Digitale Signatur leicht gemacht – Entdecken Sie die Leistungsfähigkeit von PandaDoc

Warum Zeit und Geld mit dem Drucken, Scannen und Faxen von Dokumenten verlieren, wenn Sie einfach eine digitale Signatur verwenden können?

Da die Arbeit immer mehr aus der Ferne erfolgt, hat sich die digitale Signatur zum wichtigsten Hilfsmittel für Unternehmen entwickelt, die grenzüberschreitend tätig sind. Digitale Signaturen sind sicher und rechtsverbindlich und ermöglichen es Unternehmen, neue Verträge schnell und virtuell zu unterzeichnen.

Bevor es eSignaturen gab, verbrachten Unternehmen auf der ganzen Welt enorme Mengen an Zeit und Geld mit der Bearbeitung von Papierkram. Aber das ist nicht das einzige Problem mit physischen Dokumenten: Sie sind auch nicht sicher. Sie können leicht verloren gehen, beschädigt, gefälscht oder verfälscht werden.

Außerdem entwickeln sich unsere geschäftlichen Anforderungen im digitalen Zeitalter ständig weiter. Die Ersetzung von Papierkram durch effiziente und optimierte digitale Lösungen scheint der einzige Weg in die Zukunft zu sein.

Was sind eSignaturen?

eSignaturen sind eine digitale Alternative zur handschriftlichen Unterschrift. Obwohl die Zeitersparnis einer der größten Vorteile von eSignaturen in der heutigen schnelllebigen Welt sein mag, ist sie nicht der einzige.

Sie sind bequem, sicher und rechtsverbindlich. Sie bieten sogar mehr Sicherheit als herkömmliche Unterschriften und minimieren so das Risiko und schützen die Interessen von Privatpersonen und Unternehmen.

Wie digitale Signaturen funktionieren

Wenn Sie ein Dokument mit Hilfe eines Anbieters für digitale Signaturen unterschreiben, verwendet dieser einen mathematischen Algorithmus im Rahmen des PKI-Protokolls (Public Key Infrastructure), um zwei Schlüssel zu erzeugen: einen privaten und einen öffentlichen.

Wenn Sie ein Dokument durch Tippen oder Zeichnen signieren, wird die digitale Signatur mit Ihrem privaten Schlüssel erstellt. Wie wird der private Schlüssel erstellt?

Der mathematische Algorithmus macht sich an die Arbeit, nimmt Ihre Daten und erstellt einen so genannten Hashwert. Er verschlüsselt diese Daten und das Ergebnis ist Ihr privater Schlüssel, der im Grunde Ihre eSignatur darstellt.

Wenn Ihr Empfänger das Dokument erhält, hat er eine Kopie Ihres öffentlichen Schlüssels. Aber wie kann er überprüfen, ob die Signatur von Ihnen stammt oder gültig ist? Der öffentliche Schlüssel hilft ihnen, Hash-Werte abzugleichen und diese Daten zu entschlüsseln, um die Echtheit der eSignatur zu überprüfen. Wenn die Werte nicht übereinstimmen, bedeutet dies, dass die eSignatur ungültig ist.

Digitale Signaturen werden auch durch elektronische Zertifikate unterstützt, die persönliche Angaben wie Name, E-Mail-Adresse und Standort enthalten, um zu überprüfen und zu bestätigen, dass die eSignatur tatsächlich von Ihnen stammt.

Wie sind digitale Signaturen rechtskonform?

anbieter voneSignatur-Lösungen verwenden das PKI-Protokoll und die Datenverschlüsselung, um den Datenschutz zu gewährleisten. Um rechtskonform zu bleiben, stellen sie sicher, dass sie die Gesetze für elektronische Signaturen einhalten, die im Electronic Signatures in Global and National Commerce Act festgelegt sind.

Darüber hinaus halten sie sich an verschiedene Industriestandards, wie die General Data Protection Regulation (GDPR), den International Standard for Information Security (ISO 27001) und die System and Organizations Control (SOC) unter AICPE.

Diese Regeln und Vorschriften ermöglichen es, dass digitale Signaturen rechtsverbindlich sind. Bitte beachten Sie jedoch, dass die gesetzlichen Anforderungen von Land zu Land unterschiedlich sind.

Anwendungsfälle von eSignaturen

Digitale Signaturen verwenden mehrere Verschlüsselungsebenen, um einen minimalen Datenverlust zu gewährleisten und die Gefahr des Verlusts, der Manipulation oder der Fälschung von Dokumenten auszuschließen. In Anbetracht dieser Vorteile finden Sie hier einige Anwendungsfälle für Teams, in denen eSignaturen zur Steigerung der Produktivität beitragen:

Teams	Verwendet
HR	Onboarding, Leistungsbewertungen, NDAs, etc.
Vertrieb & Marketing	Steuerformulare, Kaufverträge, Verträge mit Vertragspartnern/Vollmachten, etc.
Recht	NDAs, Verträge, Compliance, Verzichtserklärungen, etc.
Buchhaltung	Steuerformulare, Kaufverträge, Verträge mit Auftragnehmern/Vollmachten usw.
IT	Rechnungen, Spesenabrechnungen, Genehmigungen der Richtlinienverwaltung usw.
Finanzen	Verträge, Angebote, Bestellungen, Kostenvoranschläge, Sonderangebote, Freigabeformulare und PR-Freigaben usw.
Beschaffung	Übertragung von Vermögenswerten, Genehmigungen, Systemänderungsanträge, usw.

Obwohl digitale Signaturen für alle Branchen und Unternehmen jeder Größe und Art geeignet sind, lassen Sie uns einen kurzen Blick auf die branchenspezifischen Anwendungsfälle von eSignatures werfen:

• Versicherung
• Immobilien
• Fertigung
• Gesundheitswesen
• Höhere Bildung
• Gemeinnützig
• Einzelhandel
• IT/Technologie
• Werbung
• Regierungsabteilungen

Alle oben genannten Branchen können die Vorteile von eSignatures nutzen, um sie beim Onboarding, der Verwaltung von Mitarbeitern und Richtlinien, der Verteilung in der Lieferkette, Rechnungen, Angeboten, Vorschlägen, NDAs und Verträgen zu unterstützen.

Digitale Signaturen mit PandaDoc

Es gibt zahlreiche eSignatur-Anbieter auf dem Markt. Wie sollen Sie sich da für einen entscheiden? Vor allem, wenn Sie sich nicht für einen Anbieter entscheiden, der rechtskonform ist, könnten Sie sich und Ihr Unternehmen rechtlichen Problemen aussetzen.

Nehmen Sie PandaDoc, einen der führenden Anbieter digitaler Signaturen, dem 50.000 Benutzer vertrauen. Mit der AICPE SOC-, GDPR- und PKI-Konformität gewährleistet er, dass Ihre Signaturen sicher und rechtsverbindlich sind.

Darüber hinaus unterstützt es Sie bei allen Prozessen der Dokumentenverwaltung, von digitalen Signaturen bis hin zum Contract Lifecycle Management (CLM), mit seinen fortschrittlichen Funktionen, im Gegensatz zu anderen einfachen Tools.

Mit dieser All-in-One-Software zur Automatisierung von Dokumenten können Sie Zeit und Kosten sparen und gleichzeitig sinnvolle Beziehungen zu Ihren Kunden aufbauen.

PandaDoc: Kernfunktionalitäten

Neben einer intuitiven Benutzeroberfläche, einem ausgezeichneten Kundensupport und einer breiten Palette von Integrationen ist PandaDoc vor allem aus diesen Gründen bekannt:

Bietet unbegrenzte kostenlose Signaturen

Mit PandaDoc können Sie Ihre Dokumente unterwegs eSignieren! Sie können wichtige Geschäfte mit wenigen Klicks abschließen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Daten sicher sind. PandaDoc verfügt auch über eine mobile Anwendung, mit der Sie den Überblick über den Lebenszyklus von Verträgen behalten.

PandaDoc behauptet jedoch, die einzige eSigning-Plattform zu sein, die es Ihnen erlaubt, eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten hochzuladen und zu unterschreiben – und das mit einem kostenlosen Tarif!

Priorisiert den Datenschutz und gewährleistet die Einhaltung von Gesetzen

PandaDoc ist UETA-, ESIGN- und HIPAA-konform. Das bedeutet, dass die von PandaDoc unterzeichneten Dokumente nicht nur die in Ihrem Land geltenden gesetzlichen Bestimmungen erfüllen. Sie schützen auch Ihr persönliches Recht auf Privatsphäre.

Außerdem ist PandaDoc nach AICPA SOC 2 Typ II zertifiziert. Das bedeutet, dass es die vom American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) aufgestellten Kriterien für Dienstleistungen erfüllt. Warum ist das wichtig?

Wenn Unternehmen mit vielen vertraulichen Informationen zu tun haben, die sensibel oder persönlich identifizierbar sind, müssen sie eine Reihe von Kriterien erfüllen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit der Daten ihrer Kunden zu gewährleisten.

Aber es gibt noch mehr!

Garantiert erweiterte Sicherheit

Wenn Sie ein Dokument mit PandaDoc signieren, erhalten Sie ein elektronisches Zertifikat, mit dem Sie die Rechtmäßigkeit des Dokuments überprüfen können. Mit Hilfe des elektronischen Zertifikats können Sie den Namen des Empfängers, seine Signatur, seine verifizierte E-Mail-Adresse sowie seine IP-Adresse abrufen. Außerdem enthält es einen Datums- und Zeitstempel des signierten Dokuments.

Bei PDFs sorgt PandaDoc für ein höheres Maß an Sicherheit, indem es einen privaten Verschlüsselungsschlüssel bereitstellt, um die Authentizität des Dokuments zu überprüfen.

Unterstützt verschiedene Dateitypen

Wenn Sie für jeden verschiedenen Dateityp, den Sie signieren müssen, eine andere Plattform wählen müssten, würden Sie viel Zeit verlieren. Auch das ist umsonst!

Mit PandaDoc können Sie PDFs, JPGs oder DOCX signieren und sie in einem einzigen, einheitlichen Workflow zusammenfassen. PandaDoc unterstützt die folgenden Inhaltstypen: Word, Excel, PowerPoint, PDFs, JPGs und PNGs.

Hilft bei der automatischen Verfolgung von eSignaturen

Bei PandaDoc steht die Datensicherheit an erster Stelle. Deshalb verfügt das Programm über eine automatische eSignatur-Verfolgungsfunktion. Für jedes unterzeichnete Dokument gibt es einen eingebetteten Prüfpfad, mit dem Sie sehen können, wer ein Dokument wann angesehen, darauf zugegriffen oder es unterzeichnet hat.

Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig unterzeichnen. Eine automatische Nachverfolgungsfunktion hilft Ihnen, die Kontrolle zu behalten und einen 360° Überblick über alle Vorgänge zu erhalten.

Mit der Versionshistorie von PandaDoc können Sie zwischen verschiedenen Versionen Ihrer Dokumente wechseln. So wissen Sie immer, wer wo Änderungen vorgenommen hat.

Die wichtigsten Funktionen von PandaDoc

Für Unternehmen, die ihre Dokumenten-Workflows rationalisieren, die Abschlusszeiten verkürzen und den ROI verbessern möchten, ist PandaDoc mehr als eine einfache eSignatur-Plattform. Hier ist der Grund dafür:

#1. Unterzeichnung & Nachverfolgung

• Aktivieren Sie die Unterschriftsreihenfolge: Wenn Ihre Verträge oder Angebote mehrere Unterschriften erfordern, ist dies äußerst nützlich. Sie können Empfänger auswählen, Rollen zuweisen (Absender, Kunde, Unterzeichner), sie in die richtige Reihenfolge bringen und die gesamte Verteilung automatisieren. PandaDoc sendet eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn jemand mit der Unterschrift an der Reihe ist. Und Sie müssen den Prozess nicht mehr manuell überwachen.
• Senden Sie eine Anfrage zur Unterzeichnung: Sie möchten eine Unterschrift von jemandem in Ihrem Unternehmen oder einem Kunden? PandaDoc ermöglicht es Ihnen, Anfragen zu versenden, und auch das können Sie mit ein paar Klicks automatisieren.
• Verfolgen Sie Dokumente: Möchten Sie wissen, ob jemand ein Dokument unterzeichnet hat oder nicht? Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn dies der Fall ist. Außerdem hilft Ihnen ein Prüfprotokoll dabei, nachzuvollziehen, wer ein von Ihnen versendetes Dokument angesehen oder unterzeichnet hat.

#2. Automatisierte Inhalte

• Fügen Sie Smart Content Platzhalter hinzu: Mit Smart Content können Sie Fehler minimieren und Zeit bei der Erstellung von Dokumenten sparen. Legen Sie Platzhalter fest, um Sie oder Ihr Team daran zu erinnern, was Sie einfügen müssen. Und wählen Sie vorausgewählte Elemente, die Ihre Teammitglieder für bestimmte Dokumente/Angebote hinzufügen können.
• Personalisieren Sie Ihre Inhalte: Bringen Sie Ihren Workflow auf die nächste Stufe, indem Sie sich für bedingte Inhalte entscheiden. Hier erstellen Sie Vorlagen mit Regeln, die Ihren Absendern helfen, Inhalte zu erstellen, die auf die Bedürfnisse Ihres Kunden zugeschnitten sind.
• Legen Sie Regeln fest, um die Datenerfassung zu verbessern: Sie können auch bedingte Felder einrichten, die den Empfängern helfen, durch Ihr Dokument zu navigieren und das Gesuchte leicht zu finden. Das verbessert die Qualität Ihrer Datenerfassung oder Kundenpersonalisierung immens.

#3. Erweiterte Kostenvoranschläge

• Maßgeschneiderte Angebote für Ihre Kunden: Lassen Sie Ihr Team personalisierte Angebote für Ihre Kunden erstellen, ohne dass wichtige Informationen fehlen – mit dem Angebotsersteller.
• Legen Sie spezifische Preise fest: Sie können zwischen festen, wiederkehrenden oder volumenbasierten Preisstrategien wählen, und wir helfen Ihnen, Zahlungen über das ACH-Netzwerk zu erhalten.
• Produktkataloge einbetten: Erstellen Sie einen Produktkatalog und betten Sie ihn bei Bedarf in Ihre Angebote ein.
• Fassen Sie Produkte in einem Bündel zusammen: Sie können auch Produktbündel erstellen, um den Verkauf zu rationalisieren und sie leicht weitergeben zu können.

Sie können mit PandaDoc auch einen Arbeitsbereich erstellen, um die Arbeit in Teams zu verteilen und Ihre Teammitglieder und deren Berechtigungen zu verwalten. Außerdem können Sie die Versionshistorie von Dokumenten einsehen, um sie besser zu verfolgen, und Sie können mit bestimmten Filtern nach ihnen suchen.

Alle diese Funktionen von PandaDoc sind mit dem Business- oder Enterprise-Tarif verfügbar. Sie helfen Ihnen bei der Umgestaltung Ihrer Geschäftsabläufe und machen Schluss mit arbeitsintensiven, archaischen Praktiken.

Preisgestaltung & Pläne

PandaDoc wird mit einem kostenlosen Tarif angeboten, mit dem Sie eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten hochladen und eSignieren können.

Die erweiterten Funktionen wie Smart Content oder Advanced Quote Builder sind jedoch nur im Rahmen der Premium-Pläne verfügbar. Werfen wir einen Blick auf die Preispläne von PandaDoc:

• Essentials: $19 pro Benutzer/Monat, jährlich abgerechnet, mit hervorragenden Funktionen wie Drag & Drop-Editor, Audit Trail, 750 Vorlagen, 24×7 Support
• Business: ₹49 Benutzer/Monat, jährliche Abrechnung, ermöglicht CRM- und Zapier-Integrationen, Genehmigungsworkflows, Inhaltsbibliothek und individuelles Branding
• Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung mit Verlängerungen, Sperrung, unbegrenzten Arbeitsbereichen, benutzerdefinierten Rollen und Zugriff auf QES, die sicherste Form der eSignatur

Smart Content oder Advanced Quote Builder können als kostenpflichtige Add-ons zu Ihren Plänen hinzugebucht werden.

Wie einfach ist PandaDoc zu benutzen?

Sie können PandaDoc zunächst 14 Tage lang kostenlos testen, um herauszufinden, ob es für Sie und Ihre Geschäftsanforderungen geeignet ist. Sobald Sie sich angemeldet haben, werden Sie aufgefordert, die eSigning-Dienste auszuprobieren oder Ihren Workflow zu automatisieren.

Mit dem ersten können Sie, wie der Name schon sagt, Dateien (PNG, JPG, DOCX usw.) hochladen und signieren. Der zweite hilft Ihnen bei der Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen, der Erstellung von Dokumenten, Rechnungen, Angeboten und vielem mehr!

Finden Sie alles, was Sie brauchen, auf Anhieb

PandaDoc verfügt über eine äußerst benutzerfreundliche Oberfläche und vereinfacht die Dinge mit seinem Navigationsmenü auf der linken Seite noch weiter. Hier finden Sie so ziemlich alles, was Sie brauchen – Dokumente, Vorlagen, Formulare, Inhaltsbibliothek, Kontakte, Add-Ons und Berichte.

Unter Dokumente sehen Sie, welche Verlängerungen anstehen und welche Verträge demnächst auslaufen, oder Sie erstellen einfach ein neues Dokument.

Als nächstes folgt die Vorlagengalerie mit 750 Vorlagen in verschiedenen Kategorien, von Formularen über Rechnungen bis hin zu Angeboten. Ganz gleich, welcher Branche Ihr Unternehmen angehört, in der Vorlagengalerie von PandaDoc finden Sie mit Sicherheit spezielle Vorlagen, auf die Sie aufbauen können.

Sie finden dort auch Formulare, und Sie können den für Sie passenden Typ wählen: lässig, modern oder einfach! Das Erstellen eines Formulars ist so einfach wie das Erstellen eines Dokuments mit dem Drag-and-Drop-Editor von PandaDoc, mit dem Sie schnell und kreativ sein können.

Unterhalb der Formulare finden Sie außerdem die Inhaltsbibliothek, den Katalog und die Berichte sowie Ihren Posteingang, den Add-on-Shop und Ihre Kontakte. Die Inhaltsbibliothek verfügt über Inhaltsblöcke, mit denen Sie Ihre eigenen Vorlagen erstellen können und die zu einer schnellen Dokumentenerstellung führen.

Was den Katalog betrifft, so können Sie hier in einfachen Schritten einen Produktkatalog erstellen. Sie können auch die fortschrittlichen Reporting-Tools von PandaDoc nutzen, wie z.B. die Versionshistorie und den Audit Trail, um den Überblick über Ihre Dokumente zu behalten.

Senden Sie in Minutenschnelle einwandfreie Angebote

Auf dem Startbildschirm können Sie sich auch über Ihre Aktivitäten und die Aktivitäten in Ihrem Arbeitsbereich auf dem Laufenden halten! Wenn Sie ein schnelles Angebot/Dokument/Vertrag/Rechnung versenden möchten, wählen Sie eine Vorlage, passen Sie sie an und fügen Sie einen Empfänger hinzu – und schon können Sie loslegen. So einfach ist die Verwendung von PandaDoc.

Sie können weitere Inhaltsblöcke hinzufügen (wie Sie rechts sehen können), von Text über Tabellen bis hin zu Rich Media. Sie können auch die ausfüllbaren Felder für Ihren Empfänger gleich unten umreißen. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie das Programm am besten nutzen können, können Sie auch eine Demo beim PandaDoc-Team anfordern.

Fazit

Mit seinem All-in-One-Ansatz, der einfachen Benutzeroberfläche und dem Live-Chat-Support kann PandaDoc einige brillante Punkte für sich verbuchen. Der Drag-and-Drop-Editor ist ein kreativer Vorteil, und in Verbindung mit spezialisierten Unterschriftsaufträgen und Anpassungswerkzeugen erhöht PandaDoc die Abschlusszeiten um 28 %.

Wenn Sie immer noch skeptisch sind, empfehlen wir Ihnen, die für immer kostenlose eSign-Funktion auszuprobieren, die ideal für Startups, kleine Unternehmen und Privatpersonen ist. Wenn Ihnen gefällt, was Sie nutzen, können Sie jederzeit eine 14-tägige Testphase nutzen und zu einem Tarif wechseln, der besser zu Ihnen passt.

Als Nächstes können Sie sich auch einige der besten eSignatur-Lösungen für persönliche und geschäftliche Dokumente ansehen.