14 Principales software de gestión de documentos (DMS) en 2024

Box ayuda a las empresas a reunir todo su contenido en un sistema seguro para aumentar la productividad de los equipos y reducir los riesgos. Permite a los usuarios crear y coeditar documentos empresariales desde cualquier dispositivo utilizando herramientas de colaboración en la nube en tiempo real como Box Canvas y Box Notes.

Con Box, además de las plantillas de flujos de trabajo preconfiguradas y las plantillas configuradas a medida, los usuarios pueden utilizar el constructor sin código para crear flujos de trabajo de documentos. Su soporte de integración permite a las empresas conectar sus contenidos con más de 1500 aplicaciones, entre las que se incluyen Google Workspace, Microsoft 365, Zoom, Salesforce, Oracle y Zapier.

Zoho WorkDrive funciona como un repositorio central de documentos que agiliza eficazmente la información en todos los departamentos. Es adecuado para todas las industrias, incluyendo la fabricación, la salud, legal, minorista, TI, bienes raíces, telecomunicaciones, operaciones, I + D, y HR, por lo que es la mejor solución global de gestión de documentos.

Zoho WorkDrive proporciona un espacio de trabajo compartido para la colaboración, donde las empresas pueden almacenar documentos en la carpeta Equipo. Los compañeros de equipo reciben notificaciones instantáneas cuando se modifican los documentos, y los administradores pueden asignar los permisos adecuados a cada miembro. Garantiza la seguridad con supervisión por vídeo, acceso biométrico y cifrado de datos.

Folderit hace posible la gestión sostenible de documentos para toda la organización con un sólido control informático y una interfaz fácil de usar. Los usuarios pueden encontrar fácilmente los documentos desde esta única fuente de verdad utilizando la búsqueda en vivo por nombre, palabra clave, metadatos y contenido. Utiliza la tecnología OCR para que las imágenes y los documentos escaneados puedan buscarse.

Folderit utiliza cifrado de nivel bancario para garantizar la seguridad de los documentos. Además, los usuarios pueden personalizar las políticas de contraseñas, aplicar 2FA para todos los usuarios y utilizar Azure Active Directory (AD) u Okta SSO para salvaguardar los archivos de la empresa. Los administradores pueden añadir y eliminar usuarios, conceder acceso a nivel de cuenta a los usuarios, obtener una visión general del acceso a los recursos y gestionar campos de metadatos personalizados.

OpenKM es una solución de gestión de documentos empresariales que permite a las empresas controlar la producción, el almacenamiento y la distribución de documentos digitales. Ofrece varias herramientas administrativas, como la definición de roles de usuario, la búsqueda avanzada, el control de acceso, el nivel de seguridad de los documentos, el registro de uso detallado, la configuración de automatizaciones y la cuota de usuarios.

La función OCR de OpenKM Zone captura automáticamente los metadatos de un documento. También incluye control de versiones con marca de tiempo, compatibilidad con el módulo de código de barras y OCR para convertir los documentos escaneados en documentos con capacidad de búsqueda.

Revver (antes eFileCabinet) garantiza un almacenamiento seguro de los documentos frente a todo tipo de amenazas internas y externas. Permite a las empresas organizar los archivos utilizando funciones avanzadas como estructuras de carpetas intuitivas, creación de carpetas y seguridad automatizadas y metadatos.

Las firmas electrónicas integradas de Revver permiten a los usuarios firmar o aprobar desde cualquier lugar. Los usuarios pueden enviar y recibir documentos sin complicaciones.

DocuWare es un sistema de gestión documental en el que las organizaciones pueden almacenar de forma centralizada y segura todos los documentos y automatizar las tareas repetitivas mediante flujos de trabajo. Utiliza IA para una indexación inteligente y estructurada para una búsqueda rápida. Las empresas también pueden utilizarlo para crear un registro de texto completo de todo el contenido para consultas de búsqueda personalizables.

DocuWare es capaz de capturar documentos en papel y convertirlos en copias digitalizadas. Además de documentos, puede almacenar correos electrónicos y archivos adjuntos de Outlook o cualquier otro cliente de correo electrónico. Los usuarios pueden importar directamente carpetas desde su ordenador con Windows para almacenarlas de forma segura.

Hyland ofrece una suite de gestión de contenidos especialmente desarrollada para empresas. Su función de gestión inteligente de procesos permite agilizar los procesos centrados en los contenidos y acelerar la toma de decisiones.

Hyland ofrece servicios de repositorio con funciones como anotación, control de versiones y registros de auditoría. Proporciona herramientas de colaboración para que la empresa disfrute de las ventajas de Microsoft 365 y Google Docs.

LogicalDOC es un potente pero sencillo sistema de gestión de documentos empresariales (EDMS). Simplifica la forma en que la empresa puede organizar y almacenar documentos ya sea en formato digital o físico.

ILogicalDOC gestiona fácilmente documentos en papel y copias escaneadas, apuntando a la gestión de documentos digitales. Tiene una interfaz basada en web diseñada para facilitar al usuario la manipulación de tareas como el intercambio de archivos, roles de seguridad, la búsqueda de registros de la empresa, y la gestión de registros.

DocuPhase es la mejor opción para las empresas que buscan un sistema de gestión documental con sofisticadas funciones de automatización de flujos de trabajo para tareas rutinarias. Esta solución basada en la nube permite a las empresas almacenar digitalmente todos sus archivos en una única interfaz y permitir el acceso remoto.

DocuPhase facilita la búsqueda de archivos e información mediante palabras clave y funciones de búsqueda configurables para que los usuarios puedan recuperar sin problemas los documentos que necesitan. Mediante flujos de trabajo, las empresas también pueden enrutar automáticamente los archivos por toda la organización.

M-Files permite a las empresas organizar sus documentos con metadatos para que los empleados puedan encontrar fácilmente lo que buscan. Como resultado, la productividad del equipo mejora hasta en un 40%, ya que se tarda menos tiempo en encontrar el documento buscado, independientemente de la ubicación del archivo.

Los archivos M insertan datos de registro maestro en los documentos. Las empresas pueden aprovechar su función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para digitalizar los documentos impresos y tener un mejor control. Al replicar la interfaz de carpetas, garantiza la auditabilidad de los documentos con firmas electrónicas y vistas personalizadas.

Microsoft SharePoint Online es el sistema de gestión de documentos más adecuado para los usuarios de Microsoft 365 porque se sincroniza bien con todos los demás productos de Microsoft 365. Permite a las empresas gestionar sus contenidos, encontrar rápidamente la información necesaria y colaborar en documentos entre equipos.

Microsoft SharePoint Online permite a las empresas compartir recursos y aplicaciones comunes en el sitio de inicio y en los portales para mejorar la eficiencia.

Hightail es uno de los mejores sistemas de gestión de documentos, popular por su capacidad para compartir archivos de gran tamaño. Permite a los usuarios subir, compartir y recibir archivos a la vez que realizan un seguimiento de los mismos. Los destinatarios son notificados automáticamente, y los remitentes pueden asegurar el acceso a los archivos con múltiples funciones de seguridad. Permite a los usuarios previsualizar, transmitir y descargar los archivos a mayor velocidad.

Hightail no necesita que alguien sea propietario de su cuenta para recibir documentos. Los remitentes pueden generar una URL de enlace personal para compartir. Las empresas pueden cargar documentos desde el ordenador local o importarlos desde Microsoft OneDrive, Google Drive y Dropbox. el cifrado AES de 256 bits y otras medidas de seguridad de nivel empresarial desempeñan un papel importante en el refuerzo de la seguridad del contenido.

Adobe Document Cloud es un servicio ofrecido por Adobe que incluye Acrobat y Acrobat Sign. Permite a las empresas editar documentos PDF sin problemas, crear flujos de trabajo en PDF y añadir firmas electrónicas a los archivos.

Adobe Document Cloud ofrece seguridad a nivel empresarial y cumple las normativas específicas del sector, como HIPAA, GLBA, FERPA y FDA 21 CFR parte 11. También admite la integración con plataformas destacadas como Microsoft, Google, Salesforce, Workday, Box, Zoho, Dropbox, etc.

Clio se dedica al software de gestión de documentos jurídicos. Sus características, como el almacenamiento ilimitado, la búsqueda avanzada y la firma electrónica, lo hacen perfecto para los bufetes de abogados. También permite a las organizaciones almacenar de forma segura archivos de texto, imagen, audio y vídeo mediante la carga masiva.

Cilo es capaz de convertir archivos de texto en documentos jurídicos utilizando plantillas jurídicas dinámicas. Su función de lógica condicional puede simplificar la redacción realizando ajustes de pronombres, añadiendo cláusulas, estableciendo valores para las variables, etc.