¿Tiene muchos problemas de compatibilidad, dispositivos, seguridad, costes y derroche de papel con las tareas de impresión en el lugar de trabajo? Deshágase de ese quebradero de cabeza y pruebe estos programas de gestión de impresión para ahorrar dinero y hacer felices a sus empleados o usuarios.
La gestión de impresión es un concepto en alza, ya que las empresas y copisterías necesitan reducir los costes operativos para aumentar la rentabilidad. También sirve como línea de defensa para proteger los archivos confidenciales de la empresa y evitar que caigan en manos de malos actores. Pero encontrar el mejor software de gestión de impresión es una tarea ardua ya que requiere una gran investigación.
Siga leyendo para saber más sobre la gestión de impresión y las mejores aplicaciones que puede utilizar sin perder tiempo en estudios de mercado.
¿Qué es la gestión de impresión?
La gestión de la impresión es la utilización de diferentes prácticas como el seguimiento de las máquinas de impresión, el seguimiento de los dispositivos informáticos, la supervisión de la producción de impresión, la seguridad de los datos confidenciales, la optimización de los costes de impresión y el análisis de la impresión. Los últimos desarrolladores de software inteligente combinan todas estas funcionalidades en un solo lugar para desarrollar una solución de gestión de impresión.
Las startups y las pequeñas y medianas empresas utilizan al menos una herramienta básica para gestionar las operaciones de impresión. Por el contrario, las empresas despliegan una solución de gestión de impresión con todas las funciones in situ o en la nube para administrar las actividades de impresión globales.
Ventajas de la gestión de impresión
Las siguientes son las razones y ventajas de implantar una solución de gestión de impresión estándar:
#1. Reducción de los costes de impresión
Las empresas pagan enormes facturas anuales por impresión en forma de dispositivos, reposición de tóner y papel. Las investigaciones demuestran que una organización puede ahorrar mucho si utiliza un sistema de gestión de impresión para restringir a los empleados las impresiones innecesarias.
#2. Proteger los documentos confidenciales
No puede dejar que los empleados impriman documentos empresariales confidenciales cuando les plazca. Necesita documentar la impresión de archivos secretos para establecer las responsabilidades adecuadas de destrucción una vez finalizado el trabajo. El software de administración de impresión le permite garantizar la seguridad de los datos.
#3. Racionalizar la operación de impresión
Los directivos y supervisores son a menudo testigos de que los empleados pierden el tiempo haciendo cola para recoger sus copias impresas. Puede evitar estas prácticas improductivas racionalizando las operaciones de impresión. Sus empleados también se lo agradecerán al final del día.
#4. Habilitar la impresión remota
Los empleados que trabajan desde casa pueden enviar órdenes de impresión a través de soluciones de gestión de impresión basadas en la nube. Usted puede recoger la copia física en el lugar de trabajo. Estas soluciones de impresión también garantizan la seguridad de los datos empresariales encriptando los paquetes de datos en tránsito.
#5. Reducción del desperdicio de papel
El ser humano produce papel talando árboles, lo que a su vez daña el medio ambiente. Puede instalar un sólido sistema de gestión de impresión que controle eficazmente el derroche de papel y ponga su granito de arena para salvar la naturaleza.
Veamos ahora el mejor software de gestión de impresión para su empresa.
PaperCut
Si hablamos de herramientas eficaces de gestión de impresión para pequeñas y grandes empresas, PaperCut es sin duda uno de los nombres más destacados. La herramienta y sus servicios basados en la nube ayudan a empresas de cualquier tamaño a minimizar los residuos. Al mismo tiempo, los empresarios pueden dejar de preocuparse por la seguridad de los datos al imprimir informes confidenciales.
Con PaperCut, sus experiencias de impresión se convierten en un placer. Sus empleados deben llevar varios dispositivos en el trabajo como smartphones, tabletas, Chromebooks, portátiles, etc. Podría convertirse en un reto para los administradores de sistemas de TI asegurarse de que todos los controladores están en su lugar para imprimir sin esfuerzo cuando hay múltiples dispositivos.
PaperCut lo resuelve eficazmente con sus servicios de impresión sencilla, como enviar una orden de impresión a una cola y obtener la copia de cualquier impresora, una pantalla táctil MFD común para todos los modelos de impresora, etc.
También puede implementar una impresión empresarial altamente segura utilizando sus servicios. PaperCut emplea una triple protección de la impresión:
- Le permite asegurar la infraestructura de impresión antes de que alguien imprima nada, como qué puede imprimir, quién puede imprimir, etc.
- Durante el proceso de impresión, puede utilizar la autenticación de 2 factores y la liberación de copias de impresión segura basada en tarjetas.
- Cuando la impresión se haya realizado y la copia esté en la oficina, puede desplegar medidas como marcas de agua, registros de auditoría, firmas digitales y archivo de impresión para mantener a salvo los datos confidenciales.
También obtendrá algunas herramientas gratuitas con PaperCut como una herramienta alternativa a Google Cloud Print PaperCut Mobility Print, QRdoc para sellar documentos empresariales y PaperCut Views para análisis de impresión.
Conductor de impresión
Puede imprimir más de 90 tipos de documentos diferentes sin ni siquiera abrir el archivo si prueba Print Conductor. Viene con un motor de impresión rápido y fiable junto con una interfaz sencilla y fácil de usar para la impresión masiva. Además, puede clasificar los documentos de impresión, previsualizar el documento impreso, controlar los trabajos de impresión por lotes y realizar ajustes rápidos de la configuración de impresión, todo ello desde una sola aplicación.
La herramienta es compatible con todo tipo de impresoras modernas en las redes locales, redes de área amplia o redes en la nube. Además, aparte de las impresoras físicas, puede utilizar esta herramienta para gestionar tareas de impresión en impresoras virtuales como impresoras PDF e impresoras OneNote.
Al igual que sus competidores, Print Conductor ofrece un módulo de análisis de impresión. Le ayuda a estimar las necesidades de papel y tinta antes de realizar trabajos de impresión en grandes lotes. Las estimaciones están disponibles en el informe detallado y en la página de informes.
Print Manager Plus 9.0
Print Manager Plus 9. 0 añade una nueva dimensión a la gestión de la impresión al ofrecer a las empresas un control, un acceso y una visión sin precedentes de sus operaciones de impresión. Los desarrolladores de esta herramienta han perfeccionado su programa a lo largo de décadas de utilización en numerosas empresas.
Es el software de gestión de impresión de vanguardia que representa lo mejor en tecnología y asistencia al usuario final. Al implantar esta herramienta en su organización, podrá reducir los costes de suministros de impresión, disminuir el despilfarro de papel y obtener una mayor inteligencia de impresión en todos los departamentos.
Las siguientes son algunas de las características destacables de este software de gestión de impresión:
- El administrador de TI puede auditar en directo las tareas de impresión de un empleado, la estación de trabajo, la impresora, la red y el coste.
- La estación de liberación con tarjeta de identificación o pago agiliza las tareas de impresión para el trabajo o las imprentas.
- Su configuración de cuotas y presupuestos le permite ahorrar dinero limitando la impresión por personas, estaciones de trabajo o impresoras.
Print Manager Plus 9.0 también sigue una política respetuosa con el medio ambiente para que su oficina o imprenta sea más ecológica. Reduce el derroche de tinta, energía y papel y, por tanto, la huella de carbono de su empresa.
uniFLOW
Otra herramienta para tomar el control de la infraestructura de impresión del lugar de trabajo es uniFLOW. Las grandes organizaciones y empresas de impresión que manejan varios equipos de impresión avanzados como Canon, Xerox, Epson, Brother, Konica Minolta, etc., utilizan esta herramienta para gestionar las tareas de impresión, escaneado y gestión de documentos.
Dispone tanto de aplicaciones in situ como basadas en la nube para la gestión de la impresión. Tanto las herramientas en la nube como in situ funcionan como un portal integrado para escanear, imprimir y gestionar dispositivos con facilidad y absoluta seguridad.
las funciones Impresión segura y Controlador universal de uniFLOW son desarrollos notables que debe conocer. La tecnología de impresión segura le permite asignar cuentas individuales para cada empleado. Los empleados deben liberar la copia impresa utilizando su propia tarjeta de identificación o PIN. Además, el usuario debe estar presente ante la máquina para recoger la copia impresa.
El controlador universal garantiza que la aplicación sea compatible con diversos dispositivos y máquinas de impresión. Los usuarios pueden enviar órdenes de impresión a cualquier impresora en red desde todos los dispositivos informáticos, como teléfonos móviles u ordenadores portátiles.
UniPrint InfinityCloud
UniPrint Infin ityCloud es otra herramienta popular para la interfaz de escritorio virtual (VDI) y la gestión de impresión empresarial con una solución escalable. Al tratarse de una herramienta independiente del proveedor, la aplicación puede comunicarse sin problemas con todas las impresoras y dispositivos informáticos modernos para imprimir.
La solución de UniPrint es perfecta para empresas de cualquier tamaño, desde nuevas empresas hasta conglomerados multinacionales. También ofrece servicios especializados in situ y en la nube para sectores como la banca y las finanzas, los seguros, los proveedores de servicios gestionados (MSP), los proveedores de servicios en la nube, la administración pública, las organizaciones no gubernamentales (ONG) y la sanidad.
Su destacada solución de gestión de impresión incluye características estándar como un modelo de consumo flexible y licencias de herramientas, impresión sin servidor, análisis de impresión, seguimiento de impresión, impresión desde cualquier lugar e impresión sin contacto.
PrinterAdmin
También puede darle una oportunidad a PrinterAdmin si necesita una solución de gestión de impresión práctica para un instituto educativo o una empresa. Su herramienta le permite supervisar todo lo relacionado con la impresión, como usuarios, máquinas de impresión, estaciones de trabajo y devoluciones de cargo.
También viene con una herramienta estándar de visión de impresión o módulo de análisis que le informa sobre el volumen de impresión, el uso de tinta y el coste total de impresión de su empresa.
La herramienta PrinterAdmin incorpora funcionalidades avanzadas. Éstas son:
- Gestor de trabajos de impresión para ajustes de impresión, creación de cuentas, habilitación de controladores, etc.
- La estación de liberación de documentos reduce el desperdicio y aumenta la seguridad liberando la impresión sólo cuando el usuario está disponible.
- La herramienta de marca de agua de impresión permite capturar los detalles de la impresión.
Todas las aplicaciones vienen con una prueba gratuita de 30 días. Puede aprovechar la oferta de prueba y determinar si la herramienta merece la pena para su empresa utilizándola durante un tiempo.
Print Tracker Pro
Print TrackerPro viene con la función de instalación con un solo clic para que pueda empezar con la gestión de la impresión en cuestión de minutos. Dado que la configuración y el funcionamiento de esta herramienta son sencillos, sus empleados o clientes experimentarán el mejor servicio.
Se trata de una solución de gestión de impresión inteligente que puede comunicarse con todo tipo de impresoras y dispositivos informáticos modernos de forma precisa, minimizando el tiempo de inactividad para la instalación de controladores o la falta de soporte para los dispositivos.
Su sólido sistema de seguimiento ofrece toda la información granular relacionada con la impresión, como niveles de tóner, contadores, recuento de páginas, instalaciones de impresoras y alertas de servicio. Además, puede configurar la herramienta para que le envíe recordatorios de reposición de tinta o factorizar fácilmente la lectura de los contadores de la impresora en las facturas.
Palabras finales
Encontrará más arriba una lista selecta de software de gestión de impresión populares y aptos para empresas. Puede utilizar cualquiera de estas aplicaciones para su oficina en casa, lugar de trabajo, tiendas, editoriales o copisterías.
Ya que está aquí, también puede echar un vistazo a estas mejores herramientas para convertir páginas web a PDF y ahorrar dinero evitando imprimir siempre que pueda.