El software de gestión de presupuestos le permite preparar propuestas comerciales y responder rápidamente a las solicitudes de ofertas. Con la ayuda de este software, puede automatizar la redacción de propuestas, añadir campos de presupuesto con valores de CRM y procesar la facturación más rápidamente.
Si es usted una agencia que trabaja con clientes, conoce bien las dificultades del proceso de facturación. Empezando por crear presupuestos, enviarlos para su aprobación, etc. Todos estos pasos financieros le consumen mucho tiempo.
El proceso de elaboración de presupuestos es el primer punto de contacto entre su empresa y los clientes potenciales, más allá de las conversaciones de marketing y ventas. Un presupuesto preciso y completo entregado en una propuesta profesional le ayudará a causar una buena impresión.
Un sistema de software de gestión de presupuestos ahorra tiempo y esfuerzo y agiliza el proceso de facturación. En lugar de comunicarse por correo electrónico y fijar los presupuestos con los clientes, la plataforma de gestión de presupuestos permite mantener todas las conversaciones en un único lugar para los propietarios de la empresa, los ejecutivos de ventas y los clientes.
Ha llegado el momento de comprobar algunos de los mejores software de gestión de presupuestos y facturas. Y si no está seguro de con qué características vienen, he incluido algunas características después de la lista.
Estos son algunos de los mejores software de gestión de presupuestos que he utilizado hasta ahora.
Quoter
Quoter es una herramienta intuitiva y fácil de usar que agiliza la creación de presupuestos. Es un software basado en la nube al que puede acceder todo su equipo sin tener que comprar varias licencias. Tiene acceso a un montón de plantillas ya preparadas que su equipo puede configurar sobre la marcha y enviar presupuestos más rápidamente.
Una de las características más distintivas son las integraciones de Quoter con plataformas de terceros y herramientas SaaS. Algunas de sus integraciones de flujo de trabajo más populares incluyen Hubspot, Salesforce, QuickBooks, Avalara Tax, Zoho, etc. Al ser un software de presupuestos, comparte integraciones contables vitales con FreshBooks Classic, QuickBooks Online y Xero.
Los pagos de presupuestos recurrentes pueden gestionarse sin problemas en Quoter. Una vez que lo integre con su software de contabilidad, podrá seleccionar una pasarela de pago para procesar automáticamente los pagos recurrentes. Quoter también dispone de una función para establecer recordatorios por correo electrónico a los clientes para los presupuestos pendientes.
SuperOps
SuperOps es una plataforma de automatización de servicios profesionales (PSA) que ayuda a las empresas a gestionar sus operaciones sin problemas. Cuenta con una función integrada de gestión de presupuestos que garantiza que su presupuesto llegue a la bandeja de entrada de su cliente en unos pocos clics.
Puede crear un presupuesto con todos los elementos del servicio y enviárselo a su cliente con un enlace al presupuesto. Utilizando el enlace compartido o el portal, sus clientes pueden aprobar o rechazar fácilmente un presupuesto, simplificando el proceso. Los clientes pueden incluso añadir comentarios cuando aprueban o rechazan un presupuesto, lo que permite un mayor contexto y una menor confusión.
Con las conversaciones vinculadas al presupuesto de SuperOps, puede discutir y añadir las conversaciones con sus clientes junto con el presupuesto. De esta forma, acaba con el largo hilo de correos electrónicos fuera de la plataforma para discutir sobre el mismo presupuesto acordado.
PandaDoc
PandaDoc es un software de gestión de contratos de comercio electrónico que simplifica las tareas de gestión de presupuestos, como crear facturas, obtener las firmas de los clientes y conseguir la aprobación de los gestores, todo en una sola plataforma. Viene con firmas electrónicas legalmente vinculantes incorporadas que lo hacen compatible con GDPR y bloquea la información legal para evitar errores en los datos.
Su software de gestión de propuestas está diseñado para ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia de su equipo de ventas con la automatización de la creación de contratos. Puede generar presupuestos de ventas y facturas en cuestión de minutos. Además, puede editar fácilmente las descripciones de productos y tareas, editar cantidades e importes y añadir imágenes.
PandaDoc ofrece 750 plantillas de facturas en su galería de plantillas PandaDoc, con lo que ahorrará mucho tiempo y esfuerzos de diseño. Puede enviar los presupuestos a los clientes, y éstos pueden pagar a través de Stripe y tarjetas de crédito. Luego, puede configurar recordatorios de seguimiento para los pagos de los clientes una vez que haya terminado de facturarles.
Scoro
Scoro es una plataforma fácil de usar para colaborar en la cotización de proyectos, la facturación y el seguimiento de todo en un solo lugar. Ayuda a su equipo a colaborar en las tareas del proyecto para tener una visión clara de las tareas pendientes y completadas. Puede hacer un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas y facturar en consecuencia a sus clientes.
Scoro simplifica su proceso de elaboración de presupuestos mediante la creación de presupuestos listos para usar para servicios predefinidos, perfiles de clientes segmentados y tarjetas de tarifas multidivisa. A continuación, puede personalizar estas facturas en función de las órdenes de trabajo y convertir documentos estándar en formato PDF personalizado en cuestión de clics. Incluso puede hacer un seguimiento de las ventas de su equipo y establecer objetivos de ventas mediante cuadros de mando personalizables.
Al igual que muchas herramientas de gestión de proyectos, Scoro también comparte la integración con más de 1000 herramientas a través de Zapier. Algunas de las integraciones de Scoro incluyen herramientas de gestión de proyectos como Slack, Asana, Jira, Trello, Basecamp y más. It’ ‘s también fácilmente integrable con Slack, Gmail y Google Calendar para mantener las cosas en el bucle de comunicación.
Bitrix24
Bitrix24 es un software de colaboración unido que maneja varios aspectos de la gestión, colaboración y comunicación en equipo. Es una solución basada en web para las diversas operaciones de la empresa en una única plataforma, eliminando la necesidad de múltiples herramientas SaaS. Algunas de sus soluciones incluyen gestión de proyectos, intercambio de archivos, gestión de ventas, contactos, correos electrónicos y mucho más.
Con Bitrix24, puede crear presupuestos ilimitados e integrar plataformas como PayPal para aceptar pagos en línea. Su arquitectura está basada en la nube, y su naturaleza de código abierto hace que no le resulte estresante dar de alta y crear facturas para sus clientes. Bitrix24 también comparte la integración con aplicaciones de contabilidad como Xero, por lo que es conveniente para las interacciones con los clientes.
Una vez que se registre en Bitrix24, verá muchas opciones aparte de la herramienta de facturas. Puede utilizar estas opciones para colaborar con diferentes departamentos de su empresa, como marketing y ventas, gestión de RRHH, etc., con herramientas de gestión de presupuestos y facturas. Cuenta con la confianza de un millón de empresas y dispone de una solución móvil que funciona en su smartphone o tableta, ya sea Android, iPhone o iPad.
ITarian
ITarian es una plataforma de gestión de TI para empresas que ofrece servicios de gestión de tickets, gestión remota de flujos de trabajo, escritorio remoto y seguridad de puntos finales.
ITarian ofrece una función de gestión de presupuestos que ayuda a simplificar el proceso de creación de presupuestos pulidos. Estos presupuestos se integran con los CRM para que sus representantes de ventas puedan dedicar más tiempo a establecer relaciones con los clientes.
Cuenta con plantillas de presupuestos profesionales preconstruidas que aceleran su ciclo de finalización de ventas. También tiene la posibilidad de rellenar automáticamente los presupuestos con los campos de los distribuidores.
Hubspot
Hubspot es una de las plataformas de marketing más populares. Es una herramienta CRM que le permite enviar correos electrónicos y registrar las respuestas de los clientes en un panel de control de forma gratuita. La gente utiliza Hubspot por su sencilla interfaz de sistema de gestión de contenidos, que genera formularios que pueden incrustarse como opt-ins de correo electrónico o utilizarse en páginas de destino.
No mucha gente sabe que Hubspot dispone de un software de presupuestos a partir de sus servicios de centro de ventas. Con la herramienta de gestión de presupuestos de Hubspot, puede crear presupuestos de marca en cuestión de minutos. Puede diseñar presupuestos de ventas que coincidan con la marca de su empresa a los pocos segundos de recibir la solicitud, lo que garantiza que se mantendrá fresco en la mente de su comprador.
La herramienta CRM también le ayuda a recoger firmas electrónicas dentro de su cotización y a gestionar todos los pagos recibidos en el mismo lugar donde gestiona los tratos. Los presupuestos de ventas de HubSpot extraerán automáticamente toda la información de contacto y de producto asociada a un registro de acuerdo, ahorrándole mucho trabajo de mecanografía manual.
Onpipeline
Onpipeline es un CRM basado en la nube que ayuda a las empresas a mejorar las relaciones con los clientes. El software facilita a los equipos de ventas la gestión de contactos, ofertas, actividades, automatización y todo el proceso de ventas desde cualquier lugar.
La aprobación de presupuestos guarda todos sus presupuestos en el conjunto de borradores para su aprobación por parte de la dirección, independientemente del estado de aprobación. Con un solo clic, puede enviar la oferta de forma rápida y sencilla directamente desde Onpipeline una vez que la oferta esté finalizada y lista para ser enviada al cliente.
Con Onpipeline, los usuarios tienen la opción de añadir artículos de una lista de precios preconfeccionada o de crear artículos personalizados sin tener que consultar nunca la lista de precios. De este modo, las empresas pueden crear ofertas más eficientes y eficaces, ahorrando tiempo y dinero.
Veamos algunas de las características importantes que debe buscar en un software de gestión de presupuestos.
Características del software de gestión de presupuestos
Estas son algunas de las características del software de gestión de presupuestos.
#1. Plantillas comerciales profesionales
Un presupuesto completo y preciso en una propuesta de aspecto profesional causará una buena primera impresión. El software de gestión de presupuestos ofrece plantillas que puede personalizar para satisfacer sus necesidades empresariales y crear documentos de aspecto profesional.
#2. Automatización del flujo de trabajo
Rellene fácilmente los presupuestos desde su software de contabilidad con información actualizada sobre productos y precios.
#3. Reducción de errores humanos
Las posibilidades de cometer errores en las cotizaciones hechas manualmente son mayores en comparación con las cotizaciones automatizadas construidas por estas herramientas.
#4. Subidas de precios
Puede añadir opciones de upselling detalladas y fácilmente accesibles en los presupuestos.
#5. Visibilidad del ciclo de ventas
Reciba notificaciones cuando un cliente vea su presupuesto para un seguimiento oportuno y discuta fácilmente las cosas dentro de la plataforma.
#6. Ciclos de pago automatizados
Con un software de gestión de presupuestos en funcionamiento, no necesitará emitir manualmente una factura repetida para los pagos.
Aparte de estas características básicas, compruebe si el software se ajusta a los requisitos de su empresa. No tiene sentido optar por algo repleto de funciones que no va a utilizar cuando podría obtener el ajuste perfecto en otro software.
Palabras finales
Gestionar los pagos de los clientes es una actividad de responsabilidad que no puede pasar por alto. Los propietarios de las empresas saben que consume mucho tiempo y, sin embargo, el equipo de ventas dedica su valioso tiempo a crear presupuestos.
El software de gestión de presupuestos, si se introduce en el proceso, resuelve la mayoría de los problemas y ahorra mucho tiempo al equipo de ventas para que pueda centrarse más en generar ventas.
Por último, la creación de facturas es crucial, y empezar a experimentar con estas plataformas sólo afectará positivamente a su negocio.