Ein Dokumentenmanagementsystem spart Ihre kostbare Zeit, indem es Dokumente effizient organisiert und eine einfache Dateisuche ermöglicht.

Unternehmen mit vergleichsweise weniger Mitarbeitern tun sich oft schwer mit der Verwaltung zahlreicher Dokumente und Geschäftsunterlagen. Wenn sie sich für ein robustes Dokumentenmanagementsystem (DMS) entscheiden, wird es für sie einfacher, die Dokumente zu organisieren.

Darüber hinaus steigern diese Tools auch die Teameffizienz, indem sie ihnen einen schnellen Zugriff auf die benötigten Daten ermöglichen.

Was ist Dokumentenmanagement?

Was ist eine Dokumentenverwaltungslösung

Dokumentenmanagement bedeutet das Verwalten, Speichern und Verfolgen von Dokumenten (Word-Dokumente, PDFs oder andere Formate) in digitalem Format. Mit diesem System können Unternehmen Dokumente sicher speichern und den gesamten Prozess zentralisieren. 

Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen

Bessere Produktivität

Produktivität ist der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens. Ein Dokumentenmanagementsystem organisiert die Akten des Unternehmens effizient und sicher. Dadurch kann sich das Team weniger um die Verwaltung von Dokumenten kümmern und sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren. Wenn Sie wissen, dass alle Ihre Dateien sicher gespeichert sind, fördert die Gewissheit die Produktivität.

Verbesserte Sicherheit

Jedes Unternehmen möchte seine wichtigen und geschäftskritischen Daten schützen. Sie können vertrauliche Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem speichern und den Zugriff auf diese Dateien kontrollieren. So wird das Dokumentenmanagement hochgradig nachvollziehbar und seine Audit-Trails können bei Bedarf später verwendet werden. 

Reduzierter Speicherplatz

Speicherplatz für Dokumentenmanagementlösung

Sie müssen keine Aktenschränke, Lagerkästen und Kisten mehr pflegen. Mit DMS können Sie papierlos arbeiten und Ihre Dokumente digital verwalten, ohne physischen Platz zu belegen.

Schnelles Abrufen von Dokumenten

Die Dokumentensuche und das Abrufen von Dateien können ein zeitaufwändiger Prozess sein. Mit einem Dokumentenmanagementsystem finden Sie schnell die gewünschte Datei und sparen wertvolle Zeit. Mit einem DMS können Sie Dateien anhand von Namen, Metadaten und Inhalten mithilfe von High-End-Technologie durchsuchen.

Optimale Zusammenarbeit im Team

Die meisten Dokumentenverwaltungslösungen lassen Sie zusammenarbeiten mit deinen Teamkollegen. Es kann Dateien speichern, die von verschiedenen Ressourcen gesammelt wurden, und Benutzer können von entfernten Standorten aus auf die Dateien zugreifen. Einige Tools erlauben auch externen Benutzern einen autorisierten Zugriff.

Lesen Sie weiter, um die besten Dokumentenverwaltungs-Apps zu kennen, die KMUs verwenden können.

iManage

Ich verwalte ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Ihnen hilft, Daten durch die Verknüpfung von Dokumenten in hochwertiges Wissen umzuwandeln. Es speichert alle Dokumente in einem einzigen Ordner und kategorisiert sie nach Projekt oder Kunde.

Benutzer können Daten auf iManage schnell und effizient erstellen, suchen und teilen. Außerdem können Sie jedes Dokument leicht finden und so die Produktivität steigern.

Dieses Tool kann in verschiedene Produktivitätstools von integriert werden Office 365 und Google-Arbeitsbereich für optimiertes Dokumentenmanagement.

Box

Die box, können Unternehmen Inhalte unabhängig vom Gerätetyp sicher speichern, verwalten und gemeinsam daran arbeiten. Die Funktion zur Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus stellt sicher, dass der Inhaltsverwaltungsprozess Vorschriften, Datenaufbewahrungsrichtlinien und Ermittlungsanfragen entspricht.

Sie können für jedes Dokument die entsprechenden Benutzerberechtigungen festlegen, sodass nur die richtigen Personen Zugriff haben. Es hilft Ihnen auch, die Benutzeraktivität für vollständige Transparenz und Kontrolle zu überwachen.

Box kann auch nahtlos in offene APIs und Unternehmensanwendungen integriert werden. Mit seinen Attributen wie Versionsverlauf, freigegebenen Links und Kommentaren wird die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern mühelos. Darüber hinaus verwendet es benutzerdefinierte Metadaten, um Dokumente zu kategorisieren und zu organisieren.

Folderit

Sie suchen eine Dokumentenmanagement-Lösung, die Ihnen ein vergleichsweise nachhaltiges Aufbewahrungs- und Verwaltungssystem für digitale Dokumente bietet? Gehen Sie in diesem Fall zu Ordnerit. Es ist ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem, das Ihnen hilft, auf benutzerfreundliche Weise papierlos zu arbeiten.

Es speichert sicher die Metadaten und ältere Versionen einer Datei oder eines Dokuments. Benutzer können anhand von Dateinamen, Metadaten, Schlüsselwörtern und Dokumentinhalten nach ihren bevorzugten Dateien suchen. Es unterstützt auch Genehmigungs-Workflow, Dateiverknüpfung, automatische Aufbewahrung, Erinnerung, Dokumentennummerierung, Audit-Trail und lokales Backup.

Sie können den Zugriff auf digitale Dokumente mit unterschiedlichen Berechtigungen nahtlos steuern. Sie können Office 365-Apps und DocuSign mit diesem Tool integrieren.

OpenKM

OpenKM ist eine Lösung zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten, mit der Sie die Produktion, Speicherung und Verteilung digitaler Dokumente steuern können. Damit haben Sie eine bessere Kontrolle über den Dokumentenfluss und können die Effektivität Ihrer Teamarbeit verbessern. 

Diese App bietet mehrere Verwaltungstools, wie z. B. Benutzerrollendefinition, erweiterte Suche, Zugriffskontrolle, Dokumentsicherheitsstufe, detailliertes Nutzungsprotokoll, Einrichtung der Automatisierung und Benutzerkontingent. 

Hier können Sie Inhalte für eine schnelle Entscheidungsfindung und Wissensgenerierung erstellen. Darüber hinaus können Sie mit diesem DMS Daten aus jeder digitalen Quelle sammeln und mit Teamkollegen zusammenarbeiten.

eFileCabinet 

eAktenschrank ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem, das kleine und mittlere Unternehmen für die Online-Datenorganisation nutzen können, egal wie viele Dokumente sie haben.

Um eine Datei zu speichern, laden Sie sie einfach auf dieser Plattform hoch. Benutzer können jede Datei anhand des Dateinamens oder der Ordnervorlage finden. Außerdem ermöglicht Ihnen eFileCabinet den schnellen Zugriff auf die häufig verwendeten Dokumente.

Dieses Tool erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, sondern ermöglicht auch das Hinzufügen verschiedener Sicherheitsstufen für kontrollierten Zugriff. Es unterstützt auch die Integration mit Tools von Drittanbietern wie MS Office, DocuSign und Salesforce.

Einige seiner anderen Funktionen sind automatisierten Workflow, Zwei-Faktor-Authentifizierung, verschlüsselte Dateifreigabe, Standort- oder IP-basierte Authentifizierung und rollenbasierte Berechtigungen.

DocuWare

DocuWare ist eine Plattform, auf der Sie Ihre Dokumente digitalisieren und jederzeit von jedem Gerät aus sichern können. Außerdem hilft es Ihnen bei der Rechnungsbearbeitung und Mitarbeiterverwaltung. Es ist besonders nützlich für Unternehmen, die darauf angewiesen sind entfernte Teams oder eine verteilte Belegschaft haben.

DocuWare bietet einen sicheren Aufbewahrungsort für all Ihre wichtigen Geschäftsdokumente wie Verträge, Mitarbeiterinformationen und Finanzunterlagen. Nachdem Sie eine Datei in diesem Tool gespeichert haben, können Sie oder Ihre Kollegen dieses Dokument auf derselben Plattform direkt bearbeiten oder mit Anmerkungen versehen. 

Darüber hinaus verfügt es über intelligente Produktivitätstools, mit denen die Benutzer einfach suchen, verfolgen und zusammenarbeiten können. Diese App verwendet auch Indexdaten, um alle Ihre Dokumente übersichtlich zu organisieren.

Alfresco 

Im Freien ist eine Plattform, die Funktionen wie Dokumentenmanagement, Web-Content-Management, Datensatz- und Bildmanagement und Content-Repository bietet, um den organisatorischen Arbeitsablauf zu optimieren.

Dieses Open-Source-Tool ist mit Windows- und Unix-Betriebssystemen kompatibel. Obwohl es leicht anpassbar ist, brauchen die neuen Benutzer einige Zeit, um zu lernen, wie man es ausführt.

Schlussworte 📃

Mit einer effizienten Dokumentenverwaltungslösung müssen Sie nicht mehr unzählige Schränke nach der erforderlichen Akte durchforsten. In diesem Artikel wurden einige der besten Tools besprochen, die Ihnen beim Aufbau eines Dokumentenverwaltungssystems für Ihre Organisation helfen.

Diese Tools verfügen über die Funktionen, um den Anforderungen verschiedener Branchen gerecht zu werden. Ebenso können Sie etwas darüber erfahren Digital Asset Management Werkzeuge.