El programa formal de compras de su empresa requiere una plantilla de orden de compra competente y visualmente atractiva que represente con precisión la imagen de su organización.
Aunque puede ser útil reutilizar los formularios existentes y realizar algunos ajustes, una plantilla de orden de compra bien diseñada es esencial para agilizar el proceso y garantizar la inclusión de información crítica de la empresa.
Recrear una plantilla nueva cada vez puede llevar mucho tiempo, por lo que adoptar una plantilla de órdenes de compra estandarizada es la solución ideal.
Pero antes de adentrarnos en los diseños de las plantillas, repasemos la importancia de las órdenes de compra en su empresa.
¿Qué son las órdenes de compra y su importancia en las transacciones comerciales?
Una orden de compra es un documento formal que facilita la comunicación y el acuerdo entre el comprador y el proveedor. Tras la aceptación de la orden de compra por parte del vendedor, se forma una relación contractual, en la que una parte se compromete a entregar los bienes o servicios especificados y la otra a efectuar el pago.
La importancia de los pedidos de compra en las transacciones comerciales es la siguiente:
- Funciona como una solicitud de un bien o servicio específico e incluye detalles esenciales como el tipo de artículo, la cantidad y el precio acordado.
- La orden de compra incorpora el nombre del comprador, el logotipo, la información de contacto y los datos del proveedor.
- Establece directrices, como la fecha de entrega, el lugar, la frecuencia y otra información pertinente relacionada con la transacción. A cada orden de compra se le asigna un número de identificación único, lo que garantiza su fácil recuperación y referencia, especialmente en caso de litigio.
- Además, facilitan unas prácticas de mantenimiento de registros eficientes, garantizando la recuperación de datos transaccionales vitales.
En general, las órdenes de compra ofrecen beneficios mutuos para compradores y proveedores al estimular una comunicación clara y agilizar el proceso de compra.
¿Cómo elegir la mejor plantilla de órdenes de compra?
He aquí algunos aspectos más que le ayudarán a seleccionar la plantilla de órdenes de compra más adecuada para las necesidades de su empresa:
- Datos relevantes: Debe contener sólo la información pertinente al pedido, como el número de pedido, los detalles de envío, la información de facturación, las descripciones de los artículos, las cantidades y los precios totales.
- Fácil de usar: Las órdenes de compra más eficaces se caracterizan por la sencillez y la claridad. Una orden de compra fácil de entender ayudará a los proveedores a procesar sus pedidos con mayor eficacia.
- Opción de personalización: Busque una plantilla en la que pueda personalizar fácilmente el logotipo de su empresa, la llamada a la acción y cualquier detalle exclusivo que requiera su proceso de compra.
En este artículo, profundizaremos en varias plantillas de órdenes de compra descargables.
He aquí algunas opciones conocidas por ofrecer plantillas de órdenes de compra de calidad:
Vertex42
La integración de la plantilla de órdenes de compra de Vertex42 ayuda a automatizar el proceso de inclusión de números de artículo y precios unitarios al generar nuevas órdenes, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente cada vez.
Características:
- Una solución empresarial asequible que se ajusta a su presupuesto.
- Plantillas descargables para Excel, OpenOffice y Google Sheets.
- Guarda una copia de seguridad para cada proveedor importante.
Cuando elabore un nuevo pedido de compra, sólo tiene que localizar el archivo de plantilla del pedido de compra maestro y duplicarlo, dándole al archivo copiado un nombre significativo según su formato preferido.
TemplateLab
Las plantillas de órdenes de comprade TemplateLab permiten a las empresas mantener un registro preciso de sus compras, minimizando los errores que podrían dar lugar a pérdidas financieras. Las empresas pueden evitar confusiones a los proveedores utilizando la plantilla de formulario de orden de compra, evitar la sobrefacturación y garantizar que se piden las cantidades correctas.
Características:
- El número de identificación único se asigna con cada orden de compra para facilitar su seguimiento.
- Se incluye una sección especial para describir los términos y condiciones.
- Espacio para incluir impuestos, así como cualquier descuento o promoción.
Es esencial cumplimentar el formulario de pedido de compra con valores predefinidos para cada campo a fin de aportar claridad y evitar posibles problemas. Es esencial rellenar el formulario de orden de compra con valores predefinidos para cada campo a fin de proporcionar claridad y evitar cualquier problema potencial.
Nitro
Nitro ofrece una plantilla de orden de compra ideal para las empresas que se dedican a la adquisición a gran escala de piezas para la creación de productos o mercancías para la reventa.
Características:
- Proporcione datos completos de la empresa para un envío eficaz.
- Especifique los artículos y las cantidades que se piden para evitar errores.
- Da la opción de mencionar cualquier requisito exclusivo, como el seguro de envío o instrucciones especiales de manipulación.
Esta plantilla permite a las empresas generar rápidamente varias órdenes de compra para distintos proveedores manteniendo un formato básico coherente. Esto elimina la creación de una nueva plantilla para cada pedido, garantizando un proceso de compra fácil y puntual.
Inicio de factura
Invoice Home ofrece una variada colección de más de 100 plantillas de pedidos de compra, que dejarán una impresión duradera de profesionalidad y clase en sus clientes. Con sus plantillas básicas fáciles de usar, podrá crear sin esfuerzo un pedido de compra y enviarlo por correo electrónico en cuestión de segundos.
Características:
- Más de 100 atractivas plantillas y varios logotipos para elegir.
- No se añade el logotipo «Inicio de factura» a los pedidos de compra creados.
- Espacio de caracteres ilimitado para un contenido flexible de los pedidos de compra.
- Guardado automático de toda la información para una creación rápida de los pedidos de compra.
Para aquellos que necesiten una información más exhaustiva en sus facturas, Invoice Home también proporciona una detallada plantilla avanzada de órdenes de compra adaptada a los distintos requisitos empresariales.
Zoho Inventario
Zoho Inventory es una herramienta muy eficaz para almacenar información sobre transacciones. Los usuarios pueden descargar fácilmente la hoja de cálculo integrada, introducir los detalles pertinentes e imprimirla cómodamente fuera de línea utilizando su plantilla de orden de compra.
Características:
- Crea un seguimiento exhaustivo en papel de las actividades de compra.
- Guarde los registros de compras en dispositivos para acceder a ellos en el futuro.
- Analice los datos para obtener información significativa, como los intervalos de pedidos frecuentes.
Además, la plataforma mantiene una base de datos exhaustiva de todos los pedidos de compra, lo que permite a los usuarios realizar análisis en profundidad para fines futuros.
Excel Made Easy
La plantilla de pedido de Excel Made Easy le permite, como comprador, especificar con precisión qué artículos o servicios desea adquirir de la empresa vendedora.
Características:
- Dispone de colores y fuentes personalizables.
- Plantilla de pedido de compra de Excel gratuita, exportable también a Word.
- Compatible con varios programas ofimáticos, incluido Google Sheets.
Puede realizar un seguimiento cómodo de su historial de compras rellenando correctamente esta plantilla. Esto le ahorrará tiempo y reducirá potencialmente los gastos al permitirle a usted o a su contable cumplimentar el formulario de declaración de impuestos de forma eficiente.
Smartsheet
La plantilla de pedido de compra de Smartsheet ofrece una solución completa para un seguimiento eficaz de los pedidos. Incluye campos para información esencial como los números de cliente y de pedido, los detalles del proveedor y la información de envío.
Funciones:
- Calcula automáticamente el coste total, incorporando impuestos y gastos de envío.
- Tiene la opción de incluir comentarios o instrucciones para tareas específicas.
- Le ayuda a confeccionar listas de precios distintas para varios proveedores.
Además, puede introducir el número de identificación, la cantidad y el coste de cada artículo que desee pedir. Esto hace que la creación de órdenes de compra sea fluida y garantiza la exactitud de los cálculos financieros.
Skynova
Cree un pedido de compra profesional sin esfuerzo utilizando la plantilla personalizable de Skynova. Introduzca todos los detalles esenciales, como el número de pedido y los impuestos sobre las ventas, e incluso incorpore el logotipo de su empresa si dispone de él.
Funciones:
- Envíe pedidos de compra directamente a los clientes a través del software.
- Reciba notificaciones cuando el destinatario vea el pedido de compra.
- Ofrezca opciones de pago en línea con tarjeta de crédito a los clientes.
Una vez que haya terminado, puede imprimirlo, descargarlo como PDF o enviarlo cómodamente en línea.
FormSwift
FormSwift ha desarrollado campos de entrada de datos precisos que permiten introducir información sin esfuerzo directamente en la plantilla del pedido de compra.
Características:
- Automatiza la mayoría de las tareas de introducción de datos con eficacia.
- Se integra con los sistemas existentes, como facturación y nóminas, para mejorar la integración.
- Acceda a información en tiempo real sobre el historial de ventas, las solicitudes de los clientes y los datos de inventario.
Además, puede supervisar cómodamente el estado del pedido. Este enfoque agiliza significativamente el proceso en comparación con la creación manual y minimiza la probabilidad de errores.
Plantilla.Net
Elija una plantilla de pedido de Template. Net y genere formularios de pedido para diversas transacciones, como la construcción, la moda, el comercio minorista, etc. Puede rellenar todos los detalles necesarios o utilizar un formato rellenable en blanco.
Características:
- Formularios de alta calidad que mantendrán todos sus datos.
- Documenta la disponibilidad de bienes o servicios, el plazo del contrato, etc.
- Los cálculos relativos al precio unitario, la cantidad y otros parámetros relevantes pueden realizarse cómodamente.
Una vez que haya realizado las modificaciones necesarias, puede imprimir el documento o compartirlo por correo electrónico. También puede descargar la plantilla de forma gratuita y empezar a utilizarla inmediatamente.
Hubspot
HubSpot ofrece un editor de arrastrar y soltar fácil de usar para crear y publicar rápidamente formularios de pedido. Además, incluye el editor Gutenberg de WordPress, lo que permite incrustar fácilmente los formularios de pedido en las entradas.
Características:
- Dispone de campos especiales para descuentos, gastos de gestión, impuestos y una firma.
- Las opciones de descarga están disponibles como archivos PDF o Excel.
- Proporcione códigos de producto, cantidades y precios unitarios, y el total se calculará automáticamente.
Para quienes prefieran utilizar herramientas de terceros para crear formularios de pedidos de compra, HubSpot permite la integración con varios plugins de creación de formularios.
Billdu
Pruebe las plantillas de pedidos de compra de Billdu y ahorre tiempo y esfuerzo buscando entre innumerables plantillas de pedidos de compra en línea.
Características:
- Sección de notas» adicional para resaltar cualquier información importante.
- Formularios personalizados para proyectos concretos.
- Incluye un botón opcional «Pagar ahora» en la plantilla para agilizar el pago en línea.
Billdu tiene una colección de formularios gratuitos personalizables que se pueden editar fácilmente y descargar a su ordenador. Elija el formato que mejor se adapte a su negocio y utilice la plantilla inmediatamente.
Formstack
Realice pedidos sin esfuerzo y reciba actualizaciones puntuales sobre sus compras con Formstack. Celebre los flujos de trabajo optimizados que guían los pedidos desde su presentación hasta su cumplimiento y envío.
Características:
- Constructor intuitivo de arrastrar y soltar sin conocimientos de codificación.
- Personalice los temas para que coincidan con su marca.
- Campos de cálculo automatizados en cada sección del pedido para realizar cálculos precisos.
Adopte procesos mejorados, ahorre tiempo valioso, reduzca costes y optimice la utilización de recursos probando esta plantilla de pedido de compra hoy mismo
Jotform
Para los vendedores, las plantillas de formularios de pedidos de compra de Jotform ofrecen una solución racionalizada para mejorar la eficacia de los envíos de pedidos de compra de los clientes.
Características:
- Los formularios cumplimentados se almacenan de forma segura en su sistema.
- Proporciona un repositorio centralizado y organizado para todos los pedidos de compra.
- Organice sus documentos rápidamente y deshágase del desorden.
El sencillo creador de formulariosde Jotform le permite personalizar una plantilla para adaptarla a las necesidades de su empresa, incorporando rápidamente productos, precios y el logotipo de su empresa.
Factura2go
Acceda a plantillas de órdenes de compra personalizables gratuitas y genere órdenes de compra para su empresa sin esfuerzo con Invoice2go.
Funciones:
- Descarga la plantilla en el formato de archivo que prefiera.
- Guarda la plantilla terminada en tu ordenador o en la nube.
- Imprime fácilmente una copia impresa para enviarla por correo.
Sólo tiene que elegir una plantilla y personalizarla añadiendo información relevante. Ahorre tiempo y simplifique su proceso de compra con esta plantilla fácil de usar.
Palabras finales
Adoptar las mejores plantillas de órdenes de compra puede mejorar la organización, la rentabilidad y la precisión. Invertir en este tipo de plantillas permitirá a su empresa liberar todo su potencial, aumentando la rentabilidad y el éxito.
El uso de una plantilla adecuada facilita la creación de órdenes de compra, incluso sin un gestor dedicado a las relaciones con los proveedores en su equipo. Esto garantiza la eficacia de las transacciones y minimiza las posibilidades de que se produzcan errores durante el proceso de adquisición.
A continuación, consulte los mejores generadores de facturas para aceptar los pagos de los clientes.