KRA vs. KPI – Definición, ejemplos y por qué necesita ambos

En la era de las empresas basadas en datos, términos como rendimiento y resultados que antes eran sólo perspectivas individuales se determinan ahora analizando toneladas de datos en bruto.

Hoy en día, analizar el rendimiento de la empresa y de los empleados se hace fácilmente a través de diversas métricas KPI e indicadores KRA.

En este artículo, hablaremos de todo lo que necesita saber sobre los KPI y los KRA: definiciones, ejemplos y comparación entre KRA y KPI.

¿Cómo se relacionan los KRA y los KPI con el mundo empresarial?

En el tercer trimestre de 2021, Estados Unidos fue testigo de la formación de más de 356.000 nuevas empresas. Es decir, 3869 empresas se registraron diariamente.

Mantener su empresa en el entorno empresarial tan dinámico y con tanto tráfico de hoy en día es una pesadilla.

¿Y lo que es aún peor? Si no dispone de las métricas adecuadas para medir el crecimiento, su negocio podría caer entre el 50% de las nuevas empresas que fracasan en los primeros 5 años.

Cuando se trata de medir el progreso, los KPI y los KRA son dos métricas significativas que ayudan a los empresarios a analizar el ratio de éxito de su negocio.

Pero, puede que esté pensando: ¿Qué son los KPI y los KRA?

KRA son las siglas en inglés de Áreas de Responsabilidad Clave. Mientras que KPI se refiere a Indicadores Clave de Rendimiento.

Pero estos términos son algo más que abreviaturas. Son las ruedas que impulsan su negocio (por pequeño o grande que sea) a través de todas las posibilidades.

Comprendamos ambas métricas clave, empezando por los KPI.

Todo lo que debe saber sobre los KPI

¿Qué es un KPI?

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son un conjunto de medidas cuantificables que se utilizan para evaluar el rendimiento de una empresa durante un periodo determinado.

Puede tener KPI a largo plazo que se centren en los objetivos empresariales generales de su organización o KPI a corto plazo que se centren en individuos o departamentos específicos.

Los KPI ayudan al crecimiento estratégico de cada área de su empresa: recursos humanos, finanzas, marketing y ventas.

Tipos de KPI

Los Indicadores Clave de Rendimiento se presentan en diversas formas para adaptarse a los objetivos de su empresa. Mientras que algunos se utilizan habitualmente para calcular el progreso mensual, otros determinan eficazmente el éxito a largo plazo.

Pero entre tanta variedad, hay algo que sigue siendo común: medir los objetivos estratégicos. Veamos los tipos de KPI que entran en juego.

#1. KPI estratégicos

Los indicadores clave de rendimiento estratégicos se utilizan para determinar cómo le va a la organización en un momento dado. Desempeñan un papel importante en el análisis de los objetivos empresariales a largo plazo.

Ejemplos: Retorno de la inversión (ROI), Ingresos anuales, Cuota de mercado, etc.

#2. KPI operativos

Los KPI operativos miden la eficacia, la calidad y la coherencia de las operaciones diarias. Miden el rendimiento de los objetivos a corto plazo. Principalmente, procesos y eficiencias organizativas.

Ejemplos: Ventas mensuales, Coste medio mensual de transporte, Ventas por región, Coste por adquisición (CPA)

#3. KPI rezagados y líderes

Los KPI rezagados realizan un seguimiento del rendimiento de las tareas que ya han tenido lugar. Los ejecutivos lo utilizan para medir los logros de un objetivo específico a lo largo de un periodo de tiempo.

Ejemplos: Medir el tráfico de la página web, el número de asistentes a un evento y los ingresos obtenidos a través de un programa o campaña.

Por otro lado, los KPI líderes ayudan a predecir los resultados o el estado futuro de una empresa.

Por ejemplo, las empresas pueden utilizar indicadores como el crecimiento del empleo, el interés por nuevos mercados o los niveles de desempleo para predecir diversos resultados para su organización.

Indicadores clave de rendimiento que debe medir cualquier organización

Aunque varios indicadores pueden medir el rendimiento de una empresa, hemos enumerado cinco indicadores clave de rendimiento para cualquier organización.

• Crecimiento de los ingresos: El seguimiento y la supervisión del crecimiento de sus ingresos es un aspecto vital. Puede ayudarle a predecir la sostenibilidad y el progreso de su empresa en un futuro próximo.
• Corrientes de ingresos: Supervisar el rendimiento de cada flujo de ingresos, como los ingresos por cliente, los ingresos por venta y otros flujos de ingresos cruciales, puede ayudarle a hacerse una idea precisa del crecimiento
• Rentabilidad a lo largo del tiempo: Su negocio se encuentra en un punto ciego sin este KPI. Le permite medir los ingresos y los gastos incurridos a lo largo del tiempo y calcular el beneficio global (¿y es suficiente para sobrevivir?), ayudándole así en la reducción de costes según sea necesario.
• Satisfacción del cliente: Es sencillo, su organización no sobrevivirá sin clientes. Ya sea con o sin ánimo de lucro, cualquier organización debe asegurarse de que cumple con los clientes.
• Capital circulante: se refiere a los fondos necesarios para llevar a cabo las operaciones empresariales cotidianas. El seguimiento de esta métrica garantiza que la organización esté bien financiada y sea autosuficiente para sobrevivir.

¿Cómo desarrollar los KPI?

Puede resultar abrumador medirlo todo con tantos datos en bruto a mano.

Sin embargo, es sensato medir sólo los indicadores clave de rendimiento que le ayuden a alcanzar los objetivos empresariales deseados. He aquí algunas cosas importantes a tener en cuenta a la hora de desarrollar los KPI.

#1. Defina el uso de los KPI

Hable con los subordinados o ejecutivos implicados directa o indirectamente en el proceso. Pregúnteles qué quieren conseguir en un plazo determinado y cómo lo harán. Esto le ayudará a definir unos KPI que sean valiosos y fiables.

#2. Hágalos coincidir con sus objetivos empresariales

Si sus KPI no coinciden con sus objetivos empresariales óptimos, puede que vaya en la dirección equivocada.

Tanto si utiliza los KPI para operaciones específicas como para campañas concretas, deben coincidir con sus objetivos empresariales.

Al fin y al cabo, cada operación está dedicada a la visión a largo plazo de la empresa. Y lo mismo deberían hacer sus KPI.

#3. Escriba KPI SMART

SMART en términos empresariales se refiere a Específico, Medible, Alcanzable, Realista y Limitado en el tiempo.

Por ejemplo, «Aumentar las ventas en un 20% para finales de este ejercicio y reducir la tasa de bajas en un 5% en 5 meses»

#4. Sea claro y preciso

Al final, los KPI se construyen sobre datos brutos, y por eso es importante la alfabetización en datos.

Todos los miembros de la organización deben comprender qué son los KPI, cómo trabajar con los datos y tomar decisiones basadas en ellos que repercutan positivamente en los objetivos generales de la empresa.

#5. Evite el relleno de KPI

Disponer de abundantes datos en bruto no significa que sea necesario explorar todos los KPI conocidos.

Los KPI deben utilizarse para los objetivos más importantes. Evite medir KPI no deseados para tener planes y puntos de referencia claros para su negocio.

Ahora que ya sabe mucho sobre los KPI, entendamos los KRA.

Todo lo que debe saber sobre el KRA

¿Qué es KRA?

El Área de Responsabilidad Clave o Área de Resultados Clave se refiere a una lista de objetivos medibles para los empleados de una organización.

Los KRA de cada empleado varían en función de su perfil laboral, su experiencia y sus expectativas, por ejemplo:

• KRA para un gerente de ventas puede ser el número total de ventas en un trimestre
• KRA para un director de RRHH puede ser la tasa de bajas y la satisfacción de los empleados
• KRA para un administrador de finanzas puede ser la reducción de costes y la contabilidad

Los KRA ayudan a los empleados a comprender mejor lo que se espera de ellos y les animan a trabajar por un objetivo destinado.

¿Por qué son importantes las áreas de resultados clave (KRA) para las empresas?

el 80% de las consecuencias proceden del 20% de las causas, dice el principio de Pareto.

Aplicando este principio en los negocios, el 80% del valor de su trabajo procede del 20% del trabajo realizado por usted y sus empleados.

Por lo tanto, debe comprender e identificar los resultados que espera de cada empleado, es decir, el 20% de su trabajo.

Una vez que haya identificado las áreas de resultados clave, éstas tienen la capacidad de impulsar su éxito a largo plazo alineando las acciones de los empleados con los objetivos estratégicos de su empresa.

Además de eso, determinar los KRA también contribuye de muchas otras maneras a la organización.

• Delega el trabajo uniformemente
• Gestiona las tareas y hace un seguimiento del rendimiento
• Aumenta la productividad de los empleados
• Mide periódicamente los resultados
• Garantiza la uniformidad hacia los objetivos de la empresa

Obstáculos para identificar, comprender y utilizar los ARC

Aunque desarrollar buenos KRAs no es ninguna ciencia espacial, los obstáculos comunes a veces crean problemas.

• Falta de claridad: Crear ARC que impliquen a dos partes: el empleado y el empleador. Esto a veces crea confusión sobre las tareas y los resultados en los que deben centrarse los empleados.
• Distracciones: La gente suele distraerse realizando tareas cotidianas que parecen importantes. Pero, a la larga, estas tareas aportan muy poco valor al éxito general de la organización.
• Delegación del trabajo: Los superiores que crean KRA para los subalternos imponen directamente las responsabilidades en lugar de discutirlas con el subordinado para obtener su opinión. Este sistema de identificación de los ARC suele fracasar estrepitosamente.

¿Cómo identificar las Áreas de Responsabilidad Clave?

No hay una única forma de definir las áreas clave de responsabilidad. Varía según las organizaciones, los departamentos y los empleados. Por eso, es importante identificar las KRA y trabajar en consecuencia.

He aquí algunos parámetros a tener en cuenta a la hora de identificar las KRA.

#1. Objetivos de la organización

Antes de asignar el trabajo y las responsabilidades, es obligatorio conocer la empresa y su visión.

Asegúrese de que los candidatos saben bien en qué van a trabajar y cómo contribuirá su trabajo a los objetivos a largo plazo de la organización.

Es incluso mejor si permite que los empleados tomen partido e identifiquen por sí mismos las áreas de responsabilidad clave (siempre puede añadir sus KPI sugeridos a los que ellos deseen).

Como resultado, los empleados se dedicarán más a sus responsabilidades. Esto les motivará para esforzarse y trabajar más duro mientras ofrecen repetidamente su rendimiento de empleado del mes.

#2. Cualificación educativa

Otro parámetro a tener en cuenta al identificar los KRA es la superioridad académica de los empleados o candidatos.

No todo el mundo tiene el mismo potencial y no todo el mundo ofrecerá los mismos resultados.

Por lo tanto, es importante evaluar las cualificaciones académicas de los candidatos, su experiencia anterior, su conjunto de habilidades y sus intereses antes de asignar las áreas de responsabilidad clave.

Una vez examinadas estas cosas, decida qué perfil se adapta mejor a ellos y esboce sus áreas de responsabilidad clave.

Consejo extra: Reconocer los puntos fuertes de los empleados y añadirlos a sus KRA les subirá la moral y les motivará para rendir más en su organización.

#3. Disposición a aceptar los KRA

A pesar de tener en cuenta los objetivos de la organización y evaluar la cualificación de los candidatos. Los empleados deben comprender y aceptar de buen grado sus ARK.

La aceptación de las responsabilidades clave por parte de un empleado contribuirá en gran medida a que rinda mejor en su organización. Sin embargo, debe comprender que la comunicación verbal carece de autenticidad y legalidad en el entorno actual.

Por lo tanto, asegúrese de que cada responsabilidad que discuta con un empleado esté totalmente documentada.

KRA vs. KPI: ¿Cuál es la diferencia?

KRA y KPI son dos métricas cruciales que le ayudan a averiguar si su organización avanza o no en la dirección correcta.

Evidentemente, ambas métricas dependen en gran medida la una de la otra. Así pues, vamos a desglosar la diferencia básica entre los KRA y los KPI.

Diferencia básica

Los KRA se centran en un conjunto de expectativas que se definen a los empleados. Proporciona detalles de todas las tareas asignadas a los empleados y lo que se espera de esas tareas dentro de un ejercicio.

Los KPI entran en juego para medir eficazmente el desarrollo y el rendimiento de esos KRA hacia los objetivos de la organización,

Los indicadores clave de rendimiento miden el rendimiento de las áreas de resultados clave definidas para empleados individuales o departamentos y determinan si la organización está progresando hacia sus objetivos.

Por ejemplo, a un RRHH se le pide que contrate ejecutivos de ventas en un mes. Veamos el KRA y el KPI dedicados a esta tarea.

Objetivo: Contratar a 10 ejecutivos de ventas en un mes

KRA: Contratación e incorporación de altos ejecutivos

KPI: Número de ejecutivos contratados.

Espero que ahora pueda distinguir entre KPI y KRA. Analizaremos de forma descriptiva más ejemplos de este tipo más adelante en el artículo.

Roles

Las áreas clave de resultados desempeñan un papel importante a la hora de comprender hasta qué punto la organización, sus departamentos o empleados han alcanzado sus objetivos generales.

Es un marco que delimita el alcance de los productos o servicios que ofrece la organización.

Mientras que los indicadores clave de rendimiento son medidas cuantificables utilizadas por las organizaciones para analizar el rendimiento de sus productos o servicios. Esto, a su vez, ayuda a la organización a alcanzar objetivos a largo plazo.

Los KPI son las métricas empresariales más recomendables para juzgar el éxito de su organización a lo largo del tiempo.

Ejemplos de KRA y KPI para distintos perfiles laborales

Director de ventas

KRAs	KPIs	Objetivos
Capacidad para mostrar el valor global del producto y ofertas de apoyo que se ajusten a las necesidades de los clientes	Adquisición de nuevos clientes	Llegar a 5 clientes potenciales con ingresos > 10 millones de dólares
Realizar talleres y actividades de planificación estratégica de ventas	Programas de desarrollo de empleados	Llevar a cabo 2 talleres sobre las mejores prácticas para una «venta eficaz Llevar a cabo 3 sesiones de «formación en generación de prospectos» cada mes

Director de recursos humanos

KRAs	KPIs	Objetivos
Desarrollar estrategias de dotación de personal para los objetivos a corto y largo plazo de la organización	Contratación de un nuevo empleado	Contratación e incorporación de un equipo de ventas (5 empleados) para la oficina oeste a mediados de noviembre Sesiones individuales de orientación
Abordar los problemas y preocupaciones comunes de los empleados	Desarrollo y compromiso de los empleados	Crear y compartir formularios de opinión de los empleados cada 4 semanas Realice encuestas mensuales sobre el compromiso de los empleados

Directores de TI

KRAs	KPI	Objetivos
Dirigir las fases de adquisición, desarrollo, prueba y entrega de los productos tecnológicos	Migración al nuevo sistema	Migrar todos los datos antiguos al nuevo sistema sin errores para mediados de noviembre
Garantizar la disponibilidad del sistema 24*7, 365 días al año.	Reducción del tiempo de inactividad del sistema	Garantizar que el tiempo de inactividad del sistema sea inferior a 10 minutos por semana.

Conclusión

Los KRA y los KPI van de la mano, ya que ambos son igual de importantes para el éxito de su empresa.

Soldar las acciones de sus empleados a los objetivos estratégicos de la organización puede aumentar significativamente sus posibilidades de alcanzar metas a largo plazo.

Utilizar KRA y KPI en tándem hará que su negocio sea un éxito.

Puede que también le interese saber cómo crear cuadros de mando de KPI.