Einer der wichtigsten Aspekte bei der Führung eines erfolgreichen Unternehmens ist es, sicherzustellen, dass alle Teile des Unternehmens aufeinander abgestimmt sind. Um diese Teile in Bewegung und synchron zu halten, sollten Unternehmen über eine Reihe von Verfahren verfügen, mit denen ihre Mitarbeiter Routineaufgaben oder Standardaufgaben erledigen können.
Ein Unternehmen, das keine ordnungsgemäße Dokumentation oder Prozedur hat, wird mit größerer Wahrscheinlichkeit zusammenbrechen und in Terminnot geraten!
Ein Unternehmen, das Autos herstellt, muss zum Beispiel verschiedene Routinekontrollen und -tests durchführen und Feineinstellungen vornehmen, um maximale Effizienz zu erzielen.
Und genau hier kommen die Standardarbeitsanweisungen (SOP) ins Spiel.
Verwechseln Sie SOP nicht mit dem Regelwerk der Mitarbeiter oder den Arbeitsabläufen. Stattdessen legen die SOPs eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Durchführung der Aufgaben fest, um die Effizienz zu steigern und organisatorische Unklarheiten zu verringern.
Während das Ziel der SOPs erhalten bleibt, unterscheiden sich die Vorlagen und die Schritte je nach Größe des Unternehmens und der Branche. Deshalb haben wir eine Liste mit den besten SOP-Vorlagen für Unternehmen jeder Größe erstellt.
Warum sind SOPs wichtig?
SOPs sind das Rückgrat eines effizienten Arbeitsablaufs in einem Unternehmen. Eine detaillierte SOP dient als ständige Anweisung für die Mitarbeiter und legt ihre Erwartungen fest.
Lassen Sie uns die Vorteile von SOPs näher beleuchten:
#1. Verbessertes Onboarding
Viele Unternehmen verwenden SOPs, um den Onboarding-Prozess zu beschleunigen und zu verbessern . Vom ersten Tag an werden die Mitarbeiter mit aussagekräftigen und detaillierten Verfahren zur Ausführung ihrer Routineaufgaben ausgestattet.
Dies führt zu einer höheren Produktivität und hilft Teamleitern und Managern, jeden ihrer neuen Mitarbeiter zu beurteilen.
#2. Erhält die organisatorische Konsistenz aufrecht
Eine einheitliche Verfahrensanweisung sorgt für organisatorische Konsistenz und hält alle Teammitglieder und Mitarbeiter auf dem gleichen Stand.
Wenn jeder Mitarbeiter genau weiß, wem er Bericht erstatten muss und welche Schritte er als Nächstes in der Hierarchie unternehmen muss, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass etwas schief geht.
#3. Verständnis für bewährte Praktiken
Die Wiederholung und Überarbeitung der in einem Dokument niedergeschriebenen Aufgaben führt zu einem besseren Verständnis der besten Praktiken für Routineaufgaben in einer Abteilung.
Obwohl die SOPs nur Vorschläge sind, können sie sich in lohnende Schritt-für-Schritt-Anleitungen verwandeln, die tiefe Einblicke in die Art und Weise geben, wie eine Aufgabe erledigt werden sollte, die den Anforderungen der Beteiligten entspricht.
#4. Sparen Sie bei der Ausbildung
SOPs können dem Unternehmen Tausende, wenn nicht sogar Millionen sparen. Die Kosten für die Schulung bestehender und neuer Mitarbeiter können minimiert werden, indem die SOP-Vorlagen in die Schulungsunterlagen aufgenommen werden.
Außerdem sollten bedeutende oder kleine Änderungen in einer Organisation, wie Pensionierungen, Beförderungen oder Kündigungen, den Arbeitsablauf nicht beeinträchtigen. SOPs legen einen Standardprozess für die Aufgaben fest, die ein Mitarbeiter in den letzten Jahren erledigt hat.
#5. Erhält die Qualität der Arbeit
Um die anfänglichen Schwierigkeiten zu vermeiden, erweisen sich SOPs als Lebensretter. Wenn ein bestehender Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und ein neuer hinzukommt, geben SOPs jedem Einzelnen vor, welche Aufgaben er zu erledigen hat und welchen Weg er einschlagen sollte, um maximale Effizienz zu erreichen.
Wie erstellt man Standardarbeitsanweisungen?
Die Erstellung detaillierter und klarer SOPs kann zeitaufwendig sein und ist kein Kinderspiel. Bei der Erstellung von Standardarbeitsanweisungen für Ihr Unternehmen gibt es eine Reihe von Faktoren zu berücksichtigen.
Im Folgenden finden Sie die einzelnen Schritte zur Erstellung einer Standardarbeitsanweisung:
- Identifizieren Sie den Zweck und die Aufgaben: Notieren Sie den Zweck der Erstellung der Standardarbeitsanweisung und die Aufgaben, die Sie damit erreichen wollen. Wenn Sie nicht der Eigentümer des täglichen Prozesses sind, sollten Sie die Beteiligten und die dafür verantwortlichen Rollen einbeziehen.
- Kennen Sie Ihr Publikum: Wählen Sie die Zielgruppe aus, wenn Sie einen Schritt weiter gehen, um Ihre Dokumentation zu schreiben. Wenn Sie eine SOP für ein Publikum schreiben, das rund um die Uhr Hilfe benötigt, müssen Sie die Dokumentation unbedingt so erstellen, dass die Mitarbeiter sie leicht übernehmen können.
- Entscheiden Sie sich für die Struktur der SOP: Der nächste Schritt besteht darin, die Ideen in die Tat umzusetzen. Aber bevor Sie diese SOPs schreiben, sollten Sie eine Struktur, Sprache und Tonalität Ihrer SOP wählen, die zu Ihrer Marke und Ihrer Branche passt.
- Wählen Sie die richtige Vorlage: Sie können zwar immer bei Null anfangen, aber es gibt eine Vielzahl von SOP-Vorlagen, die für jede Branche oder Mikro-Nische entwickelt wurden. SOP-Vorlagen beschleunigen den Schreibprozess und stellen sicher, dass er der standardisierten Norm entspricht.
- Aktualisieren Sie Ihre SOP: Es ist auch wichtig, die SOPs zu aktualisieren, da sich der Prozess von Zeit zu Zeit ändert. Während die manuelle Aktualisierung Zeit in Anspruch nehmen kann, können Sie die automatisierte oder SOP-Software verwenden, um Ihre SOPs zu speichern und zu aktualisieren.
Das Aufschreiben der SOPs mag nach den obigen Schritten verlockend erscheinen. Noch spannender wird es, wenn Sie eine vorgefertigte Vorlage dafür haben. Im Folgenden haben wir die praktikabelsten SOP-Vorlagen (Standard Operating Procedure) für Unternehmen zusammengestellt, die eine Vielzahl von Anwendungsfällen unterstützen.
Smartsheet
Smartsheet bietet ein umfangreiches Angebot an SOP-Vorlagen, die verschiedene Anwendungsfälle wie Helpdesk-Operationen, Hotel- und Gäste-SOPs, Lager-SOPs und sogar SOPs für den Sanitärbereich umfassen.
Jede dieser SOPs wurde in Übereinstimmung mit den Industriestandards und dem Prozess entworfen, den die meisten Teams anwenden würden, um die Effizienz zu maximieren.
Mir gefällt die IT Standard Operating Procedure Template von Smartsheet sehr gut. Die folgende Vorlage legt die einzelnen Schritte fest und enthält ein Flussdiagramm für einen IT-Vorgang. Sie ist eine Voraussetzung für das Verständnis der Einhaltung von Regeln und Vorschriften.
Diese Vorlage ist im Word-Format verfügbar und enthält eine Erinnerung zur Durchführung von Routineaufgaben, die auch die Dokumentation von Fehlerbehebungen, Sicherheitsereignissen und Einrichtungsverfahren sowie die Erstellung von Verfahrensdiagrammen und geplanten Wartungsarbeiten umfasst.
ClickUp
Die SOP-Vorlagen von ClickUp sind überschaubar und ansprechend und enthalten jedes Detail, das Ihre Standard-SOP haben sollte. ClickUp-Vorlagen sind benutzerfreundlich und schnell genug, um sie in Ihr Standardverfahren zu implementieren.
Es gibt mehr als 15 Anwendungsfälle, die unterstützt werden, darunter Vertrieb, Support, HR, Finanzen, IT, Design und vieles mehr.
Meine Lieblingsvorlage ist die HR SOP-Vorlage. Anstatt herkömmliches Excel oder manuelle Aktualisierungen zu verwenden, erstellt diese fesselnde SOP-Vorlage eine Checkliste für alle Aufgaben. Sie schafft die Grundlage für die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben.
Diese Vorlage listet alle Verantwortlichkeiten der Personalabteilung auf, vom Onboarding über die Rekrutierung und das Offboarding bis hin zu anderen Routineaufgaben.
Guru
Eine leicht verdauliche und dennoch detaillierte SOP für die Teams, um ihre internen Prozesse zu rationalisieren und das Problem zu identifizieren, das damit gelöst wird. Tatsächlich fand ich jede der SOP-Vorlagen von Guru schnell anpassbar und überschaubar, so dass selbst Neulinge sich daran gewöhnen können.
Die Vorlage beginnt mit dem Zweck der Aufgabe und dem Kontext der Erstellung der SOP. Der zweite Teil des Abschnitts enthält den Abschnitt ‘How To Process’, der einer detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitung ähnelt.
Guru enthält verschiedene SOP-Vorlagen, z. B. für Produktdokumentation, Markenrichtlinien, Change Management, Mitarbeitereinführung usw. Sie können sich die Liste der Vorlagen hier ansehen.
Scribehow
Die nächste auf der Liste ist eine leicht verdauliche Standardvorlage von Scribehow. Die SOPs von Scribehow garantieren Konsistenz und Qualität bei den Abläufen und stellen sicher, dass Ihr Team die regulatorischen und rechtlichen Anforderungen erfüllt.
Wenn Sie eine übersichtliche Vorlage erstellen möchten, ist die SOP-Vorlage von Scribehow die richtige Wahl für den Anfang.
Die Vorlage beginnt mit dem Titel, gefolgt von der Version und dem Datum der gültigen Version. Dank des Inhaltsverzeichnisses ist es ganz einfach, zu jedem beliebigen Abschnitt zu springen.
Wenn Sie weiterblättern, erhalten Sie die Details zu den Aufgaben, einschließlich des Zwecks, des Umfangs des Dokuments und der Verantwortlichkeiten. Als nächstes enthält die Vorlage eine Anleitung, die in einfache Unterschritte unterteilt ist.
Und das Beste daran? Scribehow enthält auch die Details für jede Revision mit dem Genehmigungsdatum und der Versionsgeschichte.
Process.st
Process.st ist eine KI-gestützte Plattform, die sowohl SOP-Software als auch eine umfangreiche Bibliothek von Vorlagen anbietet. Die Plattform bietet Ihnen zwei Arten von Vorlagen: die erste, um Ihre Verfahren von Grund auf zu erstellen, und die zweite, um manuelle Verfahren zu erstellen.
Die Standardstruktur der Vorlagen ist im Vergleich zu Scribe detaillierter und anschaulicher. Die meisten dieser Vorlagen wurden unter Berücksichtigung der ISO-Norm für das Qualitätsmanagementsystem entwickelt.
Process.st bietet 50 kostenlose und herunterladbare Vorlagen, die Sie Ihrem Konto hinzufügen oder kostenlos im PDF-Format herunterladen können. Sie können die Vorlagen nach Kategorien wie Content Marketing, Onboarding von Mitarbeitern und Kunden, Business, Bauwesen, Sicherheit, IT, Betrieb und anderen durchsuchen.
TemplateLAB
TemplateLAB bietet eine große Auswahl an SOP-Vorlagen im herunterladbaren Word-Format. Es gibt SOP-Vorlagen für Geschäftsprozesse, Rechtsmanagement, HR und Immobilien sowie für Kunst- und Medienunternehmen.
Das Beste daran ist, dass diese SOP-Vorlagen leicht zu bearbeiten sind und keine Aufgabe unbeaufsichtigt lassen. Was mir an TemplateLAB am besten gefallen hat, ist das schlichte Design, das dennoch jedes Detail abdeckt, das Sie in Ihre SOP aufnehmen möchten.
Diese SOP für den Forschungsstandort enthält beispielsweise die Abkürzungen und Definitionen der beteiligten Prozesse. Wenn Sie nach unten scrollen, finden Sie in der Checkliste für Routineaufgaben die Grundsätze, Proben, Ausrüstung, Reagenzien und Lösungen, Qualitätskontrolle und Abfallmanagement.
Jotform
Jotform ist ein Online-Formularersteller, der verschiedene Anwendungsfälle für Geschäftspläne und SOPs abdeckt. Jotform bietet alles direkt von der SOP-Seite aus an, d.h. Sie müssen die SOPs nicht im Word- oder PDF-Format herunterladen und bearbeiten.
Wenn Sie die Seite aufrufen, werden die SOP-Vorlagen in Form eines Fragebogens angezeigt, den Sie ausfüllen und zur Überprüfung an die Beteiligten senden können.
Nach der Genehmigung können die SOPs im PDF-Format heruntergeladen werden.
Was mir an Jotform gefallen hat, sind die anpassbaren Elemente, die Sie den SOP-Vorlagen hinzufügen oder daraus entfernen können. Sie können auch Seiten hinzufügen oder entfernen, um der SOP mehr Details hinzuzufügen.
Notion
Notion verfügt über eine detaillierte SOP-Vorlage, die für kleine Unternehmen konzipiert ist. Es gibt jedoch keine vorgefertigten Vorlagen für eine bestimmte Branche. Es gibt nur eine Standardvorlage, die Sie verwenden und für Ihr Team bearbeiten können.
Auch wenn die Kategorisierung und die große Auswahl an Vorlagen fehlt, können Sie damit leicht verständliche und schnell zu lesende SOPs erstellen.
Die erste Falte der Vorlage enthält den Titel des Verfahrens und das Erstellungsdatum sowie die Abteilung, die es erstellt hat. Als nächstes fügen Sie den Kontext manuell hinzu oder betten den Link in Form von PDF, Google Drive oder Maps ein und fügen die Links zu allen relevanten Dokumenten hinzu.
Sie können auch branchenspezifische Terminologien hinzufügen und den Prozess in Schritte untergliedern. Und das Beste daran? Sie können die Schritte aufzeichnen, indem Sie das Video von Loom oder Miro einbetten.
Sie können auch die Namen der Personen, die für die Aufgaben bei jedem Schritt verantwortlich sind, markieren oder hinzufügen.
Kipwise
Die SOP-Vorlagen vonKipwise sind für das Marketing- und Vertriebsteam, den Betrieb, den Kundensupport und für HR-Teams gedacht. Diese Standardvorlage folgt der gleichen Struktur wie die meisten anderen Vorlagen auch.
Wenn Sie sich anmelden, können Sie die Vorlage direkt auf der Plattform bearbeiten. Der Autor kann die Aufgabe entsprechend hinzufügen oder entfernen. Sie können auch relevante und verwandte Links einfügen, z. B. Links zu Meetings, Ressourcen und Leitfäden, um den Arbeitsablauf zu optimieren.
Abschließende Überlegungen
SOP-Vorlagen können Ihnen stundenlanges Kopfzerbrechen ersparen. Die flexiblen SOP-Vorlagen müssen nur ein wenig bearbeitet und angepasst werden, um eine Dokumentation zu erstellen, die die Routineaufgaben spannend und schnell erinnerbar macht.
Blättern Sie durch diese kostenlosen Vorlagen und setzen Sie die beste davon ein, um Ihr Team zu unterstützen.
Als nächstes sollten Sie sich die Projektmanagement-Vorlagen von Notion ansehen, um Ihren Arbeitsablauf zu verbessern.