En cualquier proyecto surgirán problemas, independientemente de las precauciones que tome y de lo racionalizado que esté el sistema. Pero dispone de un poderoso método, conocido como análisis de la causa raíz (ACR), que le ayuda a detectar los problemas sin esfuerzo.

Los gestores de proyectos expertos y los líderes empresariales utilizan el procedimiento RCA para averiguar los problemas que perjudican a la empresa. Identificar los problemas también le ayuda a desarrollar soluciones para evitar los mismos problemas en el futuro.

Si es usted director de empresa, jefe de proyecto, jefe de operaciones o ejecutivo en prácticas, debe conocer el método ACR y las herramientas o plantillas de apoyo.

Siga leyendo el artículo para descubrir información básica y avanzada sobre el ACR. También encontrará algunas plantillas de análisis de causa raíz fáciles de usar que le ayudarán durante su carrera de gestión de proyectos.

¿Qué es el análisis de causa raíz?

What Is Root Cause Analysis

El ACR es el procedimiento que consiste en encontrar las causas profundas de los problemas y los cuellos de botella para desarrollar soluciones adecuadas. El proceso considera realmente eficaz prevenir y resolver sistemáticamente los problemas exactos en lugar de limitarse a tratar los síntomas individuales.

Su equipo puede llevar a cabo el procedimiento de ACR mediante un conjunto de principios, metodologías y técnicas. Debe formular el proceso de modo que el equipo pueda aprovechar los recursos del ACR para identificar los elementos causantes de los problemas de cualquier tendencia, proyecto o acontecimiento empresarial.

Un sistema de análisis de la causa raíz le ayuda a identificar la causa fundamental de un fallo o de la paralización de un proceso organizado. Por ejemplo, la tramitación de tickets de atención al cliente, la fabricación de mercancías, etc., siempre se enfrentarán a nuevos retos. Su arma para combatir esos problemas novedosos es un ACR y su documentación.

Casi todas las industrias o actividades comerciales utilizan esta herramienta para detectar el problema más profundo que subyace a las operaciones o procesos de servicio. No es económicamente viable resolver siempre el mismo problema. De ahí que sea necesario identificar la causa real y eliminarla de una vez por todas mediante la técnica del ACR.

¿Por qué es importante el análisis de la causa raíz?

#1. Reducir costes

Si la falta de mantenimiento de la maquinaria de la fábrica está provocando la rotura de piezas móviles, puede ponerse en contacto con el fabricante para que sustituya esas piezas. Si ocurre con frecuencia, aumentará el coste de producción. En su lugar, puede realizar un ACR para localizar la causa principal del mantenimiento de los instrumentos, lo que le ahorrará tiempo y dinero.

#2. Descubrir fallos y causas principales

Discovering Flaws and Main Causes using a root cause analysis template

Si su empresa se ocupa de productos, servicios, procesos, tecnologías y sistemas, realizar un ACR antes de lanzar el producto le ayudará a identificar los fallos de diseño subyacentes. Una vez que los solucione y entregue los productos o servicios, se ganará la confianza de los clientes.

#3. Desarrolle un proceso racionalizado de resolución de problemas

Los documentos RCA permiten a cualquier persona vinculada al proceso resolver futuros problemas siguiendo un artículo de ayuda. Así, no tendrá que prescindir de un experto ni pagar a terceros cada vez que surja un problema antiguo.

#4. Haga que los lugares de trabajo sean más seguros

La mayoría de los lugares de trabajo que manejan tareas de misión crítica y peligrosas realizan un ACR para descubrir problemas de seguridad en el lugar de trabajo. Ayuda a la organización a seguir cumpliendo los requisitos locales o internacionales de seguridad en el lugar de trabajo.

Lea también: Los mejores consejos de seguridad en el lugar de trabajo para garantizar el bienestar de los empleados

#5. Lleve los productos al mercado más rápido

Take Products to Market Faster by performing a root cause analysis

Si realiza un ACR con diligencia antes de iniciar el proceso de fabricación, podrá resolver los fallos de diseño que suelen aparecer cuando los usuarios finales utilizan el producto. Así, llevará productos de calidad al mercado más rápido que sus competidores.

#7. Reaccione inmediatamente ante un problema

Los ACR ayudan a las empresas a desarrollar procedimientos operativos estándar (POE) para problemas de seguridad, paradas del software, averías en los procesos, calamidades naturales, etc. De este modo, su equipo puede seguir simplemente los PNT y reaccionar más rápidamente ante problemas nuevos y antiguos.

Componentes imprescindibles de una plantilla de análisis de causa raíz

Si está creando una plantilla de ACR o personalizando una existente, tenga en cuenta que debe incluir los siguientes elementos en el documento de ACR:

#1. Descripción del suceso

Description of the Event for RCA

Debe crear un PNT detallado para la descripción del suceso en un ACR. Además, debe existir un formato aceptado por toda la empresa en el que el personal o los ejecutivos introduzcan los detalles. Los datos de la descripción deben contener la fecha, la hora, la definición del incidente, los testigos, las víctimas, etc.

La sección de cronología debe incluir una descripción exhaustiva de todos los incidentes antes, durante y después de que se produzca el accidente o el problema. Ayudará a descubrir las causas subyacentes del suceso. Puede incluir en la línea de tiempo datos como la hora, la fecha, las personas implicadas, las máquinas dañadas, los datos obstaculizados, etc.

#3. El método y el equipo de investigación

El éxito de todo el proceso de ACR dependerá de su metodología y del equipo que lo lleve a cabo. El método del ACR debe seguir los principios, herramientas y plantillas estándar. Sin embargo, dependiendo del proceso de producción o del sistema de prestación de servicios, deberá personalizar ciertos parámetros.

The Method and Team for Investigation for a root cause analysis template

Una vez que haya ultimado el procedimiento de ACR, redacte un documento de ACR y envíelo a todos los departamentos para que lo revisen y le hagan llegar sus comentarios. Analice la retroalimentación y los comentarios para redactar la plantilla final del análisis de causa raíz que seguirá el departamento o la empresa.

Ahora, reúna a personas con experiencia en el proceso y explíqueles el procedimiento de ACR. Este será el equipo responsable de seguir con diligencia el método de ACR sugerido por la empresa.

#4. Causas raíz/Hallazgos de la investigación

Una vez que tenga el ACR, debe investigar los problemas hasta el máximo nivel granular posible. De nuevo, debe haber un equipo dedicado a esta tarea. Puede incluir directores de operaciones, asociados de procesos, ingenieros, especialistas en datos, etc., en función de su empresa.

El proceso de investigación también requerirá procedimientos preaprobados de registro, análisis e información de datos.

#5. Plan de acción para corregir el proceso/producto

Una vez que los investigadores propongan soluciones a los problemas del ACR, deberá documentar esas sugerencias. A continuación, redacte otro PNT para formar a los empleados afectados sobre cómo abordar este tipo de incidentes en el futuro.

A veces, las empresas necesitarán que los responsables técnicos, de control de calidad y de fábrica aprueben estos PNT para que todos estén al tanto.

#1. Diagrama de Pareto

Pareto Chart for root cause analysis template

Esta herramienta de ACR también es famosa por la regla 80-20. Puede utilizarla para visualizar la frecuencia de los incidentes y sus efectos acumulados. El autor del Diagrama de Pareto, Vilfredo Pareto, dijo que el 20% de los errores potenciales causarían el 80% de los fallos en un proceso.

Así, con la ayuda de este diagrama, puede centrarse en el 20% de los elementos potenciales de su producto o servicio que probablemente causen fallos en el producto o averías en el servicio.

El diagrama de Pareto es esencialmente un gráfico de barras que incluye las causas y la frecuencia de los fallos. Si puede crear el gráfico con precisión, visualizará claramente el sesgo entre fallos y causas. A la mayoría de los gestores de procesos les resulta sorprendente que los factores pequeños causen la mayoría de los fallos.

#2. 5 porqués

An example of a 5 Whys RCA

Es el procedimiento más sencillo para llevar a cabo un ACR. Sólo necesita crear una plantilla de análisis de causa raíz con preguntas basadas en el porqué. Por lo general, necesita preguntar el porqué de un incidente 5 veces. Eso debería permitirle profundizar hasta la causa raíz de cualquier fallo del proceso o del producto.

Sin embargo, hay ACR basados en 5 porqués que podrían contener más de 5 preguntas. Dado que el proceso requiere capacidad de investigación e interrogatorio, debería seguir un proceso para toda la empresa para este tipo de ACR. De lo contrario, puede que no se fíe de las conclusiones de un ACR que utilice preguntas aleatorias.

el análisis de los 5 porqués incluye principalmente un planteamiento del problema y, a continuación, 5 preguntas sobre el problema en cuestión. Por ejemplo, ¿por qué un agente dejó de procesar las entradas de los clientes? Si la respuesta es Internet, entonces por qué falló Internet. Simplemente, siga haciendo más preguntas hasta llegar a la causa raíz.

#3. Diagrama de espina de pescado

Fishbone Diagram for RCA analysis

Eldiagrama de Ishikawa o de espina de pescado es otro método visual popular del ACR. El diagrama final se parece a una espina de pescado y de ahí su nombre. El creador de esta herramienta es Kaoru Ishikawa, el famoso innovador japonés de la gestión de la calidad.

La parte más a la derecha o más a la izquierda del diagrama es el fallo o el problema. A continuación, se traza una línea recta y se incluyen categorías de causas potenciales como procedimientos, entorno, personas, equipos, etc. Ahora, dentro de estas secciones, tiene que colocar las razones granulares.

Las empresas suelen utilizar esta herramienta en su plantilla de análisis de causa raíz para un problema desconocido o que nunca se ha producido antes. Además, los expertos también utilizan el diagrama de espina de pescado para analizar problemas complejos, descubrir varios aspectos de la causa raíz y descubrir cuellos de botella en los procesos.

#4. Diagrama de dispersión

Es una herramienta de ACR que le ayuda a crear una plantilla de ACR de procesos para problemas complejos. Cuando hay más causas raíz de las esperadas según la regla 80-20, necesita visualizar la relación entre la causa y el efecto.

Los diagramas de dispersión son una herramienta muy utilizada para encontrar correlaciones entre variables cuantificables. Aquí, necesita hacer un gráfico de dispersión de las variables de causa y efecto. Debe colocar los efectos en el eje X y las causas en el eje Y.

Si el gráfico de dispersión resultante muestra una curva o una línea recta, entonces los componentes están correlacionados. Si no hay correlación, siga cambiando los valores de las variables del eje X.

#5. FMEA

Failure mode and effects analysis in RCA template

El análisis modal de fallos y efectos, o AMFE, es una herramienta de ACR muy popular entre los desarrolladores y diseñadores de productos. Ayuda al equipo de desarrollo a descubrir problemas potenciales antes de fabricar el producto a granel. Normalmente, el equipo utiliza uno o dos prototipos del producto para identificar fallos de diseño y otros problemas.

A continuación, se inicia el análisis modal de fallos en el prototipo para identificar todos los fallos posibles. Ahora, basta con esquematizar los problemas en otra tabla, buscar las causas raíz o realizar un análisis de efectos.

Hasta ahora, ha aprendido los fundamentos del análisis de causa raíz y sus herramientas. A continuación encontrará algunas plantillas útiles las para herramientas de análisis de causa raíz (RCAT) anteriores de los siguientes recursos gratuitos:

Smartsheet

Free Root Cause Analysis Template Smartsheet

Es posible que ya conozca Smartsheet como una de las principales herramientas empresariales para el espacio de trabajo digital, la colaboración remota y la automatización del flujo de trabajo. Le sorprenderá saber que también puede utilizar su biblioteca de plantillas para crear documentos de ACR que realmente funcionen.

La biblioteca de Smarsheet es rica en varios tipos de ejemplos de análisis de causa raíz que se adaptan fácilmente a muchos proyectos empresariales o lugares de trabajo. Por ejemplo, le permite acceder fácilmente a los siguientes:

  • Plantilla sencilla de ACR
  • Método DMAIC Seis Sigma para el ACR
  • Plantilla de ACR basada en la herramienta de los 5 porqués
  • Mapeo de causas en la atención sanitaria
  • RCA para una empresa química

Las plantillas anteriores también están disponibles en varios formatos como archivos de Microsoft Word, plantilla de Microsoft Excel y archivos de Adobe PDF. Puede descargar fácilmente estos formatos sin pasar por el aro.

Guru

RCA Template from Guru

La plantilla Guru para el procedimiento de ACR es otra fuente fiable para redactar documentación de ACR para empresas. Le presenta varios ejemplos y herramientas gratuitos del método ACR, como:

  • Un documento de ACR basado en el diagrama de Pareto que le ayuda a identificar problemas como la falta de formación, la escasez de personal en el centro de servicio y la mala preparación que causan dificultades a las empresas.
  • La técnica de los 5 porqués para identificar por qué la tasa de rotación de personal de su empresa es superior a la media del mercado o a la de sus competidores.
  • El diagrama de espina de pescado como herramienta de ACR para identificar causas raíz nuevas o desconocidas.
  • Seis Sigma y DMAIC para el ACR
  • AMFE para cazar los problemas que surgen durante cualquier ciclo de vida de desarrollo de un producto.

TemplateLab

RCA Templates, Forms, Examples TemplateLab

TemplateLab es otro recurso al que acudir para obtener diversas plantillas sobre arte, bienes inmuebles, negocios, asuntos jurídicos, finanzas, etc. Por lo tanto, también puede confiar en este recurso para obtener contenidos de ACR de alta calidad como formularios, ejemplos y plantillas.

El contenido disponible en esta plataforma es fácilmente accesible mediante descargas con un solo clic. Encontrará documentos RCA en varios formatos como Adobe PDF, Microsoft Excel y Microsoft Word.

El repositorio de documentos de ACR es rico en ejemplos del mundo real como informes de investigación de ACR, formularios vacíos de recopilación de datos de ACR, documentos de ACR para principiantes, ACR mediante diagramas de espina de pescado y ACR para un grupo de desarrollo empresarial.

Le resultará más fácil editar las plantillas si descarga archivos de Word o Excel. Si obtiene archivos PDF, deberá utilizar un editor de PDF para personalizar los documentos de ejemplo.

Palabras finales

En este artículo, le hemos llevado a través de una discusión en profundidad sobre el análisis de la causa raíz. El artículo también esboza algunas de las herramientas y plantillas de análisis de causa raíz vitales que puede utilizar en escenarios del mundo real.

Debería adquirir más confianza y destreza a la hora de resolver problemas en el lugar de trabajo o en un proyecto mediante el análisis de la causa raíz.

También pueden interesarle estas herramientas de estructura de desglose del trabajo para la gestión de proyectos.