14 Top-Dokumentenmanagement-Software (DMS) im Jahr 2024

Box hilft Unternehmen, alle ihre Inhalte in einem sicheren System zusammenzuführen, um die Produktivität des Teams zu steigern und Risiken zu verringern. Mit Hilfe von Echtzeit-Cloud-Collaboration-Tools wie Box Canvas und Box Notes können Benutzer Geschäftsdokumente von jedem Gerät aus erstellen und gemeinsam bearbeiten.

Mit Box können Benutzer zusätzlich zu den vorgefertigten Workflow-Vorlagen und den individuell konfigurierten Vorlagen den No-Code-Builder verwenden, um Dokumenten-Workflows zu erstellen. Dank der Integrationsunterstützung können Unternehmen ihre Inhalte mit über 1500 Apps verbinden, darunter Google Workspace, Microsoft 365, Zoom, Salesforce, Oracle und Zapier.

Zoho WorkDrive fungiert als zentraler Dokumentenspeicher, der den Informationsfluss zwischen den Abteilungen effizient gestaltet. Es eignet sich für alle Branchen, einschließlich Fertigung, Gesundheitswesen, Recht, Einzelhandel, IT, Immobilien, Telekommunikation, Betrieb, F&E und HR, und ist damit die beste Gesamtlösung für das Dokumentenmanagement.

Zoho WorkDrive bietet einen gemeinsamen Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit, in dem Unternehmen Dokumente im Teamordner speichern können. Die Teammitglieder erhalten sofortige Benachrichtigungen, wenn Dokumente geändert werden, und die Administratoren können jedem Mitglied entsprechende Berechtigungen zuweisen. Die Sicherheit wird durch Videoüberwachung, biometrischen Zugang und Datenverschlüsselung gewährleistet.

Folderit ermöglicht ein nachhaltiges Dokumentenmanagement für das gesamte Unternehmen mit robuster IT-Kontrolle und einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Die Benutzer können Dokumente mit Hilfe der Live-Suche nach Namen, Schlüsselwörtern, Metadaten und Inhalten in dieser zentralen Quelle der Wahrheit leicht finden. Es verwendet OCR-Technologie, um Bilder und gescannte Dokumente durchsuchbar zu machen.

Folderit verwendet eine Verschlüsselung auf Bankniveau, um die Sicherheit der Dokumente zu gewährleisten. Benutzer können zusätzlich Passwortrichtlinien anpassen, 2FA für alle Benutzer anwenden und Azure Active Directory (AD) oder Okta SSO verwenden, um die Geschäftsdateien zu schützen. Administratoren können Benutzer hinzufügen und entfernen, Benutzern Zugriff auf Kontoebene gewähren, einen Überblick über den Ressourcenzugriff erhalten und benutzerdefinierte Metadatenfelder verwalten.

OpenKM ist eine Lösung zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten, mit der Unternehmen die Produktion, Speicherung und Verteilung digitaler Dokumente steuern können. Es bietet verschiedene Verwaltungswerkzeuge, wie z.B. die Definition von Benutzerrollen, erweiterte Suche, Zugriffskontrolle, Dokumentensicherheitsstufe, detailliertes Nutzungsprotokoll, Einrichtung von Automatisierungen und Benutzerkontingente.

Die OCR-Funktion von OpenKM Zone erfasst automatisch die Metadaten eines Dokuments. Außerdem bietet es eine Versionskontrolle mit Zeitstempel, Unterstützung für Barcode-Module und OCR, um gescannte Dokumente in durchsuchbare Dokumente zu verwandeln.

Revver (ehemals eFileCabinet) gewährleistet die sichere Speicherung von Dokumenten vor allen Arten von internen und externen Bedrohungen. Es ermöglicht Unternehmen die Organisation von Dateien mit fortschrittlichen Funktionen wie intuitiven Ordnerstrukturen, automatischer Ordnererstellung und -sicherheit sowie Metadaten.

Mit den integrierten eSignaturen von Revver können Benutzer von überall aus unterschreiben oder genehmigen. Die Benutzer können Dokumente mühelos weiterleiten und empfangen.

DocuWare ist ein Dokumentenmanagementsystem, mit dem Unternehmen alle Dokumente zentral und sicher speichern und sich wiederholende Aufgaben mithilfe von Workflows automatisieren können. Es nutzt KI für eine intelligente und strukturierte Indizierung für eine schnelle Suche. Unternehmen können es auch nutzen, um einen Volltext-Datensatz aller Inhalte für anpassbare Suchabfragen zu erstellen.

DocuWare ist in der Lage, Papierdokumente zu erfassen und in digitale Kopien zu verwandeln. Neben Dokumenten können auch E-Mails und Anhänge aus Outlook oder einem anderen E-Mail-Client gespeichert werden. Benutzer können Ordner direkt von ihrem Windows-Computer importieren, um sie sicher zu speichern.

Hyland bietet eine speziell für Unternehmen entwickelte Content Management Suite. Die intelligente Prozessverwaltung ermöglicht die Rationalisierung inhaltsbezogener Prozesse und eine schnellere Entscheidungsfindung.

Hyland bietet Repository-Services mit Funktionen wie Anmerkungen, Versionskontrolle und Prüfpfaden. Es bietet Collaboration-Tools, mit denen Unternehmen die Vorteile von Microsoft 365 und Google Docs nutzen können.

LogicalDOC ist ein leistungsstarkes und dennoch einfaches Enterprise Document Management System (EDMS). Es vereinfacht die Organisation und Speicherung von Dokumenten in digitalem oder physischem Format in Unternehmen.

ILogicalDOC verwaltet problemlos Papierdokumente und gescannte Kopien und zielt auf die Verwaltung digitaler Dokumente ab. Es verfügt über eine webbasierte Oberfläche, die es dem Benutzer leicht macht, Aufgaben wie die gemeinsame Nutzung von Dateien, Sicherheitsrollen, die Suche nach Unternehmensunterlagen und die Verwaltung von Registern zu bewältigen.

DocuPhase ist die erste Wahl für Unternehmen, die ein Dokumentenmanagementsystem mit ausgefeilten Workflow-Automatisierungsfunktionen für Routineaufgaben suchen. Diese Cloud-basierte Lösung ermöglicht es Unternehmen, alle ihre Dateien digital in einer einzigen Oberfläche zu speichern und den Fernzugriff zu ermöglichen.

DocuPhase erleichtert das Durchsuchen von Dateien und Informationen mit Hilfe von Schlüsselwörtern und konfigurierbaren Suchfunktionen, so dass Benutzer ihre benötigten Dokumente nahtlos wiederfinden können. Mit Hilfe von Workflows können Unternehmen die Dateien auch automatisch innerhalb des Unternehmens weiterleiten.

M-Files ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente mit Metadaten zu organisieren, so dass die Mitarbeiter das Gewünschte leicht finden können. Dadurch erhöht sich die Produktivität des Teams um bis zu 40 %, da die Suche nach dem gesuchten Dokument unabhängig vom Speicherort der Datei weniger Zeit in Anspruch nimmt.

M-Files fügt Stammsatzdaten in die Dokumente ein. Unternehmen können die OCR-Funktion (Optical Character Recognition) nutzen, um gedruckte Dokumente zur besseren Kontrolle zu digitalisieren. Durch die Nachbildung der Ordneroberfläche wird die Prüfbarkeit der Dokumente mit elektronischen Signaturen und personalisierten Ansichten sichergestellt.

Microsoft SharePoint Online ist das am besten geeignete Dokumentenmanagementsystem für Microsoft 365-Nutzer, da es sich gut mit allen anderen Microsoft 365-Produkten synchronisieren lässt. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Inhalte zu verwalten, schnell die benötigten Informationen zu finden und teamübergreifend an Dokumenten zusammenzuarbeiten.

Mit Microsoft SharePoint Online können Unternehmen gemeinsame Ressourcen und Anwendungen auf der Startseite und in Portalen gemeinsam nutzen und so die Effizienz steigern.

Hightail ist eines der besten Dokumentenverwaltungssysteme, beliebt für seine Fähigkeit, große Dateien gemeinsam zu nutzen. Mit Hightail können Sie Dateien hochladen, freigeben und empfangen und gleichzeitig verfolgen. Die Empfänger werden automatisch benachrichtigt, und die Absender können den Dateizugriff mit mehreren Sicherheitsfunktionen schützen. Die Nutzer können die Dateien in der Vorschau anzeigen, streamen und schneller herunterladen.

Um Dokumente zu empfangen, muss niemand ein eigenes Konto bei Hightail besitzen. Uploader können eine persönliche Uplink-URL für die gemeinsame Nutzung erstellen. Unternehmen können Dokumente vom lokalen Computer hochladen oder sie von Microsoft OneDrive, Google Drive und Dropbox importieren. die 256-Bit-AES-Verschlüsselung und andere Sicherheitsmaßnahmen der Enterprise-Klasse spielen eine wichtige Rolle bei der Stärkung der Sicherheit der Inhalte.

Adobe Document Cloud ist ein von Adobe angebotener Dienst, der Acrobat und Acrobat Sign umfasst. Er ermöglicht Unternehmen die nahtlose Bearbeitung von PDF-Dokumenten, die Erstellung von PDF-Workflows und das Hinzufügen von E-Signaturen zu den Dateien.

Adobe Document Cloud bietet Sicherheit auf Unternehmensebene und erfüllt branchenspezifische Vorschriften wie HIPAA, GLBA, FERPA und FDA 21 CFR part 11. Sie unterstützt auch die Integration mit bekannten Plattformen wie Microsoft, Google, Salesforce, Workday, Box, Zoho, Dropbox, usw.

Clio ist eine Software zur Verwaltung juristischer Dokumente. Mit Funktionen wie unbegrenztem Speicherplatz, erweiterter Suche und elektronischer Unterschrift ist Clio die perfekte Lösung für Anwaltskanzleien. Außerdem können Unternehmen Text-, Bild-, Audio- und Videodateien durch Massenupload sicher speichern.

Cilo ist in der Lage, Textdateien mithilfe dynamischer juristischer Vorlagen in juristische Dokumente umzuwandeln. Die Funktion für bedingte Logik kann die Abfassung von Dokumenten vereinfachen, indem sie Pronomen anpasst, Klauseln hinzufügt, Werte für die Variablen einrichtet usw.