Optimieren Sie diese 12 Gmail-Einstellungen, um die beste Erfahrung zu erhalten

Mit Google Mail ist es wirklich einfach, E-Mails zu organisieren und den Überblick über das zu behalten, was für Sie wichtig ist. Wenn Sie Google Mail als Ihr Haupt-E-Mail-Client verwenden, werden Sie wahrscheinlich daran interessiert sein, ihn zu optimieren, um das Beste daraus zu machen.

Gmail verfügt über eine Reihe von Anpassungsoptionen, die Sie je nach Bedarf optimieren können, um Ihre E-Mails besser zu verwalten. Ganz gleich, ob Sie die Benutzeroberfläche ändern, Hilfe beim Verfassen von E-Mails erhalten oder das Verhalten beim Senden und Empfangen von E-Mails verwalten möchten - all dies lässt sich in den Einstellungen optimieren.

Damit Sie das beste Google Mail-Erlebnis haben, zeige ich Ihnen einige Google Mail-Einstellungen, die Sie je nach Bedarf anpassen können, um produktiver zu sein oder um Google Mail einfach besser aussehen zu lassen.

Hinweis: Alle unten aufgeführten Einstellungen finden Sie entweder im Menü Zahnrad oben rechts in der Gmail Web-App oder in den Einstellungen, auf die Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Alle Einstellungen anzeigen im Menü Zahnrad zugreifen können.

E-Mail-Dichte ändern

Im Menü Zahnrad gibt es eine Option, mit der Sie die Dichte der E-Mails ändern können, damit mehr E-Mails auf einmal auf den Bildschirm passen. Die Option Standard zeigt E-Mails zusammen mit den Symbolen ihrer Anhänge an. Sie können auf die Option Komfortabel umschalten, um die Anlagensymbole nicht anzuzeigen und so die Dichte zu verringern.

Wenn Sie die Dichte weiter verringern möchten, wechseln Sie in den Modus Kompakt und jede Zeile der E-Mail wird weiter verkleinert, um mehr E-Mails anzuzeigen.

Ich persönlich verwende gerne den Modus Kompakt, da er es einfacher macht, viele E-Mails zu überfliegen, ohne zu viel zu scrollen. Sie können aber auch den komfortablen Modus ausprobieren, wenn Sie an den Standardmodus gewöhnt sind, da hier nur die Symbole für die Anhänge ausgeblendet werden, während alles andere gleich bleibt.

Gesendete E-Mails rückgängig machen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass man beim Verfassen einer E-Mail versehentlich auf die Schaltfläche Senden drückt oder sich daran erinnert, etwas in der E-Mail zu bearbeiten, nachdem man sie gesendet hat. Wenn Ihnen das oft passiert, gibt es in Google Mail eine Option, mit der Sie gesendete Nachrichten vor einer bestimmten Zeit rückgängig machen können.

In den Haupteinstellungen von Google Mail finden Sie die Option Senden rückgängig machen auf der Registerkarte Allgemein. Sie können einen Abbruchzeitraum von 5, 10, 20 oder 30 Sekunden wählen, um eine gesendete E-Mail vor Ablauf der gewählten Zeit rückgängig zu machen.

Sobald Sie diese Option aktiviert haben, erscheint jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail versenden, ein Popup-Fenster mit der Möglichkeit, den Versand Rückgängig zu machen, und zwar für den Zeitraum, den Sie in den Einstellungen ausgewählt haben. Sie können auf Rückgängig klicken, um die E-Mail zu stoppen, und sie wird stattdessen als bearbeitbarer Entwurf gespeichert.

Beachten Sie jedoch, dass sich dadurch die Zustellung Ihrer E-Mail verzögert, da Google Mail die E-Mail erst nach Ablauf der gewählten Zeit zustellt.

Ändern Sie die Anzahl der pro Seite angezeigten E-Mails

Sie können die Anzahl der E-Mails, die pro Seite angezeigt werden, erhöhen/verringern. Wenn Sie täglich viele E-Mails erhalten, sollten Sie diese Zahl erhöhen, damit Sie nicht so oft auf die Schaltfläche Nächste Seite klicken müssen.

Um dies zu ändern, gehen Sie zur Einstellung Maximale Seitengröße auf der Registerkarte Allgemein und wählen Sie dort die Anzahl der E-Mails aus. Sie können ein Minimum von 10 und ein Maximum von 100 E-Mails pro Seite wählen.

Lesebereich ändern

Wenn Sie es leid sind, E-Mails einzeln zu öffnen, um den Inhalt zu sehen, können Sie den Lesebereich so ändern, dass der E-Mail-Inhalt neben der Liste der E-Mails angezeigt wird. Am Ende des Zahnrad-Menüs finden Sie den Abschnitt Lesebereich, in dem Sie Recht vom Posteingang oder Unter dem Posteingang auswählen können.

Würfel-Option Rechts von der Post eingang zeigt den E-Mail-Inhalt auf der rechten Seite des Posteingangs und die Liste der E-Mails auf der linken Seite. Bei der Option Unter dem Posteingang wird der Inhalt der E-Mail unten und die Liste der E-Mails oben angezeigt. Sie können die Größe der Felder nach Belieben vergrößern oder verkleinern.

Smart Compose deaktivieren/aktivieren

Die Funktion Smart Compose von Google Mail bietet prädiktive Schreibvorschläge, die Ihnen helfen, E-Mails schneller zu schreiben, indem sie gängige Sätze automatisch ausfüllen. Die Vorschläge sind auf Ihren Schreibstil zugeschnitten und werden durch intelligente KI weiter verbessert.

Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass Sie die Funktion nicht mögen, wenn sie Ihnen keine guten Vorschläge macht und Sie sie eher als Ablenkung denn als Hilfe empfinden. Ob Sie es nun aktivieren oder deaktivieren möchten, gehen Sie einfach zur Option Intelligent komponieren auf der Registerkarte Allgemein und schalten Sie es ein/aus.

Direkt unter dieser Option können Sie auch die Personalisierung für Smart Compose deaktivieren, wenn Sie nicht möchten, dass Smart Compose Vorschläge auf der Grundlage Ihres Schreibens macht.

Konversationsansicht deaktivieren/aktivieren

Google Mail gruppiert E-Mails unter demselben Betreff, um die Verfolgung einer Konversation und die Beantwortung zu erleichtern, und nennt dies Konversationsansicht. Sie können sie jedoch auch deaktivieren, um jede E-Mail einzeln zu betrachten, wenn Sie den alten E-Mail-Stil bevorzugen.

Um die Konversationsansicht zu aktivieren oder zu deaktivieren, öffnen Sie das Menü Zahnrad und scrollen Sie nach unten. Hier deaktivieren/aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Konversationsansicht im Abschnitt E-Mail-Threading.

Anstupsen deaktivieren/aktivieren

Nudges ist eine Erinnerungsfunktion von Google Mail, die Sie daran erinnert, auf eine E-Mail zu antworten oder eine gesendete E-Mail weiterzuverfolgen, falls Sie es vergessen haben. Obwohl Nudges eine praktische Funktion ist, kann sie für manche Menschen schnell lästig werden. Denn es handelt sich immer noch um eine KI-basierte Funktion, die Sie über E-Mails benachrichtigen kann, die Sie gar nicht beantworten möchten, was sehr nervig sein kann.

Um Nudges zu deaktivieren/aktivieren, können Sie zur Option Stupse auf der Registerkarte Allgemein wechseln und die beiden Optionen dort bearbeiten. Natürlich können Sie nur eine der beiden Optionen aktivieren/deaktivieren, wenn Sie die Nudges-Funktion nur teilweise nutzen möchten.

Symbol für ungelesene Nachrichten erhalten

Es gibt eine Option in Google Mail, mit der Sie sich die Anzahl der ungelesenen Nachrichten im Tab-Symbol anzeigen lassen können. Dies kann sehr nützlich sein, wenn Sie sich über die aktuellen ungelesenen E-Mails in Google Mail informieren möchten, ohne die Registerkarte wechseln zu müssen.

Gehen Sie dazu auf die Registerkarte Erweitert in den Haupteinstellungen von Google Mail und aktivieren Sie die Option Symbol für ungelesene Nachrichten. Jetzt sehen Sie die Anzahl Ihrer ungelesenen E-Mails direkt über dem Gmail-Symbol auf der Registerkarte. Es werden allerdings nur ungelesene E-Mails unter 100 angezeigt.

Persönliche Pegelanzeigen

Wenn es für Sie wichtig ist, zu wissen, ob eine E-Mail direkt an Sie, eine Gruppe von Personen oder eine Mailingliste gesendet wurde, dann müssen Sie die Indikatoren für die persönliche Ebene in Google Mail aktivieren. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie Schwierigkeiten herauszufinden haben, ob eine E-Mail ein persönliches Angebot an Sie oder nur eine Werbung für eine Mailingliste ist.

Scrollen Sie auf der Registerkarte Allgemein ganz nach unten und wählen Sie Indikatoren anzeigen neben der Option Indikatoren für die persönliche Ebene. Sobald diese Option aktiviert ist, sehen Sie oben in den E-Mails ein neues Pfeilsymbol mit einem, zwei oder gar keinem Pfeil darin. Ein Pfeil bedeutet, dass die E-Mail an eine Gruppe gesendet wurde, zwei Pfeile bedeuten, dass sie nur an Sie gesendet wurde, und kein Pfeil bedeutet, dass sie an eine Mailingliste gesendet wurde.

E-Mails von einer anderen Adresse aus senden

Wenn Sie mehr als ein Google Mail-Konto haben - z.B. ein berufliches und ein privates Konto - können Sie diese zu Ihrem Hauptkonto hinzufügen und E-Mails versenden, ohne sich bei diesen Konten anzumelden. Das kann sehr zeitsparend sein, wenn Sie häufig von verschiedenen Adressen aus E-Mails versenden müssen und nicht zwischen den Konten wechseln möchten.

Gehen Sie in den Google Mail-Einstellungen auf die Registerkarte Konten und Importieren und wechseln Sie zum Abschnitt Mail als senden. Klicken Sie hier auf Weitere E-Mail-Adresse hinzufügen.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie die zweite E-Mail-Adresse und ihren Namen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Schritt. Nun sendet Google Mail eine E-Mail an diese E-Mail-Adresse, um sie zu verifizieren, und sie wird hinzugefügt, nachdem Sie sie verifiziert haben.

Sobald sie hinzugefügt wurde, können Sie beim Verfassen einer neuen E-Mail wählen, ob Sie E-Mails von Ihrer Haupt- oder Ihrer sekundären E-Mail-Adresse senden möchten.

Prioritätseingang verwenden

Obwohl der Standard-Posteingang für die meisten Menschen gut funktioniert, ist der Prioritäts-Posteingang vielleicht besser für Sie geeignet, wenn Sie sich zuerst auf wichtige Dinge konzentrieren möchten. Wie der Name schon sagt, erstellt der Prioritätseingang Abschnitte in Ihrem Posteingang, um wichtige ungelesene E-Mails zuerst anzuzeigen, markierte E-Mails als zweites und alles andere im dritten Abschnitt.

Das Interessante dabei ist, dass wichtige E-Mails aus dem Label Alle E-Mails angezeigt werden, so dass sogar wichtige E-Mails aus dem Bereich Werbung und Soziales angezeigt werden. Falls Sie nicht wissen, wie Google Mail lernt, welche E-Mails für Sie wichtig sind, sehen Sie sich diese Google Mail Support-Seite an.

Um zum Posteingang mit Priorität zu wechseln, wechseln Sie zur Registerkarte Posteingang in den Google Mail-Einstellungen und wählen Sie Posteingang mit Priorität im Abschnitt Posteingangstyp.

Die Abschnitte hier sind vollständig anpassbar. Sie können einen weiteren Bereich hinzufügen, die Anzahl der Elemente in jedem Bereich ändern, die Priorität des Bereichs ändern, den Bereich ausblenden, wenn er leer ist, und vieles mehr.

Tastaturkürzel verwenden und bearbeiten

Für den Fall, dass Sie sie noch nicht verwenden, verfügt Google Mail über Tastaturkürzel für fast jede Aktion, die es Ihnen ermöglichen, das Programm zu nutzen, ohne die Maus zu berühren. Hier finden Sie alle Tastaturkürzel für Gmail. Sie können sich die Kürzel merken, die Sie am häufigsten benötigen.

Sie müssen jedoch sicherstellen, dass die Tastaturkürzel in den Gmail-Einstellungen aktiviert sind. Vergewissern Sie sich auf der Registerkarte Allgemein, dass im Abschnitt Tastaturkürzel die Option Tastaturkürzel aktiviert ist.

Und nun zum interessanteren Teil: Sie können die Gmail-Tastaturkürzel auch bearbeiten, um Ihre eigenen zu verwenden. Allerdings können Sie nur die wichtigsten Tastenkombinationen für die Navigation und die Verwaltung des Posteingangs bearbeiten, die auch die wichtigsten sind.

Zunächst müssen Sie diese Funktion aktivieren. Gehen Sie auf die Registerkarte Erweitert und aktivieren Sie die Option Benutzerdefinierte Tastenkombinationen.

Es wird eine neue Registerkarte Tastaturkurzbefehle angezeigt, auf der Sie die Liste der anpassbaren Kurzbefehle sehen. Sie können jeder Aktion zwei Tastenkombinationen zuweisen, indem Sie die Kästchen neben der Aktion bearbeiten.

Abschließende Gedanken

Ich persönlich nutze alle diese oben erwähnten Einstellungen, und sie machen die E-Mail-Nutzung in Google Mail wirklich viel einfacher. Obwohl einige dieser Einstellungen standardmäßig aktiviert sind (wie z.B. Smart Compose), sollten Sie dennoch überprüfen, ob diese Einstellungen so konfiguriert sind, wie Sie es wünschen.

Wenn Sie mehrere Gmail-Konten verwenden, erfahren Sie, wie Sie ganz einfach zwischen Gmail-Konten wechseln können. Sie können auch diese Tools ausprobieren, um ein sauberes E-Mail-Postfach zu haben.