7 mejores software de gestión documental para PYMES en 2023

Un sistema de gestión de documentos ahorra su valioso tiempo al organizar los documentos de forma eficaz y permitir una búsqueda sencilla de los archivos.

Las empresas con plantillas comparativamente más reducidas suelen tener dificultades para gestionar numerosos documentos y registros empresariales. Si optan por un sólido sistema de gestión documental (SGD), les resultará más fácil mantener los documentos organizados.

Además, estas herramientas también aumentan la eficacia del equipo al permitirles acceder rápidamente a los datos que necesitan.

¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión de documentos significa gestionar, almacenar y hacer un seguimiento de los documentos (documentos Word, PDF o cualquier otro formato) en formato digital. Mediante este sistema, las empresas pueden almacenar los documentos de forma segura y centralizar todo el proceso.

Ventajas de los sistemas de gestión de documentos

Mejor productividad

La productividad es clave para el éxito de una empresa. Un sistema de gestión de documentos organiza de forma eficaz y segura los archivos de la empresa. Como resultado, el equipo puede preocuparse menos del mantenimiento de los documentos y centrarse en las tareas que más importan. Cuando sabe que todos sus archivos están almacenados de forma segura, la tranquilidad funciona como combustible para la productividad.

Seguridad mejorada

Toda empresa desea mantener protegidos sus datos cruciales y de misión crítica. Puede almacenar documentos confidenciales en un sistema de gestión de documentos y controlar el acceso a estos archivos. De este modo, la gestión de documentos se vuelve altamente rastreable, y sus pistas de auditoría pueden utilizarse posteriormente si es necesario.

Reducción del espacio de almacenamiento

Ya no tiene que mantener archivadores, cubos de almacenamiento y cajas. Con el DMS, puede prescindir del papel y gestionar sus documentos digitalmente sin ocupar ningún espacio físico.

Recuperación rápida de documentos

La búsqueda de documentos y la recuperación de archivos puede ser un proceso lento. Con un sistema de gestión documental, puede localizar rápidamente el archivo que desea y ahorrar un tiempo valioso. Un SGD le permite buscar archivos basándose en el nombre, los metadatos y el contenido utilizando tecnología de alta gama.

Colaboración óptima en equipo

La mayoría de las soluciones de gestión documental le permiten colabore con sus compañeros de equipo. Puede almacenar archivos recopilados de diversos recursos, y las personas pueden acceder a los archivos desde ubicaciones remotas. Algunas herramientas también permiten el acceso de usuarios externos mediante acceso autorizado.

Siga leyendo para conocer las mejores aplicaciones de gestión documental que pueden utilizar las pymes.

iManage

iManage es un sistema de gestión de documentos que le ayuda a convertir los datos en conocimientos de alto valor mediante la conexión de documentos. Guarda todos los documentos en una única carpeta y los categoriza según el proyecto o el cliente.

Los usuarios pueden crear, buscar y compartir datos de forma rápida y eficaz en iManage. También permite encontrar fácilmente cualquier documento y, por tanto, aumenta la productividad.

Esta herramienta puede integrarse con diferentes herramientas de productividad de Oficina 365 y Espacio de trabajo de Google para agilizar la gestión de documentos.

Caja

Con CajaLas empresas pueden almacenar, gestionar y colaborar en contenidos de forma segura, independientemente del tipo de dispositivo. Su función de gestión del ciclo de vida de los documentos garantiza que el proceso de gestión de contenidos cumpla la normativa, las políticas de retención de datos y las solicitudes de presentación de pruebas.

Puede establecer los permisos de usuario apropiados para cada documento, de modo que sólo tengan acceso las personas adecuadas. También le ayuda a auditar la actividad de los usuarios para una visibilidad y un control completos.

Box también puede integrarse perfectamente con API abiertas y aplicaciones empresariales. Con sus atributos como el historial de versiones, los enlaces compartidos y los comentarios, la colaboración entre los miembros del equipo se realiza sin esfuerzo. Además, utiliza metadatos personalizados para categorizar y organizar los documentos.

Folderit

¿Está buscando una solución de gestión de documentos que le ofrezca un sistema de almacenamiento y gestión de documentos digitales comparativamente sostenible? En ese caso, apueste por Folderit. Se trata de un sistema de gestión de documentos basado en la nube que le ayuda a prescindir del papel de forma sencilla.

Almacena de forma segura los metadatos y las versiones antiguas de un archivo o documento. Los usuarios pueden buscar sus archivos preferidos utilizando el nombre del archivo, los metadatos, la palabra clave y el contenido del documento. También admite flujo de trabajo de aprobación, vinculación de archivos, retención automatizada, recordatorio, numeración de documentos, pista de auditoría y copia de seguridad local.

Puede controlar perfectamente el acceso a los documentos digitales con diferentes permisos. Puede integrar aplicaciones de Office 365 y DocuSign con esta herramienta.

OpenKM

OpenKM es una solución de gestión de documentos empresariales que le permite controlar la producción, el almacenamiento y la distribución de documentos digitales. Con ella, podrá controlar mejor el flujo de documentos y mejorar la eficacia de los esfuerzos de su equipo.

Esta aplicación ofrece varias herramientas administrativas, como la definición de roles de usuario, la búsqueda avanzada, el control de acceso, el nivel de seguridad de los documentos, el registro de uso detallado, la configuración de automatizaciones y la cuota de usuarios.

Aquí podrá crear contenidos respiratorios para una rápida toma de decisiones y creación de conocimientos. Además, con este DMS, puede recopilar datos de cualquier fuente digital y colaborar con sus compañeros de equipo.

eFileCabinet

eFileCabinet es un potente sistema de gestión de documentos que las pequeñas y medianas empresas pueden utilizar para la organización de datos en línea, independientemente del número de documentos que tengan.

Para almacenar un archivo, basta con subirlo a esta plataforma. Los usuarios pueden localizar cualquier archivo utilizando el nombre del archivo o la plantilla de la carpeta. Además, eFileCabinet permite acceder rápidamente a los documentos de uso más frecuente.

Además de facilitar la colaboración entre los miembros del equipo, esta herramienta le permite añadir distintos niveles de seguridad para controlar el acceso. También admite la integración con herramientas de terceros, como MS Office, DocuSign y Salesforce.

Otras de sus funciones son el flujo de trabajo automatizado, la autenticación de dos factores, el uso compartido de archivos cifrados, la autenticación basada en la ubicación o la IP y los permisos basados en funciones.

DocuWare

DocuWare es una plataforma en la que puede digitalizar sus documentos y protegerlos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Además, le ayuda en el procesamiento de facturas y la gestión de empleados. Es especialmente útil para empresas que dependen de equipos remotos o tienen una plantilla distribuida.

DocuWare ofrece un repositorio seguro para todos sus documentos empresariales críticos, como contratos, información sobre empleados y registros financieros. Tras almacenar un archivo en esta herramienta, usted o sus colegas pueden editar o anotar directamente ese documento en la misma plataforma.

Además, cuenta con herramientas de productividad inteligentes para que los usuarios puedan buscar, rastrear y colaborar fácilmente. Esta aplicación también utiliza datos de índice para organizar todos sus documentos de forma ordenada.

Alfresco

Alfresco es una plataforma que ofrece funciones como la gestión de documentos, la gestión de contenidos web, la gestión de registros e imágenes y el repositorio de contenidos para agilizar el flujo de trabajo organizativo.

Esta herramienta de código abierto es compatible con los sistemas operativos Windows y Unix. A pesar de ser fácilmente personalizable, los nuevos usuarios necesitan algún tiempo para aprender a manejarla.

Palabras finales 📃

Con una solución eficaz de gestión de documentos en su lugar, no habrá necesidad de ir a través de innumerables armarios para el archivo necesario. En este artículo se han tratado algunas de las mejores herramientas que le ayudarán a crear un sistema de gestión de documentos para su organización.

Estas herramientas tienen las características necesarias para satisfacer las necesidades de diversas industrias. Del mismo modo, puede informarse sobre las herramientas de gestión de activos digitales.