Im Idealfall sollte ein erfolgreiches Projekt alle Benutzeranforderungen erfüllen und die Zeitvorgaben im Rahmen des vorgegebenen Budgets einhalten. Leider ist dies in der realen Welt nicht möglich!
Projektmanagement ist wie das Lösen eines Zauberwürfels: Sie müssen verschiedene Projektkomponenten ausbalancieren, verschiedene Ergebnisse in Betracht ziehen und den Fertigstellungstermin abschätzen. Auf diesem Weg werden unweigerlich Hindernisse auftreten. Budget-, Umfangs- und Kommunikationsprobleme sind typische davon.
Interessanterweise machen Führungskräfte in ihrer Führungsrolle häufig unklare Ziele für das Scheitern von Projekten verantwortlich (37%). Und nicht nur das: Während der Projektdurchführung benötigen etwa 54% der Unternehmen Hilfe bei der Verfolgung ihrer Leistungskennzahlen (KPIs).
Was sind die größten Herausforderungen im Projektmanagement, und welche Projektmanagement-Fähigkeiten müssen Sie einsetzen, um sie zu überwinden?
Dieser ausführliche Leitfaden hilft Ihnen bei der Bewältigung gängiger Projektmanagement-Herausforderungen, denen Sie während des Projektlebenszyklus wahrscheinlich begegnen werden. Außerdem erhalten Sie einige nützliche Tipps, die Sie in die Praxis umsetzen können, um jede dieser Herausforderungen zu meistern.
Undefinierte Ziele
Damit ein Projekt erfolgreich ist, muss das Team einen klaren und quantifizierbaren Projektumfang definieren – Projektziele, Ergebnisse, Aufgaben, Kosten und mehr. Jedes Teammitglied muss die genauen Erwartungen aller beteiligten Parteien und jedes Projektziel verstehen. Ohne diese Klarheit könnten Gelder und Zeit für Initiativen vergeudet werden, die nicht die erwarteten Ergebnisse bringen.
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Tipps zum Festlegen realistischer Ziele
Ziehen Sie die folgenden Schritte in Erwägung, um die Ziele des Projekts genau zu bestimmen und zu vermitteln:
- Legen Sie alle Details des Arbeitsplans fest, bevor Sie das Projekt umsetzen.
- Berufen Sie eine Teamsitzung ein, um die Ziele zu besprechen und gemeinsam zu definieren.
- Verwenden Sie eine Projektplanungssoftware, um die Ziele und die Rolle der einzelnen Teammitglieder bei der Erreichung dieser Ziele klar zu definieren.
- Legen Sie Systeme fest, um die Entwicklung zu verfolgen und den Projektfortschritt systematisch zu bewerten.
- Folgen Sie dem SMART-Ansatz, um sicherzustellen, dass Ihre Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sind.
Kriechender Umfang
Scope Creep ist der Ausdruck, der verwendet wird, um zu beschreiben, wenn die Grenzen eines Projekts über seine ursprüngliche Definition oder seine Ziele hinausgehen, in der Regel aufgrund von Änderungswünschen der Interessengruppen. Jede Änderung des Projektplans birgt die Gefahr, dass Verwirrung gestiftet wird, die Kosten für Ressourcen steigen und es schwieriger wird, Termine einzuhalten.
Wie Sie Scope Creep verhindern können
Die Verringerung des schleichenden Umfangs erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen abgeschlossen wird. Ziehen Sie eine der folgenden Strategien in Erwägung, um eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern oder zu steuern:
- Legen Sie die Ziele und Anforderungen des Projekts klar fest.
- Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan, der alle Projektphasen umfasst.
- Beziehen Sie die Beteiligten oder Kunden aktiv in den Projektplanungsprozess ein.
- Verwenden Sie Gantt-Diagramme und andere ähnliche Hilfsmittel für die Projektplanung und -verfolgung.
- Lehnen Sie Projektänderungen ab, die unnötige Verzögerungen oder unnötige Kosten verursachen können.
- Informieren Sie die Beteiligten über die möglichen Auswirkungen von Änderungen des Projektumfangs auf Budgets und Zeitpläne.
Ressourcenzuteilung / Beschränkung
Ein gutes Ressourcenmanagement ist nach wie vor eine der vielen Herausforderungen des Projektmanagements. Projektmanager müssen oft mit ihren begrenzten Ressourcen und Budgets jonglieren, so dass viele Unternehmen Unterstützung benötigen.
Aufgaben, die spezielle Fähigkeiten für einen bestimmten Auftrag erfordern, werden häufig an Teammitglieder, Auftragnehmer, Agenturen oder Lieferanten vergeben. Dadurch wird die Qualität des Endprodukts gefährdet.
Richtlinien zur Planung und Verwaltung von Ressourcenbeschränkungen
- Jede Aufgabe muss auf die Rolle oder die Fähigkeiten eines Fachmanns abgestimmt sein.
- Projektmanager müssen eine detaillierte Liste der zu erbringenden Leistungen erstellen und die erforderlichen Fähigkeiten bestimmen.
- Beurteilen Sie die aktuellen Ressourcen, um vor dem Abschluss eines Projekts festzustellen, ob es noch Lücken bei den Fähigkeiten gibt.
- Projektmanager können eine Analyse durchführen, wenn eine Kompetenzlücke dem Erfolg des Projekts im Wege steht.
Pannen in der Kommunikation
Projektteams sind besonders anfällig für Fehlkommunikation, da sie die Teamarbeit untergräbt. Sie kann zu Unstimmigkeiten zwischen den Teammitgliedern führen und das Projekt verzögern.
Eine gute Kommunikation ist die Voraussetzung für den erfolgreichen Abschluss eines jeden Projekts. Ein genialer Projektmanager ist in der Lage, Informationen zu sammeln, mit den Beteiligten ins Gespräch zu kommen und klare Anweisungen zu geben, was dem Team hilft, Verzögerungen zu vermeiden und den Zeitplan einzuhalten.
Verbessern Sie die Projektkommunikation, indem Sie die folgenden Punkte umsetzen:
Verbessern Sie die Korrespondenz zwischen allen Projektbeteiligten durch:
- Der Einsatz von Gruppentools und Projektmanagement-Software für kleine Unternehmen garantiert, dass die Teammitglieder informiert werden.
- Die Entwicklung eines Zeitplans für die Berichterstattung und eines Kommunikationsplans ist notwendig, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
- Die Teilnahme an teambildenden Aktivitäten stärkt den Zusammenhalt und fördert die Kommunikation innerhalb der Gruppe.
- Fördern Sie die Transparenz über den Projektstatus und informieren Sie alle Beteiligten regelmäßig über die Fortschritte.
- Regelmäßiges Feedback an die Mitarbeiter über ihre Arbeit kann das Wachstum fördern.
Verzögerungen im Zeitplan
Die frühzeitige Erkennung von Projektverzögerungen ist für ein einfaches Projektmanagement unerlässlich. Tools und Strategien helfen bei diesem Prozess. Nutzen Sie Tools zur Projektverfolgung und Berichterstattung, überwachen Sie Ihre KPIs, programmieren Sie Erinnerungen und Benachrichtigungen und sprechen Sie regelmäßig mit Ihrem Team.
Kämpfen Sie mit Verzögerungen in der Zeitachse? Hier ist, was Sie tun müssen:
- Die Nachverfolgung kann Aufgaben identifizieren und auf eine mögliche Verzögerung hinweisen, wenn Aufgaben länger als erwartet dauern.
- Sie können Abweichungen vom Plan, die zu Verzögerungen führen können, erkennen, indem Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) überwachen, einschließlich der Erledigungsrate von Aufgaben, der Zeit bis zum Abschluss des Auftrags und der Ressourcenauslastung.
- Wenn Sie eine offene Kommunikation mit Ihrem Team pflegen, können Sie Hindernisse oder Probleme vorhersehen, bevor sie ernsthaft werden, und sie lösen.
Risikomanagement
Selbst die erfahrensten und qualifiziertesten Projektmanager können nur einige Risiken vorhersehen, die ein Projekt beeinträchtigen können.
Ursachen für potenzielle Projektrisiken
Zu den Projektrisiken könnte ein Problem im Projektmanagementsystem gehören, das einen Fehler im Projektzeitplan verursacht. Unerwartete Ereignisse können unweigerlich eintreten und das Projekt gefährden, selbst wenn der Projektplan noch so sorgfältig ist.
Da so viele Faktoren zu unendlich vielen möglichen Ergebnissen führen können, verlaufen Projekte selten genau wie geplant.
Implementieren Sie diese Schritte zur Minimierung von Projektrisiken:
- Jeder Projektmanager muss Backup-Pläne entwerfen, an die sich das Team halten kann, wenn die Dinge aus dem Ruder laufen.
- Die verschiedenen Arten von Risiken und ihre Abschwächung werden durch ein Projektrisikomanagement-System erleichtert.
- Die Erstellung eines Notfallplans ist unerlässlich. Dieser Plan sollte alle Risiken und die entsprechenden Maßnahmen für den Fall ihres Eintretens auflisten.
Fehlende Fertigkeiten
Das Erkennen von Qualifikationsdefiziten in Ihrem Team ist von entscheidender Bedeutung, wenn bestimmte Personen die für die Ausführung der Aufgabe erforderlichen Kenntnisse erwerben müssen. Es kann sein, dass die Projektziele aufgrund dieser Diskrepanz zwischen dem aktuellen Kompetenzniveau und den erforderlichen Qualifikationen nicht erreicht werden.
Identifizieren Sie schnell die erforderlichen Qualifikationen:
Um diese Qualifikationslücke anzugehen und zu schließen, sollten Sie die folgenden Maßnahmen in Betracht ziehen:
- Machen Sie eine detaillierte Bestandsaufnahme aller Kenntnisse und Fähigkeiten, die für die erfolgreiche Ausführung der Aufgabe erforderlich sind.
- Beurteilen Sie die aktuellen Fähigkeiten der Teammitglieder und führen Sie bei Bedarf gezielte Schulungsinitiativen durch, um ihre Talente zu erweitern.
- Weisen Sie den Teammitgliedern Aufgaben zu, die ihre Fähigkeiten und ihre einschlägige Erfahrung am besten nutzen, um die Aufgabenverteilung zu optimieren.
- Prüfen Sie die Möglichkeit, weitere Mitarbeiter mit speziellen Kenntnissen für bestimmte Aufgaben, die für den Erfolg des Projekts wichtig sind, unter Vertrag zu nehmen oder hinzuzufügen.
Schlechte Budgetierung
Um sicherzustellen, dass Sie die Mittel sinnvoll einsetzen, ist ein sorgfältiges Kostenmanagement und eine intelligente Finanzplanung erforderlich. Andererseits kann eine schlechte Budgetierung zu ungünstigen Konsequenzen führen. Wenn Sie das Finanzielle nicht im Griff haben, kann es zu Kostenüberschreitungen kommen, die die Beteiligten verärgern und die Fertigstellung des Projekts unmöglich machen würden.
Was Sie bei der Festlegung eines angemessenen Budgets für das Projekt beachten sollten:
Vermeiden Sie Probleme mit dem Budget, indem Sie die folgenden Vorschläge beherzigen:
- Prüfen Sie verwandte Projekte und unterscheiden Sie Ihr Budget von dem der anderen.
- Nehmen Sie realistische Budgetschätzungen vor, während Sie im Voraus planen.
- Holen Sie sich Tipps von Fachleuten, die sich mit Projektkosten und Zeitplänen auskennen, z.B. Softwareentwickler oder Qualitätssicherungsspezialisten.
Mangelnde Eigenverantwortung
Mangelnde Eigenverantwortung von Teammitgliedern und Führungskräften kann den Erfolg auf zwei Arten behindern. Zum einen wird die Moral des Teams untergraben, das unter den Fehlern eines Einzelnen leiden kann. Der zweite Weg ist die Verringerung des Outputs, da die Projektressourcen darauf verwendet werden, herauszufinden, was die Ursache eines Problems ist.
So verbessern Sie die Eigenverantwortung des Teams:
Stärken Sie die Eigenverantwortung Ihres Teams für ein Projekt, indem Sie:
- Die Verantwortung in den Projektprozess einbeziehen, um den Teammitgliedern zu helfen, ihre jeweiligen Aufgaben zu verstehen.
- Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und zeigen Sie Ihren Teammitgliedern, dass Fehler in Ordnung sind, wenn sie sie eingestehen.
- Fördern Sie ein vertrauensvolles Umfeld unter den Teammitgliedern, um ehrliche und offene Gespräche zu ermöglichen.
Technische Fragen
Technische Probleme sind eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement. Dabei handelt es sich um unvorhergesehene Probleme, die das Projekt daran hindern könnten, seine Ziele zu erreichen, wie z.B. Cyberattacken, Systemverletzungen und technische Pannen.
Jedes Projekt, das sich auf Technologie stützt, einschließlich Softwareentwicklung, Infrastrukturprojekte und Technologieimplementierungen, ist anfällig für technologische Risiken. Wählen Sie ein erfolgreiches Programm, das die folgenden Punkte berücksichtigt, um technologische Unzulänglichkeiten zu vermeiden oder zu beheben:
- Aufspüren möglicher technischer Probleme.
- Herausfinden, wie sie sich auf das Projekt auswirken werden.
- Einführung von Richtlinien, um sie zu kontrollieren und zu vermindern.
Dies kann Redundanzkontrollen, Sicherheitsverfahren und Backup-Pläne umfassen, um den Erfolg des Projekts zu sichern.
Häufige technische Probleme und wie man damit umgeht:
❇️ Ausweitung des Projektumfangs – Dies geschieht, wenn der Projektumfang aufgrund wiederholter Änderungen im Projekt über seine ursprüngliche Definition hinausgeht. Eine klare Definition der Projektanforderungen und -ziele und die Verwendung von Gantt-Diagrammen helfen bei der genauen Planung und Verfolgung der Projekte.
❇️ Schlechte Kommunikation – Schlechte Kommunikation behindert oft den erfolgreichen Abschluss des Projekts. Eine Verbesserung der schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten des Projektleiters und der Teammitglieder hilft bei der effektiven Erfassung von Informationen und Anweisungen.
❇️ Unklare Ziele – Projekte können nur dann erfolgreich abgewickelt werden, wenn die Projektziele und -vorgaben sorgfältig definiert sind. Um die richtigen Projektziele festzulegen, verwenden Sie SMART-Methoden und definieren Sie verschiedene Projektspezifikationen, wie z.B. den Zeitplan, bevor Sie das Projekt umsetzen.
❇️ Unzureichende Risikoanalyse – Die Risikoanalyse spielt eine wichtige Rolle bei der Bestimmung der potenziellen Risiken, die mit dem Projekt verbunden sind, aber manchmal werden die größten Herausforderungen nicht vorhergesehen. Um dies zu beheben, müssen Sie den Prozess der Risikoanalyse verbessern, indem Sie die damit verbundenen Probleme erforschen und die erforderlichen Kontrollmaßnahmen entwickeln.
Konflikte innerhalb des Teams
Fehlkommunikation und das Fehlen einer gemeinsamen Vision tragen zu Unsicherheit und Konflikten zwischen den Teammitgliedern bei. Projektmanager können es sich nicht leisten, Reibungen im Team zu ignorieren. Sie müssen die zugrundeliegende Ursache des Problems identifizieren, bevor Sie tief durchatmen und das Problem lösen können. Ein produktives Konfliktmanagement erfordert, dass Projektmanager ihren Teams Klarheit verschaffen.
Vorschläge zur raschen Lösung von Teamkonflikten:
Die Anwendung dieser Konfliktmanagementtechniken kann sich bei der Lösung von Konflikten zwischen Teamkollegen als nützlich erweisen.
- Denken Sie daran, dass Konflikte und Meinungsverschiedenheiten zum Projektmanagement dazugehören.
- Ignorieren Sie Konflikte nicht und lassen Sie sie nicht unbehandelt, um zu verhindern, dass sie sich zu einem größeren Problem entwickeln.
- Ermutigen Sie zu offenen Diskussionen, um die Konfliktlösung zu erleichtern.
- Vermeiden Sie es, sich für eine Seite zu entscheiden, wenn Sie ein Urteil fällen.
Unwirksame Einbeziehung von Stakeholdern
Eine unzureichende Einbindung von Stakeholdern kann zu verschiedenen Herausforderungen im Projektmanagement führen, wie z.B. ungenaue Ziele und unzureichende Risikoanalysen.
Versuchen Sie diese Vorschläge, um ein regelmäßiges Stakeholder-Engagement zu erreichen:
- Beziehen Sie die Stakeholder in den Prozess der Projektplanung ein.
- Bleiben Sie in ständigem Kontakt mit den Stakeholdern und versorgen Sie sie mit aktuellen Informationen zum Projekt.
- Bitten Sie die Kunden in jeder Phase des Prozesses um direkten Input.
Wie kann man ein ordnungsgemäßes Projektmanagement sicherstellen?
Es gibt keine Zauberformel für den Erfolg des Projektmanagements. Es kommt darauf an, dass Sie wissen, wie Sie ein Projekt effizient managen und zukünftige Hindernisse vorhersehen können.
Wir haben die Tipps für Sie, wenn Sie sich fragen, was es dazu braucht.
✅ Versorgen Sie die relevanten Interessengruppen regelmäßig mit Projektberichten, um sie über Änderungen oder neue Entwicklungen zu informieren.
✅ Denken Sie über verschiedene Perspektiven nach, nicht nur über Ihre eigene. Das hilft Ihnen dabei, zu erkennen, wann ein Thema falsch ist oder ob jemand anderes einen besseren Vorschlag hat.
✅ Gratulieren Sie Teammitgliedern, die die Erwartungen übertroffen haben. Stellen Sie sicher, dass Sie dies vor Ihren Teammitgliedern tun, um sie zu motivieren und ihnen die Früchte ihrer Arbeit zu zeigen.
✅ Halten Sie häufige Teambesprechungen ab, um sicherzustellen, dass jeder den Zeitplan des Projekts versteht.
✅ Zeigen Sie Ihrem Projektteam, dass Sie Vertrauen in seine Fähigkeiten haben. Das wird ihre Initiative und ihre Kreativität fördern.
✅ Machen Sie Ihren Arbeitsplatz zu einem Raum, in dem jeder seine Meinung frei äußern kann.
✅ Stellen Sie sicher, dass Sie mehrere Kommunikationskanäle haben, um die Kommunikation zwischen den Mitgliedern zu erleichtern. So fühlt sich Ihr Team beim Fortschreiten des Projekts besser unterstützt.
Letzte Worte
Dies sind einige der häufigsten und frustrierendsten Herausforderungen, denen sich ein Projektmanager im Laufe des Projektmanagement-Lebenszyklus stellen muss. Glücklicherweise können Sie diese Herausforderungen leicht meistern, wenn Sie die in diesem Leitfaden enthaltenen Ratschläge befolgen.
Darüber hinaus können Sie auch einige der robusten Projektmanagement-Tools einsetzen, die auf dem Markt erhältlich sind, um solche Herausforderungen ganz zu vermeiden.