Ein Plan für das Änderungsmanagement ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sich ständig weiterzuentwickeln und neue Technologien und Marketingpraktiken zu übernehmen, um sich an den dynamischen Markt anzupassen. Wenn Sie das nicht tun, riskieren Sie Stagnation oder den Untergang des Unternehmens.
Wenn Sie ein Unternehmen besitzen oder leiten, müssen Sie lernen, wie man einen Change Management Plan initiiert, umsetzt und analysiert. Laut einem aktuellen Forschungsbericht von WalkMe gaben 79,7% der Unternehmen an, dass sie sich alle fünf Jahre oder seltener an Veränderungen anpassen müssen. Allerdings waren nur 34% dieser Veränderungsvorhaben erfolgreich.
Die Statistiken zum Veränderungsmanagement zeigen, dass der Prozess eine Herausforderung ist. Aber Sie können ihn meistern, wenn Sie diesen Artikel bis zum Ende lesen.
Was ist Change Management?
Change Management ist ein systematischer Ansatz zur effektiven Umsetzung und Steuerung von organisatorischen Veränderungen. Es umfasst Pläne zur Vorwegnahme von Hindernissen, zur Entschärfung dieser Engpässe und zur Führung der Organisation durch eine erfolgreiche Umgestaltung.
Die Veränderung oder Umgestaltung kann alles Mögliche umfassen, von der Ersetzung der bestehenden E-Mail-App durch eine neue bis hin zur vollständigen Umstellung der Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens.
In den meisten Fällen verlassen sich Unternehmen bei der voraussichtlichen Umgestaltung ihres Unternehmens auf die Personalabteilung oder eine externe Berateragentur. Dadurch entsteht eine Distanz zwischen der Veränderung und den Geschäftsführern, Vorgesetzten und Teammitgliedern. Der beste Weg zu einem erfolgreichen Übergang ist jedoch die Einbeziehung aller betroffenen Personen und Teams.
Die Rolle des Change Management für den Erfolg einer Organisation
Veränderungen sind unter den heutigen wirtschaftlichen und marktwirtschaftlichen Bedingungen unvermeidlich. Unternehmen, die solche Markttransformationen effektiv bewältigen, werden wahrscheinlich erfolgreich sein. Hier kommt ein Plan für das Veränderungsmanagement ins Spiel. Er sorgt für eine narrensichere Strategie zur Umsetzung des Wandels und zur Vermeidung von Reibungen mit Mitarbeitern, Lieferanten, Auftragnehmern usw.
Wenn die Veränderung zusätzliche Anstrengungen und Fähigkeiten von Mitarbeitern oder Auftragnehmern erfordert, hilft Ihnen dieser Plan, solche Ergebnisse zu erzielen. Dieses betriebswirtschaftliche Konzept ermöglicht es Ihnen, die Mitarbeiter in allen Phasen der Umgestaltung einzubeziehen, damit sie die Bedeutung der Veränderung verstehen.
Darüber hinaus ermöglicht das Change Management Ihrem Unternehmen, sich an drastische Veränderungen des Marktes, der Belegschaft oder der Wirtschaft anzupassen, so dass Sie den Betrieb aufrechterhalten können.
Vorteile von Change Management
- Ihr Unternehmen kann proaktiv auf Widerstände gegen Veränderungen reagieren und potenzielle Hindernisse für einen reibungsloseren Übergang aus dem Weg räumen.
- Die Festlegung klarer Ziele für Veränderungsinitiativen ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt zu verfolgen und die Effektivität Ihrer Bemühungen zur Umgestaltung Ihres Unternehmens zu messen.
- Sie können einen Plan für das Änderungsmanagement erstellen. Standardisieren Sie ihn und speichern Sie ihn für künftige Umstrukturierungsprojekte.
- Change Management befasst sich mit mehreren Aspekten des Wandels, darunter Menschen, Prozesse und Technologie. So können Sie einen ausgewogenen und umfassenden Ansatz für Unternehmenstransformationen sicherstellen.
- Während eines Change Management-Prozesses können Sie die vorhandenen Mitarbeiter angemessen unterstützen, schulen und anleiten, um ihre Produktivität zu steigern.
Der Change Management Plan und seine Komponenten
Ein Change Management Plan ist die Blaupause für alle Unternehmenstransformationsprojekte. Er umreißt die Schritte, die erforderlich sind, um die Veränderung im gesamten Unternehmen durchzusetzen. Er umfasst auch Arbeitsabläufe für die Kommunikation, die Nutzung von Technologien, die Implementierung neuer Geschäftsanwendungen usw. Im Folgenden finden Sie die Komponenten eines solchen Plans:
#1. Umfang
Im Geltungsbereich müssen Sie die Grenzen und das Ausmaß der Veränderung festlegen. Sie sollten die spezifischen Bereiche, Abteilungen oder Prozesse umreißen, die sich durch die Umstellung ändern werden. Wenn Sie den Geltungsbereich klar definieren, hilft dies außerdem dabei, einen gezielten und überschaubaren Änderungsaufwand zu schaffen.
#2. Ziele
In der Zielsetzung sollten Sie die gewünschten Ergebnisse oder Ziele, die Ihr Unternehmen erreichen möchte, umreißen. Befolgen Sie bei der Erstellung Ihrer Ziele die SMART-Strategie, damit Sie die Leistung leicht bewerten können. Zu den Zielen können die Verbesserung der Effizienz der Geschäftsabläufe, die Verbesserung der Kundenzufriedenheit oder die Einführung neuer Technologien gehören.
#3. Rollen
Ein Change Management Projekt muss aus den folgenden Rollen bestehen:
- Einem Fachmann für Änderungsmanagement
- Sponsoren oder Interessenvertreter des Unternehmens, die Budgets aufstellen und alle geschäftlichen Veränderungen überwachen
- Teamleiter und Personalverantwortliche, die die Mitarbeiter ermutigen, die Veränderung zu akzeptieren
- Projektmanager, die Aufgaben erstellen und den Teams zuweisen
- Schulungs- und Entwicklungsmanager für die Schulung der Mitarbeiter
#4. Bewertung der Auswirkungen von Änderungen
Sie müssen eine organisations- oder abteilungsbezogene Bewertung der Auswirkungen vornehmen, die die Änderung haben wird. Dazu können Sie eine Änderungsankündigung verfassen und diese zusammen mit einem Online-Formular per E-Mail an alle Mitarbeiter senden. Bitten Sie die Mitarbeiter um ehrliches Feedback zu der geplanten Änderung, damit Ihr Team einen Bericht zur Folgenabschätzung für den Sponsor der Änderung erstellen kann.
#5. Risikobewertung
Bei der Risikobewertung geht es um die Ermittlung der potenziellen Risiken, die mit der Änderung verbunden sind, und um Folgendes
- Bewertung der Wahrscheinlichkeit der Risiken
- Auswirkungen solcher Risiken
- Entwicklung von Strategien zur Abschwächung solcher Risiken
Wie man einen Change Management Plan plant und umsetzt
- Legen Sie die Ziele und den Umfang des Veränderungsmanagementplans klar fest.
- Identifizieren Sie die wichtigsten Interessengruppen und beziehen Sie sie in alle Phasen der Umgestaltung ein.
- Entwickeln Sie einen detaillierten Plan mit den Schritten, dem Zeitplan und den Ressourcen, die für die Umsetzung der Veränderung erforderlich sind.
- Vermitteln Sie die Veränderung effektiv, indem Sie Bedenken ausräumen und die Vorteile hervorheben.
- Unterstützen und schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen.
- Überwachen Sie den Fortschritt und passen Sie den Plan bei Bedarf an
- Kümmern Sie sich um alle Probleme und Engpässe, die während der Echtzeit-Implementierung auftreten.
- Bewerten Sie die Ergebnisse und lernen Sie aus den Erfahrungen, um zukünftige Initiativen kontinuierlich zu verbessern.
Vorlagen für das Änderungsmanagement
Mit einer Vorlage für das Änderungsmanagement müssen Sie nicht alles von Grund auf neu planen. Sie können einfach ein beliebiges Projektmanagement-Tool mit einer Vorlage für Unternehmensumwandlungen verwenden, um loszulegen.
Viele Entwickler von Projekt- und Arbeitsmanagement-Software erforschen und standardisieren Änderungsmanagementpläne für Unternehmen. Anschließend stellen sie diese Pläne als Vorlagen online oder innerhalb der Software zur Verfügung. Es ist also ganz einfach, kostenlose oder kostenpflichtige Vorlagen zu finden, um die anstehenden Veränderungen in Ihrem Unternehmen zu verwalten.
Die Bedeutung von Vorlagen
- Solche Vorlagen helfen Ihnen, Zeit und Mühe zu sparen
- Sie erhalten außerdem ein professionelles Format, das Sie verwenden können
- Kostenlose Vorlagen ersparen Ihnen die Kosten, die beim Outsourcing der Aufgabe an einen Berater anfallen
- Es stehen Vorlagen in verschiedenen Formaten, Grafiken und Designs zur Auswahl
- Softwarebasierte Vorlagen lassen sich automatisch in Ihr Änderungsmanagement-Tool integrieren
#1. Vorlage für einen Fahrplan für das Änderungsmanagement
monday.com bietet Ihnen eine leicht anpassbare und vorgefertigte Vorlage für eine Roadmap für das Änderungsmanagement. Sie enthält die Meilensteine, Tools und Prozesse, die Sie für die Umsetzung einer Änderung benötigen. Wenn Sie einen Überblick über den gesamten Transformationsprozess geben müssen, verwenden Sie diese Vorlage.
#2. Change Management Kommunikationsvorlage
Sie müssen auch einen Kommunikationsplan für die bevorstehenden Veränderungen erstellen, die Sie in Ihrem Unternehmen vornehmen möchten. Er hilft dabei, Unstimmigkeiten unter den Mitarbeitern zu verringern. Um die Kommunikation zu organisieren, zu standardisieren und für die Zukunft zu sichern, können Sie eine Kommunikationsvorlage für das Änderungsmanagement von Smartsheet verwenden. Sie liegt in Google Sheets vor und Sie können sie als Excel-Tabelle herunterladen, wenn Sie mit Microsoft 365-Lösungen arbeiten.
#3. Vorlage für Änderungsanträge
Ein Änderungsantrag ist ein Dokument, das Sie verwenden können, um laufende geschäftliche Änderungen zu verfolgen. Es ist eine mühelose Methode, um alle Änderungsanfragen zu erfassen. Darin wird Folgendes festgehalten:
- Beschreibung der gewünschten Änderung
- Nutzen oder Grund für die Änderungsanfrage
- Angeforderte technische Änderungen
Sie können diese Vorlage für Änderungsanträge kostenlos von Jotform verwenden. Es gibt zwei Möglichkeiten, dieses Formular zu bearbeiten: Melden Sie sich für ein kostenpflichtiges Jotform-Konto an oder bearbeiten Sie es anonym und kostenlos.
#4. Vorlage für den Änderungskontrollprozess
Eine Vorlage für einen Änderungskontrollprozess ist ähnlich wie ein Antrag auf Änderungskontrolle. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie die Änderung in der ersten Vorlage genauer beschreiben müssen. Die Kontrolle des Änderungsprozesses konzentriert sich darauf, wie die Änderung umgesetzt wird. So können sich die Genehmiger ein Gesamtbild der Änderung machen, bevor sie sie genehmigen oder ablehnen. Sie können diese Miro-Vorlage verwenden, um einen Prozess zur Änderungskontrolle zu erstellen.
Nützliche Software zur Planung des Änderungsmanagements
#1. Whatfix
Wenn Sie Change Management planen, sollten Sie sich jetzt Whatfix ansehen. Es ist ein zuverlässiges Tool zur Verwaltung von Unternehmensumwandlungen auf Unternehmensebene. Es bietet unter anderem die folgenden Funktionen:
- Pop-up: Senden Sie Ankündigungen direkt auf die Bildschirme Ihrer Mitarbeiter
- Selbsthilfe: Erstellen Sie Videos, Links und Abläufe für die bevorstehende Änderung, damit die Mitarbeiter lernen können
- Beacon: Business Manager können Inhalte erstellen, ohne das IT-Team einzubeziehen
#2. Freshservice
Suchen Sie nach einem kontrollierten IT Change Management? Dann sollten Sie Freshservice ausprobieren. Das Tool verbessert den Prozess der Einführung von Änderungen und minimiert die Auswirkungen der Änderungen auf das Geschäft. Außerdem können Sie den Prozess mit Konfigurations-, Incident- und Asset-Management-Prozessen integrieren. Mit dem Tool können Sie einen Workflow erstellen, um den Status der Änderung in Phasen wie Planung, Genehmigung, Freigabe, Überprüfung usw. zu visualisieren.
#3. Wrike
Wrike ist ideal, um den Prozess zu planen, alle Techniken für Unternehmenstransformationen einzusetzen und in einer hybriden Arbeitskultur zu implementieren. Es bietet Ihnen einen vollständigen Überblick über die Techniken und Werkzeuge des Änderungsmanagements sowie den Prozess. Das Tool verfügt über grafische Darstellungen von Zielen, Arbeitsabläufen, Aufgaben und Personen, die aus einem Transformationsplan bestehen.
#4. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus hilft Ihnen bei der Konfiguration von Rollen, Status, Typen und Vorlagen für das gesamte IT Change Management Projekt. Wenn Sie während des Prozesses auf Probleme und Bugs stoßen, können Sie diese in einem Protokoll speichern. Außerdem gibt es automatisierte Workflows, mit denen Sie wiederkehrende Aufgaben des Änderungsprojekts automatisieren können. Ganz zu schweigen davon, dass die Vorlagen auch Metriken für das Änderungsmanagement enthalten, um den Erfolg zu messen.
#5. SysAid
DasSysAid-Toolfür das Änderungsmanagement hilft Ihnen dabei, den Prozess der Unternehmenstransformation gemäß den Richtlinien der Information Technology Infrastructure Library (ITIL) für das Änderungsmanagement voranzutreiben. Die Phasen des Änderungsmanagements umfassen Dateneingabe-Registerkarten für Änderungsdetails, Analysieren, CAB Genehmigen, Implementieren, Freigeben, Überprüfen, Abschließen und Historie – alles, was die ITIL-Richtlinien verlangen.
#6. Änderungsmanagement – WalkMe
WalkMe hilft Ihnen bei der intelligenten Umsetzung einer Unternehmenstransformation, indem es das Budget für Technologieinvestitionen berechnet. Außerdem analysiert es, ob dieses Budget für eine langfristige Veränderung ausreicht, so dass Sie keine häufigen Umstellungsaktionen durchführen müssen. Sie sollten dieses Tool nutzen, um sich einen vollständigen Überblick über den Veränderungsprozess zu verschaffen und die Wirkung der Transformation zu verbessern.
#7. Der Change Shop
Sie könnten sich bei der Planung des Veränderungsmanagements für The Change Shop entscheiden, weil es erschwinglich ist, Technologien integriert und das Feedback der Mitarbeiter besser verwaltet. Alle Funktionalitäten sind in einem Abonnement enthalten. Interessanterweise hat The Change Shop einen Change Simulator entwickelt, mit dem Sie einige Was-wäre-wenn-Szenarien erstellen können, bevor Sie Zeit, Geld und Mühe investieren.
#8. Giva
Die einfache Change Enablement Software Giva bietet eine einfache Möglichkeit, ITIL-basierte Änderungen in einem übersichtlichen Dashboard zu planen und zu verfolgen. Sie können Workflows zur Änderungskontrolle erstellen und durchsetzen, so dass das Management die Änderungen überprüfen und genehmigen kann. Darüber hinaus können Sie über eine Cloud-basierte App alle Business-Transformationsprojekte mit gemischten, erfolgreichen und erfolglosen Ergebnissen überprüfen.
#9. Der Änderungskompass
Suchen Sie ein Tool zur grafischen Darstellung der Auswirkungen einer geplanten Veränderung in einem Unternehmen? Versuchen Sie den Change Compass. Er ermöglicht es Ihnen auch, aus zusätzlichen Daten Erkenntnisse zu gewinnen, so dass Sie die Veränderungsstrategie für einen maximalen Nutzen anpassen können. Außerdem können Sie Änderungen schnell und abteilungsübergreifend einführen, ohne den Geschäftsbetrieb zu stören.
#10. Issuetrak
Issuetrak ist eine fortschrittliche App für die Änderungsverwaltung, die die Erfolgswahrscheinlichkeit einer Unternehmensumwandlung erhöht. Sie bietet alle Werkzeuge, um eine Änderung zu beantragen, zu überprüfen und zu genehmigen. Das Tool unterstützt Sie mit einem Aufgabenmanager für das Änderungsmanagement, einem Dienstprogramm zur Kontrolle der Einhaltung von Vorschriften, einem automatischen Arbeitsablauf für die Aufgabenzuweisung und Formularen zum Sammeln oder Geben von Feedback.
Bewährte Praktiken für das Änderungsmanagement
Im Folgenden finden Sie die besten Praktiken, die Sie bei der Umgestaltung Ihres Unternehmens befolgen sollten:
- Wählen Sie relevante Key Performance Indicators (KPIs), die auf die vorgeschlagene Änderung abgestimmt sind.
- Dokumentieren Sie das “Warum” der Veränderung, unterstützt durch Daten, die die Ziele und Interessen der Beteiligten ansprechen.
- Legen Sie messbare Ergebnisse für jede primäre Aufgabe oder Phase im Änderungsmanagementplan fest.
- Rechnen Sie damit, dass Sie Ihre Mitarbeiter in Zukunft möglicherweise umschulen müssen.
- Dokumentieren Sie die Erwartungen, vergleichen Sie sie mit den tatsächlichen Ergebnissen und nutzen Sie die Erkenntnisse, um künftige Änderungsmanagementprozesse zu verbessern.
- Zentralisieren Sie die Kommunikation innerhalb der Projektmanagement-Software, um die Zusammenarbeit zu optimieren.
- Planen Sie regelmäßige Besprechungen mit den Beteiligten und Tests an kritischen Meilensteinen.
- Bereiten Sie Backup-Pläne vor, um die Bereitschaft zu gewährleisten.
- Beurteilen Sie die Personen, die für die Umsetzung der Änderung verantwortlich sind, und weisen Sie denjenigen eine Führungsrolle zu, bei denen es wahrscheinlicher ist, dass sie die Änderungen auch umsetzen.
- Verbinden Sie die Ziele mit greifbaren Ergebnissen, die sich auf das Tagesgeschäft auswirken, um das Verständnis und die Akzeptanz der Veränderung bei den Mitarbeitern zu verbessern.
Fazit
Der Weg zum Veränderungsmanagement ist einfach und linear, wenn Sie den richtigen Plan umsetzen. Vergessen Sie auch nicht, dass die Mitarbeiter während des Prozesses einbezogen werden müssen. Möglicherweise benötigen Sie intelligente Tools, um einige der Phasen zu dokumentieren, zu planen und zu automatisieren. Prüfen Sie daher auch die oben genannten Tools für das Änderungsmanagement.
Eine Unternehmenstransformation ist mit Budgetausgaben verbunden. Schauen Sie sich daher diese Lösungen für das Ausgabenmanagement an, die für jede Unternehmensgröße und -art geeignet sind.