Un usuario medio de correo electrónico recibe 121 correos cada día laborable. Es difícil recordar todos los detalles que acompañan a esos correos. Ahí es donde entran en juego las herramientas de análisis sintáctico del correo electrónico.
Especialmente para las empresas en línea o las agencias que dependen en gran medida de la comunicación por correo electrónico, el análisis sintáctico del correo electrónico puede quitarles de encima un montón de entrada de datos.
Pero, ¿cómo?
En este artículo, le contaré todo sobre el análisis sintáctico de correos electrónicos y las mejores herramientas de análisis sintáctico de correos electrónicos disponibles actualmente en el mercado.
Empecemos
¿Qué es el análisis sintáctico del correo electrónico?
El análisis sintáctico del correo electrónico, a menudo conocido como análisis sintáctico de la bandeja de entrada, es el proceso de extraer datos de los correos electrónicos entrantes. Datos como el nombre, la información de contacto o cualquier detalle específico, incluidos los contenidos en los documentos adjuntos al correo electrónico.
¿Cómo funciona el analizador sintáctico de correo electrónico?
El software analizador de correo electrónico es la mejor y más eficaz forma de llevar a cabo el análisis sintáctico de correos electrónicos.
Los analizadores de correo electrónico utilizan una API de análisis para extraer datos del correo electrónico. La API extrae los datos de los campos seleccionados del correo electrónico, como la línea de asunto, el cuerpo del mensaje y los archivos adjuntos, incluidas fotos, archivos CSV o PDF.
Permítame que le desglose todo el proceso 👇
- Los usuarios dan permiso a una herramienta de análisis sintáctico de correo electrónico para acceder a su bandeja de entrada
- El programa analizador de correo electrónico, después de eso, establece una conexión con el servidor de correo electrónico para obtener los correos entrantes
- Una vez que los correos electrónicos están a disposición de la herramienta de análisis sintáctico de correo electrónico, un algoritmo de análisis sintáctico extraerá los campos de datos asignados del correo electrónico
- Para su posterior procesamiento y análisis, los datos recuperados se organizan en un formato estructurado, como CSV o JSON
👀 Nota: Los usuarios pueden utilizar los datos recuperados para iniciar procesos en otros sistemas, como el seguimiento de clientes potenciales, el procesamiento de pedidos o la actualización de registros de clientes, en función de la aplicación concreta.
Sin embargo, la cosa es así:
El análisis sintáctico del correo electrónico funciona de forma similar al raspado web. Salvo que las herramientas de análisis sintáctico no pueden leer datos de documentos HTML de páginas web: los analizadores sintácticos de correo electrónico sólo pueden extraer datos de correos electrónicos.
Se utiliza mejor para organizar datos no estructurados. Además, la mayoría de las herramientas de análisis sintáctico de correo electrónico almacenan estos conjuntos de datos directamente en sus sistemas CRM o ERP existentes. Esto elimina la necesidad de introducir datos manualmente.
Ventajas del análisis sintáctico del correo electrónico
El análisis sintáctico de correo electrónico puede reportar una serie de beneficios a su empresa.
#1. Ahorro de tiempo
Imagínese obtener los datos extraídos y almacenados en una base de datos centralizada mientras duerme bien por la noche. Suena tranquilo, ¿verdad? 😴
El analizador de correo electrónico adecuado puede ahorrarle horas. Puede
- Gestionar y organizar los documentos recibidos
- Generar informes
- Extraer datos de campo de los correos electrónicos
- Transferir datos a diferentes CRM y herramientas ERP
Y lo más importante, no se quejará aunque lo haga funcionar 24 horas al día, 7 días a la semana, que es algo que nunca espero de los operadores humanos.
#2. Automatización
Otro ahorro de tiempo es la automatización que aportan los analizadores sintácticos de correo electrónico. Basándose en un conjunto de reglas (que usted define), puede automatizar todo el proceso, desde la extracción hasta la introducción final de datos en su CRM favorito.
Es más, puede activar flujos de trabajo automatizados para recopilar diferentes categorías de datos. Un analizador de correo electrónico puede extraer datos como
- datos financieros (saldos de cuentas, transacciones),
- datos de clientes potenciales y clientes (correo electrónico, teléfono, dirección),
- datos de reservas (número de huésped, fechas de reserva, comentarios),
- datos de pedidos (importe del pedido, artículos, cantidades),
Y mucho más.
Además, también puede identificar metadatos para agilizar los flujos de trabajo, tales como
- Marcas de tiempo (el momento en que se recibió un correo electrónico)
- Direcciones de correo electrónico del remitente y del destinatario
- Correos electrónicos de respuesta
#3. Mejorar la calidad de los datos
Creo que ni siquiera el personal de entrada de datos humano más cualificado puede ser preciso al 100%.
He aquí por qué:
Los errores en la introducción de datos disminuyen significativamente cuando los procesos manuales se pasan a la IA (Inteligencia Artificial).
Un analizador de correo electrónico avanzado garantiza la fiabilidad en la recopilación y gestión de datos. Ya sean cientos o miles, dispondrá tanto de exactitud como de precisión en la recogida segura de datos.
Características clave que debe buscar en un software ideal de análisis sintáctico de correo electrónico
He aquí algunos atributos clave de las mejores herramientas de análisis sintáctico de correo electrónico del sector:
✅ Fácil de configurar y fácil de usar: Aunque las API de análisis sintáctico de correo electrónico pueden personalizarse, la comprensión de funciones básicas como el procesamiento de datos puede hacer que sea más fácil de usar para usted y los miembros de su equipo. Mejor aún, puede reducir drásticamente el tiempo de configuración del software.
✅ Extraiga información relevante con precisión: Busque herramientas que empleen modelos de IA para identificar y extraer datos relevantes. Asegúrese de que el software permite la creación de reglas personalizadas y dispone de plantillas preestablecidas y otras opciones que ayudan a extraer información precisa de forma segura y más rápida.
✅ Integrar con aplicaciones de terceros: Extraer datos es sólo la mitad de lo que hacen los analizadores de correo electrónico; la otra mitad consiste en dirigir automáticamente la información relevante a herramientas existentes como ERP, CRM o software de contabilidad.
✅ Validación y seguridad de los datos: Esto es fundamental para garantizar que los datos extraídos de los correos electrónicos están limpios, son seguros y proceden de fuentes éticas. La verificación de los datos extraídos del correo electrónico proporciona una capa adicional de precisión al tiempo que garantiza la privacidad y la protección de los datos.
Mejores herramientas de análisis de correo electrónico
Zapier
El analizador sintáctico de correo electrónicode Zap ier es una herramienta totalmente automatizada que ayuda a extraer y recopilar datos de los correos electrónicos entrantes.
Características
- Plantillas personalizadas para resaltar el texto y los datos exactos que desea extraer y dejar que Zapier los extraiga automáticamente de todos los correos electrónicos futuros
- Elija qué datos recopilar y qué solución CRM o ERP necesita almacenar
- Se integra con 6000 aplicaciones, incluido su CRM favorito
- Panel de control intuitivo para ver todos los datos e información extraídos bajo un mismo techo
Aparte de los pros, el analizador de correo electrónico de Zapier tiene sus inconvenientes. Uno de los más comunes es cuando los correos electrónicos se analizan incorrectamente. Sin embargo, Zapier ofrece una forma de salir del paso si esto ocurre.
EmailParser
EmailParser es una solución de automatización del correo electrónico totalmente equipada y gestionada. La herramienta captura automáticamente el texto y los datos de los correos electrónicos entrantes y los almacena en sus sistemas CRM o ERP favoritos.
Características
- Escanea automáticamente la bandeja de entrada en busca de nuevos correos electrónicos cada 10 segundos
- Se integra con Google Sheets, Excel, Zapier y otras aplicaciones de terceros
- Puede extraer datos de varios tipos de archivos adjuntos a correos electrónicos, como PDF, Excel, XML y otros formatos
- Ofrece un sistema basado en reglas para definir reglas de análisis sintáctico
- Editor de texto incorporado (versión muy básica)
Además, Email Parser puede utilizarse a través de la app de Windows o en la nube a través de la app web. En cambio, la app para Windows ofrece privacidad y control total sobre el proceso de automatización.
MailParser.io
MailParser es un software de análisis sintáctico de correo electrónico sin código que extrae automáticamente los datos clave de sus correos electrónicos. Además, la interfaz sin código hace que la automatización de los flujos de trabajo de correo electrónico sea pan comido.
Características
- Generación automática de reglas con el creador inteligente de analizadores
- Cientos de plantillas de reglas de análisis sintáctico de los sitios más populares
- Descarga flexible de datos en múltiples formatos: XLS, CSV, JSON, XML
- Perfecta integración con 5000 aplicaciones para la transferencia de datos
La gran automatización y la interfaz fácil de usar han convertido a MailParser en la herramienta a la que recurren diversos sectores, como el inmobiliario, el comercio electrónico, los viajes y el turismo, y la logística y la entrega.
Parseur
Parseur es un software de análisis sintáctico de correo electrónico impulsado por IA que hace que la extracción de datos de correos electrónicos y archivos adjuntos sea más rápida, sencilla y ágil. Con IA de por medio, Parser es compatible con todos los formatos de correo electrónico, incluidos los correos electrónicos de texto, los correos electrónicos de texto enriquecido (HTML) y los correos electrónicos MIME multiparte.
Características
- Tecnología OCR incorporada para extraer datos de adjuntos de correo electrónico basados en texto e imágenes, incluidos documentos escritos a mano
- Utiliza IA para automatizar la extracción de datos; sólo tiene que seleccionar los campos de datos una vez y dejar que Parseur AI se encargue a partir de ahí
- Dispone de una biblioteca de plantillas personalizables para analizar automáticamente documentos como pedidos de comida, pistas inmobiliarias, solicitudes de empleo, alertas de Google
- Envíe y almacene datos en miles de aplicaciones de terceros utilizando las integraciones incorporadas de Parseur y amplíe el límite con Zapier
- Acceda a un registro detallado de cada paso y actividad que se realiza al analizar cada correo electrónico
Lo mejor es que Parseur está basado en la nube y funciona desde su navegador web. Por lo tanto, es más fácil hacer un seguimiento de los correos electrónicos entrantes y de los datos extraídos de ellos sobre la marcha.
Parsio
Parsio ayuda a las empresas y a los profesionales del marketing a extraer datos de los correos electrónicos en tiempo real. Aún mejor, la herramienta integra IA para que el proceso sea dinámico y sin errores.
Sólo tiene que crear y enviar un correo electrónico de muestra, resaltar los datos que desea extraer y dejar que Parsio se encargue de todo el proceso de análisis.
Características
- Potente IA para analizar firmas de correo electrónico y extraer información de contacto automáticamente
- Dispone de tecnología OCR potenciada por IA que facilita la extracción de datos de archivos PDF, imágenes escaneadas y fotos
- La función de extracción de tablas ayuda a extraer toda la tabla en lugar de los datos que contiene
- Da órdenes en lenguaje natural para extraer datos de correos electrónicos escritos por humanos, currículos y documentos no estructurados utilizando un bot conversacional de IA potenciado por GPT
La solución de análisis sintáctico de correo electrónico de Parsio se integra popularmente con aplicaciones destacadas como Google Sheets, Slack, Trello, Webhooks, etc. Además, utilice la integración de la plataforma con Zapier para conectar 6000 aplicaciones.
Mailgun
Mailgun es una solución de correo electrónico todo en uno con sólidas funciones de enrutamiento entrante y análisis sintáctico para gestionar fácilmente las respuestas y los correos entrantes.
La plataforma cuenta con la confianza de más de 150k empresas y equipos, incluyendo los de Dribble, Microsoft, SubStack, y muchos más.
Características
- Utilice rutas de entrada para analizar correos electrónicos entrantes complejos o no estructurados y convertirlos en UTF-8 JSON para facilitar su lectura
- Adapte el proceso de análisis sintáctico a sus necesidades específicas con un motor de reglas flexible, que permite un tratamiento personalizado de diversos contenidos de correo electrónico.
- Automatice los flujos de trabajo y los procesos de análisis sintáctico para simplificar la tarea de cortar por lo sano y extraer datos de los mensajes del embudo sin interferencia humana
- La API de correo electrónico escalable incorporada facilita la integración de Mailgun con sus aplicaciones, CRM y sistemas ERP existentes
Mailgun ofrece una prueba de 30 días sin riesgos a los nuevos usuarios. Después de esto, puede seguir disfrutando de los servicios por tan sólo 35 $/mes.
Nanonets
Nanonets es conocida por utilizar la IA para agilizar y automatizar los procesos empresariales. Su herramienta de análisis sintáctico de correos electrónicos basada en IA es otro excelente ejemplo de automatización de procesos de entrada de datos mediante el análisis sintáctico de correos electrónicos.
Características
- Dispone de un analizador sintáctico de correo electrónico basado en IA para manejar correos electrónicos y variaciones de datos sin preocuparse de reglas o plantillas personalizadas
- Amplias capacidades de análisis sintáctico de hasta 20 documentos adjuntos en múltiples formatos como PDF, archivos de imagen, CSV, Excel, JSON, XML, etc
- Transforme rápidamente los datos extraídos en cualquier formato de datos o archivo que elija
- Se integra con su ERP, CRM, software de contabilidad u otras aplicaciones empresariales favoritas de forma nativa o mediante API
Y, por supuesto, automatice cada paso del proceso de análisis sintáctico con sólo unos clics. Para particulares y equipos que deseen probar la plataforma, ¡obtendrán 500 páginas gratis!
Los mejores casos de uso de las herramientas de análisis sintáctico de correo electrónico en el sector
Existen multitud de casos de uso para las herramientas de análisis sintáctico de correo electrónico. Sin embargo, nos ceñiremos a tres grandes industrias -viajes, comercio electrónico y sector inmobiliario- para ver cómo utilizan los analizadores sintácticos de correo electrónico.
#1. Viajes y turismo
El sector de los viajes y el turismo se encamina a marcar nuevas cotas tras ceder ante el desplome del mercado Covid.
Sin embargo, ahora que los viajes se han reanudado. El mayor problema de las empresas de viajes es la gestión eficaz del enorme volumen de consultas y solicitudes de los clientes.
Otro cuello de botella es añadir manualmente los datos a sus CRM para mantenerse al día con el flujo diario de solicitudes. Datos como:
- solicitudes de reserva
- Detalles del cliente
- Fechas de entrada y salida
- Consultas de clientes
- Confirmación de la reserva
Y mucho más.
Giltedge, un operador turístico de lujo especializado en vacaciones de safari en Sudáfrica, utiliza MailParser.io (una herramienta de análisis sintáctico de correo electrónico) para agilizar los flujos de trabajo del correo electrónico.
Giltedge utiliza el software de análisis sintáctico de correo electrónico con tres fines principales:
- Cargar automáticamente las consultas web y por correo electrónico en el CRM
- Extraer datos relevantes de correos electrónicos de reservas nuevas o confirmadas y cargarlos en Google Sheets (para copias de seguridad)
- Proporcionar una mejor experiencia al cliente equipando a los equipos de ventas con datos del recorrido del cliente -desde la consulta hasta la compra y el viaje- bajo un mismo techo
Aunque se ha beneficiado enormemente del uso de herramientas de análisis sintáctico, seguirá haciéndolo en el futuro.
#2. Comercio electrónico
❓¿Sabía que el 83,7% de los 1.000 principales minoristas en línea utilizan el correo electrónico para conectar con los clientes?
Cada compra de comercio electrónico desencadena una serie de correos electrónicos con información sobre el pedido, facturas y actualizaciones.
Las herramientas de análisis del correo electrónico ayudan a automatizar y optimizar el cumplimiento de los pedidos, el envío y el seguimiento de los clientes.
Shopkeep, una tienda minorista en línea, utiliza el software de análisis sintáctico de correo electrónico como su principal aplicación de enrutamiento. Shopkeep lo utiliza para extraer datos de los correos electrónicos entrantes relacionados con:
- Confirmación y cumplimiento de pedidos
- Actualizaciones logísticas y de entrega
- Y recibos de ventas
Además, las empresas utilizan el software de análisis sintáctico de correo electrónico para la gestión de clientes potenciales y el análisis del sentimiento de los clientes.
#3. Inmobiliario
Los servicios inmobiliariosineto aprovechan los analizadores sintácticos de correo electrónico para automatizar la gestión de clientes potenciales y los flujos de trabajo de introducción de datos.
Esto no sólo les ayuda a agilizar los procesos, sino que también les permite pasar de una bandeja de entrada desordenada a una forma centralizada y organizada de gestionar los datos de los clientes.
Conclusión
El software de análisis sintáctico de correo electrónico adecuado puede hacer 📈o 📉 quebrar su negocio.
En el mercado encontrará múltiples opciones de software de análisis sintáctico de correo electrónico. Sin embargo, el analizador de bandeja de entrada adecuado para su organización dependerá de las necesidades únicas de su negocio.
Una herramienta avanzada de análisis sintáctico de correo electrónico puede beneficiar a su organización, tanto si se trata de una empresa consolidada que intenta expandirse como de una startup que responde a la creciente demanda de sus clientes.
A partir de hoy, aproveche los analizadores sintácticos de correo electrónico para estar al tanto de todas sus comunicaciones empresariales
A continuación, consulte las mejores herramientas de extracción de datos para simplificar sus procesos empresariales.