Eine der anspruchsvollsten Aufgaben eines Projektinhabers oder -managers in einem Unternehmen ist die Erstellung eines umsetzbaren Projektstrukturplans für die Projektverwaltung. Der Projektstrukturplan ist eines der wichtigsten Werkzeuge für das Management von Unternehmensprojekten. Daher sind WBS-Tools für Projektmanager wirklich hilfreich.
Wenn Sie die Erstellung einer WBS-Vorlage für Ihr bevorstehendes Projekt als Herausforderung empfinden, sind Sie hier genau richtig! Wir werden den Projektstrukturplan im Projektmanagement in einfacher Sprache erklären. Außerdem stellen wir Ihnen einige hochaktuelle und beliebte Tools vor, die Top-Projektmanager bei der Erstellung von Projektstrukturplänen bei der Arbeit verwenden.
Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)?
Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine Tabelle, in der die Projektkomponenten und die zu erbringenden Leistungen identifiziert und aufgelistet werden. Im Projektmanagement ist ein Projektstrukturplan ein Hilfsmittel, das den Projektmanagern einen klaren Überblick über den Inhalt/das Produkt/die Dienstleistung verschafft, die das Projekt an den Kunden liefern soll.
Im Wesentlichen sollten Sie die WBS-Vorlage als eine Hierarchie von Komponenten erstellen, die das Projekt produzieren soll. Diese Struktur hilft den Projektmanagern auch dabei, die Aufgaben und Pflichten eines Projektteams in kleine Zielblöcke zu gliedern.
Die meisten WBS-Tools für Unternehmensprojekte sind mehr als 3 Ebenen tief. Sie können jedoch auch eine 2 bis 4 Ebenen tiefe Hierarchie von Leistungen und Komponenten in einem PSP für ein kleines Projekt finden.
Was sind die Arten von WBS?
#1. Projektstrukturplan auf Basis von Deliverables
Wie der Name schon sagt, konzentriert sich dieser Projektstrukturplan hauptsächlich auf die Projektleistungen. Dabei kann es sich um ein physisches Produkt, digitale Inhalte oder einen Online-Service (Website/Mobile App) handeln. Der Umfang des Projekts lässt sich leicht mit den einzelnen Leistungen verknüpfen. Projektmanager verwenden diese WBS-Vorlage häufig, um Projektbudgets, Ressourcenschätzungen usw. zu erstellen.
Ein echtes Beispiel wäre ein WBS-Blatt für die Automobilherstellung. Innenausstattung, Karosserie und Elektronik bilden die ersten Elemente der Hierarchie. Dann können Sie die entsprechenden Komponenten verknüpfen, die Sie für jeden dieser Bereiche herstellen müssen.
#2. Prozessbasierter Projektstrukturplan
Bei dieser Art von PSP-Tool wird Ihr Projekt in Bezug auf Arbeitsphasen, Funktionen und Schritte definiert. Sie können verschiedene Schritte ganz einfach verschiedenen Fähigkeiten und Disziplinen zuordnen. Es hilft Ihnen zu ermitteln, welche Art von Tools Sie benötigen, welche Fähigkeiten erforderlich sind usw.
Ein Beispiel dieser Art ist ein WBS-Entwurf für ein Projekt zur Entwicklung einer mobilen App. Hier bilden die Phasen der App-Entwicklung wie Konfiguration, Systemtests, kritische Systemprüfung und Benutzersysteme die Hierarchie der ersten Ebene. Sie können nun andere Phasen mit den entsprechenden Überschriften verknüpfen.
Was macht WBS zu einer bevorzugten Lösung für Projektmanager?
#1. Der Projektstrukturplan verschafft auf der obersten Ebene Klarheit über die verantwortlichen Ressourcen der Projektaufgaben. So können sich Projektmanager sofort an das richtige Teammitglied wenden, wenn sie den Status einer Aufgabe benötigen.
#2. Wenn Sie eine effektive WBS-Vorlage verwenden, werden Sie keine Projektschritte oder Ergebnisse verpassen.
#3. Da der Projektstrukturplan alle Leistungen und Phasen visuell hervorhebt, können die Projektmanager sicherstellen, dass die einzelnen Aufgaben/Leistungen pünktlich erledigt werden.
#4. Das WBS-Tool hilft Ihnen auch, Fehler in Ihrem Projekt zu beheben, die zu Beginn des Projekts nicht leicht zu erkennen sind.
Sehen Sie sich diese ultimative Liste der besten Tools an, mit denen Sie einen effektiven Projektstrukturplan erstellen können:
monday.com
Monday.com ist nicht nur eine erstklassige Projektmanagement-Software, sondern bietet Ihnen auch eine WBS-Vorlage. Mit ihrer Hilfe können Projektmanager ihre Projekte nahtlos planen und kontrollieren. Diese Vorlage ist nicht nur kostenlos, sondern auch sofort einsatzbereit, so dass Sie einen Muster-Projektstrukturplan erhalten, mit dem Sie sofort loslegen können.
Sie können diese intuitive Vorlage herunterladen, um einen individuellen Plan zu erstellen, indem Sie Aktionspunkte hinzufügen und die Aufgaben auf der Grundlage der Projektpriorisierungsmatrix neu ordnen. Mit dieser Vorlage wird die Ausführung des Plans zu einem mühelosen Prozess.
Alles, was Sie tun müssen, ist, die einzelnen Aktionspunkte den Teammitgliedern zuzuweisen. Mit Hilfe verschiedener Metriken können Sie den Fortschritt in jeder Phase verfolgen. Die Vorlage verfügt außerdem über Funktionen wie das Hinzufügen eines neuen Elements mit einem Klick, das Suchen oder Filtern des Boards, die gemeinsame Nutzung usw.
Lucidchart
Lucidchart ist eine intelligente Diagrammsoftware, die Ihnen hilft, Innovationen durch Diagrammerstellung und Zusammenarbeit voranzutreiben. Mit dem WBS Creator können Sie in wenigen Minuten einen Projektstrukturplan für Ihre Projekte erstellen. Das Tool verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche und einige robuste Funktionen zur Anpassung eines Projektstrukturplans an die Bedürfnisse Ihres Projekts.
Sie können mit der Erstellung der Struktur beginnen, indem Sie Formen auf die Leinwand ziehen und Aufgaben in einzelne Formen einfügen. Außerdem können Sie mit Hilfe der umfangreichen Formatierungsfunktionen die Verantwortlichkeiten für Aufgaben festlegen und zwischen Aufgaben und Unteraufgaben unterscheiden.
Lucidchart bietet Echtzeit-Zusammenarbeit, einen Chat im Editor und eine Kommentarfunktion für sofortige Aktualisierungen und gemeinsame Nutzung. Auf dieses Cloud-basierte Tool können Sie von überall und von jedem Gerät aus zugreifen. Es verfügt außerdem über bedingte Formatierungen, die Ihnen bei der Farbcodierung der Aufgaben und der Organisation von Rollen und anderen Elementen der Struktur helfen.
Creately
Mit dem WBS-Tool von Creately können Sie die Projektleistungen besser verwalten. Mit der Work Breakdown Structure Software können Projektmanager den Umfang von Projekten visualisieren. Auf dieser benutzerfreundlichen visuellen Plattform können Benutzer ein Projekt in überschaubare Meilensteine aufteilen, um die Arbeit leichter zu verwalten.
Mit Creately können Sie detaillierte Dokumente, Links und Anhänge zu jedem Projektstrukturplan hinzufügen. Es unterstützt auch den Import von Daten aus Projektmanagement-Tools, so dass Sie Lücken und Überschneidungen in den Projektanforderungen erkennen können.
Die WBS-Plattform enthält verschiedene integrierte Tools zur Erstellung von Dashboards, Präsentationen und Berichten für die Beteiligten. Außerdem unterstützt sie mehrere App-Integrationen zum Exportieren und Importieren von Projektdaten.
Dieses Tool wurde für eine echte Teamzusammenarbeit entwickelt. Jetzt können funktionsübergreifende Teams durch Echtzeit-Kommunikation und -Zusammenarbeit an einem Strang ziehen. Es enthält Funktionen wie die Zusammenarbeit mehrerer Benutzer, die Möglichkeit, Kommentare zu erwähnen, Statusverfolgung auf Arbeitsbereichsebene, mehrere Zugriffsebenen und Rollen sowie intelligente Benachrichtigungen, um alle Beteiligten miteinander zu verbinden.
EdrawMax
Sind Sie auf der Suche nach einer Software für Projektstrukturpläne, mit der Sie kostenlose und leicht anzupassende Vorlagen erhalten können? Entscheiden Sie sich für EdrawMax, um Ihren gesamten Projektumfang durch die Erstellung eines interaktiven Projektstrukturplans zu visualisieren. Wenn Sie die Struktur mit diesem Tool erstellen, können Sie die Ziele auf einfache und vorhersehbare Weise organisieren.
Hier können Sie aus mehreren Projektstrukturplan-Vorlagen wählen, die Sie direkt verwenden können. Außerdem verfügt es über eine umfangreiche Symbolbibliothek, aus der Sie nützliche Symbole durch Ziehen und Ablegen auf der Leinwand hinzufügen können. Für diejenigen, die den Inhalt des Diagramms weiter ausarbeiten möchten, bietet EdrawMax die Möglichkeit, zusätzliche Daten zu importieren und zu exportieren, um sie anzupassen.
Sie können die Struktur aus diesem WBS-Tool in verschiedenen Formaten herunterladen, darunter PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG und PNG. Sie können diese Dateien dann auch auf verschiedenen Plattformen hochladen und mit anderen teilen. Es unterstützt auch das Einbetten des Diagramms in E-Mails, soziale Medien und Websites.
Praxie
Mit Praxie können Sie sich auf zwei Arten im WBS-Projektmanagement auszeichnen. Sie können entweder die interaktive App verwenden, um einen Projektstrukturplan von Grund auf zu erstellen. Oder Sie können die WBS-Vorlage verwenden, um sie an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Um die Vorlage zu verwenden, müssen Sie sie durchsehen und die in Ihrem Projekt enthaltenen Aufgaben Schritt für Schritt betrachten. Dann müssen sie alle Teilaufgaben auflisten und die Tabelle mit Hilfe der erforderlichen Daten vervollständigen. Wenn die Arbeit voranschreitet, müssen die Teammitglieder die Tabelle aktualisieren, damit der Projektmanager eine klare Vorstellung davon hat.
Jedes Team oder Unternehmen kann mit den Collaboration-Tools von Praxie loslegen, indem es Aufgaben definiert und Action Items erstellt. Die Cloud-basierte Software bietet außerdem Funktionen wie Fortschrittsanzeigen, Datenimport aus verschiedenen SaaS-Anwendungen oder Dokumenten und eine intuitive Benutzeroberfläche.
OpenProject
OpenProject bietet Ihnen eine Open-Source-Projektmanagementsoftware, die gleichzeitig robust und sicher ist. Dieses Tool unterstützt Ihren durchgängigen Prozess der Verwaltung eines Projekts mit dem Projektstrukturplan.
In OpenProject können Sie das gesamte Projekt mit Hilfe der Listenansicht in überschaubare Teilaufgaben und Aktivitäten unterteilen. Außerdem können Sie eine Aufgabe entweder schnell mit der Inline-Erstellung erstellen oder die Vollbildansicht für Aufgaben mit detaillierten Informationen verwenden. Zur besseren Analyse des Projekts werden auch der Aufgabenfortschritt und die aufgewendete Zeit angezeigt.
MatchWare MindView
MatchWare MindView ist ein Mindmapping-Tool mit der Möglichkeit, einen Projektstrukturplan zu entwickeln. Diese effektive Software zur Konzeptentwicklung bietet 6 austauschbare Ansichten für die Erstellung eines Projektstrukturplans. Sie können die Struktur ganz einfach im Top-Down- oder Links-Rechts-Layout erstellen.
Falls erforderlich, können die Daten in ein integriertes Gantt-Diagramm in Anwendungen wie MS Excel und MS Projects exportiert werden. MindView ist ein ideales Tool für die Erstellung von WBS-Diagrammen, da Sie damit verschiedene Elemente blitzschnell eingeben und in einer Struktur organisieren können, die zu Ihrem jeweiligen Projekt passt. Außerdem lässt sich die Struktur nahtlos bearbeiten, wenn Sie Änderungen daran vornehmen müssen.
JadeALM
MitJadeALM können Sie WBS-Diagramme für Ihre Projekte erstellen, so dass Sie eine klare Projektstruktur erhalten. Das hierarchische Diagramm eignet sich perfekt, um den Fortschritt von oben nach unten aufzuschlüsseln. Sie können leicht sehen, wo jede Teilaufgabe und jede Aufgabe im Gesamtbild des Projekts hingehört.
Diese Struktur informiert Sie auch darüber, was wo passiert. Da die Benutzer das Projekt einfach und praktisch in kleinere Teilaufgaben unterteilen können, verlieren sie nie den Fokus auf den Kernwert und das Ziel. JadeALM hilft Ihnen auch bei der Reorganisation und Vorhersagbarkeit, indem es Abhängigkeiten zwischen Personen, Aufgaben, Funktionen und Prozessen verwaltet.
Außerdem ist dieses WBS-Tool sehr nützlich für die Verwaltung kleinerer Projekte. Dank der Echtzeitaktualisierung können Sie Fortschritte, Ressourcen und Verantwortliche von einem einzigen Tool aus verfolgen – und das mit vollständiger Konsistenz, Transparenz und Einheitlichkeit.
Cacoo
Cacoo ist ein unverzichtbares Tool für Teams, die eine organisierte und visuelle Aufschlüsselung der Aufgaben und Teilaufgaben vornehmen möchten. Es bietet eine ausgefeilte WBS-Vorlage, die die Benutzer an die Bedürfnisse der einzelnen Projekte anpassen können.
Sie können es nicht nur für ein einzelnes Projekt verwenden, das mehrere Aufgaben enthält, die verschiedenen Personen zugewiesen sind, sondern auch für größere Projekte, an denen mehrere Teams beteiligt sind.
Selbst wenn Sie ein unerfahrener Benutzer sind, werden Sie nicht viel Zeit benötigen, um zu lernen, wie dieses Tool funktioniert. Es bietet eine breite Palette von Tutorials mit speziellen und detaillierten Anleitungen und Videos. Sie können auch den Blog und die Wissensdatenbank lesen, um sich über die Funktionsweise dieses Tools zu informieren.
Cacoo unterstützt die Integration mit verschiedenen Tools, wie Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio und Zapier. Diese Funktion erleichtert Ihnen die Aufgabe des Projektmanagements.
Ein WBS-Diagramm zeigt den Projektumfang und seine Meilensteine. Ein Gantt-Diagramm hilft bei der Visualisierung des Zeitplans der Projektaktivitäten.
Ein Gantt-Diagramm wird oft als eine Art WBS für das Projektmanagement betrachtet. Benutzer können ihren Projektstrukturplan als Gantt-Diagramm organisieren, das Verknüpfungen zwischen Aufgabenabhängigkeiten und Projektmeilensteinen enthält.
Die letzten Worte
Bis jetzt haben Sie eine ausführliche Diskussion über die Grundlagen des Projektstrukturplans im Projektmanagement gefunden. Außerdem haben Sie einige erstklassige Tools entdeckt, die Ihnen helfen können, eine professionelle und fehlerfreie WBS-Vorlage zu erstellen.
In der beruflichen Laufbahn eines Projektmanagers hebt die Fähigkeit, einen Projektstrukturplan zu erstellen, ihn von Anfängern ab. Wenn Sie die WBS-Vorlage übernehmen, reduzieren Sie Engpässe, erhöhen die Produktivität und erzielen letztendlich mehr Umsatz als Amateurunternehmen, die dieses Tool nicht verwenden.
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