¿Qué es el análisis de causa raíz? [Plantilla de recursos +3]

En cualquier proyecto surgen problemas, independientemente de las precauciones que se tomen y de lo racionalizado que esté el sistema. Pero dispone de un método muy eficaz, el análisis de la causa raíz (ACR), que le ayuda a detectar los problemas sin esfuerzo.

Experto gestores de proyectos y líderes empresariales utilizan el procedimiento de ACR para descubrir los problemas que perjudican a la empresa. Identificar los problemas también ayuda a desarrollar soluciones para evitar los mismos problemas en el futuro. 

Si es usted director de empresa, director de proyecto, jefe de operaciones o ejecutivo en prácticas, debe conocer el método ACR y las herramientas o plantillas de apoyo.

Siga leyendo el artículo para descubrir información básica y avanzada sobre el ACR. También encontrarás algunas plantillas de análisis de causa raíz fáciles de usar que te ayudarán durante tu carrera como gestor de proyectos.          

¿Qué es el análisis de causa?

El ACR es el procedimiento de búsqueda de las causas profundas de los problemas y los cuellos de botella para desarrollar soluciones adecuadas. El proceso considera verdaderamente eficaz prevenir y resolver sistemáticamente los problemas exactos en lugar de limitarse a tratar síntomas individuales. 

Su equipo puede llevar a cabo el procedimiento de ACR mediante un conjunto de principios, metodologías y técnicas. Debe formular el proceso de modo que el equipo pueda aprovechar los recursos del ACR para identificar los elementos causantes de problemas en cualquier tendencia, proyecto o evento empresarial.

Un sistema de análisis de causas le ayuda a identificar la causa raíz de un fallo o de la paralización de un proceso organizado. Por ejemplo, el procesamiento de tickets de atención al cliente, la fabricación de productos, etc., siempre se enfrentarán a nuevos retos. Su arma para combatir esos problemas novedosos es un ACR y su documentación.   

Casi todas las industrias o actividades comerciales utilizan esta herramienta para detectar el problema más profundo que subyace a las operaciones o procesos de servicio. No es económicamente viable resolver siempre el mismo problema. Por tanto, hay que identificar la causa real y eliminarla de una vez por todas mediante la técnica del ACR.

¿Por qué es importante el análisis de causa?

#1. Reducir costes

Si la falta de mantenimiento de la maquinaria de la fábrica provoca la rotura de piezas móviles, puede ponerse en contacto con el fabricante para que sustituya esas piezas. Si ocurre con frecuencia, aumentará el coste de producción. En su lugar, puede realizar un ACR para localizar la causa principal del mantenimiento de los instrumentos, lo que le ahorrará tiempo y dinero. 

#2. Descubrir fallos y causas principales

Si su empresa se ocupa de productos, servicios, procesos, tecnologías y sistemas, realizar un ACR antes de lanzar el producto le ayudará a identificar los fallos de diseño subyacentes. Una vez solucionados y entregados los productos o servicios, se ganará la confianza de los clientes. 

#3. Desarrollar un solucionador de problemas de procesos racionalizado

Los documentos del ACR permiten a cualquier persona vinculada al proceso resolver futuros problemas a raíz de un artículo de ayuda. Así, no es necesario prescindir de un experto ni pagar a terceros cada vez que surge un problema antiguo.  

#4. Hacer más seguros los lugares de trabajo

La mayoría de los lugares de trabajo que realizan tareas críticas y peligrosas llevan a cabo un ACR para descubrir problemas de seguridad en el lugar de trabajo. Ayuda a la organización a cumplir los requisitos locales o internacionales de seguridad en el lugar de trabajo. 

#5. Productos más rápidos en el mercado

Si realiza un ACR con diligencia antes de iniciar el proceso de fabricación, podrá resolver los fallos de diseño que suelen aflorar cuando los usuarios finales utilizan el producto. Así, sacará al mercado productos de calidad antes que sus competidores.

#7. Reaccionar inmediatamente ante un problema

Los ACR ayudan a las empresas a desarrollar procedimientos operativos normalizados (PNT) para problemas de seguridad, paradas de software, averías de procesos, catástrofes naturales, etc. De este modo, su equipo puede seguir los procedimientos normalizados de trabajo y reaccionar más rápidamente ante problemas nuevos o antiguos. 

Componentes imprescindibles de una plantilla de análisis de causa raíz

Si está creando una plantilla de ACR o personalizando una existente, tenga en cuenta que debe incluir los siguientes elementos en el documento de ACR:

#1. Descripción del acontecimiento

Es necesario crear un PNT detallado para la descripción de eventos en un ACR. Además, debe haber un formato aceptado en toda la empresa en el que el personal o los ejecutivos introduzcan los detalles. Los datos de la descripción deben contener la fecha, la hora, la definición del incidente, los testigos, las víctimas, etc.  

#2. Cronología de los acontecimientos o tendencias

La sección de cronología debe incluir una descripción minuciosa de todos los incidentes ocurridos antes, durante y después del accidente o problema. Ayudará a descubrir las causas subyacentes del suceso. En la cronología puede incluir datos como la hora, la fecha, las personas implicadas, las máquinas dañadas, los datos obstaculizados, etc. 

#3. El método y el equipo de investigación

El éxito de todo el proceso de ACR dependerá de su metodología y del equipo que lo lleve a cabo. El método del ACR debe seguir los principios, herramientas y plantillas estándar. Sin embargo, en función del proceso de producción o del sistema de prestación de servicios, deberá personalizar ciertos parámetros.

Una vez finalizado el procedimiento de ACR, redacte un documento de ACR y envíelo a todos los departamentos para que lo revisen y le hagan llegar sus comentarios. Analice las opiniones y comentarios para redactar la plantilla definitiva del análisis de causa raíz que seguirá el departamento o la empresa.

Ahora, reúna a personas con experiencia en el proceso y explíqueles el procedimiento de ACR. Este será el equipo responsable de seguir con diligencia el método de ACR sugerido por la empresa.     

#4. Causas profundas/resultados de la investigación

Una vez que se dispone del ACR, hay que investigar los problemas hasta el máximo nivel granular posible. De nuevo, debe haber un equipo dedicado a esta tarea. Puede incluir directores de operaciones, asociados de procesos, ingenieros, especialistas en datos, etc., en función de su empresa.

El proceso de investigación también requerirá procedimientos preaprobados de registro, análisis y notificación de datos.   

#5. Plan de acción para corregir el proceso/producto

Una vez que los investigadores propongan soluciones a los problemas del ACR, hay que documentar esas sugerencias. Ahora, redacte otro PNT para formar a los empleados afectados sobre cómo abordar este tipo de incidentes en el futuro. 

A veces, las empresas tendrán que obtener la aprobación técnica de dichos PNT, control de calidady los directores de fábrica para que todos estén al corriente.   

Algunas herramientas populares de análisis de causa raíz 

#1. Diagrama de Pareto

Esta herramienta de ACR también es famosa por la regla 80-20. Se puede utilizar para visualizar la frecuencia de los incidentes y sus efectos acumulados. El autor del Diagrama de Pareto, Vilfredo Pareto, dijo que 20% de errores potenciales causarían 80% de fallos en un proceso. 

Así, con la ayuda de este gráfico, puede centrarse en 20% de los elementos potenciales de su producto o servicio que pueden causar fallos en el producto o averías en el servicio.

El diagrama de Pareto es esencialmente un gráfico de barras que incluye las causas y la frecuencia de los fallos. Si se puede crear el gráfico con precisión, se visualizará claramente la desviación entre fallos y causas. A la mayoría de los gestores de procesos les resulta sorprendente que los factores pequeños causen la mayoría de los fallos.    

#2. 5 porqués

Es el procedimiento más sencillo para realizar un ACR. Basta con crear una plantilla de análisis de causa raíz con preguntas basadas en el porqué. Por lo general, hay que preguntar el porqué de un incidente 5 veces. Así podrá llegar a la causa raíz de cualquier fallo de un proceso o producto.

Sin embargo, hay ACR basados en 5 porqués que pueden contener más de 5 preguntas. Dado que el proceso requiere capacidad de investigación e interrogatorio, debe seguir un proceso que abarque toda la empresa para este tipo de ACR. De lo contrario, no podrá confiar en los resultados de un ACR que utilice preguntas aleatorias.

El análisis de los 5 porqués incluye principalmente un planteamiento del problema y, a continuación, 5 preguntas sobre el problema en cuestión. Por ejemplo, ¿por qué un agente dejó de procesar las entradas de los clientes? Si la respuesta es Internet, ¿por qué falló Internet? Simplemente, siga haciendo más preguntas hasta llegar a la causa raíz.        

#3. Diagrama de espina de pescado

Diagrama de Ishikawa o de espina de pescado es otro popular método visual de ACR. El diagrama final se parece a una espina de pescado y de ahí su nombre. El creador de esta herramienta es Kaoru Ishikawa, el famoso innovador japonés de la gestión de la calidad.

La parte derecha o izquierda del gráfico es el fallo o problema. A continuación, se traza una línea recta y se incluyen categorías de causas potenciales como procedimientos, entorno, personas, equipos, etc. Ahora, dentro de estas secciones, hay que colocar las razones granulares.

Las empresas suelen utilizar esta herramienta en su plantilla de análisis de la causa raíz de un problema desconocido o que nunca se ha producido antes. Además, los expertos también utilizan el diagrama de espina de pescado para analizar problemas complejos, descubrir diversos aspectos de la causa raíz y descubrir cuellos de botella en los procesos.      

#4. Gráfico de dispersión

Es una herramienta de ACR que le ayuda a crear una plantilla de ACR de procesos para problemas complejos. Cuando hay más causas raíz de las esperadas según la regla 80-20, es necesario visualizar la relación entre la causa y el efecto.

Los gráficos de dispersión son una herramienta muy utilizada para encontrar correlaciones entre variables cuantificables. Aquí tienes que hacer un gráfico de dispersión de las variables de causa y efecto. Debes colocar los efectos en el eje X y las causas en el eje Y. 

Si el gráfico de dispersión resultante muestra una curva o una línea recta, los componentes están correlacionados. Si no hay correlación, sigue cambiando los valores de las variables del eje X.    

#5. FMEA

El análisis modal de fallos y efectos, o AMFE, es una herramienta de ACR muy popular entre desarrolladores y diseñadores de productos. Ayuda al equipo de desarrollo a descubrir posibles problemas antes de fabricar el producto a granel. Normalmente, el equipo utiliza uno o dos prototipos de productos para identificar fallos de diseño y otros problemas.

A continuación, se inicia el análisis modal de fallos en el prototipo para identificar todos los fallos posibles. Ahora, basta con esquematizar los problemas en otra tabla, buscar las causas raíz o realizar un análisis de efectos.  

Hasta ahora, ha aprendido los conceptos básicos del análisis de causa raíz y sus herramientas. A continuación encontrará algunas plantillas útiles para las herramientas de análisis de causa raíz (RCAT) de los siguientes recursos gratuitos:

Smartsheet

Puede que ya sepas Smartsheet como una de las principales herramientas empresariales para el espacio de trabajo digital, la colaboración remota y la automatización del flujo de trabajo. Te sorprenderá saber que también puedes utilizar su biblioteca de plantillas para crear documentos RCA que realmente funcionen.

La biblioteca de Smarsheet es rica en varios tipos de ejemplos de análisis de causa raíz que se adaptan fácilmente a muchos proyectos empresariales o lugares de trabajo. Por ejemplo, le permite acceder fácilmente a los siguientes ejemplos: 

• Plantilla sencilla de ACR
• Método DMAIC de Seis Sigma para RCA
• Plantilla de ACR basada en la herramienta de los 5 porqués
• Cartografía de causas sanitarias
• RCA para una empresa química

Las plantillas anteriores también están disponibles en varios formatos como archivos de Microsoft Word, Microsoft Plantilla Excely Adobe PDF. Puede descargar fácilmente estos formatos sin pasar por el aro.      

Gurú

En Gurú La plantilla para el procedimiento de ACR es otra fuente fiable para redactar documentación de ACR para empresas. Le presenta varios ejemplos y herramientas gratuitos del método ACR, como: 

• Un documento RCA basado en el diagrama de Pareto que le ayuda a identificar problemas como la falta de formación, la escasez de personal en los centros de servicio y la mala preparación que causan dificultades a las empresas.
• La técnica de los 5 porqués para identificar por qué la tasa de rotación de su empresa es superior a la media del mercado o a la de sus competidores.
• Un diagrama de espina de pescado como herramienta de ACR para identificar causas raíz nuevas o desconocidas.
• Seis Sigma y DMAIC para RCA
• FMEA para cazar los problemas que surgen durante cualquier ciclo de vida de desarrollo de un producto.         

TemplateLab 

TemplateLab es otro recurso al que acudir para obtener diversas plantillas sobre arte, bienes inmuebles, negocios, asuntos jurídicos, finanzas, etc. Por lo tanto, también puede confiar en este recurso para obtener contenidos de ACR de alta calidad, como formularios, ejemplos y plantillas. 

El contenido disponible en esta plataforma es fácilmente accesible mediante descargas con un solo clic. Encontrará documentos de ACR en varios formatos como Adobe PDF, Microsoft Excel y Microsoft Word.

El repositorio de documentos de ACR es rico en ejemplos del mundo real, como informes de investigación de ACR, formularios vacíos de recopilación de datos de ACR, documentos de ACR para principiantes, ACR mediante diagramas de espina de pescado y ACR para un grupo de desarrollo empresarial.

Le resultará más fácil editar las plantillas si descarga archivos Word o Excel. Si obtiene archivos PDF, deberá utilizar un Editor PDF para personalizar los documentos de ejemplo.        

Palabras finales

En este artículo hemos tratado en profundidad el análisis de causa raíz. El artículo también describe algunas de las herramientas y plantillas de análisis de causa raíz más importantes que puede utilizar en situaciones reales. 

Deberá adquirir más confianza y destreza a la hora de resolver problemas en el lugar de trabajo o en un proyecto mediante el análisis de las causas profundas.

También le pueden interesar estructura del proyecto herramientas para la gestión de proyectos.