El software de documentación de procesos es esencial para las empresas, ya que les proporciona una hoja de ruta estructurada para agilizar sus operaciones. Documentar el proceso es un componente esencial de la gestión de proyectos, ya que responde a una pregunta importante: ¿cómo se harán las cosas?
Antes, los gestores de proyectos recurrían al enfoque manual para crear la documentación del proceso, pero ahora pueden pasarse a herramientas de documentación de procesos completas que agilizan hábilmente todo el proceso.
En esta guía, hemos enumerado el software de documentación de procesos más reputado que existe, pero antes, entendamos mejor la idea de documentación de procesos.
Pero antes de empezar, aquí tiene una práctica tabla con el software de documentación de procesos que hemos enumerado.
Dicho esto, veamos algunos de los mejores software de documentación de procesos que hemos probado con nuestras manos y que nos gustaría recomendar.
Scribe
Si a menudo se encuentra respondiendo a preguntas repetidas sobre la realización de tareas, ¡tenemos una solución para usted! Conozca Scribe, un método rápido y sencillo de documentar y compartir procesos relacionados con la empresa en cuestión de segundos.
Funciones:
- Anime a los empleados y a los recién contratados a comprender rápidamente los procesos.
- Refuerce los programas de formación automatizando la documentación de los procesos y la creación de PNT.
- Imbuya coherencia en todos los procesos de la organización con contenidos de formación a la carta.
- Automatice el proceso de creación de guías de formación para mejorar los centros de ayuda y la base de conocimientos.
Scribe es una herramienta basada en IA para convertir rápidamente los procesos digitales en una guía paso a paso sin invertir toneladas de esfuerzo. Todo lo que tiene que hacer es activar la grabadora Scribe y realizar un recorrido por todo el proceso. Y ¡listo! tendrá su guía paso a paso creada automáticamente, ¡junto con las capturas de pantalla pertinentes adjuntas!
Miro
Marcas como Dell, Cisco y Deloitte confían en Miro, un software de documentación y mapeo de procesos fácil de usar que permite mapear información crítica relacionada con la empresa. Fácilmente escalable, la plataforma permite a los miembros del equipo conectar y optimizar los procesos empresariales utilizando las herramientas de mapeo incorporadas.
Características
- Incruste los procesos empresariales y los mapas de vapor en herramientas como Confluence, Coda y Notion.
- Integración en Jira para revisar el proceso empresarial, trazar el recorrido de los clientes y realizar un seguimiento de determinadas acciones.
- Diferentes paquetes para la gestión de proyectos, el mapeo del recorrido del cliente y el mapeo de procesos empresariales.
- Importe fácilmente mapas de procesos desde plataformas como Microsoft Visio, Draw.io y Lucidchart.
- Rica biblioteca de plantillas para ofrecer la mejor experiencia a sus clientes y satisfacer sus necesidades.
Miro ofrece herramientas como diagramas de flujo, diagramas BPMN, Value Stream Mapping y Swimlanes, que le ayudan a analizar escenarios específicos y a mejorar la utilización de los recursos.
De este modo, podrá visualizar los planes de negocio y comunicar eficazmente la estrategia y la transformación a los miembros del equipo.
Document360
Eche un vistazo a Document360, que ayuda a impartir mejores experiencias de cliente a más de 10.000 usuarios en más de 80 países. Al ofrecer procedimientos operativos estándar, la plataforma le permite racionalizar los distintos procesos empresariales para una mejor comprensión de sus empleados.
Características:
- Proceso operativo para proporcionar una comprensión clara de los procesos empresariales aprobados y difundir la concienciación sobre las funciones y responsabilidades de los empleados.
- Gestión del cambio para una transición fluida de los procesos empresariales obsoletos a los nuevos.
- Módulo de formación de empleados para garantizar que los nuevos empleados puedan asimilar eficazmente los conocimientos y mejorar sus capacidades.
Con Document360, puede asegurarse de que los procesos empresariales son claros y coherentes, lo que mejorará indirectamente la productividad en toda su organización.
Process Street
Diseñado para equipos concienzudos, Process Street es un popular software de documentación de procesos que garantiza el aumento del rendimiento de su equipo. Esta herramienta intuitiva le resultará muy útil cuando necesite documentar todos los procesos organizativos básicos para que todos los empleados estén de acuerdo.
Funciones:
- Editor de arrastrar y soltar para crear y actualizar las plantillas en cuestión de minutos.
- Listas de comprobación estandarizadas con funciones como tareas de parada, aprobaciones y fechas de vencimiento dinámicas para realizar un seguimiento adecuado de cada proceso.
- La función de actualización automática para actualizar las listas de comprobación una vez realizados los cambios.
- Una plataforma centralizada que facilita la colaboración y la búsqueda de documentos.
- Experiencia de usuario simplificada para ofrecer un proceso de formación más rápido.
Las empresas pueden elegir Process Street para documentar todo tipo de procesos empresariales como el flujo de trabajo Git, la configuración de nuevos clientes, la incorporación de empleados, las tareas diarias y semanales, la selección de candidatos, la generación de facturas y los procesos de auditoría interna.
Heflo
Con un diseño moderno y profesional, Heflo es una herramienta de documentación de procesos empresariales que le permite realizar los procesos de forma que los documentos se generen automáticamente. Gracias a Heflo, la colaboración en tiempo real para diseñar el proceso empresarial es ahora posible en unos pocos clics.
Características:
- Compatibilidad con la notación BPMN 2.0.
- Descargue la documentación como imagen o expórtela a otra plataforma.
- Editor WYSIWYG para formatear textos y diseños.
- Categorice los procesos en bibliotecas de consultas y la documentación de los procesos en encabezados de elementos para identificarlos correctamente.
- Defina reglas de negocio e integraciones y realice la optimización dentro del nuevo ciclo BPM.
Puede modelar, analizar, mapear, optimizar, automatizar y documentar los procesos de negocio y descargarlos en diferentes formatos como PDF, Word, HTML y Excel o exportarlos en BPMN. Con la función de almacenamiento en la nube de Heflo, es posible acceder a la documentación de los procesos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Creately
Creately, una plataforma de gestión del trabajo, ofrece plantillas de documentación de procesos para agilizar el proceso de documentación de los procesos empresariales. Esto ayuda a enumerar los procesos empresariales ejecutados sistemáticamente en su organización.
Características:
- Amplia biblioteca de plantillas personalizables para representar diferentes procesos, flujos de trabajo en equipo, swimlanes, etc.
- Herramientas de arrastrar y soltar para describir fácilmente procesos de documentación complejos.
- Importe informes, capturas de pantalla e imágenes necesarias para crear un documento de procesos completo.
- Exporte todo tipo de datos desde distintas plataformas para facilitar su recuperación y análisis.
- Vincule formas para construir estructuras de navegación en y entre espacios de trabajo para eliminar incoherencias.
Al poseer capacidades de documentación convincentes, el software ofrece ricas bibliotecas de formas y herramientas de diagramación como diagramas de flujo, mapas de flujo de valor, BPMN, mapas de procesos, mapas de actividades y mucho más. Con Creately, es posible la colaboración en tiempo real, necesaria para apoyar el flujo de trabajo de equipos interfuncionales durante el proceso de documentación.
Elija FlowShare para crear una interesante documentación de procesos y demostraciones para todas las aplicaciones utilizadas por su organización. Más de 1.000 empresas ya han creado guías detalladas para organizar sesiones de formación interactivas para sus empleados utilizando esta herramienta.
Características:
- Motor de seguimiento dinámico para capturar todas las acciones y formar automáticamente una guía.
- Capture pantallas y acciones como clics del ratón, así como accesos directos.
- Difumine todos los datos sensibles utilizando la herramienta incorporada.
- Genere automáticamente descripciones de texto, incluidos los nombres de los elementos: botones, menús, pestañas, etc.
- Recorte en bloque capturas de pantalla e imágenes para evitar tareas redundantes.
- Exporte a formatos como PDF, PPTX, DOCX, HTML, demostración interactiva, PNG, RPA, SCORM, xAPI, etc.
FlowShare no sólo acortará el tiempo y reducirá los errores que se producen debido a los procesos manuales, sino que también permitirá a su organización adaptar un procedimiento de documentación estándar. La aplicación le permite modificar rápidamente la documentación existente sin tener que volver a capturarla.
ProProfs
Preferido por Dell, Sony, Cisco y otras empresas notables, ProProfs es un software de documentación de procesos que le permite importar archivos para crear documentos rápidamente y, si es necesario, crear documentación directamente desde cero.
Características
- Importe el contenido de documentos Word o PDF directamente al documento
- Ayuda sensible al contexto para una comprensión global de la jerga técnica
- Incluya información sobre herramientas, ventanas emergentes y cajas de luz para proporcionar información adicional
- Añada imágenes, vídeos e infografías para una mejor explicación del proceso empresarial
- Rica biblioteca de fuentes, diseños y temas para la estética y la marca.
La plataforma de ProProfs le permite añadir imágenes y vídeos para una mejor explicación de los procesos a sus empleados y clientes. Está equipada con el editor WYSIWYG que le permite elegir entre una serie de opciones de estilo y formato del texto.
A continuación, exploraremos cómo documentar un proceso y la importancia de documentar el proceso empresarial.
¿Cómo se documenta un proceso?
El procedimiento de documentación de procesos se divide en los siguientes pasos:
- Elija el proceso que debe documentar y determine su finalidad y alcance.
- Describa los límites del proceso y responda a preguntas como qué inicia el proceso y cuándo se completa.
- Mencione los resultados del proceso y las acciones que deben realizarse a continuación.
- Especifique el software y el equipo necesarios para realizar el proceso. Esto podría ir desde plataformas de codificación hasta espacio de almacenamiento en la nube y servidores.
- Haga una lluvia de ideas sobre cómo funcionará el proceso. Puede crear un proceso paso a paso desde la fase inicial hasta la final.
- Anote los nombres de las partes interesadas, los responsables de la toma de decisiones y los empleados que desempeñan un papel en la documentación del proceso.
- Ahora, transfiera todos los detalles al sistema de documentación de procesos y asegúrese de que no se le escapa nada.
Una vez abordado lo anterior, llegamos a la parte sencilla, ya que no podrá compartirla con los miembros del equipo, que podrán acceder a ella fácilmente más adelante.
Importancia de documentar los procesos empresariales
Documentar los procesos empresariales ofrece numerosas ventajas a largo plazo. Algunas de las más notables son las siguientes:
- Proceso empresarial coherente – Elimine la ambigüedad de los procesos para que los empleados puedan ofrecer el resultado deseado.
- Reduzca los errores operativos – Elimine las ineficiencias de las operaciones empresariales para mejorar la cultura laboral.
- Cumplir la normativa legal – Evite responsabilidades legales en el futuro si un procedimiento se gestiona mal sin saberlo.
- Gestión del cambio – Asegúrese de que los empleados pueden adaptarse fácilmente a los cambios realizados en los procesos empresariales existentes.
- Minimice el tiempo de formación – Reduzca el tiempo de incorporación de los nuevos empleados asegurándose de que aprenden rápido.
- Asigne tareas – Asegúrese de que cada empleado tiene un conjunto definido de responsabilidades para que no se interrumpa el flujo de trabajo empresarial.
Cuando el proceso ya está plasmado en un formato de procedimiento, es más fácil que los empleados sepan cuáles son los pasos a seguir.
¿Qué es el software de documentación de procesos de negocio?
Sin duda, la documentación de procesos es una tarea compleja, y hay posibilidades de que se produzcan errores humanos si se hace manualmente. Este planteamiento del problema condujo a la introducción del software de documentación de procesos, que agiliza el proceso empresarial de creación de documentos, eliminando el margen de error. A continuación se enumeran algunas de las probables ventajas que ofrece el software de documentación de procesos.
- Las herramientas en línea permiten a los miembros del equipo acceder a todos los documentos del proceso empresarial desde un lugar centralizado.
- Las funciones de almacenamiento en la nube le permiten acceder a la documentación de procesos sobre la marcha, a diferencia del documento manual, que sólo está disponible sin conexión.
- El software permite gestionarla, actualizarla y colaborar en ella en tiempo real.
- También es posible acceder a los análisis de los usuarios, lo que ayuda aún más a mejorar la base de conocimientos y a tomar decisiones con conocimiento de causa.
Además, encontrar información es más fácil, ya que la herramienta de búsqueda en línea facilita la búsqueda rápida de la información o guía que necesite.
Características
Cuando elija un software de documentación de procesos para su empresa, compruebe las siguientes características:
- Debe asegurarse de que el software ofrece una experiencia de usuario agradable a las personas no familiarizadas con este tipo de herramientas.
- Estas plataformas deben ser capaces de representar visualmente distintos tipos de datos y también deben admitir enlaces y otras formas de medios.
- Asegúrese de que la función de documentación de procesos permite a los miembros del equipo colaborar en tiempo real.
- Debe ser posible exportar el documento del proceso en diversos formatos o cargarlo directamente en diferentes plataformas.
- El software debe admitir la integración con una o más herramientas relacionadas con la empresa que utilice actualmente su organización para permitir la reutilización de la información.
Últimas palabras
Documentar los distintos procesos en curso en su organización es vital para evitar incoherencias en la realización de las operaciones y para presentar una hoja de ruta tanto a sus empleados como a sus clientes. Pero lo más importante es elegir el mejor software para crear la documentación para su empresa, ya que con el software de gestión de procesos adecuado, verá mejorado el crecimiento de su negocio.
Las plataformas que figuran en esta guía han sido probadas por nosotros y han demostrado ser bastante útiles. Sin embargo, la elección ideal para su organización dependerá exclusivamente de sus necesidades individuales.