las 10 mejores herramientas de automatización de cuentas a pagar en 2023

La automatización de las cuentas a pagar facilita la gestión de un gran volumen de facturas y de todas sus transacciones financieras.

Una transacción es un trayecto corto entre usted y su proveedor o vendedor.

A veces, puede encontrarse con ciertas dificultades a la hora de pagar desde su cuenta de empresa a su proveedor debido a diversas cuestiones.

E incluso si no hay ninguna dificultad, lleva mucho tiempo y esfuerzo gestionar tantas facturas y seguir las transacciones manualmente, además de que la posibilidad de error humano siempre está ahí.

Pero si automatiza el proceso de cuentas a pagar de su empresa utilizando herramientas de cuentas a pagar (AP), podrá planificar mejor y hacer un seguimiento de cada transacción para que nunca se le escape un GRACIAS.

Puede referirse a las cuentas a pagar (AP) como un registro breve y vivo de sus transacciones. Una herramienta avanzada de automatización de cuentas por pagar está diseñada para hacerle la vida más fácil automatizando su trabajo manual y ayudarle a llevar su negocio sin problemas.

Muchas empresas de éxito cuentan con un software de automatización de cuentas por pagar que gestiona una enorme cantidad de transacciones entre las empresas de contabilidad y los proveedores.

Así pues, empecemos por lo que es el software de automatización de cuentas a pagar y cómo puede ayudarle.

¿Qué es el software de automatización de cuentas a pagar?

El software de cuentas a pagar automatizado es una herramienta que gestiona sus transacciones financieras de principio a fin. Cada vez que reciba facturas y recibos, debe estar pendiente de liquidar todas las importaciones en el plazo determinado.

Pero, cuando está haciendo todo esto manualmente, hay muchos errores y problemas a los que puede enfrentarse. Debido a ello, su reputación puede estar en juego, y los proveedores o vendedores pueden no depositar su confianza en usted a partir del próximo pago. El software de automatización le ayuda a pagar sus facturas a tiempo desde la cuenta de su empresa mediante pagos ACH, tarjetas de crédito o cheques.

La herramienta de automatización AP digitaliza el proceso de facturas y recibos de proveedores/vendedores para crear flujos de trabajo más ágiles, rentables y rápidos. De este modo, se acabaron los envíos manuales, el corte de cheques en papel y los recibos en papel.

¿Por qué utilizan las empresas la herramienta automatizada de cuentas a pagar?

Las ventajas de utilizar la automatización de la tesorería son múltiples. Reducirá el riesgo de errores, aumentará la eficacia, creará mayores vínculos con los proveedores y mejorará la calidad del flujo de trabajo. Así pues, entendemos cómo las cuentas a pagar automatizadas aportan éxito y prosperidad a su empresa.

Agiliza las transacciones

Las deudas son un gasto para particulares y empresas. Con la entrada manual, es posible que olvide algunas de las facturas. Necesita controlar toda la transacción sin olvidar ni una sola factura. De este modo, mejorará su flujo de caja y potenciará su crecimiento.

Previsiones financieras

El software AP automatizado genera datos más inteligentes que no se obtendrán con el flujo de caja manual. Recopila datos y le ayuda con las perspectivas correctas para que sepa lo que está ocurriendo en su ciclo de tesorería. Con las perspectivas correctas, podrá tomar decisiones más inteligentes para su negocio.

Visibilidad del flujo de caja

El departamento de cuentas a pagar desempeña un papel importante en la gestión automatizada del flujo de caja de la empresa. Con la automatización, puede mejorar la visibilidad de sus cuentas y mantener su software de cuentas a pagar a través de los registros que tiene en su panel de control.

Menos gastos de procesamiento

El flujo de caja manual lleva mucho tiempo a su equipo financiero. Por lo general, la empresa paga a tiempo, pero debido a la pesadez de las tareas, a veces paga con retraso, lo que se traduce en un recargo. El software de automatización examina a fondo todos los procesos para que pueda acelerar el procesamiento de sus facturas. También puede ahorrar gastos de transacción, ya que algunos de los software tienen opciones de recompensa por cada pago realizado.

Así pues, el software de automatización AP ahorra tiempo, mejora la precisión, aumenta la visión y la transparencia, ahorra gastos innecesarios, ofrece detección de fraudes, conservación de datos a bajo coste, auditoría sencilla, descuentos por pronto pago y se integra con el software de contabilidad existente.

A continuación, vamos a explorar algunos buenos software AP que pueden darle la flexibilidad de realizar pagos.

Payhawk

Payhawk proporciona un software de gestión de facturas y cuentas a pagar sofisticado y fácil de usar, diseñado para ayudar a su organización a gestionar y manejar las facturas con eficacia. Las empresas pueden optimizar los métodos de pago, gestionar los reembolsos y supervisar la facturación a mayor escala a través de su plataforma centralizada.

El proceso completo de facturación puede automatizarse mediante la extracción de datos OCR y el aprendizaje automático. Permite extraer y combinar datos de facturas en más de 60 idiomas al tiempo que digitaliza la contabilidad.

El software de gestión de facturas de Payhawk mejora la eficiencia ahorrando más de dos horas al día mediante la automatización de los procedimientos financieros. Garantiza la preparación para auditorías mediante el almacenamiento de una pista de auditoría y de información relevante sobre los gastos.

Ofrece un proceso de contabilidad sin papel, cumpliendo las normativas fiscales locales y permitiendo archivar los gastos sin esfuerzo. El software presenta integraciones sin fisuras que sincronizan todas las herramientas empresariales, mejorando la productividad del equipo financiero.

Payhawk agiliza la gestión y el pago de facturas de las empresas con flujos de trabajo de aprobación personalizados, cadenas de aprobación multinivel e informes de facturas vencidas. Garantiza la seguridad realizando verificaciones inteligentes para mitigar el riesgo de fraude o de gastos inexactos.

Bill.com

Dedique más tiempo a su estrategia eliminando el papeleo con Bill.com. Ofrece una forma inteligente de enviar facturas, crear y pagar facturas y cobrar. Tanto si es una pequeña empresa, una mediana empresa o una gran empresa de contabilidad, Bill.com le proporciona un mejor enfoque para cobrar inmediatamente.

Limpie el desorden de sus cuentas a pagar y obtenga una visión completa de todo el proceso de cuentas a pagar. Controle el sencillo proceso con la automatización de principio a fin, convierta sus cuentas a pagar en papel en papel digital y capture todas las facturas de su correo electrónico bajo un mismo techo.

Bill.com le permite personalizar las políticas de aprobación, aprobar facturas desde cualquier lugar y automatizar los flujos de trabajo de aprobación con un simple deslizamiento o unos pocos pasos. Ofrece diversas opciones de pago, como tarjetas de crédito, cheques, transferencias internacionales, pagos electrónicos y mucho más.

Vea todo, desde los pagos entrantes hasta los salientes, con una vista de panel que le permite hacer un seguimiento de cada estadística. Integración directa de datos o sincronización bidireccional con el software de contabilidad para eliminar la entrada manual, lo que le ahorrará tiempo y esfuerzo.

Comience su prueba sin riesgos y automatice su proceso de cuentas a pagar desde el principio.

Melio

Simplifique su proceso de facturación, mejore su flujo de caja con Melio y disfrute de un método de pago flexible. Elija pagar con su tarjeta (2,9% de comisión) o mediante transferencia bancaria ACH de forma gratuita y elimine el pesado papeleo.

Puede pagar cualquier factura y gasto empresarial en línea, y los proveedores obtienen un ingreso directo instantáneo en su cuenta o un cheque en papel sin necesidad de registrarse. Puede procesar varios pagos a la vez, ahorrar su tiempo con Melio y acumular puntos de recompensa al pagar con tarjeta de crédito.

Establezca flujos de trabajo de aprobación para decidir el papel y las responsabilidades de cada uno respecto a los permisos de pago. Pague directamente las facturas de su empresa desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, e incluso puede realizar pagos internacionales sin complicaciones.

Sincronice su software de contabilidad con FreshBooks, QuickBooks, etc. para simplificar los impuestos y la teneduría de libros. Además, puede dividir sus facturas en varios métodos de pago y pagos para mayor flexibilidad. Sólo tiene que crear una cuenta, cargar la factura o el recibo, efectuar el pago y elegir la forma de pago a sus proveedores.

Empiece ahora y utilice su tiempo para hacer estrategias en lugar de gestionar las facturas manualmente.

Tipalti

Transforme su forma de trabajar con la herramienta inteligente de cuentas a pagar Tipalti. Aporta eficiencia y escalabilidad a su negocio mediante soluciones totalmente automatizadas y de extremo a extremo para que pueda centrarse en el crecimiento de su negocio mientras Tipalti se ocupa del resto.

Tipalti está diseñada para dar soporte a cada paso de su ciclo de cuentas a pagar. Utilizando la herramienta, puede eliminar el 80% de la carga de trabajo, cerrar financieramente un 25% más rápido y reducir el 66% de los errores de pago. Modernice las operaciones financieras liberando a sus equipos financieros de las ineficiencias diarias debidas al proceso manual de pagos.

Consiga un control y una visibilidad completos de su negocio y experimente la eficiencia en cada cuenta. No necesita añadir más recursos; escale rápidamente con la herramienta de automatización Tipalti AP y refuerce sus controles financieros para reducir el riesgo de cumplimiento.

La herramienta ofrece información en tiempo real, puede reducir su carga de trabajo de la facturación manual y optar por una solución de facturación sin contacto con aprobaciones avanzadas, correspondencia de PO y tecnología de aprendizaje automático. Además, ejecute los pagos en una gran variedad de métodos y divisas en todo el mundo.

Gestione fácilmente las aprobaciones de pagos, detecte fraudes y realice pagos instantáneos sin complicaciones. Garantice el cumplimiento y las operaciones globales en todas las filiales y entidades con una vista desde la sede central. Tipalti también proporciona controles financieros de nivel empresarial y garantiza el cumplimiento con los motores fiscales aprobados por KPMG.

Reduzca el riesgo de pago utilizando esta herramienta. Reserve una breve demostración para saber más.

Base aérea

Mejore la precisión y ahorre tiempo con la automatización contable de Airbase. Su automatización abarca todo el ciclo de vida de las transacciones, desde la aprobación hasta la autocategorización, la captura de recibos, la creación de facturas y la sincronización con el libro mayor. También ofrece el cumplimiento automatizado de los recibos.

Base aérea se integra con Xero, QuickBooks Desktop, QuickBooks Online, Oracle NetSuite y Sage Intacct para poder sincronizar automáticamente las tarjetas virtuales con su libro mayor durante la transacción. Las demás transacciones pueden sincronizarse fácilmente con la LG tras un único pago.

Puede establecer ajustes y reglas según sus preferencias. Airbase recomienda campos en su próxima transacción, ya que aprende de su primera transacción. Así, se volverá inteligente después de cada sincronización. Además, la autocategorización actualiza los campos del libro mayor de las transacciones con tarjeta física basándose en sus entradas anteriores. También actualiza el campo del libro mayor para la categoría, las etiquetas de línea, las etiquetas de transacción y el proveedor.

Establezca las fechas de inicio y fin de su contrato para los calendarios de amortización. Si es usuario de NetSuite, puede aprovechar las profundas integraciones eligiendo entre varias plantillas de amortización para flujos complejos. Así pues, automatice sus tareas de bajo valor y empiece a centrarse en las vías estratégicas de alto valor.

Corpay Uno

Pague la factura de su empresa fácilmente con Corpay Un, que automatiza los procesos de pago desde su cuenta de empresa a su cuenta de proveedor para que no tenga que pagar manualmente. Puede elegir entre pagos ACH, cheques de fondos, tarjetas de crédito, etc., o utilizar Corpay Mastercard y ampliar su flujo de caja.

Cuando realice pagos con la herramienta automatizada de cuentas a pagar de Corpay One, obtendrá una mejor forma de recibir, aprobar y realizar el seguimiento de las facturas. Escanea todo el documento automáticamente y le permite cargar fácilmente facturas, recibos y facturas.

Personalice cada paso, desde los flujos de aprobación hasta la categorización de las facturas, con Corpay One. Se integra con QuickBooks Desktop y QuickBooks Online para sincronizar los pagos con el sistema contable, por lo tanto, menos entradas manuales y menos errores.

Siempre que realice un pago con la tarjeta Corpay Mastercard, obtendrá una rebaja del 1,5% sin cuota anual y una rebaja del 1% en las demás compras. Puede establecer controles de gastos personalizados para su equipo de forma gratuita.

Corpay One proporciona detección de blanqueo de dinero y fraude para asegurar su información. Cuenta con los más altos estándares de seguridad y verificación de identidad para proteger su cuenta y la información de los proveedores.

Concur

Automatice su proceso de cuentas a pagar con Concur y simplifique su tedioso trabajo. Puede realizar una breve evaluación para conocer con precisión las áreas en las que existen averías. Tras la evaluación, le proporciona un conjunto de recursos, consejos y mejores prácticas.

Las cuentas por pagar entrañan muchas complejidades, pero con la solución automatizada de cuentas por pagar de Concur, se vuelven más fáciles. Ahora, puede gestionar y pagar sus facturas de forma puntual y organizada para un procedimiento de pago preciso. Además, le ayuda a ahorrar tiempo, honorarios de proveedores y recursos y a reducir los errores humanos, el papeleo y las facturas perdidas.

Concur utiliza tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para capturar las facturas electrónicamente. Obtendrá aplicaciones móviles y basadas en web fáciles de usar que le ayudarán a agilizar sus procesos de pago. También se integra con un sistema de contabilidad o ERP para sincronizar los datos rápidamente.

Pipefy

Pipefy proporciona flujos de trabajo inteligentes para que los equipos financieros eficientes consigan mejores resultados. Obtenga una visibilidad completa de las operaciones de un vistazo y automatice su trabajo con aprobadores, proveedores y colegas en su plataforma en la nube para un mejor proceso financiero.

Gestione un único flujo de comunicación con todas las partes interesadas y actualice automáticamente todos los estados a través del correo electrónico o de un portal de clientes. Con Pipefy, las posibilidades de que se produzcan errores en sus procesos de pago son insignificantes.

Integre Pipefy con sus herramientas financieras, como hojas de cálculo y ERP, para obtener un mejor resultado. Además, puede medir, controlar y mejorar sus cifras, desde el gasto mensual de cada departamento hasta la duración completa del ciclo de los pedidos con los cuadros de mando personalizables de Pipefy.

No necesita escribir ni una sola línea de código; adapte Pipefy a sus necesidades y simplifique su proceso de cuentas a pagar. Gane eficacia y mejores resultados optimizando el proceso financiero y controle fácilmente su funcionamiento en su pantalla.

¿Por qué llegar tarde? Pruebe Pipefy hoy mismo.

Stampli

Tome el control sobre su procesamiento de facturas y recibos con una plataforma de automatización de cuentas a pagar intuitiva, procesable e inteligente. Stampli reúne la documentación de cuentas a pagar, las comunicaciones, los pagos con cheque, los pagos ACH y las tarjetas de crédito corporativas bajo un mismo techo.

Permita que Stampli AP tenga total visibilidad y control sobre sus gastos corporativos. Permita que los departamentos de AP se comuniquen y colaboren mejor con los proveedores, las partes interesadas y los responsables de aprobaciones y compras.

Agilice todos sus procesos financieros 5 veces más rápido. Stampli utiliza tecnología de Inteligencia Artificial para automatizar el procesamiento de facturas AP y aprender sus patrones únicos para automatizar las notificaciones de aprobación, simplificar la codificación GL, identificar duplicados y mucho más.

Obtenga una visión perfecta de las actividades, la titularidad y los estados de sus facturas con una mayor responsabilidad y transparencia. Stampli ofrece una captura de facturas precisa y en tiempo real, así como su codificación. También permite a su empresa escalar y seguir el ritmo de los cambios.

La interfaz fácil de usar de Stampli le permite gestionar sus procesos de pago desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento. Dispone de varias capacidades, como el procesamiento inteligente de AP, la segregación de funciones, la visibilidad total, la implementación rápida, la agnóstica de pagos y mucho más.

Spendesk

Automatice la asignación de cuentas de gastos, la extracción del IVA y la conciliación de recibos con Spendesk y reduzca el tiempo que dedica al cierre del mes. Podrá acceder a toda la información de pagos en un único lugar, reduciendo el signo de error.

Spendesk garantiza la precisión de los datos y automatiza los procesos de pago de su empresa gracias a sus opciones de OCR y preconfiguración. No es necesario pedir el recibo a su equipo financiero una y otra vez. Encuentre todos los recibos en un solo lugar.

Integre su software de contabilidad con Datev, Salvia, NetSuite, Xero, etc. para sincronizar y gestionar los datos fácilmente. Spendesk envía recordatorios automáticamente a su equipo para el pago y el recibo. También puede asignar sus gastos creando sus propias reglas con las categorías de pago de Spendesk para ahorrar tiempo.

Puede preparar y clasificar sus transacciones, exportarlas a su software de contabilidad y verificar la información con la interfaz de la bandeja de entrada de gastos. Deje que Spendesk ayude a sus equipos a tener éxito con aplicaciones móviles y basadas en la web.

Es hora de que cambie a un gasto rastreable e inteligente con Spendesk. Reserve una demostración ahora y comprenda su impacto en su organización.

Conclusión

Hacer un seguimiento de sus gastos es un factor crucial. Ayuda a construir su reputación y a llevar su negocio a nuevas alturas. Por ello, una empresa debe gestionar sus cuentas a pagar de forma eficiente y eficaz. Dado que la gestión de estas tareas es tediosa y abrumadora, emplear una solución de automatización de cuentas a pagar es obviamente una decisión más sensata.

Todas las herramientas de cuentas a pagar mencionadas anteriormente son notables en sus propios lugares. Ofrecen una interfaz intuitiva, un sinfín de funciones y opciones de integración, y funcionan tanto para pequeñas como para grandes empresas. Así pues, elija la mejor herramienta AP en función de sus necesidades.

Ahora puede echar un vistazo a algunas de las mejores soluciones de procesamiento de pagos.