Projektfahrplan: Leitfaden und kostenlose Vorlagen [2023]

Projektleiter haben eine einfache Aufgabe: Sie sollen das Projekt und das Team mit einer Erfolgsquote von 100% zum Abschluss bringen.

Sie müssen dieser Verantwortung gerecht werden, indem sie alle Beteiligten auf dem Laufenden halten und das Projektziel in Form einer Geschichte kommunizieren. Hier kommt die Vorlage für den Projektfahrplan! 

Ein Projektfahrplan hilft einem Projektleiter den Beteiligten in einem leicht verständlichen Format einen Überblick über das Projekt aus der Vogelperspektive zu geben. Ziel ist es, alle Beteiligten mit ins Boot zu holen, ohne dass sie Zweifel an den Meilensteinen, Komponenten, dem Budget und dem Endziel des Projekts haben.

Es handelt sich um eine einfache Erzählung, bei der Sie das technische Material mit Beispielen aus der Praxis vereinfachen. Am Ende der Präsentation sollte eine klare Erwartungshaltung bei den Beteiligten, Managern oder den ausführenden Teammitgliedern bestehen.

Als Projektmanager müssen Sie sich um viele Dinge kümmern, und ein Projektfahrplan sollte nicht dazugehören. Aus diesem Grund verlassen sich verschiedene erfahrene Projektmanagement-Agenturen und -Profis auf gebrauchsfertige Vorlagen für Projektfahrpläne. Lesen Sie weiter, um eine ausführliche Diskussion über die Projekt-Roadmap und einige der professionellen Vorlagen zu finden, die Sie verwenden können.      

Was ist ein Fahrplan im Projektmanagement?

Die Projekt-Roadmap ist eine leicht verständliche, übersichtliche und detaillierte Übersicht über die wichtigsten Komponenten eines Projekts. Es handelt sich um eine nicht vertrauliche und für die Öffentlichkeit zugängliche Ressource, die Projektmanager mit einer öffentlichen oder professionellen Gruppe teilen können, um die folgenden Punkte schnell zu erklären:

• Eine mundgerechte Zusammenfassung der Ziele des Projekts.
• Wichtige Projektergebnisse.
• Abhängigkeiten von Aufgaben des Projekts.
• Entscheidende Meilensteine des Projekts.
• Projektrisiken.

Nutzen Sie sie, um die Geschichte des Projekts vor und während des Projektbeginns zu vermitteln. Sie ermöglichen es Ihnen, hochrangige Pläne mitzuteilen, angemessene Erwartungen zu wecken und die wichtigsten Komponenten der bevorstehenden Projektarbeiten hervorzuheben.   

Die Bedeutung der Erstellung eines Projektfahrplans

Ein Projektfahrplan ist eine mühelose Möglichkeit, die Ziele eines Projekts darzustellen. Manchmal können solche Berichte auch den Projektstatus und das Tempo des Projektfortschritts erläutern. Im Folgenden erfahren Sie, welche Bedeutung ein Projektfahrplan für jedes Projekt hat: 

#1. Umgang mit den Erwartungen der Stakeholder

Eine Vorlage für einen Projektfahrplan hilft Ihnen, die richtigen Erwartungen bei den Projektverantwortlichen und -beteiligten zu wecken. Wenn Sie die Kosten, die Ressourcen und den Zeitplan kurz und bündig darstellen, können Ihre Vorgesetzten Ihnen helfen, Ihre Projektanforderungen zu erfüllen. 

#2. Einfaches Vermitteln von Zielen und Plänen

Projekt-Roadmaps sind in der Regel visuell aufbereitet und bieten einen Überblick auf hohem Niveau. Sie sind daher ein wichtiges Dokument, um wichtige Informationen schnell an die Beteiligten weiterzugeben. 

#3. Ermutigung zu schnelleren Entscheidungen

In Ihrem Projektfahrplan sind die wesentlichen Leistungen und Ziele klar umrissen. Wann immer Sie während des Projekts auf einen Konflikt bei der Priorisierung von Aufgaben stoßen, ziehen Sie das ursprüngliche Projektplanungsdokument heran, um zu verstehen, welche Aufgabe beschleunigt werden sollte. 

#4. Craft Aktualisierte Projektschnappschüsse

Eine wichtige Aufgabe der Projekt-Roadmap besteht darin, verschiedene aktualisierte Versionen zu erstellen, wenn das Projekt fortschreitet. Sie können diese aktualisierten Berichte verwenden, um eine leicht verständliche Präsentation über den Projektstatus zu geben, die von allen Zuhörern verstanden wird.  

#5. Kommunizieren Sie mit externen Teams

Projektfahrpläne enthalten in der Regel keine vertraulichen Informationen über die Arbeit. Daher können Sie das Dokument auch mit externen Projektbeteiligten kommunizieren. 

#6. Dient als Erinnerungshilfe

Bei jedem Projekt besteht die Gefahr, dass es während der laufenden Aktivitäten aus der Bahn gerät. Sie sollten Ihr Team jedoch anweisen, sich auf den Projektfahrplan zu beziehen, um den Status wieder auf den richtigen Weg zu bringen.   

Vorteile einer Projekt-Roadmap

Die Projekt-Roadmap wurde lange Zeit unterschätzt oder unterbewertet, aber jetzt legen Projektmanager Wert auf diese Ressource. Wenn Sie eine Projekt-Roadmap in Ihre Projektplanung einbeziehen, erhalten Sie die folgenden Vorteile gegenüber Ihren Mitbewerbern:

• Festlegung der Projektverantwortung
• Prioritäten setzen und ausrichten
• Effektiv koordinieren
• Rollen klar visualisieren
• Projektziele klären 

Bestandteile eines typischen Projektfahrplans

Ihr Projektfahrplan sollte auf eine Seite passen. Daher müssen Sie die Komponenten für den Projektfahrplan klug auswählen. Sie sollten die folgenden Elemente in Ihre Projektplanvorlage aufnehmen:

• Geben Sie zunächst einen Überblick über den Projektzeitplan mit nicht verhandelbaren Terminen.
• Lassen Sie die wesentlichen Meilensteine, die Ihr Team erreichen will, nicht aus.
• Der Fahrplan sollte auch die Verteilung der Haushaltsmittel und der Humanressourcen in einem visuellen Format aufzeigen.
• Alle zu erwartenden Abhängigkeiten von Aufgaben sollten hier ebenfalls hervorgehoben werden.
• Das Projektplanungsdokument sollte wichtige Kontakte enthalten, insbesondere zu externen Beratern und Anbietern. 
• Beschreiben Sie die Zielsetzungen, Ziele und Prioritäten in wenigen Sätzen als allgemeinen Überblick. 

Im Folgenden finden Sie einige der besten kostenlosen Vorlagen für Projektpläne, die Sie verwenden können.

Smartsheet

Smartsheet ist eine bekannte Software-as-a-Service (SaaS), einem Anbieter für Arbeitsmanagement und Remote-Zusammenarbeit bei Projekten. Eines seiner neuesten Angebote ist eine intuitive und editierbare Projekt-Roadmap für professionelle Projektmanager.

Sie können jede der Vorlagen in dieser Webanwendung verwenden und diese während des gesamten Projekts zu Aktualisierungszwecken beibehalten. Diese Formate sind leicht zugänglich, da Smartsheet können Sie die bearbeitete Vorlage in verschiedenen Formaten wie Word, Excel, PowerPoint, Docs, Sheets und Slides herunterladen.

Einige der vorgefertigten Vorlagen, die heute relevant sind, sind:

• Beispiel für einen Projektfahrplan für die Informationstechnologie (IT)
• Beispiel für ein Dokument mit mehreren Projektfahrplänen
• Beispiel eines 3-Jahres-Projektfahrplans
• Agiles Projekt Roadmap-Vorlage  

Außerdem sind die Vorlagen frei zugänglich, da Sie die Plattform als Testversion ausprobieren und das benötigte Dokument herunterladen können. Wenn Sie die Plattform für Ihre Projekte für wertvoll halten, können Sie auch ein Vollabonnement abschließen.

Zeitleiste Büro

Zeitleiste Büro ist ein weiteres beliebtes Ziel für hochwertige Projektplanvorlagen, die Sie kostenlos herunterladen können. Das Tool unterstützt Sie bei der Umwandlung komplexer Projektmanagementdaten in übersichtliche Projekt-Roadmaps auf Microsoft PowerPoint. 

Sie können das Roadmap-Dokument problemlos vor einem hochrangigen Publikum präsentieren und sich darauf verlassen. Die durchdachte visuelle Struktur der Projekt-Roadmap in diesem Tool ist leicht zu merken.

Folgende Vorlagen für Roadmap-Dokumente sind verfügbar:

• Beispiel für ein Projektplanungsdokument
• Vorlage für einen Produktfahrplan
• IT-Roadmap-Vorlage
• Vorlage für Strategie/Geschäftsfahrplan
• Vorlage für eine Technologie-Roadmap 

Derzeit bietet Office Timeline kein direktes Herunterladen von Projektplanvorlagen für Google Arbeitsbereich Dateien wie Sheets, Docs und Slides. Sie können die Vorlagen jedoch problemlos auf der Google-Plattform öffnen, da diese mit Microsoft Office-Dateien kompatibel ist.    

Aha!

Aha! Produkt-Roadmap-Vorlagen ersparen Ihnen die zeitaufwändige Personalisierung von Vorlagen. Mit diesen Vorlagen können Sie in wenigen Minuten mit der Präsentation von Projektplänen, Zielen und Übersichten auf höchster Ebene beginnen. Derzeit gibt es 16 frei herunterladbare Projekt-Roadmap-Dokumente, die Sie an Ihr Projekt anpassen können. 

Nicht alle Beispiele für Projektfahrpläne sind gleich, daher müssen Sie sie mit Bedacht einsetzen. Einige von ihnen eignen sich beispielsweise für die Darstellung der übergeordneten Geschäftsziele eines Projekts. Andere wiederum eignen sich eher für Produktfreigaben, die Erläuterung von Projektfunktionen usw.

Mit Aha können Sie die Roadmap-Dateien in den Formaten Microsoft PowerPoint und Excel herunterladen. Wenn Sie jedoch ein spezielles Tool für die Entwicklung und Visualisierung von Projektfahrplänen benötigen, können Sie das Aha-Tool abonnieren.    

Vorlage.net

Vorlage.net ist eine weitere vertrauenswürdige Quelle für Beispieldokumente zu Projektplänen. Sie können die kostenlosen Beispiele nutzen, um einen effektiven strategischen Projektfahrplan für Ihr Unternehmen zu erstellen. Sie bietet Zugang zu verschiedenen Arten von Projektfahrplandokumenten, von kreativen Infografik Entwürfe zum agilen Projektmanagement.

Allerdings ist diese Website möglicherweise nicht ideal für Sie, wenn Sie nach hochwertigen, kostenlosen Roadmap-Vorlagen suchen. Derzeit bietet das Webportal nur zwei grundlegende Vorlagen für Projektpläne an.  

Slite

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, um einen professionellen Projektplan für Ihr bevorstehendes Projekt zu erstellen, können Sie folgende Website besuchen Slite und sehen Sie sich die kostenlosen Vorlagen an. Die Vorlagen sind optisch ansprechend und lassen sich leicht anpassen. Außerdem können Sie die Slite-Web-App verwenden, um eine Vorlage online mit einem anderen Mitarbeiter zu bearbeiten.

Im Gegensatz zu anderen Vorlagen-Websites können Sie hier nicht einfach ein Word- oder Docs-Format herunterladen, um es selbst zu bearbeiten. Stattdessen wird die kostenlose Vorlage im Slite-App-Editor geöffnet, wo Sie verschiedene Komponenten für die Anpassung des Projektfahrplans verwenden können.

Die kostenlose Vorlage verfügt über verschiedene Abschnitte wie die Roadmap-Überschrift, die Team-Mission, den Projekthintergrund, die vierteljährliche Roadmap-Visualisierung mittels eines Gantt-Diagramms und die Roadmap-Übersicht. Daher können Sie diese Abschnitte leicht personalisieren, da sie selbsterklärend sind.

Außerdem können Sie auch Dateien aus Google Drive anhängen, um Ihr Roadmap-Dokument mit zusätzlichen Projektdateien aus der Cloud zu ergänzen. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, können Sie das Dokument entweder ausdrucken oder als PDF-Datei exportieren.      

Letzte Worte

Der Projektfahrplan, den Sie vorlegen, sollte ein Gesamtbild des Projekts zeichnen. Er sollte nicht einfach eine detaillierte Aufschlüsselung der Projektressourcen, Aufgaben oder Kosten sein. Die Beteiligten haben die Gantt-Diagramme oder andere Projektmanagementsoftware um diese Details zu visualisieren. 

Sie können eine der oben genannten Vorlagen für Projektpläne verwenden, um eine professionelle Roadmap zu erstellen, die den ursprünglichen Projektplan ergänzt. Ihr Projektfahrplan wird auch einfach und prägnant sein, wenn Sie die Vorlagen verwenden, anstatt ihn von Grund auf neu zu erstellen.

Sie können sich diese Tools ansehen, um schöne Gantt-Diagramme für Ihre Projekte erstellen und bleiben dem Zeitplan voraus.