Confluence Bewertung: Wer sollte es benutzen?

Confluence

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Confluence ist ein Teamarbeitsbereich für Zusammenarbeit und Wissensaustausch. Dieser vernetzte Arbeitsbereich hilft Teams, nützliche Informationen zu erstellen, zu finden und zu teilen. Er kommt Teams aller Art zugute, auch solchen, die an unternehmenskritischen Projekten arbeiten, die strenge Verfahren erfordern. Confluence bietet Funktionen, die dafür sorgen, dass alle Teammitglieder auf das Ziel ausgerichtet sind, fundierte Entscheidungen treffen und das Ziel erreichen.

Eigenschaften

• Online-Whiteboard für Brainstorming und Ideenfindung
• Unbegrenzte Seitenerstellung und Speicherung in verschiedenen Spaces
• Organisatorische Datenbank mit personalisierten Ansichten
• Unterstützung der Zusammenarbeit in Echtzeit für Remote-Teams
• Wissensmanagement mit benutzerdefinierten Vorlagen

Vorteile

• Reibungslose Integration mit Atlassian-Produkten wie Jira
• Hochgradig anpassbare Plattform mit personalisiertem Dashboard
• AI für Ideenfindung und -umschreibung

Nachteile

• Die Navigation auf der Oberfläche kann für neue Benutzer verwirrend sein
• Nicht geeignet für API-Dokumentation
• Nicht als Desktop oder mobile App verfügbar

Was ist Confluence?

Confluence ist ein webbasierter kollaborativer Arbeitsbereich für Teams. Er ermöglicht es Benutzern, Wissen und Informationen zu erstellen, zu verwalten und zu teilen. Es fungiert als zentraler Knotenpunkt für Projekte, Dokumentation und Diskussionen.

Die Muttergesellschaft, Atlassian, wurde 2002 in Australien von Mike Cannon-Brookes und Scott Farquhar gegründet. Confluence begann seine Reise im Jahr 2003 und beschäftigt derzeit 12.000 Mitarbeiter an 13 Standorten weltweit. Es hat weltweit 300.000 Kunden, darunter große Namen wie die NASA, Audi, Docker und die New York Times.

Confluence eignet sich für eine Vielzahl von Branchen, wie z.B. Marketing- und Kreativagenturen, Beratung und professionelle Dienstleistungen, Softwareentwicklung und IT, Finanzen, Buchhaltung, Gesundheitswesen, Biowissenschaften, Personalwesen, Fertigung, Technik, Recht, Compliance und gemeinnützige Organisationen.

Confluence-Funktionen

Zu den wichtigsten Funktionen von Confluence gehören Mehrzweck-Whiteboards, Seiten, Datenbanken und mehr.

Seiten

Seiten sind die Bausteine der Confluence-Plattform. Ob es sich um Notizen, Projektplanung oder Wettbewerbsanalysen handelt, Confluence ermöglicht es den Benutzern, dies mit Hilfe von Seiten zu tun. Teams können eine Seite von Grund auf nach ihren Bedürfnissen erstellen oder Vorlagen verwenden, um sofort loslegen zu können. Seiten sind auch für die interne Kommunikation zwischen Teammitgliedern hilfreich. Benutzer können Seiten während Präsentationen im Präsentationsmodus laufen lassen und über QR-Codes teilen.

Whiteboards

Confluence bietet Teams ein vielseitig einsetzbares Whiteboard, mit dem sie gemeinsam an jedem Projekt arbeiten können. Es hilft den Benutzern, zufällige Gedanken festzuhalten und im Team daran zu arbeiten. Diese unendliche Leinwand ermöglicht es den Benutzern, Brainstorming zu betreiben und mit Stickies, Linien, Abschnitten, Stempeln, Timern usw. zu visualisieren.

Teams können Vorlagen für eine Roadmap, ein Flussdiagramm, einen Workflow, eine Concept Map und eine einfache Retro verwenden, um sie auf dem Whiteboard zu verwenden und in Echtzeit mit Kollegen zu bearbeiten. Es bietet eine integrierte Jira-Integration zur Verwendung von Smart Sections und Smart Connectors und verwandelt verschiedene Elemente in Jira-Probleme. Benutzer können ihre bevorzugten Tools mit dem Whiteboard verbinden, um Jira-Probleme zu bearbeiten, Confluence-Seiten einzubetten und die Referenz in anderen Tools wie Google Docs und Figma zu verwenden.

Datenbanken

Die Datenbankfunktion von Confluence ermöglicht es Teams, ihren Aktivitäten eine Struktur zu geben und sie zu visualisieren. Sie ermöglicht es den Benutzern, Informationen zentral an einem Ort zu speichern und zu organisieren, der automatisch aktualisiert und in Echtzeit synchronisiert wird. Confluence-Benutzer können personalisierte Ansichten (Tabelle, Board, Karten) für verschiedene Teams und Interessengruppen erstellen. Es ermöglicht Teams eine Informationsbibliothek zum Anzeigen und Verfolgen von Ergebnissen und zum Zusammenfassen aller Tools, Links und Informationen aus Confluence und externen Quellen in einer einzigen Ansicht.

Spaces

Confluence Spaces helfen Unternehmen dabei, Informationen auf organisierte Weise zu speichern. Sie fungieren als Container, in dem Mitarbeiter Arbeiten zu einem gemeinsamen Projekt oder einer Initiative erstellen, speichern und gemeinsam bearbeiten. Mehrere Teams könnten an verschiedenen Social Media-Projekten arbeiten, aber alle zugehörigen Seiten können in einem Space namens Social Media gespeichert werden. Mit der Analysefunktion können sich Teams einen Überblick über die Aktivitäten auf dem Space verschaffen und Analysedaten nach Excel exportieren. Benutzer können KI-gestützte Automatisierungen anwenden, um Workflows für die Zusammenarbeit, Benachrichtigung und Organisation zu erstellen.

Confluence für das Programm-Management

Teams, die ein Programmmanagement durchführen müssen, können ebenfalls von Confluence profitieren. Es hilft Teams, Projekte zu planen und ihre Aufgaben und Teilaufgaben zu verfolgen, um den Fortschritt zu überwachen. Die Benutzer können Seiten mit Vorlagen für jedes Projekt oder Programm erstellen und sie unter demselben Bereich kategorisieren.

Die KI-Zusammenfassungsfunktion von Confluence ermöglicht es Teams, sich schnell einen mundgerechten Überblick über Seiten und Kommentare zu verschaffen. So können Personen, die an mehreren Teams beteiligt sind, schnell die Absicht und den Arbeitsprozess des Projekts erfassen.

Confluence integriert die KI von Atlassian in verschiedene Aspekte der Plattform. Benutzer können damit prägnant übersetzen, den Text verbessern, einen Titel finden, die Grammatik korrigieren und den Tonfall ändern.

Programm-Manager und Teams können Jira in Confluence integrieren, um auf Confluence-Seiten zuzugreifen und diese über Jira-Produkte hinweg zu nutzen. Diese Integration ermöglicht es ihnen, direkte Links zu Confluence-Dokumenten in Jira zu teilen und Jira-Probleme mit Confluence-Seiten zu verknüpfen.

Confluence für Marketing-Teams

Marketingteams können Confluence nutzen, um Inhalte zu erstellen, kreative Assets zu verwalten und Vorschläge in umsetzbare Pläne zu verwandeln. Weitere Marketingaufgaben, die Unternehmen mit Confluence erledigen können, sind die Bearbeitung, das Einholen von Feedback, die Erstellung eines ersten Entwurfs und die Anpassung des Tons von Kampagnen an die jeweilige Zielgruppe.

Confluence bietet eine Reihe von Vorlagen und Integrationsfunktionen für das Marketingteam. Mit der Vorlage Content Strategy können Benutzer alle Strategien für Content-Kampagnen an einem Ort zusammenfassen, einschließlich Übersicht, Roadmap, Planung, Content-Kanal und Redaktionskalender.

Mit der Vorlage Marketingkampagne können Unternehmen die Strategie für eine bestimmte Kampagne definieren, Ziele und Budgets festlegen und eine Liste der Kampagnenergebnisse erstellen. Wenn Benutzer eine Seite zu einem bestimmten Thema erstellen, können sie auch relevante Dateien hochladen und an diese Seite anhängen. Die Teammitglieder können diese Dateien bearbeiten, Kommentare dazu abgeben und sie mit anderen teilen.

Marketingteams können Slack integrieren, um Benachrichtigungen über neue Kommentare, Seitenaktualisierungen oder Aufgabenzuweisungen zu erhalten, damit die Teammitglieder über die neuesten Aktualisierungen der Kampagne informiert bleiben. Sie können Confluence auch mit Dropbox oder Google Drive integrieren, um kreative Assets und Dokumente direkt auf der Plattform zu speichern und darauf zuzugreifen.

Confluence Anwendungsfälle

Confluence kann für Wissensmanagement, Projektzusammenarbeit, Informationsdatenbanken und vieles mehr eingesetzt werden.

Wissensmanagement

Wissensmanagement ist ein wichtiger Aspekt eines jeden Projekts. Die meisten Unternehmen verwenden ein separates Tool, um eine Wissensdatenbank für ihre Teams zu erstellen. Das bedeutet, dass die Teams nicht nur zwischen ihrer Projektmanagement- und KB-Software wechseln, sondern auch ein neues Tool erlernen müssen. Confluence löst dieses Problem, indem es eine robuste Wissensmanagementfunktion innerhalb derselben Plattform bietet.

Benutzer können Seiten erstellen und sie in Datenbanken ablegen. Es gibt Vorlagen für die Erstellung von Anleitungen, Artikeln zur Fehlerbehebung und Richtlinien für alle Teams. Confluence bietet einen Versionsverlauf der Seiten mit dem Namen der Person, die die Änderungen vorgenommen hat, und ermöglicht es Unternehmen, Änderungen rückgängig zu machen.

Projekt-Zusammenarbeit

Da an Projekten mehrere Teammitglieder beteiligt sind, müssen alle über den Projektstatus und die Zuständigkeiten auf dem gleichen Stand sein. Mit Confluence können Benutzer Projektpläne und Roadmaps erstellen und alle Seiten in denselben Raum stellen. Um den Teammitgliedern einzelne Aufgaben zuzuweisen, können Unternehmen @mention verwenden. Außerdem gibt es Echtzeit-Benachrichtigungen, wenn Inhalte kommentiert, geliked oder bearbeitet werden.

Online-Whiteboards

Teams, die auf Zusammenarbeit angewiesen sind, müssen oft ein gemeinsames Brainstorming durchführen oder gemeinsam ein Design entwerfen. Wenn die Teammitglieder weltweit verteilt sind oder von entfernten Standorten aus arbeiten, haben sie nicht die Möglichkeit, ein Whiteboard im Büro zu verwenden. Glücklicherweise können sie das Online-Whiteboard von Confluence verwenden.

Von Brainstorming und Mind Mapping bis hin zu Strategieentwicklung und Teambuilding – das Online-Whiteboard kann von den Teams für verschiedene Zwecke genutzt werden. Sie können mit Haftnotizen, Linien, Formen, Stempeln und Links auf der Pinnwand erstellen, was immer sie wollen. Es unterstützt auch den Import aus Jira.

Informationsdatenbank

Programmmanager müssen oft verschiedene, nicht zusammenhängende Dokumente für ihre Projekte verwalten, was eine Herausforderung darstellt. Confluence-Datenbanken bieten eine bequeme Lösung für dieses Problem, indem sie es ihnen ermöglichen, notwendige Informationen und Dokumente zentral und geordnet zu speichern.

Die Datenbankfunktion ermöglicht die dynamische Strukturierung von Dokumenten, so dass Teams Beziehungen zwischen Arbeiten definieren und referenzieren können, um Transparenz und funktionsübergreifende Konsistenz zu gewährleisten. Teams können diese Funktion nutzen, um eine Datenbibliothek zu erstellen und alle notwendigen Tools und Links zu sammeln. Sie können Spalten hinzufügen und die zulässige Art der Eingabe für jede Spalte auswählen.

Team-Dashboard

Als Teammitglieder sollten die Mitarbeiter einen klaren Überblick über die Leistung des Teams haben, um zu wissen, wo sie stehen und wie sie sich verbessern können. Das Confluence Team Dashboard ist ein zentraler Ort, an dem Teams ihre Fortschritte verfolgen, auf wichtige Informationen zugreifen und mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten können. Das anpassbare Dashboard ermöglicht es Benutzern, alle wichtigen Daten und Metriken an einem Ort abzurufen. Sie können Seiten erstellen, um bestimmte Metriken zu verfolgen und diese als primäre Datenquelle für das Dashboard zu verwenden.

Verbessern Sie die Kommunikation

Kommunikation ist der Schlüssel zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts. Im Gegensatz zu herkömmlichen Kommunikationsmethoden ermöglicht es Confluence den Teams, miteinander in Kontakt zu bleiben und sich über die Geschäftsprozesse zu informieren. In Confluence Space erhalten die Benutzer alles, was sie über ein Projekt oder ein Thema benötigen. Es erleichtert die erweiterte Suche mit Beschriftungen und Inhaltshierarchien, damit die Benutzer schnell finden, was sie brauchen.

Jeder erhält eine personalisierte Startseite mit Projektaktivitäten und laufenden Entwürfen. Außerdem fungiert es als zentrale Quelle für Ankündigungen, organisatorische Neuigkeiten und Teamressourcen. Confluence-Benutzer können die KI-Funktion nutzen, um Entwürfe, Präsentationen und Strategiedokumente zu erstellen. Sie können sogar einen in Eile geschriebenen Entwurf in einen gut geschriebenen Plan umwandeln.

Kollaboration in Echtzeit

Unabhängig davon, ob ein Team im Büro oder aus der Ferne arbeitet, muss die Zusammenarbeit an Dateien online erfolgen. Das bedeutet, dass sie eine Software benötigen, mit der sie in Echtzeit an Dateien und Dokumenten zusammenarbeiten können.

Confluence ermöglicht es Benutzern, Dateien, Dokumente, Bilder und Videos auf die entsprechende Seite hochzuladen. Von dort aus können sie die Dateien bearbeiten und Kommentare dazu abgeben. Durch die sofortige Benachrichtigung werden die betreffenden Teammitglieder über Änderungen an den Dokumenten informiert.

Was sind die Vorteile von Confluence?

Die Vorteile von Confluence sind im Folgenden aufgeführt.

Management der Fernarbeit

Als Cloud-basierte Collaboration-Software ist Confluence ideal für die Verwaltung von Remote-Teams. Die zentralisierte Wissensdatenbank und die Dokumentationsfunktion ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit von Remote-Teams. Die Teams können sich an verschiedenen Standorten befinden und trotzdem Dokumente gemeinsam nutzen, den Fortschritt verfolgen und miteinander kommunizieren.

Verbesserte Teameffizienz

Confluence-Benutzer stellen fest, dass ihre Teameffizienz deutlich gestiegen ist, da Confluence einen zentralen Knotenpunkt für Informationen bietet. Die Benutzer können schnell die benötigten Ressourcen finden, ohne mehrere Anwendungen durchsuchen zu müssen. Die Funktion zur Automatisierung von Arbeitsabläufen reduziert manuelle Aufgaben, so dass die Teams ihre Zeit und Mühe in fruchtbarere Aufgaben investieren können.

Verbesserte Kollaboration

Confluence bietet Tools für die Bearbeitung, Kommentierung und gemeinsame Nutzung in Echtzeit. Teams können gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Ideen auf Whiteboards sammeln und Feedback zu verschiedenen Aufgaben geben, indem sie die betreffenden Personen mit Tags versehen, was eine bessere Entscheidungsfindung und bessere Ergebnisse gewährleistet.

Bessere Organisation von Informationen

Confluence unterstützt Teams bei der Pflege einer detaillierten und leicht zugänglichen Wissensdatenbank mit seinem strukturierten Ansatz zur Informationsorganisation. Es ermöglicht den Benutzern, Informationen in Bereiche, Seiten und Dokumente zu kategorisieren, so dass die Teams die benötigten Informationen finden und nutzen können, ohne dass es zu Informationsüberschneidungen kommt.

Skalierbarkeit für große Teams

Confluence ist eine skalierbare Software, die den wachsenden Anforderungen einer Organisation gerecht werden kann. Funktionen wie die Verwaltung von Berechtigungen, hierarchische Strukturen und die Integration von Drittanbietern helfen Unternehmen bei der Verwaltung großer Projekte oder größerer Teams.

Verbessern Sie die Kommunikation

Confluence ermöglicht es Benutzern, Dokumente gemeinsam zu nutzen, Seiten zu kommentieren und sofortige Benachrichtigungen für eine bessere Kommunikation zu erhalten. Es unterstützt die Integration mit führenden Kommunikations-Apps wie Slack und Microsoft Teams und ermöglicht es Unternehmen, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

Confluence Preisgestaltung

Confluence bietet drei verschiedene Preismodelle an: Standard, Premium und Enterprise, zusätzlich zu seinem kostenlosen Plan. Außerdem bieten sie bis zu 17% Rabatt auf ihren Jahresplan.

Pläne	Preise (pro Benutzer/Monat)	Wesentliche Merkmale	Ideal für
Kostenlos	$0	Unbegrenzte Seiten, unbegrenzte Bereiche, Vorlagen	Freiberufler, Berater
Standard	$4.89	Unbegrenzte Benutzer, externe Zusammenarbeit, Seitenfreigabe	Kleines Unternehmen wie Marketingagentur, wachsendes Startup
Premium	$8.87	Unbegrenzte Anzahl von Whiteboards, unbegrenzter Speicherplatz, Verwaltungskontrolle	Mittleres Unternehmen wie globales SaaS, Verlagswesen
Unternehmen	Preise auf Anfrage	Identitäts- und Zugriffsmanagement, produktübergreifende Einblicke, unbegrenzte Automatisierung	Große Unternehmen wie Banken, Software-Entwicklungsunternehmen

Confluence-Integration

Confluence unterstützt die Integration mit Apps verschiedener Kategorien, um die Produktivität zu steigern. Makro-Apps helfen Anwendern, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, während Dokumentenmanagement-Apps die Speicherung und den Abruf von Dateien sowie die Zusammenarbeit in Confluence optimieren. Durch die Integration von Design-Tools können Confluence-Benutzer visuelle Assets in Confluence-Seiten integrieren. Sie können auch Projektmanagement-Tools für das Aufgabenmanagement und Zeiterfassungs-Apps für die Ressourcenzuweisung und Produktivität verwenden. Die Integration mit CRM ermöglicht es Unternehmen, Kundeninformationen zu zentralisieren, während die Tools zur Workflow-Automatisierung den manuellen Aufwand reduzieren und die Effizienz steigern.

Confluence Unterstützung

Confluence bietet Kundensupport in erster Linie über das Ticketsystem. Benutzer können ihre Probleme und ihre Verfügbarkeit eingeben und wählen, ob sie mit einem Agenten chatten oder einen Anruf zu einem geeigneten Zeitpunkt erhalten möchten. Nutzer des Enterprise-Tarifs erhalten jedoch eine eigene Telefonnummer für den Support. Außerdem können die Benutzer Hilfe aus der Softwaredokumentation und der Wissensdatenbank erhalten. Atlassian verfügt auch über ein Community-Forum, in dem Unternehmen Antworten und Unterstützung von anderen Benutzern erhalten.

Gibt es für Confluence einen kostenlosen Plan?

Ja, Confluence hat einen kostenlosen Plan für Teams mit bis zu 10 Benutzern. Dieser kostenlose Plan für immer umfasst Funktionen wie unbegrenzte Seiten, unbegrenzte Bereiche, 2 GB Dateispeicher, 3 aktive Whiteboards für jeden Benutzer und Vorlagen für Marketing, Programmmanagement usw.

Confluence Mobile: Von überall aus arbeiten

Confluence Mobile ist eine App, die für Android und iPhone verfügbar ist. Sie ermöglicht den Benutzern den sofortigen Zugriff auf Projekte, Teamaktivitäten und Kunden. Sie können Ideen mit Ihren Teamkollegen teilen, eng mit ihnen zusammenarbeiten, Aktivitäten einsehen, nach Inhalten suchen, die Anzahl der Benachrichtigungen festlegen, Ideen notieren und Dateien und Bilder von überall her importieren. Es unterstützt die sofortige Datensynchronisation über alle Geräte hinweg und ermöglicht es Benutzern, Seiten zu erstellen oder zu bearbeiten.

Confluence-Alternativen

Unternehmen benötigen Wissensmanagement und Projektzusammenarbeit, um Confluence zu nutzen. Teams können jedoch aus Confluence-Alternativen als Kollaborationssoftware wählen.

Confluence Alternativen	Geekflare Bewertung	Einstiegspreis	Ideal für
Notion	4.8	Kostenloser Plan $10/Monat	Teams, die Aufgaben verwalten und Notizen machen müssen
Google Docs	4.7	Kostenloser Plan $6/Monat	Einzelpersonen, die nur Docs benötigen, sonst Google Workspace für SMBs
Microsoft OneNote	4.5	Kostenloser Plan $6/Monat	Teams zum Organisieren und Freigeben von Notizen
Document360	4.8	$199/Projekt/Monat Kostenloser Plan	SaaS für API-Dokumentation, Benutzerhandbücher
Quip	4.3	$10/Monat	Teams, die Dokumentenzusammenarbeit mit integrierten Chat-Funktionen benötigen

Wer sollte Confluence verwenden?

Confluence ist für kleine bis große Unternehmen geeignet. Programm- und Projektmanager, die Strategieseiten, DACIs und Projektzeitpläne verfolgen und organisieren müssen, sollten es verwenden. Marketingteams können damit Teamkalender verwalten, die Leistung von Kampagnen verfolgen und gemeinsam an Marketingmaterialien arbeiten. Personalteams können Confluence verwenden, um Mitarbeiterinformationen zu speichern, Richtlinien zu erstellen und Onboarding-Prozesse zu verwalten.

IT- und Softwareentwicklungsteams profitieren von den Funktionen, mit denen technische Verfahren, Projektpläne, Code, Wissensdatenbanken und IT-Projekte dokumentiert werden können. Confluence ist auch ideal für Produktmanagement-Teams, um Produkt-Roadmaps zu erstellen, Feedback von Interessengruppen einzuholen und Produktanforderungen zu dokumentieren. Da Confluence die reibungslose Zusammenarbeit, den Wissensaustausch und die Dokumentation erleichtert, ist es für Teams, die gemeinschaftliche Projekte verwalten, sehr nützlich.

Wer sollte Confluence nicht verwenden?

Confluence ist nicht die beste Wahl für Freiberufler, Einzelpersonen und Kleinstteams mit begrenztem Budget, die fortgeschrittene Funktionen benötigen. Sie könnten von einfacheren Tools wie Google Docs oder Notion profitieren, die grundlegende Funktionen für Zusammenarbeit, Aufgabenverwaltung und Dokumentation zu geringeren Kosten bieten.

Confluence Fazit

In diesem Confluence Testbericht werden die Funktionen dieser funktionsreichen Content-Lifecycle-Management-Lösung eingehend untersucht. Es bietet zwar zahlreiche Vorlagen für jeden, aber Teams, die im Bereich Marketing und Programmmanagement arbeiten, können am meisten davon profitieren. Confluence ist vor allem für seine Wissensdatenbank und die Zusammenarbeit bekannt, eignet sich aber ebenso gut für das Projekt- und Programmmanagement. Confluence erhält den Geekflare Excellent Innovation Award.