El software de firma electrónica es imprescindible en un mundo que está adoptando rápidamente la digitalización, eliminando gradualmente los procesos basados en papel en favor de alternativas electrónicas racionalizadas. Esta transformación abarca una amplia gama de aplicaciones, desde documentos oficiales y exámenes hasta pagos y firma de documentos en línea.
La firma de documentos con bolígrafo se está quedando obsoleta. La pandemia del COVID-19 ha echado más leña al fuego al impulsar el trabajo a distancia, donde la firma de documentos en línea parecía ser la única opción. Por eso resulta poco práctico utilizar firmas tradicionales para uso personal y empresarial, especialmente cuando se trabaja con personas que se encuentran a grandes distancias.
Por no mencionar que las firmas físicas requieren citas en persona, escanear, imprimir, enviar por correo o fax el documento al personal correspondiente. Todo este proceso es tedioso, lleva mucho tiempo y requiere mucho trabajo.
Aquí es donde el software de firma resulta útil Automatiza el proceso y le ahorra molestias. Por lo tanto, si desea mejorar su productividad y flujos de trabajo al tiempo que evita los problemas asociados a la antigua práctica de la firma, ésta es su oportunidad con estos principales software de firma electrónica para empresas.
signNow
Firmar documentos en línea es fácil con signNow, le permite generar firmas electrónicas para diversos casos de uso e impulsar su flujo de trabajo. Envíe documentos para que los firmen varios destinatarios o firme sus propios archivos en cuestión de unos pocos clics. Su potente y sencilla API de firmas electrónicas le ayuda a incrustar firmas fácilmente en su sitio web o aplicación en cuestión de minutos.
Aunque no disponga de conexión a Internet, podrá firmar sus documentos en cualquier lugar. Le permite solicitar información o documentos adicionales, establecer notificaciones al finalizar, invitar en bloque a varios destinatarios y establecer órdenes de firma específicas para sus plantillas.
Puede crear un enlace de firma único para obtener los documentos firmados, solicitar secciones de pago opcionales en sus formularios rellenables y personalizar los mensajes de invitación a firmar. Añada copia carbón (CC) a algunos destinatarios que puedan necesitar notificaciones junto con una fecha de caducidad. signNow también le notifica en caso de que un destinatario se niegue a firmar su documento.
Cumple con PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Tipo II y 21 CFR Parte 11, y dispone de funciones avanzadas de protección frente a amenazas. signNow cuenta con una excelente API RESTful que puede integrarse rápidamente con otras herramientas.
PandaDoc
Selle sus acuerdos con firmas electrónicas legalmente vinculantes y convenientes utilizando PandaDoc.
Más de 20k empresas ya utilizan esta solución para ahorrar tiempo y recursos. Utilice PandaDoc para enviar propuestas, presupuestos, contratos y cobros que requieran aprobaciones.
Puede leer nuestra reseña detallada de PandaDoc.
Puede sacar partido de esta solución utilizándola en cualquier lugar y en cualquier dispositivo; le gusta agilizar el trabajo rápidamente. PandaDoc nunca compromete la seguridad y ha construido su tecnología de firma electrónica cumpliendo plenamente con UETA y ESIGN. También proporcionan un certificado electrónico con cada documento firmado.
Evite las conjeturas; en su lugar, utilice sus análisis de documentos más las notificaciones para obtener una perspectiva instantánea cuando su cliente potencial abra los documentos que le ha enviado o los vea y comente. Ofrecen 200 plantillas de aspecto profesional diseñadas para causar una impresión duradera en su empresa.
PandaDoc también se integra con un gran número de integraciones para agilizar su flujo de trabajo. Incluye HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack, etc.
Zoho Sign
Zoho Sign lo pone todo sobre la mesa para gestionar sin esfuerzo la firma electrónica desde cualquier lugar con una seguridad sin igual.
Para empezar, ofrece múltiples opciones para firmar, incluyendo dibujar, cargar y teclear. También se puede guardar la preferencia, que se utilizará posteriormente a menos que se cambie.
También admite la firma en persona y móvil. La primera consiste en recoger firmas físicamente utilizando su portátil o smartphone. La firma móvil indica utilizar las aplicaciones iOS o Android de Zoho Sign para firmar o enviar el documento para solicitar firmas sobre la marcha.
Lo mejor es la gestión integrada de documentos (incluidas las copias de seguridad), que permite transferir fácilmente documentos desde soluciones de almacenamiento en la nube, como Google Drive, OneDrive, DropBox, Zoho WorkDrive, etc., a Zoho Sign. Esto es compatible con formatos populares como PDF, JPEG, DOCX, y más.
Además, puede añadir una nota pública o privada al documento. Esto también facilita los comentarios en tiempo real para evitar idas y venidas innecesarias. También presenta el estado de la firma del documento y se pueden enviar recordatorios para acelerar el proceso. Zoho Sign le permite recuperar el documento para cualquier posible corrección o finalizar la firma por completo.
También puede proyectar su identidad de marca personalizando los documentos con logotipos, colores, etc. También permite la firma vernácula, en la que el destinatario puede firmar en su lengua materna.
Con Zoho Sign, las empresas pueden crear plantillas para casos de uso frecuente. También se integra con sus aplicaciones existentes con sus plugins y API REST.
Zoho Sign despliega encriptación AES-256-bit para un ambiente seguro de grado bancario. Además, puede aplicar autenticación multifactor para mayor seguridad de documentos y cuentas. Sus sellos de tiempo impulsados por blockchain le permiten ver el historial de actividad real, como el envío, la visualización, la firma y más, sin ninguna posible mala práctica.
Por último, las firmas realizadas a través de Zoho Sign son legalmente vinculantes según varias normativas internacionales, incluyendo la ESIGN ACT, UETA, EIDAS, y más.
Puede ver todo esto en acción con su versión de prueba gratuita.
Adobe Sign
Adobe Sign es otra buena opción para usted. Esta herramienta simplista le ayuda a enviar documentos con facilidad, al igual que los correos electrónicos. Todo lo que tiene que hacer es cargar un archivo, escribir la dirección de correo electrónico del firmante y pulsar el botón «enviar».
Por su parte, el firmante puede hacer clic en el enlace que usted le envió y firmar allí mismo utilizando un navegador en cualquier dispositivo, ya sea un smartphone o un ordenador. Para su comodidad, Adobe no requiere que se registren o descarguen, necesariamente.
Pueden ver el estado de la firma, enviar recordatorios, ver auditorías detalladas o cancelar las solicitudes de sus transacciones. Adobe Sign puede trabajar sin esfuerzo con diferentes herramientas, por lo que puede enviar documentos desde herramientas como Microsoft 365, Dropbox, Box, etc.
En cuanto a la seguridad, cumple normas como PCI DSS, SOC 2 Tipo 2 e ISO 27001. También es compatible con diferentes formatos de archivo, incluidos Adobe PDF y otros PDF, MS Word, Excel y PowerPoint, Text, WordPerfect, gráficos como PNG, GIF, JPG, JPEG, TIF y BMP; junto con HTML y HTM.
Nitro Sign
Ofrezca a sus clientes potenciales una experiencia de firma electrónica realmente cómoda utilizando Nitro Sign.
Elimina los niveles de uso y los excesos, y no le cuesta por firma. Tanto si trabaja con contratos, hojas de cálculo, formularios, planos y otros documentos, Nitro le proporciona las herramientas que necesita para simplificar la firma electrónica.
Es compatible con múltiples navegadores web y dispositivos móviles. Nitro Sign es seguro y cumple la legislación estadounidense sobre firma electrónica. Facilita una colaboración fluida compartiendo documentos en línea, revisándolos y anotándolos en la nube.
Puede invitar fácilmente a otras personas a comentar los documentos y realizar un seguimiento de los flujos de trabajo mediante la visualización de análisis y notificaciones en tiempo real. Para proteger sus documentos y datos, Nitro Sign emplea autenticación de dos factores, registros de auditoría y sofisticadas certificaciones de cumplimiento de HIPAA, SOC Tipo II, Privacy Shield, etc.
Impulse sus proyectos y proporcione una mejor experiencia a sus clientes creando, combinando, convirtiendo y editando archivos PDF en su dispositivo. Por lo tanto, ayuda a eliminar los errores humanos que intervienen en el proceso.
Fill
Esta es probablemente la mejor y más completa solución de firma electrónica que existe en este momento. También es probablemente el método más sencillo con el que puede rellenar archivos PDF y también enviar firmas que se sostendrían ante un tribunal. Una de las mejores cosas de Fill es que puede utilizarse prácticamente en cualquier ordenador, dispositivo iOS o incluso Android. Esto realmente ayuda a la funcionalidad multiplataforma y a la accesibilidad.
Los usuarios de Fill también pueden estar tranquilos sabiendo que están en buenas manos. Fill es capaz de cumplir las normas de seguridad globales y también las normas de privacidad. También siguen las mejores prácticas en materia de seguridad. Esta es la razón por la que Fill se utiliza ampliamente en sectores como la sanidad, las fuerzas de seguridad, el sector inmobiliario y los servicios financieros.
A los usuarios les alegrará saber que sus datos se almacenan de forma extremadamente segura con un cifrado de grado militar y que cumple con la HIPAA. Fill también proporciona a sus usuarios algunos análisis inteligentes. Esto puede ser de gran utilidad para muchos negocios diferentes.
Xodo Sign
Automatice tanto las firmas de cara al cliente como las internas, así como las aprobaciones utilizando Xodo Sign (antes eversign). Firmar con esta herramienta es seguro y fácil utilizando cualquier dispositivo y ayuda a empresas de cualquier escala y tamaño.
Cuenta con un editor integrado que le proporciona herramientas útiles para modificar, firmar y enviar todos los documentos en un abrir y cerrar de ojos. Eversign también cuenta con una potente API REST basada en JSON para automatizar las funcionalidades.
Sus características son similares a las que ha visto en las herramientas anteriores, como plantillas, registros de auditoría, firma en persona, integración, conformidad, etc. En cuanto a la seguridad, ofrece SSL de 256 bits, y además la gestionan estrechamente con una infraestructura supervisada.
También puede programar la caducidad automática de cualquier documento, eliminarlos permanentemente o exportarlos a otro lugar privado. Puede añadir hasta 25 miembros a un equipo o gestionar también varias empresas.
Utilícelo gratuitamente para 5 documentos al mes y 3 documentos API. O bien, utilice sus planes de pago a partir de 9,99 $/mes para obtener documentos ilimitados y funciones ampliadas.
DocuSign
Acelere su trabajo, desde contratos, cartas de oferta y aperturas de cuentas, hasta facturas, aprovechando DocuSign. Envíe acuerdos y consiga que se firmen en línea con seguridad, independientemente del dispositivo que utilicen usted o la otra parte.
Elimine las repetidas tareas manuales y ahorre dinero que se gasta innecesariamente; en su lugar, utilice sus ofertas fluidas y sus impresionantes funciones. Ofrece aplicaciones para tres plataformas: Android, Windows e iOS, para que pueda trabajar desde cualquier lugar.
Conozca el estado de su acuerdo en cuanto a lo lejos que ha llegado en el proceso y establezca recordatorios para recibir notificaciones automáticamente en cada paso. Puede incluir campos estándar en su acuerdo, como la fecha y la firma, o crear campos personalizados y guardarlos.
DocuSign permite a los usuarios firmar en 43 idiomas y enviar documentos en 13 idiomas. Estandarice todo el proceso y ahorre tiempo guardando los documentos que utiliza con frecuencia y reutilizando la ruta del destinatario, los campos personalizados, etc. utilizados en esos documentos.
Conecte e integre las firmas electrónicas con las herramientas y el software que utiliza porque DocuSign admite 350 integraciones y las principales API, como Salesforce, productos de Google, SAP, etc. La resistente infraestructura de DocuSign les permite ofrecer una disponibilidad del 99,99%, muy necesaria para su trabajo.
No se preocupe por la seguridad, ya que DocuSign cumple las estrictas normas de seguridad utilizadas en todo el mundo, incluidas las de la UE y EE.UU., y también utiliza tecnologías sólidas y avanzadas para el cifrado de datos. Cumple con organismos reguladores como la UETA, la ley ESIGN de EE.UU. y la elDAS de la UE. También almacenan y generan pistas de auditoría precisas para sus documentos.
Sus precios comienzan a partir de 10 $ al mes.
SignEasy
Con más de 10 años de innovación constante, SignEasy ya ha ayudado a 35k organizaciones a automatizar el proceso de firma con firmas electrónicas. Olvídese de imprimir, escanear y enviar documentos por fax; en su lugar, utilice esta herramienta fácil de usar que ofrece una excelente experiencia de firma.
Sólo tiene que insertar las firmas en un documento utilizando el dedo, el lápiz óptico o el ratón. O también puede cargar la imagen de la firma manuscrita realizada en papel. Le permite enviar documentos en una secuencia paralela o en serie a varias personas. También puede permitir que las personas los firmen en un orden determinado, uno a uno o a la vez.
Puede revisar el progreso del envío de documentos comprobando quién tiene que firmarlos o quién lo ha hecho ya. Envíe notificaciones push o correos electrónicos como recordatorio y reciba un aviso cuando se lleve a cabo una acción. Otras características incluyen una amplia integración, conformidad, reconocimiento global, seguridad avanzada con autenticación de huellas dactilares, códigos de acceso y certificación SSL.
Es compatible con formatos de archivo como MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG, etc. También permite guardar sus documentos inacabados, para que pueda volver más tarde y realizar ediciones, junto con la opción de acceder a los archivos sin conexión. Importe sus documentos desde la nube, tarjetas SD, correos electrónicos y otras aplicaciones.
La calidad de sus firmas también es alta, asemejándose a las firmas físicas. Puede reutilizar las plantillas existentes, añadir imágenes, anotaciones, iniciales, además de textos, y establecer campos personalizados y pies de página de correo electrónico para agilizar el trabajo. SignEasy está disponible en 24 idiomas. Para mayor seguridad, puede realizar su prueba gratuita de 14 días.
HelloSign
Con la confianza de miles de particulares y empresas de todo el mundo, HelloSign es una solución de firma electrónica sin esfuerzo. Ahora es propiedad de Dropbox, por lo que podrá aprovechar el poder de ambas increíbles plataformas.
Está disponible en forma de interfaz web única, complemento de Salesforce o API fácil de usar para desarrolladores.
Tiene la opción de reutilizar documentos de firma como plantillas junto con un montón de características como marca personalizada, archivos adjuntos del firmante, marca blanca, sofisticada gestión de equipos, firmas electrónicas incrustadas e integración con Salesforce. HelloSign se ajusta a la HIPAA, por lo que no debe preocuparse.
Su precio comienza en 15 $/mes si paga anualmente. También puede probar HelloSign de forma gratuita sin introducir los datos de su tarjeta de crédito.
Docsketch
Docsketch es una herramienta gratuita para firmar más rápido, y crea firmas electrónicas de forma muy intuitiva. Por eso, esta herramienta no supone ningún esfuerzo para que la utilice cualquier persona con cualquier nivel de conocimientos. Archiva y protege sus documentos firmados para que nadie pueda manipularlos en ningún caso.
Docsketch cumple tanto la legislación estadounidense como la mundial en materia de firma electrónica. Establezca el proceso de firma para pedirlos uno a uno; ¡usted elige! Si establece algún orden, la persona en cuestión recibirá una notificación automática cuando llegue su turno. También le ayudará a ver cuántas personas quedan por firmar su documento.
Puede convertir un documento en una plantilla reutilizable para poder acceder a ella en cualquier momento y lugar. Con cada expediente firmado, recibirá también un informe detallado con información legal. Dispone de detección automática de líneas en blanco en sus archivos, lo que ayuda a colocar los campos correctamente. En consecuencia, la configuración de los documentos para rellenarlos se hace más fácil y rápida.
Utilizando su función «Enviar como documento de ventas», puede conseguir que se aprueben determinados tipos de documentos, como ofertas, presupuestos y propuestas. Si el destinatario está listo para aprobarlos, puede hacer clic en el botón ‘Aprobar’ y, a continuación, se le guiará por los pasos siguientes.
SignRequest
SignRequest es una solución de firma electrónica líder del sector en la que confían más de 3 lakh de usuarios de 26 países. SignRequest prioriza tanto la seguridad como la facilidad de uso para los usuarios en línea.
Con su compromiso con las normas internacionales a través de la certificación ISO 27001 y el cumplimiento de GDPR, SignRequest ofrece a los clientes la garantía de que los documentos se firman de forma segura con firmas electrónicas legalmente vinculantes en línea con las regulaciones de todo el mundo.
Aportando comodidad a su proceso digital, los usuarios pueden gestionar las firmas rápidamente aprovechando una plataforma sencilla o integrando su software Salesforce existente en ella a través de la compatibilidad con la API REST para solicitudes de firma programáticas.
| Pros | Contras |
|---|---|
| ✅ Multilingüe -17 idiomas | ❌ Las opciones de envío masivo son de pago |
| ✅ Los más altos estándares de seguridad | ❌ Retos de la función de búsqueda |
| ✅ Interfaz fácil de usar | ❌ Carece de personalización |
| ✅ Integración con Google | ❌ Sin aplicación móvil fácil de usar |
¿Es SignRequest costoso?
SignRequest ofrece una versión gratuita con limitaciones de 10 documentos al mes y almacenamiento limitado. Su versión de pago parte de 9 euros al mes/usuario. El software también ofrece 14 días de prueba gratuita.
ShareFile es una solución de confianza para documentos y flujos de trabajo de cara al cliente que permite a los usuarios almacenar documentos de forma segura, obtener comentarios más rápidamente y enviar archivos para su firma en un solo lugar.
RightSignature, un servicio de firma electrónica incluido en ShareFile, le ayuda a automatizar el ciclo de vida de los documentos. Agilice la incorporación de clientes y envíe documentos para su firma rápidamente. Dirija automáticamente los acuerdos firmados a su carpeta correspondiente.
ShareFile RightSignature es la forma perfecta de agilizar la gestión de documentos en línea de forma segura al permitir a los usuarios obtener firmas electrónicas legalmente vinculantes de los clientes con seguridad de captura de firma biométrica y cifrado de 256 bits para el cumplimiento en sectores regulados como el contable, el financiero, el sanitario y el jurídico.
| Pros | Contras |
|---|---|
| ✅ Protege del phishing | ❌ La firma electrónica forma parte de la versión premium |
| ✅ Incluye firmas biométricas | ❌ Costoso en comparación con otros |
| ✅ Almacenamiento ilimitado | ❌ Curva de aprendizaje durante la integración |
| ✅ Admite el cumplimiento de las normas HIPAA y FINRA | ❌ Sin aplicación móvil fácil de usar |
¿Es RightSignature gratuito?
La versión premium de ShareFile, que incluye la firma electrónica, ofrece un periodo de prueba gratuito de 30 días. El precio de la versión premium es de 25 $ por usuario/mes para un mínimo de 3 usuarios.
Readysign
ReadySign es un software de firma electrónica basado en la nube con una interfaz de usuario intuitiva para firmar, almacenar y compartir documentos de forma segura en cualquier dispositivo, un 80% más rápido de media que con lápiz y papel.
Gracias a los precios transparentes de ReadySign, obtendrá precios fijos con todo incluido que cubren un número ilimitado de tipos de documentos, firmas y funciones, así como un seguimiento en tiempo real del estado de los documentos, lo que le permitirá controlar fácilmente todos los contratos o facturas que haya enviado.
Las medidas de seguridad, que incluyen MFA, inicio de sesión único (SSO) y funciones de usuario basadas en permisos y respaldadas por un cifrado SSL de 256 bits, cumplen las normas internacionales más exigentes en cuanto a la protección de sus valiosos datos.
| Pros | Contras |
|---|---|
| ✅ Precios transparentes | ❌ Retraso en la automatización |
| ✅ SOC 2 y reclamación de tipo 2 | ❌ Cargos más bajos si se opta por un plan superior |
| ✅ Informes de pista de auditoría | ❌ Carece de personalización de plantillas |
| ✅ Firmas y documentos ilimitados por un precio único |
¿Cuánto cuesta Readysign?
La empresa ha diseñado la estructura de precios basándose en planes de 10, 40 y 100 usuarios, y el precio comienza en 6 $/usuario al mes y asciende hasta 25 $/usuario al mes.
Ahora que ya ha visto cómo se puede realizar una firma electrónica, entendamos los fundamentos de la firma electrónica, si son legales y cómo funcionan.
¿Qué es una firma electrónica?
Una firma electrónica (e-firma) es una forma codificada de una firma, que indica la aprobación a un contrato electrónico o a un documento. Y el software que permite a las personas firmar un documento en línea puede denominarse software de firma electrónica.
Puede cargar un documento a través de su ordenador, tableta o smartphone y, a continuación, enviarlo a varias personas que utilicen el software. De este modo, podrán firmarlo en línea sin tener que pasar por el proceso tradicional.
Con las aplicaciones de firma electrónica, puede recoger y almacenar firmas sin esfuerzo añadiendo formularios de entrada en sus documentos.
Y no se preocupe por su seguridad porque estos tipos de software le permiten verificar la firma y proteger todos los datos introducidos en su interior mediante una fuerte encriptación. Los buenos proveedores de software también pueden ofrecer más funciones de seguridad, como registros de auditoría, autenticación, etc.
Por ejemplo, es posible que haya firmado con su nombre al recibir su paquete a través de un servicio de mensajería utilizando un móvil o una tableta. Eso es exactamente una firma electrónica. ¡Voilà! Ya lo sabía.
Algunos casos de uso incluyen: contratos de venta, acuerdos con proveedores o vendedores, formularios de nuevos clientes, aprobaciones de clientes, órdenes de cambio, incorporación de empleados, documentos legales como forros de propiedad intelectual, verificación de edad y consentimiento paterno, acuerdos de no divulgación y canales
¿Son legales las firmas electrónicas?
Otra pregunta importante que viene a la mente de casi todo el mundo en relación con las firmas electrónicas es: ¿son legales?
Sí. Desde luego.
Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes.
En el año 2000, EE.UU. puso en vigor la Ley ESIGN, haciendo que las firmas electrónicas fueran legales para cualquier uso virtual. Del mismo modo, otras regiones del mundo, como elDAS europeo, también siguieron su ejemplo.
Ahora, las empresas y los empresarios individuales no tienen por qué seguir limitándose a la ejecución de contratos en papel.
Cómo funciona la firma electrónica
Al firmar un documento digital, se genera un código exclusivo que forma parte del proceso de firma electrónica. Este código, formado por letras y números, es un medio para mantener su firma diferenciada y no es identificable. Por lo tanto, el documento no puede ser alterado, independientemente de que alguien intente copiar su firma electrónica.
Un tipo particular de firma electrónica conocida como firma digital funciona a través del protocolo de Infraestructura de Clave Pública (PKI). Para implementar la PKI, el proveedor debe crear dos números largos o claves. Se trata de un proceso matemático que incluye dos claves, pública y privada.
Cada vez que un firmante firma documentos electrónicamente, se utiliza la clave privada guardada de forma segura para realizar la firma. De forma similar a un cifrado, el método matemático genera unos datos denominados hash, que coinciden con el texto firmado y lo cifran.
Entonces, la firma digital es el dato resultante que se cifró. La firma también marca el momento de la firma y queda anulada si el documento se altera después de haber sido firmado.
Estos son los pasos relacionados con el procedimiento para enviar una firma digital:
- El archivo que se va a firmar digitalmente es elegido por el remitente dentro de la plataforma o aplicación de documentos.
- El ordenador del remitente genera un valor hash único para el contenido del archivo.
- A continuación, se crea la firma digital cifrando este valor con la clave privada del remitente.
- El destinatario recibe el archivo original junto con la firma digital.
De este modo, el proceso resulta tan sencillo como seguro.
¿Cómo puede ayudar la firma electrónica a su empresa?
La popularidad de la firma electrónica está aumentando como la espuma.
The e-signature market is projected to grow at 26.6% CAGR until 2030.
Forbes
¿A qué se debe?
Comprendámoslo.
Agilización del flujo de trabajo para ahorrar tiempo ⏱️
Con la firma electrónica, el tiempo consumido es menor, ya que los documentos pueden asignarse instantáneamente en línea. No hay que esperar a que llegue la persona interesada para firmarlo, lo que entorpece el flujo de trabajo al retener las tareas durante un periodo prolongado.
Esta tecnología es especialmente una bendición para la sanidad y otros negocios críticos en los que la aprobación debe realizarse de inmediato.
Mayor comodidad 💯
Viajar a lugares lejanos sólo para obtener la aprobación parece ya una práctica antigua. Cuando se dispone del poder de Internet y del software de firma electrónica, se pueden tomar aprobaciones en poco tiempo, lo que aumenta la comodidad para ambas partes.
Respetuoso con el medio ambiente 🌲
Cada año se utilizan toneladas de papel para fabricar papel, lo que degrada el medio ambiente. Hágase sin papel para salvar los árboles y el medio ambiente, de modo que la próxima generación vea un ecosistema más verde que el nuestro.
Ahorre recursos ✂️
Las firmas electrónicas no sólo ahorran tiempo, sino también costes. No malgaste sus recursos en gastos de viaje o en comprar más tinta y papel. Además, también puede liberar a parte de la mano de obra que se ocupa de escanear, imprimir y entregar los documentos para que trabaje en otras actividades importantes.
Ahora ya conoce cosas sencillas que pueden ayudarle mucho si elige la firma electrónica en lugar de la firma física.
Diferencia entre firma electrónica y firma digital
Aunque tanto la firma digital como la electrónica pueden utilizarse para autenticar y firmar documentos digitales, existen diferencias importantes entre ellas. Estas diferencias se basan en la tecnología, la seguridad y las ramificaciones legales. He aquí algunas diferencias clave entre ambas:
#1. Tecnología y seguridad
La firma electrónica depende de una serie de tecnologías, como introducir el nombre, utilizar un lápiz óptico o el dedo para crear una firma o capturar una imagen. Escanear una firma manuscrita puede ser un buen ejemplo de ello.
Además, proporciona un grado rudimentario de seguridad, que puede ser revocado o falsificado. Además, no suele utilizar los robustos métodos de criptografía que se ven en las firmas digitales.
Por otro lado, la firma digital hace uso de dos claves y de criptografía asimétrica. Una de las claves es privada y se utiliza para la firma de documentos. La otra clave pública coincidente se utiliza para la verificación del documento.
A efectos de seguridad, utiliza certificados digitales, hashing y cifrado para confirmar la validez e integridad del documento, lo que le confiere un mayor grado de seguridad. Además, proporciona una fuerte defensa contra la manipulación del documento, ya que cualquier alteración invalidaría la firma.
#2. Autenticación
La firma electrónica depende de una serie de técnicas de autenticación, como la introducción del nombre propio o el uso de una contraseña, nombre de usuario o biometría. Aunque el grado de verificación varía mucho, no siempre puede garantizar una conexión sólida entre la identidad del firmante y la firma.
Una firma digital utiliza certificados digitales de Autoridades de Certificación (CA) fiables para conectar la clave pública y la identidad del firmante con la firma. Ofrece una forma fiable y coherente de confirmar la identidad del firmante.
#3. Validez legal
Aunque las firmas electrónicas son legalmente válidas en diferentes países, debe declararse una prueba adicional de validez y finalidad. Sin embargo, suele tener más peso legal ya que incluye la confirmación criptográfica de la integridad y la identidad.
Dado que las firmas digitales proporcionan una verificación criptográfica de la identidad y la integridad del documento, están legalmente aceptadas en diferentes países. Además, es aceptable a la hora de vincular legalmente cualquier transacción.
#4. Casos de uso
Las firmas electrónicas se utilizan a menudo para una variedad de tareas estándar como firmar contratos, rellenar formularios en línea y verificar recibos de correo electrónico. Por lo tanto, es adecuada para transacciones que requieren menos seguridad y son menos sensibles.
Las firmas digitales son muy recomendables para las transacciones que requieren una alta seguridad, como los intercambios seguros de correo electrónico, las transacciones financieras, los contratos legales y los documentos gubernamentales. Así, este tipo de firma se utiliza a menudo para confirmar la legitimidad del documento, y la identidad del firmante es esencial.
#5. Verificación
La firma electrónica se refiere a la confirmación de la identidad y el propósito del firmante. Sin embargo, no puede tener el mismo grado de evidencia criptográfica que las firmas digitales.
Cuando se trata de firmas digitales, utiliza la criptografía para verificar la validez del firmante. Además, la integridad del documento y la marca de tiempo también se proporcionan con ella si procede.
#6. Coste y complejidad
Las firmas electrónicas son famosas por su sencillez y su asequibilidad a la hora de implantarlas. Cuando el documento se utiliza para un uso básico, este tipo de firma es ideal en comparación con su coste.
Dado que la firma digital requiere una configuración compleja y autorizaciones de las autoridades de certificación (CA), los costes asociados pueden ser más elevados.
Elegir entre estos tipos de firma se reduce a algunos factores importantes. Debe tener en cuenta sus objetivos únicos o los casos de uso, el nivel de seguridad que requiere y cualquier obligación de cumplimiento que tenga.
Lea también: Cómo escribir una firma de correo electrónico profesional: Plantillas y ejemplos
Consejos adicionales para elegir un buen software de firma electrónica
Es posible que estos programas ofrezcan un conjunto similar de funciones, pero son únicos en la forma en que proporcionan soluciones. De ahí que pueda resultar confuso elegir entre ellos. Por lo tanto, comprenda algunas cosas y luego tome su decisión.
- Volumen de documentos: Determine la frecuencia con la que envía documentos que necesitan firmas electrónicas. Si son muy pocas veces al año, entonces no tiene sentido adquirir un software que ofrezca un ancho de banda muy grande. En su lugar, elija la gama en función del volumen que necesite.
- Cumplimiento: No confíe ciegamente en una solución. Compruebe el nivel de seguridad y las normas de cumplimiento que cumplen. Debe verificar la autenticidad, proporcionar pistas de auditoría y otras características importantes que demuestren su autenticidad.
- Integraciones y API: Compruebe la facilidad de integración del software con herramientas de terceros que ya utilice. Averigüe también si proporcionan una API abierta personalizable para incrustar la funcionalidad de la firma electrónica directamente en su aplicación o sitio web.
- Multiplataforma: asegúrese de que el software que elija sea fácilmente compatible con distintas plataformas. No debe encontrar dificultades si envía un contrato desde su smartphone Android y el destinatario utiliza un macOS.
- Tipos de documentos: el software de firma electrónica debe ser compatible con múltiples tipos de documentos y formatos, para que no se encuentre con ningún problema a mitad de camino.
Conclusión
La firma electrónica se ha convertido en algo esencial tanto para las empresas modernas como para los particulares. Ha sido ampliamente aceptada por las empresas y cuenta con la bendición del cumplimiento de las normativas, muy necesario cuando se trata con clientes de distintos países.
Entonces, ¿a qué espera? Consiga ahora un software de firma electrónica para firmar y acelere su flujo de trabajo más que nunca