Si los símbolos de los diagramas de flujo le resultan un poco desconcertantes, esta guía definitiva sobre símbolos de diagramas de flujo le ayudará a convertirse en un maestro de los diagramas de flujo en muy poco tiempo
Sus equipos empresariales o académicos utilizan mayoritariamente un diagrama de flujo para visualizar procesos complejos en un esquema fácil de entender.
El diagrama de flujo lleva en los sistemas empresarial y académico desde 1921, cuando Lillian Gilbreth y Frank Gilbreth introdujeron esta herramienta de visualización de procesos en la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME).
Sin embargo, todos los creadores de organigramas se enfrentan a un reto común cuando implementan varios símbolos de organigramas. Sus organigramas no serán de nivel profesional si no utiliza símbolos normalizados.
Este artículo le explicará la mayoría de los símbolos de diagramas de flujo que utilizará en diversos proyectos de diagramación y visualización de procesos. Además, aprenderá los conceptos básicos del mismo, como su definición y el proceso de trabajo. Sin más dilación, ¡siga leyendo!
¿Qué es un diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo es un diagrama visual que muestra un sistema, un flujo de trabajo empresarial, un algoritmo informático o un proceso. Es posible que ya esté utilizando diagramas de flujo para realizar diversas tareas, como documentar cosas, planificar sistemas técnicos o no técnicos, hacer planes de estudio, mejorar procesos existentes o comunicar ideas.
Es la herramienta más popular para explicar métodos o vías difíciles en gráficos fáciles de entender que cualquier persona del ámbito y ajena a él pueda comprender.
Los diagramas de flujo utilizan esencialmente óvalos, cuadrados, rombos, rectángulos y muchas otras formas para especificar los distintos pasos del proceso o flujo de trabajo. Junto con estos símbolos, también hay que utilizar líneas de flujo o flechas como enlaces de conexión entre los símbolos para definir una secuencia o flujo.
Al igual que los organigramas utilizan varios símbolos y convenciones de dibujo de secuencias, también pueden tener diferentes diseños, como un organigrama complejo generado por ordenador con muchas secuencias o un simple organigrama de una secuencia dibujado a mano.
Un hecho interesante sobre los organigramas es que son comunes entre ámbitos no técnicos y técnicos. Por ejemplo, un artista visual y un desarrollador de software pueden utilizar diagramas de flujo para planificar sus proyectos.
Símbolos comunes de los organigramas
Inicio/Fin
Para iniciar y finalizar un diagrama de flujo, deberá utilizar el símbolo de terminación. Parece una pastilla o un botón con forma ovalada. A menudo, encontrará escrito Inicio y Fin dentro de la forma del terminador.
Esta forma también representa el resultado de una secuencia de organigrama. Si está dibujando un diagrama de flujo complejo, podría haber varios símbolos de Inicio y Fin.
Entrada/Salida
El símbolo de entrada y salida de datos es esencialmente un paralelogramo. Debe utilizar este símbolo para representar los datos que entran y salen del sistema.
Por ejemplo, un cliente que compra su producto son datos de entrada y el envío de ese producto desde el almacén son datos de salida. A veces, puede utilizar Sí/No y Verdadero/Falso para escribir algoritmos informáticos.
Entrada manual
Si su proceso o algoritmo requiere que el usuario introduzca datos para el flujo posterior del proceso, entonces deberá utilizar el símbolo de diagrama de flujo de entrada manual.
Puede utilizar cualquier trapecio para ello. Puede utilizar este símbolo cuando los clientes deban introducir credenciales de inicio de sesión, información de pago, etc.
Flechas
Las flechas o líneas de flujo conectan todos los pasos, como inicio, acción, entrada, salida, entrada manual, decisión, bucle, documento, etc., en su diagrama de flujo.
Si utiliza líneas continuas, significa que los datos fluyen de un símbolo a otro. Si utiliza líneas discontinuas, se trata de una alternativa a otra vía. Por último, puede utilizar líneas paralelas para especificar que los datos fluyen sincrónicamente de un paso a otro.
Acción/Proceso
Un rectángulo representa cada acción o proceso dentro de un diagrama de flujo. Puede utilizar diferentes colores de relleno para organizar los distintos procesos en subgrupos.
El símbolo de proceso siempre significa que una determinada tarea se completará en esta fase, y entonces la línea de flujo entrará en el siguiente símbolo, lo que significa la progresión del organigrama.
Decisión
El símbolo de decisión es un botón en forma de rombo en el organigrama. La línea de flujo del paso anterior entra en una punta, y otras 3 líneas de flujo fluyen desde otras puntas hacia procesos diferentes. Significa que una línea de flujo de un proceso diferente se activará cuando cambie la decisión.
Las decisiones pueden ser Sí/No y Verdadero/Falso si se trata de un algoritmo. En la mayoría de los casos, habrá preguntas que deberá responder para llegar a una decisión.
Documento
El símbolo de documento se parece más a un rectángulo con una curva ondulada en uno de sus lados. Es otro símbolo de E/S de los diagramas de flujo. En los mapas de procesos en los que necesite mencionar la entrada de un documento o informe que dará una salida específica, utilice esta forma.
Documentos múltiples
Es similar al símbolo de diagrama de flujo anterior denominado Documento. Sin embargo, la única diferencia es que el símbolo visualizará múltiples documentos apilados como carpetas que aparecen en un archivador.
Puede utilizar este símbolo en lugares donde necesite entradas de documentos múltiples. También puede utilizar este símbolo si algún proceso genera muchos documentos.
Conector
Si su diagrama de flujo es complejo y necesita múltiples secuencias de conexión para continuar, debe utilizar el símbolo de conector. Se trata de un simple círculo. También es popular como conector en página, ya que conecta símbolos y secuencias de una página.
Para conectar símbolos o secuencias de diferentes páginas, puede utilizar el pentágono isósceles de ángulo recto. Se conoce también como símbolo de enlace.
Preparación
El símbolo de preparación o inicialización diferencia los pasos que realizan el trabajo y los que preparan para el trabajo siguiente.
Cuando introduzca un paso de preparación antes de continuar con el flujo de trabajo, debe utilizar este símbolo de hexágono. Por ejemplo, un proyecto DevOps necesita desplegar primero el nuevo paquete de software antes de que pueda comenzar la fase de pruebas.
Fusionar
Puede utilizar fusionar para indicar el paso en el que se fusionan dos o más listas y procesos. Este símbolo de fusión parece un triángulo invertido o un embudo en el que se combinan varias ramas del flujo de trabajo y se convierten en una sola.
Ordenar
Cuando es necesario indicar la necesidad de disponer cualquier información en un orden específico según criterios predeterminados, la gente utiliza el símbolo de ordenación que se asemeja a la forma de un diamante.
Por ejemplo, utilícelo para ordenar el color del producto en función de la demanda del cliente antes de pasar al paso de fabricación.
Subrutina
El símbolo de un proceso predefinido o subrutina se parece a un rectángulo. Puede utilizarlo para significar un procedimiento que está documentado por completo en otro diagrama de flujo.
Aunque los miembros de su equipo conozcan el subproceso, no utilice este símbolo a menos que el proceso esté definido en otro lugar.
Bucles
Hay dos tipos de símbolos de bucle que puede utilizar en su organigrama: bucle manual (forma rectangular) y bucle límite (forma parecida a una casa). El primero indica una secuencia de comandos que se repetirá hasta la parada manual, mientras que el segundo indica dónde debe detenerse un bucle.
Retardo
Puede insertar uno o varios símbolos de retardo si espera que se produzca un retraso en algún punto del flujo de trabajo de su proceso. El símbolo de retardo es un símbolo semiovalado. Un retraso entre dos acciones o símbolos significa que ciertas tareas deben completarse durante el periodo de retraso antes de que el diagrama de flujo pueda seguir avanzando.
Almacenes
En el diagrama de flujo hay dos símbolos relacionados con el almacenamiento. El símbolo de almacenamiento de datos o almacenamiento de datos se parece a un cilindro cortado por la mitad e indica un paso cuando se almacenan los datos.
Sin embargo, el símbolo de almacenamiento interno parece un cuadrado y se utiliza sobre todo en los organigramas de desarrollo de software. Significa que los datos se almacenan en la memoria durante la programación.
Base de datos
Se parece a la forma de un disco magnético, que se reconoce globalmente como símbolo de base de datos. Se utiliza para indicar los datos almacenados en un dispositivo de almacenamiento que admite la búsqueda, la clasificación y el filtrado por parte de los usuarios.
Ahora que ya conoce los símbolos del diagrama de flujo, descubra a continuación cómo funciona este concepto de gráfico visual.
¿Cómo funciona un diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo funciona visualizando cualquier proceso en un lienzo bidimensional, ya sea en papel o digital. El diagrama suele comenzar con un símbolo de Inicio.
A continuación, se añaden varios símbolos en función del proceso, se conectan los símbolos con líneas de flujo y, finalmente, se llega a una decisión o al símbolo de parada del proceso.
Si el diagrama de flujo define un proceso, entonces se trata de un diagrama de flujo simple. Sin embargo, la mayoría de los organigramas del mundo real que utilizan las empresas son complejos porque hay muchas secuencias interconectadas antes de la decisión final.
Ésta es sólo una explicación demasiado simplificada del principio de funcionamiento de un diagrama de flujo. Hay más conceptos y lógica en juego. Por ejemplo, si cambia el tipo de diagrama de flujo, la convención de dibujo también cambiará junto con la forma en que se debe leer el diagrama de flujo.
Para entenderlo de forma más transparente, veamos primero los tipos de organigramas más populares a continuación:
- Flujograma de creación, aprobación, procesamiento y archivo de documentos
- Flujo de datos o diagrama de flujo de procesamiento
- Diagrama de flujo del sistema
- Diagrama de flujo de programa
- Flujograma de toma de decisiones o de justificación
- Diagrama de flujo lógico para la gestión de riesgos
- Diagrama de flujo de desarrollo de productos
- Diagrama de flujo del resultado del proceso
Ahora, de la lista anterior, consideremos el diagrama de flujo de documentos. Funciona visualizando varios controles sobre un flujo de trabajo de procesamiento de documentos utilizando varios símbolos de diagrama de flujo como Inicio, Entrada, Salida, Entrada manual, Acciones, Preparación, Fusión, Cotejo, Bucles, Retraso, Almacenamiento y Fin.
Debe dibujar el diagrama final de izquierda a derecha, y el público también debe leerlo en esta dirección.
Además, un diagrama de flujo hace lo siguiente cuando usted lo crea siguiendo las convenciones estándar del diagrama de flujo:
#1. Identificación de tareas
Requiere que identifique todas las tareas y las anote en un bloc de notas antes de empezar a trazar el diagrama de flujo. Así, además de dibujar un proceso visual de una idea técnica o no técnica, también obtendrá un calendario aproximado del proyecto.
#2. Organice los elementos del proceso
Además, el diagrama de flujo organiza todos los materiales y recursos que utilizará su equipo una vez que comience el proyecto.
#3. Recopilación de información
Además, le ayuda a recopilar todos los datos que necesita de primera mano para dibujar el proceso en la herramienta de organigrama.
#4. Revisión del flujo del proceso
Le permite a usted, al equipo y a las partes interesadas de la empresa revisar en colaboración todos los pasos, controles, flujos, secuencias, etc., antes de dibujar el primer borrador.
#5. Traducir las tareas a formas
El diagrama de flujo consiste esencialmente en traducir los pasos del proceso en colas visuales. Utiliza formas relevantes para representar ciertos pasos como la compra de un producto por parte de los clientes, la generación de pedidos, la entrada de pedidos, el control de pedidos, la comprobación del inventario, etc.
#6. Improvisación
Tras el primer borrador, su equipo puede sentarse en otra reunión para improvisar todo el organigrama. En esta fase, también descubrirá cualquier cuello de botella desconocido del proyecto.
#7. Comunicación
Por último, comunique su plan de forma concisa y visual al público.
El diagrama de flujo manual es una tarea difícil. Retrasará su proyecto. Es inteligente utilizar cualquier herramienta en línea para la elaboración de organigramas. La mayoría de estas herramientas vienen con todos los símbolos de organigrama que pueda necesitar.
Aplicaciones web para la elaboración de organigramas
#1. Miro
Miro es una herramienta para hacer organigramas que le ofrece una combinación de rapidez y sencillez. Tanto si desea crear un diagrama de flujo para las rutinas diarias como para el flujo de trabajo de un proyecto, la plataforma dispone de una plantilla para cada caso de uso.
Gracias a su conjunto de iconos, las dependencias de códigos de colores y las funciones de incrustación de enlaces, podrá crear su diagrama como un profesional.
#2. Creately
Cuando se trata de visualizar procesos y flujos de trabajo, Creately es una opción fiable. Cuenta con funciones como el dibujo automático y una interfaz de arrastrar y soltar para la creación rápida de diagramas de flujo.
Puede elegir entre sus 1000 plantillas personalizadas para iniciar su proyecto. Además, dispone de videoconferencia y seguimiento del ratón en directo para una colaboración en tiempo real.
#3. Lucidchart
Lucidchart le ayuda a crear diagramas de flujo con varias características, incluyendo formas personalizadas, importación de datos y mucho más. Además de una interfaz sencilla, también cuenta con una biblioteca dinámica de formas de organigramas que consta de todas las formas, símbolos y contenedores swimlane necesarios.
Además, los usuarios pueden echar mano de funciones avanzadas de organigrama como el formato condicional, los botones de acción, la vinculación de datos y los enlaces externos.
Palabras finales
Utilizar los símbolos adecuados en un diagrama de flujo demuestra que conoce el concepto al dedillo. Si no inserta los símbolos adecuados, es posible que a la parte interesada de la empresa, al cliente o a la audiencia no les guste el diagrama de flujo del proceso.
Ahora ya conoce una lista completa de los símbolos de los organigramas que deberá utilizar en adelante siempre que haga organigramas. El artículo también ha explicado cómo funciona un diagrama de flujo para que pueda dibujar diagramas de flujo de aspecto profesional que al público le encantará leer.