Los correos electrónicos recordatorios son los males necesarios con los que todos lidiamos en algún momento o de forma rutinaria.
Con el marketing por correo electrónico cogiendo fuerza y todas las marcas enviando un montón de correos electrónicos a sus clientes, los correos no leídos son una categoría considerable en cualquier bandeja de entrada.
De hecho, Mailbird descubrió que el 35% de cualquier bandeja de entrada típica está sin leer. En otras palabras, más de uno de cada tres correos electrónicos no se abren a tiempo. Ahora puede dejar que esa comunicación importante se cuele en esas bandejas de entrada cada vez más grandes o enviar un recordatorio suave.
¿Qué es un correo electrónico de recordatorio suave?
Como su nombre indica, un correo electrónico de recordatorio suave es una forma educada de volver a informar al destinatario sobre la causa prevista.
La razón es obvia. Usted no recibió la respuesta, o simplemente el destinatario olvidó abrir su correo electrónico, entre otros. En cualquier caso, la idea es no sonar desesperado y, al mismo tiempo, evitar perder lo que quería conseguir con ese primer envío.
Aunque parezca fácil, hay algunos detalles para hacerlo bien, como cuál debe ser la línea de asunto, qué longitud debe tener el cuerpo del correo electrónico, etc.
Hablemos de ello caso por caso.
Escribir al jefe
Esto puede ocurrir con demasiada frecuencia, ya que los directores/jefes tienen muchas cosas entre manos.
En pocas palabras, puede tratarse de cualquier cosa, de un proyecto concreto del que haya hablado antes, de una solicitud de reembolso, relacionado con las nóminas, etc.
| Ejemplos de líneas de asunto | 1. Necesito su aportación para {tarea} 2. Esperando su respuesta para {tarea} 3. Recordatorio amable sobre {tarea} |
| Cuerpo del texto | Hola Ethan Es sólo un seguimiento de mi correo anterior sobre esa {tarea}. Estoy esperando tu orientación para hacer avanzar las cosas. Si necesitas algo por mi parte, házmelo saber. Un saludo, Beatrice |
Puede haber muchas variaciones en la línea de asunto y en el cuerpo del correo electrónico. Sin embargo, la idea es que sea breve y vaya al grano. Incluso si hay varios aspectos que requieren atención, preséntelo en una lista en lugar de escribir un párrafo sobre otro; ayuda al receptor a comprender fácilmente lo que hay que hacer.
Pago atrasado
Cobrar a tiempo es crucial para cualquier empresa. Pero, por desgracia, la mayoría deja de lado esa ética cuando se trata de pagar a tiempo.
Y puesto que es un tema delicado para ambas partes, un enfoque «audaz» pero «suave» es la clave. La otra parte debe comprender la gravedad de la situación, y los negocios deben continuar sin que las relaciones se agrien.
| Ejemplos de líneas de asunto | 1. Pago atrasado de la factura {número} 2. Urgente: Pago vencido de la factura {número} 3. Acción necesaria: La factura {number} sigue impagada |
| Cuerpo del texto | 1. Pago pendiente de la factura {number} 2. Urgente: Pago vencido para la factura {number} 3. Acción necesaria: La factura {number} está pendiente de pago |
Pero, ¿cuándo enviar este recordatorio de pago?
Aquí entran en juego muchos factores, como la antigüedad de la relación comercial concreta, si se trata de una práctica habitual con este cliente y, lo que es más importante, si desea continuar con su negocio si esta persona es un «infractor» reincidente En función de estos factores, puede ajustar el tono y la hora de su mensaje.
En la mayoría de los casos, el siguiente día laborable después de la fecha de vencimiento es perfecto para enviar recordatorios de pago. Sin embargo, no le recetaré esperar más de una semana en la mayoría de los casos.
Solicitud de retroalimentación
Aunque el aprendizaje es una tarea de toda la vida, es especialmente crucial para los principiantes. Recuerdo haber pedido retroalimentación sobre mi escritura en un subreddit de escritores autónomos allá por 2020, y hasta la fecha le doy las gracias a ese desconocido porque marcó una gran diferencia.
Pero, ¿qué hacer si no recibe ninguna respuesta a su solicitud de retroalimentación? Puede ser su profesor, un superior o alguien de su especialidad a quien admire más allá de los límites.
| Ejemplos de líneas de asunto | 1. Esperando sus valiosos comentarios sobre {materia} 2. Recordatorio de solicitud de opinión 3. Recordatorio: Se necesitan opiniones expertas |
| Cuerpo del texto | Hola Michael Espero que todo vaya bien por tu parte. Este es un seguimiento de mi mensaje anterior en el que te pedía tu opinión sobre este {tema}. Estoy seguro de que sus conocimientos expertos en este {tema} me beneficiarán enormemente. Espero con interés su inestimable respuesta. Saludos cordiales, Nathan |
Además, el experto puede ser un profesional de renombre, que recibe este tipo de solicitudes día tras día. En ese caso, y sobre todo cuando no se trata de una relación personal, también puede incluir una frase, como «estoy dispuesto a compensar su esfuerzo», para que a esa persona le merezca la pena.
Sé que puede resultar incómodo decirle eso a alguien que no conoces, pero me he encontrado con un «escritor famoso» que se mostraba escéptico a la hora de dar «comentarios gratuitos»
Ni que decir tiene que recurrí a otros escritores (en Reddit) que me dieron mucha más información de la que jamás podría pedirles o agradecerles.
Así que puede darse el mismo caso con usted, y está perfectamente bien ya que dichos expertos están súper ocupados, y ofrecerles un pago puede llamar su atención, sobre todo si no quiere buscar a otros profesionales.
Recordatorio de alquiler
Este será el favorito de los caseros. Siempre puede sonar amenazador, pero puede causar problemas legales y no es aconsejable.
En su lugar, el enfoque debe ser profesionalmente asertivo.
| Ejemplos de líneas de asunto | 1. Se necesita una acción urgente: Alquiler atrasado 2. Recordatorio de alquiler impagado 3. Acción requerida: Alquiler impagado de {mes} |
| Cuerpo del texto | Hola George Espero que estés teniendo un gran día. Me he enterado de que el alquiler del {mes} sigue sin pagarse en {dirección del inmueble}. Entiendo que a veces las cosas pueden ser difíciles. Aún así, me gustaría saber la fecha de pago prevista y agradecería que los pagos se realizaran puntualmente, tal y como se indica en nuestro contrato de arrendamiento. Agradezco su atención y espero una pronta respuesta. Un saludo, Hannah |
Recordatorios de eventos
Los organizadores de eventos sufren un estrés tremendo para que sus proyectos tengan éxito. Y el alma de cualquier evento es el recuento de asistentes. Por ello, es necesario que los responsables de eventos confirmen la asistencia con suficiente antelación para poder ofrecer plazas libres a otras personas.
Estos recordatorios deben ser impactantes y amistosos, con una redacción clara que pida una respuesta o se enfrente a la cancelación de su asiento.
| Ejemplos de líneas de asunto | 1. Acción necesaria para confirmar la participación en {evento} 2. Recordatorio: No se pierda el {evento} 3. Esperamos su respuesta para el {evento} |
| Cuerpo del texto | Hola Florence Estamos súper emocionados de tenerte en nuestro próximo {evento} el {fecha del evento}. Puede confirmar su asistencia respondiendo a este correo. Por favor, tenga en cuenta que ofreceremos su plaza a otra persona si no recibimos ninguna respuesta por su parte antes del {hora, fecha}. Esperamos que lo comprenda y deseamos verle pronto. Saludos cordiales, Oliver |
Aunque lo he hecho parecer un poco más serio, puede relajar el tono en función de su caso.
Recordatorio de reunión
El absentismo en las reuniones es un problema «serio» para muchas empresas, especialmente las remotas. No voy a ahondar en el debate sobre si son productivas, pero es un hecho que al menos algunas reuniones son necesarias para una colaboración sana.
Y aunque existen todo tipo de recordatorios en ordenadores y smartphones, a muchos de nosotros nos ha pasado lo de «me olvidé por completo de esa».
Así que aquí tiene una plantilla de recordatorio de reunión para asegurarse de que se asiste a ella a pleno rendimiento.
| Ejemplos de líneas de asunto | 1. Por favor, tenga en cuenta: próxima reunión el/en {hora/fecha/lugar} 2. Importante: recordatorio de reunión 3. Atención requerida: Próxima reunión |
| Cuerpo del texto | Hola Thomas Sólo un rápido recordatorio sobre la próxima reunión el {hora/fecha} en {lugar}. Por favor, repase el orden del día y anote cualquier cosa específica que desee discutir. Su presencia y participación activa serán muy apreciadas. Saludos, Julia |
Recordatorio de solicitud de empleo
Las solicitudes de empleo son las que menos se contestan. La razón puede ser el gran número de solicitudes que llegan y el hecho de que la mayoría de los empleadores no se molestan en enviar correos electrónicos de rechazo decentes.
En cualquier caso, puede resultar confuso para el solicitante. Por lo tanto, enviar uno o dos recordatorios no hace daño.
| Ejemplos de líneas de asunto | 1. Re: Solicitud para {job_title} – ¿Siguientes pasos? 2. ¿Algún avance en la solicitud de {job_title}? 3. ¿Lo he conseguido para {job_title} rol? |
| Cuerpo del texto | Hola Stephen Es un seguimiento rápido sobre el estado de mi solicitud para {job_title}. ¿Hay alguna actualización? ¿O necesita algo por mi parte? Saludos, Katherine |
Recordatorio de fecha límite
Todos tratamos con fechas límite en todos los ámbitos empresariales, y los recordatorios amables tienen aquí un uso importante.
| Ejemplos de líneas de asunto | 1. Alerta de plazo: {proyecto} entrega en {X días} 2. Recordatorio urgente: se acerca la fecha límite para {proyecto} 3. {proyecto}: Quedan X días para la fecha límite |
| Cuerpo del texto | Hola Lucy Un rápido recordatorio de que estamos en la cuenta atrás para la fecha límite del {proyecto} en {fecha límite}. Por favor, asegúrese de que todo va por buen camino, y no dude en enviarme un ping para cualquier ayuda. Saludos, Megan |
Utilizar herramientas de IA para escribir correos electrónicos
Lo mejor de los correos electrónicos es que no serán marcados por contenido de IA como ocurre con las publicaciones. Los correos electrónicos son mensajes, y lo único que importa es lo bien que pueda transmitir el punto.
Aquí es donde herramientas de IA como ChatGPT, Bard o Bing pueden ayudarle a redactarlos.
Mientras que ChatGPT es freemium, Bing y Bard son 100% gratuitas.
Estas herramientas son motores de IA conversacional. Puede hablar con ellos como lo haría con su asistente para afinar el resultado.
Sin embargo, como con cualquier herramienta de IA, la salida puede ser un poco apagada a veces. En conclusión, estas utilidades pueden ayudar sin duda, pero no pueden sustituir por completo a la intervención humana.
Tenga cuidado con los recordatorios
Los recordatorios son útiles y sirven para algo. A menudo me llegan correos electrónicos sobre una posible colaboración con Geekflare. Como soy un escritor sin voz ni voto en la gestión, generalmente los reenvío a la difusión.
Sin embargo, sigo olvidándome de algunos de vez en cuando, y lo que funciona en esas situaciones son los recordatorios suaves (a veces unos cuantos🙂 ).
Así que siga enviando esos recordatorios a sus clientes potenciales porque, efectivamente, funcionan.
Esta fue nuestra guía sobre los recordatorios amables con unas cuantas plantillas para ayudarle a empezar. Y en caso de que se atasque, las herramientas de las que hemos hablado pueden hacer que el envío de correos electrónicos sea realmente un paseo por el parque.