der Technologie sind Unternehmen von papierbasierten Dokumenten zu cloudbasierten elektronischen Dateien übergegangen, die nicht nur den Papierverbrauch reduzieren, sondern auch den Prozess der Dokumentenerstellung rationalisieren.
Ihre täglichen Arbeitsabläufe hängen noch mehr von der Dokumentenerstellung ab, wenn Sie in der Rechts-, Versicherungs- oder Bankbranche tätig sind.
Rechnungen, Angebote, Verträge, Kundenpräsentationen, Budgets und interne Grundsatzerklärungen sind wichtige Dokumente, auf die sich Ihr Unternehmen stets verlassen wird, um seinen Betrieb zu führen und mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten zu kommunizieren.
Sie müssen schnell arbeiten, um Vertragsdokumente, Kontoauszüge, Gerichtsanträge und andere wichtige Mitteilungen vorzubereiten und zuzustellen.
Im Folgenden werden wir einige der in Unternehmen weit verbreiteten Plattformen zur Dokumentenerstellung auflisten.
SmartDocuments
Beginnen wir mit SmartDocuments, einer Plattform für die automatisierte Erstellung von Dokumenten, die die Implementierung intelligenter Vorlagen ermöglicht, die den Dokumenten-Workflow erneuern und so die Produktivität verbessern.
Sie lässt sich problemlos in Microsoft Teams und Sharepoint integrieren und speichert das Dokument automatisch.
SmartDocuments ist in der Lage, die Kunden- und Produktdaten aus SAP automatisch in die Dokumente einzufügen, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet.
Mit dem praktischen SmartWizard-Tool können Sie ganz einfach Standarddokumentvorlagen erstellen und verwalten, die Daten aus externen Systemen einfügen und Ihre Corporate Identity stärken.
Dank der Funktionen zur Erstellung von Dokumenten und zur Verwaltung von Vorlagen wird die Plattform in verschiedenen Branchen eingesetzt, z.B. in der Verwaltung, im Rechtswesen und in der Personalbeschaffung, um den Zeitaufwand und die Risiken bei der Erstellung von Dokumenten zu verringern.
Docmosis
Docmosis bietet einen schnellen, zuverlässigen und skalierbaren Prozess der Dokumentenerstellung mit einem intelligenten, vorlagenbasierten Ansatz. Sie können die Funktionen der Plattform nutzen, um personalisierte Briefe, Rechnungen, Angebote, Verträge, Erklärungen und Berichte in den Formaten PDF und Word zu erstellen.
Die Plattform ist mit einer selbst gehosteten Engine zur Dokumentenerstellung ausgestattet, die sich erfolgreich in kundenspezifische Softwareanwendungen und Anwendungen von Drittanbietern integrieren lässt. Docmosis bietet eine Reihe von Funktionen, die die Erstellung komplexer Dokumentstrukturen vereinfachen.
- Verwenden Sie Microsoft Word oder LibreOffice Writer für Dokumentvorlagen.
- Geben Sie Platzhalter für alle dynamischen Inhalte ein oder fügen Sie sie als reinen Text hinzu.
- Fügen Sie Text, Bilder und Tabellen, Strichcodes, QR-Codes und mehr hinzu.
- Fügen Sie anpassbare Berichte zu den Vorlagen hinzu.
Fastdok
Fastdok ist eine vielseitige Software zur Dokumentenerstellung, die in verschiedenen Bereichen wie IT, Wirtschaft, Bildung, Personalwesen und mehr zur Erstellung der erforderlichen Dokumente eingesetzt wird.
Diese cloudbasierte Software zur Dokumentenerstellung ist schnell und einfach und erweist sich als effektiv bei der Erstellung von Dokumenten für verschiedene Zwecke.
Das Einzigartige an Fastdok ist der Automatisierungsprozess, der Ihnen auf der Grundlage der von Ihnen beantworteten Fragenliste fertige Dokumente präsentiert.
Fastdok führt Sie durch den digitalen Dokumentationsprozess, indem es Ihnen eine Reihe von gezielten Fragebögen, eine Reihe von Beispielen und Erklärungen zur Verfügung stellt, die Ihnen helfen sollen, die Dokumente auf die einfachste Weise zu erstellen.
Edocgen
Edocgen bietet einen flexiblen Prozess für die Dokumentenerstellung, indem es die datengesteuerte Automatisierung von Dokumenten unterstützt und eine Reihe von einfachen bis komplexen Vorlagen anbietet, um die Produktivität des Teams zu verbessern.
Diese Software zur Dokumentenerstellung ist benutzerfreundlich und steht dafür ein, den Prozess der Dokumentenerstellung umzugestalten und den Kunden eine bessere Kommunikation und Erfahrung zu bieten.
Die wichtigsten Funktionen von Edocgen sind folgende:
- Es generiert Tausende von Dokumenten in großen Mengen, indem es die Daten aus verschiedenen Quellen wie JSON/XML/Excel, Datenbanken und mehr einspeist.
- Erzeugt automatisch Webformulare aus Vorlagen, um Dokumente zu erstellen.
- Unterstützt die On-Demand-Generierung über REST-API und lädt Erklärungen in Echtzeit herunter.
- Es kann problemlos vor Ort oder in der Cloud auf Azure, GCP oder AWS eingesetzt werden.
- Bietet Dokumentvorlagen im PPTX-, Microsoft Word-, ausfüllbaren PDF- und Excel-Format.
Checkbox
Checkbox ist eine leistungsstarke All-in-One-Software für die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, der Namen wie Deloitte, KPMG und BMW vertrauen. Sie erleichtert den mühsamen Prozess der Dokumentenerstellung, indem sie den Zeitaufwand für die manuelle Erstellung und Verwaltung der Dokumente effektiv reduziert, so dass sich das Management auf wichtigere strategiebezogene Aufgaben konzentrieren kann.
Checkbox prüft und beseitigt eventuelle Fehler im Dokument, indem es es anhand der standardisierten Vorlagen validiert. Mit Checkbox erhalten Sie außerdem sofortige Einblicke, können den Genehmigungsstatus einsehen, elektronische Unterschriften einholen und automatische Ergebnisse zu dem von Ihnen gerade erstellten Dokument erhalten.
Das Tool erleichtert auch den Verhandlungs- und Unterschriftsprozess, verbessert die Durchlaufzeit des Dokuments und hilft, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Docshifter
Docshifter ist eine zentralisierte Software zur Automatisierung von Dokumenten, mit der alle vorlagenbasierten Dokumente verwaltet und in das PDF-Format konvertiert werden können.
Das Tool ist schnell, skalierbar und gesetzeskonform. Der automatisierte Prozess macht das Kopieren und Einfügen von Daten in die Dokumentvorlagen überflüssig und spart Ihnen wertvolle Zeit.
Docshifter ist nicht nur eine Plattform zur Dokumentenerstellung, sondern auch eine PDF-Konvertierungssoftware, die mehrere Dateiformate aus dem Unternehmen als Input nimmt, die Dateien anreichert und in PDF konvertiert. Einige der berühmten Funktionen von Docshifter sind folgende
- 10x schnellere PDF-Konvertierung bei reduzierten Lizenz- und Infrastrukturkosten
- Kann über native Konnektoren oder Rest API in bestehende Tools integriert werden
- Entwerfen Sie die Vorlagen in Microsoft Word, um die Kosten zu senken.
Templafy
Templafy ist das Tool, das Sie für die Verwaltung der gesamten dokumentenbezogenen Aktivitäten Ihres Unternehmens einsetzen sollten. Die Plattform bietet eine Reihe von Modulen und Vorlagen, mit denen Sie eine Lösung entwerfen können, die den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.
Templafy bietet ein robustes Verwaltungszentrum für Unternehmen, um alle Aspekte der Erstellung von Geschäftsdokumenten zu verwalten. Es ermöglicht die einfache Verwaltung und Verteilung von vorgefertigten Vorlagen, Dokumenten-Assets, Schriftarten und E-Mail-Signaturen.
Stärken Sie Ihre IT-Infrastrukturen und schaffen Sie mehr Wert durch sichere Integrationen in bestehende Anwendungen für Dokumenteninhalte. Templafy bietet den Unternehmen die folgenden Funktionen, um die individuellen Anforderungen der Unternehmen zu erfüllen:
- Eine reichhaltige Bibliothek von Unternehmensvorlagen und Assets innerhalb von Dokumentenanwendungen.
- Intelligente Automatisierungstechnik zur dynamischen und genauen Erstellung von Dokumenten.
- Automatisches Scannen der Dokumente und Präsentationen, um veraltete Inhalte aufzuspüren und die Einhaltung von Regeln zu überprüfen.
- Gemeinsame Nutzung, Zusammenarbeit und Zugriff auf verwertbare Erkenntnisse zur Optimierung der Dokumentenleistung.
Nintex
Wechseln Sie zu Nintex, um automatisch alle unternehmensbezogenen Dokumente wie Verträge, Arbeitsaufträge und Rechnungen direkt aus Salesforce oder Office 365 zu erstellen und zu teilen. So müssen Sie die Daten nicht mehr per Copy-Paste einfügen und minimieren Fehler, so dass Sie den vorgesehenen Empfängern präzise und konforme Dokumente liefern können.
Nintex hilft Ihnen bei der Automatisierung der Dokumentenerstellung, indem es die folgenden Funktionen bietet:
- Automatisieren Sie die Dokumentenerstellung, ohne Code zu schreiben, um die Effizienz zu steigern.
- Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen in verschiedenen Sprachen, um Dokumente in den Dateiformaten Word, Excel, PowerPoint und PDF zu erstellen.
- Rationalisieren Sie den Prozess der internen Überprüfung und Unterzeichnung von Dokumenten, indem Sie die Weiterleitung von Dokumenten automatisieren.
- Verknüpfen Sie dynamisch Daten aus jeder beliebigen Quelle mit Hilfe von Dokumentvorlagen und Cloud-Speicherlösungen wie Salesforce, SharePoint und Box.
Pandadoc
Pandadoc ist die Software, auf die Sie sich verlassen sollten, um HIPAA-, FERPA- und GDPR-konforme Dokumente zu erstellen, zu versenden und zu verwalten, ohne viel Zeit zu verlieren. Dieses Do-It-Yourself-Tool bietet eine Vielzahl von Markenvorlagen und angepassten Themen, um die Erstellung wichtiger Dokumente zu beschleunigen.
Pandadoc ist bestrebt, den Prozess der Dokumentenerstellung zu vereinfachen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Stimme und der Stil der Marke erhalten bleiben.
Pandadoc legt besonderen Wert auf Kreativität und Details und bietet daher Markenvorlagen und individuell gestaltete Themen sowie eine Canva-Integration, die es Ihnen ermöglicht, atemberaubende Designelemente einfach per Drag & Drop einzufügen.
Mit Pandadoc können Sie beeindruckende Videos, animierte GIFs und eine intelligente Preistabelle einbetten, die dem Kunden die Möglichkeit gibt, die Dienste auszuwählen, für die er sich anmelden möchte.
Docs Made Easy
Mit Docs Made Easy, das von Salesforce unterstützt wird, können Sie robuste, anspruchsvolle und dynamische Dokumente erstellen, die den Prozess der Dokumentenerstellung in Ihrem Unternehmen beschleunigen.
Mit der Plattform können Sie Präsentationen, Berichte, Angebote, Rechnungen, Kontakte und vieles mehr erstellen, indem Sie Daten aus einem Standardobjekt in vorformatierte Vorlagen übertragen.
Docs Made Easy steigert die Produktivität von Fachleuten, indem es ihnen die Möglichkeit gibt, mit den folgenden Funktionen effiziente Dokumente zu erstellen.
- Synchronisiert auf elegante Weise die Salesforce-Daten, um die Dokumentenerstellung zu automatisieren.
- Extrahiert Daten aus CRM und benutzerdefinierten Objekten und führt sie mit vorformatierten Vorlagen zusammen.
- Überträgt und liefert nahtlos professionell aussehende Dokumente schnell und einfach mit nur ein paar Klicks.
- Sie werden sofort benachrichtigt, wenn ein Kunde mit Ihrem Dokument interagiert.
Formstack
Formstack ist eine weitere Option, die Sie sich ansehen sollten, um den Prozess der Dokumentenerstellung für Ihr Unternehmen zu automatisieren. Das Tool minimiert den Papieraufwand für die Erstellung professioneller und ästhetisch ansprechender Dokumente, die Sie praktisch überall hin versenden können.
Dank des einfachen Dokumentenerstellers und -editors, der die Drag-and-Drop-Geste unterstützt, können Sie innerhalb weniger Minuten unzählige Dokumente wie Angebote, Anträge, Vereinbarungen und Kontakte erstellen. Formstack ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die folgenden Funktionen:
- Fügen Sie bedingte Abschnitte hinzu, um den Inhalt für den Betrachter ein- oder auszublenden.
- Generieren Sie mehrere Dokumente aus einer einzigen Datenquelle.
- Geben Sie die Dokumente überall frei oder laden Sie sie direkt von der Formstack-Oberfläche aus in eine andere App hoch.
- Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen aus der Bibliothek, um schnell Geschäftsdokumente zu erstellen.
SDocs
Als letztes auf der Liste haben wir SDocs, eine unglaublich schnelle und einfache Software zur Dokumentenerstellung, die auf Salesforce aufbaut und Unternehmen zuverlässige Sicherheit bietet. Zahlreiche Unternehmen verlassen sich auf dieses Tool, um ihre Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und mühsame Arbeiten im Zusammenhang mit Dokumenten zu vermeiden.
Da es sich bei SDocs um eine native Lösung zur Dokumentenerstellung für Salesforce handelt, verlassen die Daten niemals das Ökosystem, was für mehr Sicherheit und eine schnellere Bereitstellung von Dienstleistungen sorgt. Es ist auch möglich, die Einstellungen für die Sichtbarkeit von Dokumenten in den Benutzerprofilen zu optimieren und die Dokumente zu filtern, die sie erstellen dürfen.
Die Plattform ist mit allen Funktionen ausgestattet, die Sie benötigen, um den Prozess der Dokumentenautomatisierung zu optimieren. Der integrierte Dokumenteditor ist benutzerfreundlich und einfach zu bedienen, ohne dass Sie zusätzliche Schulungen benötigen, um die Aufgaben zu erledigen.
Als nächstes werden wir erörtern, warum Sie Software zur Dokumentenerstellung benötigen.
Warum Sie Software zur Dokumentenerstellung benötigen
Der Einsatz von Software zur Dokumentenerstellung ist für Unternehmen aus folgenden Gründen unerlässlich geworden.
Ihr Team wird von der Zeitersparnis profitieren
Das Entwerfen, Bearbeiten, Erstellen und Importieren von Dokumenten sind nur einige der Aufgaben, die durch ein hervorragendes automatisiertes System zur Dokumentenerstellung beschleunigt werden. Dadurch werden wichtige personelle Ressourcen freigesetzt und das Entwicklungsteam muss sich nicht mehr mit der Erstellung und Fehlerbehebung befassen.
Eliminiert Fehler und Auslassungen
Die Automatisierung von Verfahren, die zahlreiche Schritte der manuellen Dateneingabe umfassen, senkt automatisch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. Das Gleiche gilt für die Erstellung von Dokumenten.
Die Mitarbeiter lernen schneller und können regelmäßig qualitativ hochwertigere Papiere erstellen, wenn innerhalb der Vertriebsplattform eine benutzerfreundliche Lösung zur Erstellung hochwertiger Dokumente angeboten wird.
Ihr Branding wird konsistent
Ein einheitliches Erscheinungsbild und eine einheitliche Haptik in der gesamten Unternehmenskommunikation sind für ein effektives Branding des Unternehmens unerlässlich. Dies gilt für die gedruckte und elektronische Dokumentation Ihres Unternehmens, nicht nur für Marketingmaterialien.
Mit einem soliden System zur Dokumentenerstellung können Ihre Mitarbeiter eine hochgradig anpassbare Ausgabe für einen bestimmten Kunden erstellen und gleichzeitig ein einheitliches Unternehmensimage beibehalten.
Merkmale der Software zur Dokumentenerstellung
Eine gute Software zur Dokumentenerstellung umfasst die folgenden Funktionen:
Automatische Formatierung und Mehrfachformatierung
Sie können jedes Dokument schnell bearbeiten, um die Schriftart, die Größe oder den Dokumententyp (PDF, Docx, CSV) zu ändern, ohne dass die Integrität des Dokuments beeinträchtigt wird.
Da viele Kunden bestimmte Präferenzen hinsichtlich des von ihnen verwendeten Dokumentenformats haben, ist dies eine wichtige Funktion. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung eine breite Palette von Formatierungsmöglichkeiten bietet.
Einfache Integration
Sie können Dokumente aus vielen verschiedenen Anwendungen, einschließlich JSON und XML, schnell zusammenführen und in andere Programme integrieren, die Sie häufig verwenden.
Dadurch wird die Weiterleitung von Daten oberflächlicher und schneller, und es ist einfacher, ein fertiges Produkt zu erstellen, bei dem Sie wissen, dass alles richtig gemacht wurde.
Dynamischer Inhalt
Eines der entscheidenden Elemente eines Tools zur Dokumentenerstellung ist die Möglichkeit, dynamische Bereiche zu kombinieren, um Ihr Dokument zu erstellen. Um die Botschaft nach Bedarf anzupassen und die richtige Zielgruppe zu erreichen, sollten Sie sich für ein Tool entscheiden, das die richtigen Daten erfasst und in Ihr Dokument einfügt.
Compliance und Sicherheit
Die besten Lösungen bieten die Möglichkeit, Sicherheits- und Compliance-Protokolle nach Bedarf oder pro Dokument zu wählen. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung sichere SSL-Verbindungen und zuverlässige, vertrauenswürdige Firewalls einsetzt.
Schlussfolgerung
Der Artikel wirft ein Licht auf einige der robusten Tools zur Dokumentenerstellung, die auf dem Markt erhältlich sind. Wenn Sie sich für eine Lösung für Ihr Unternehmen entscheiden, analysieren Sie am besten die Anforderungen Ihres Unternehmens und vergleichen dann die Tools und Funktionen, die diese Tools zur Automatisierung von Dokumenten bieten.
Interessanterweise bieten die meisten der hier aufgeführten Optionen eine kostenlose Testversion an, mit der Sie herausfinden können, ob sie das Versprochene halten oder nicht.