las 10 mejores aplicaciones de seguimiento del kilometraje para ahorrar tiempo y dinero

Las aplicaciones de seguimiento del kilometraje ofrecen a las empresas los medios para registrar los kilómetros o millas.

Les ayuda en el reembolso adecuado por parte del cliente o a realizar las deducciones fiscales adecuadas.

Dado que el software de seguimiento del kilometraje crecerá a un CAGR del 14% hasta 2031, es habitual que surjan muchos actores.

Al utilizar las aplicaciones de seguimiento de kilometraje, usted se beneficia de:

• Un seguimiento preciso siguiendo las estrictas directrices gubernamentales
• Reducción de errores con una interferencia humana mínima
• Los registros adecuados son útiles durante las auditorías
• Ahorro de tiempo y dinero
• Informes exhaustivos

Para acotar su búsqueda, en este artículo de revisión voy a enumerar las 10 mejores aplicaciones de seguimiento del kilometraje. Discutiré las 7 siguientes en detalle.

• 1. MilesIQ – El mejor seguimiento automático del kilometraje para PYMES
• 2. Everlance – Seguimiento automático del kilometraje basado en GPS que cumple con
• 3. TripLog – Software todo en uno de seguimiento de kilometraje, gastos y tiempo
• 4. Hurdlr – Lo mejor para autónomos
• 5. Zoho Expense – Solución de gestión de gastos todo en uno
• 6. Timeero – La mejor para el seguimiento automático de geocercas
• 7. Driversnote – Mejor para reembolsos de kilometraje

Comparación de aplicaciones de seguimiento del kilometraje

A continuación encontrará una tabla comparativa de aplicaciones de seguimiento de kilometraje basada en la existencia de aplicaciones móviles, la integración con software de nóminas y contabilidad, el seguimiento del tiempo, el precio y la calificación de Geekflare para cada una de estas herramientas.

1. MilesIQ

MilesIQ es una excelente aplicación de seguimiento de kilometraje para equipos e individuos. Ofrece un panel de control limpio centrado en la facilidad de uso. Son populares con 1M de usuarios activos y 100B de millas registradas.

Actualmente, en el momento de escribir estas líneas, MilesIQ está disponible para estas tres regiones: Estados Unidos, Reino Unido y Canadá.

Ofrecen una versión gratuita que captura 40 conductores libres cada mes.

MilesIQ ofrece una prueba gratuita de 30 días (sin tarjeta de crédito). Es útil ya que le permite probar su aplicación.

Una vez inscrito, se le redirige directamente al panel de control, que le ofrece una visión general y acceso a todas las funciones desde el menú lateral.

MilesIQ automatiza el seguimiento del kilometraje y no requiere que el motorista registre los trayectos manualmente. Además, ofrece a los motoristas una forma sencilla de clasificar los trayectos como de negocios o personales. Todo lo que tienen que hacer es deslizar el dedo hacia la izquierda para la conducción personal y hacia la derecha para la de negocios.

Los equipos pueden establecer tarifas personalizadas de kilometraje por milla y fijar las horas de trabajo para facilitar la clasificación de los trayectos de negocios.

En general, MilesIQ me ha parecido una gran aplicación de seguimiento del kilometraje que se centra tanto en las necesidades individuales como en las del equipo. Sin embargo, puede resultar costosa para empresas pequeñas o medianas, ya que la mayoría de las funciones están bloqueadas tras su plan Teams Pro, el más caro.

Características de MilesIQ

• aplicaciones para iOS y Android que facilitan el seguimiento del kilometraje
• Mapas detallados con información sobre la ruta, incluidos los puntos de inicio y fin
• Genere y envíe informes personalizados con un toque.
• Fácil aprobación de las unidades por parte de los miembros del equipo
• Sencillo proceso de incorporación con invitación automática por correo electrónico
• Garantiza nóminas precisas con informes de kilometraje que cumplen con los requisitos fiscales

Limitaciones de MilesIQ

• Los equipos grandes pueden encontrar MilesIQ costoso
• La versión gratuita está limitada a 40 conductores al mes
• No hay opción de planificación de rutas
• No hay función de fichar a la entrada o a la salida

Precios de MilesIQ

El precio de MilesIQ comienza en 7,50 $ al mes para particulares. Ofrece trayectos ilimitados.

Para equipos, el precio comienza en 8 $ por usuario y mes. El plan Teams Lite ofrece un seguimiento automático del kilometraje y una facturación simplificada. Sin embargo, sugiero su plan Team Pro que ofrece todas las funciones, incluido el acceso a integraciones y la posibilidad de establecer tarifas y recordatorios personalizados.

MilesIQ

2. Everlance

Everlance es un rastreador de kilometraje automatizado que cumple con el IRS. Automatiza el registro de kilometraje y gastos, lo que puede suponer un ahorro medio del 25%. Everlance también ofrece funciones individuales y por equipos y funciona de forma similar al software de hoja de horas de seguimiento por GPS.

Una vez que se registre, le preguntará si desea utilizar Everlance.

Dependiendo de su elección, le hará preguntas relacionadas. A los particulares, les pregunta si conducen para aplicaciones de taxi como Uber, y a las empresas, les pide el nombre de la compañía y otros datos.

También me pareció intuitivo su onboarding. Le ofrece un pequeño recorrido con vídeos e indicaciones.

El panel de control también está bien diseñado y se centra en la facilidad de uso. Enumera todas las tareas, el historial de reembolsos, la conformidad de los documentos y el acceso a la mayoría de las funciones a través de la navegación lateral izquierda.

En general, Everlance es una gran elección para los equipos que buscan un seguimiento adecuado del kilometraje. Ofrece seguimiento en iOS y Android. Además, todos sus informes son compatibles con el IRS, lo que es útil para la declaración de impuestos.

Características de Everlance

• Carga ilimitada de recibos para un correcto seguimiento de los gastos
• Ofrece un excelente rastreador de gastos de negocios a través de una aplicación adicional
• Posibilidad de realizar el seguimiento de los viajes juntos en una sola sesión
• Categorización automática de los viajes en función del día y la hora
• Clasificación con un solo gesto para los no clasificados automáticamente

Limitaciones de Everlance

• Plan gratuito limitado con sólo 30 unidades automatizadas
• Las aplicaciones móviles de Everlance no están optimizadas para un uso con poca batería
• Carece de facturación u otras funciones avanzadas de contabilidad, pero sí ofrece seguimiento de gastos

Precios de Everlance

Los planes de Everlance comienzan en $69.99 por año o $8.99 por mes. Este plan de inicio ofrece informes personalizados conformes con el IRS y sin límites en el seguimiento automático del kilometraje.

También puede utilizar Everlance de forma gratuita con su plan Básico. Tiene un límite de 30 viajes rastreados automáticamente al mes.

Everlance

3. TripLog

TripLog es mi elección número uno para un paquete completo cuando se trata de seguimiento de kilometraje, gastos y tiempo.

Ofrece informes detallados de kilometraje que cumplen con los requisitos fiscales, donde puede saber cuánto gasta y cuánto gana.

Encontré beneficioso el soporte de TripLog para múltiples países, con soporte para países como Venezuela, Yemen, Tailandia, Estados Unidos y otros. También es compatible con idiomas locales como el hindi para la India y el árabe para Irak.

En cuanto cree una cuenta (ofrecen una prueba gratuita de 15 días), le pedirá datos como el nombre de la empresa y la finalidad para la que desea utilizar TripLog – Tax Deductions and Reimbursement.

La interfaz de usuario de TripLog me pareció ordenada. Enumera todos los viajes de forma limpia y se centra en ofrecer toda la información al instante.

Del mismo modo, enumera los gastos y el seguimiento del tiempo. Puede añadir viajes manualmente (con todos los detalles) o dejar que TripLog los detecte y añada automáticamente.

TripLog ofrece excelentes posibilidades de integración. Cuenta con opciones de integración incorporadas y no depende de opciones de integración de terceros. Actualmente, TripLog dispone de opciones de integración para Nómina, Gestión de gastos y Contabilidad.

Todo ello hace que TripLog sea la elección perfecta para empresas y particulares que buscan una solución completa para el seguimiento del kilometraje, los gastos y el tiempo.

Características de TripLog

• Informes ilimitados y seguimiento automático del kilometraje
• Ofrece un seguimiento detallado de ingresos y gastos
• Captura de recibos OCR
• Reglas de autoclasificación
• Soporte de copia de seguridad en la nube
• Seguimiento del combustible, cálculo de MPG e informes conformes con los impuestos

Limitaciones de TripLog

• Drena mucho la batería mientras está en modo de funcionamiento
• No ofrece recordatorios

Precio de TripLog

Los precios de TripLog son los siguientes:

• Usuario único: €4.74 al mes
• Multiusuario: €7,6 por usuario y mes

El plan para un solo usuario incluye un plan gratuito para siempre, que ofrece un seguimiento automático ilimitado del kilometraje con GPS y una gestión básica de los gastos.

TripLog

4. Hurdlr

Hurdlr es el más adecuado para autónomos como conductores, agentes inmobiliarios, trabajadores por cuenta propia y otros. Sin embargo, sólo es accesible para usuarios de EE.UU. y Canadá.

Una vez que te registras, tienes la opción de probar su Premium gratis durante 7 días. Le sugiero que lo compruebe, ya que le ayudará a probar todas las funciones de Hurdlr. Le pide una tarjeta de crédito, pero si la cancela, Hurdlr le dará una opción gratuita de 5 días, y eso también sin opción de tarjeta de crédito.

Encontré útiles las listas de configuración básica de Hurdlr. Le pide que configure los cálculos de impuestos, habilite los informes automatizados, elija métodos de seguimiento de los ingresos e instale aplicaciones móviles para facilitar el seguimiento. Esto hace que Hurdlr sea amigable para principiantes, incluso para nuevos usuarios.

Por ejemplo, puede configurar un cálculo de impuestos introduciendo su estado, salario y estado civil. Los cálculos fiscales mejoran su negocio, ya que puede centrarse en otros aspectos importantes.

El cuadro de mandos está bien diseñado con elementos de interfaz de usuario sencillos. Ofrece una vista de águila de las pérdidas y ganancias, el kilometraje, los gastos, los ingresos y los impuestos.

En general, encontré Hurdlr, un impresionante rastreador de kilometraje. Ofrece una excelente funcionalidad de informes con útiles funciones de cálculo de impuestos incorporadas.

Características de Hurdlr

• Informes mensuales automatizados sobre gastos, ingresos y kilometraje
• Fácil seguimiento de ingresos y gastos conectando su cuenta bancaria o manualmente
• Aplicaciones móviles disponibles en el ecosistema iOS y Android
• Ofrece notificaciones de gastos, trayectos y cobros
• Amplias opciones de elaboración de informes, incluyendo kilometraje, pérdidas y ganancias, ingresos, etc.

Limitaciones de Hurdlr

• La conectividad bancaria puede fallar, dando lugar a entradas duplicadas
• A veces no recupera los asientos automáticamente y es necesario introducirlos manualmente
• Carece de funciones de contabilidad avanzadas

Precios de Hurdlr

Hurdlr ofrece su plan premium a 9,99 $ al mes. Proporciona todas las funciones, incluido el seguimiento automatizado de gastos, ingresos y kilometraje.

No ofrecen un plan gratuito.

Hurdlr

5. Zoho Expense

Zoho Expense es una amplia solución de gestión de gastos que cubre todo lo que una empresa desearía. Ofrece una forma automatizada de realizar el seguimiento de los viajes e integración incorporada para software de contabilidad como Zoho Books, Zero, Oracle, SAP y otros.

Zoho Expense me pareció muy completo en lo que ofrece. Por ejemplo, usted obtiene un tour impulsado por la IA ZIA de Zoho, que le explica todo lo básico en seis pasos. Si usted es nuevo, Zoho también ofrece 2 horas de asistencia rápida y gratuita para la configuración, lo que es genial para las pequeñas empresas.

Entre los mejores rastreadores de kilometraje de esta lista, Zoho Expense es el que más funciones ofrece. Cuenta con funciones detalladas para cada aspecto de los gastos, informes, aprobaciones, análisis y mucho más.

Por ejemplo, en Gastos, puede autoescanear recibos, añadir gastos manualmente, reenviar automáticamente recibos por correo electrónico, utilizar GPS a través de la aplicación móvil (compatible con iOS y Android) y convertir extractos de tarjetas.

Los equipos pueden utilizar el modo de kilometraje automático de Zoho para facilitar la captura y el reembolso de gastos.

En general, recomiendo Zoho Expense ya que es una de las mejores herramientas de gestión de gastos. Ofrece un paquete completo a un precio asequible. Está disponible para diferentes empresas con ediciones específicas para países como Reino Unido, EE.UU., Canadá, Arabia Saudí, EAU, Australia, India y ediciones globales. Estas ediciones garantizan el cumplimiento de las respectivas regiones.

Características de Zoho Expense

• Gestión adecuada de recibos con escaneado automático, reenvío por correo electrónico y seguimiento y almacenamiento de recibos digitales
• Soporta multidivisas, facturables y no facturables con seguimiento automatizado
• Diseñe y aplique políticas adecuadas con reglas de gastos
• Ofrece informes detallados sobre los gastos de forma automática
• Aprobaciones simplificadas para cubrir todas las solicitudes
• Asegúrese de que está listo para la auditoría con un seguimiento de auditoría instantáneo

Limitaciones de Zoho Expense

• Retraso en la sincronización de la aplicación móvil
• Personalización de informes limitada
• Plan gratuito limitado

Precios de Zoho Expense

El precio de Zoho Expense US comienza en €6 por usuario por mes. Su plan premium está en €9 por usuario al mes.

También ofrecen un plan gratuito para pequeñas empresas con un máximo de 3 usuarios. Dispone de 5 GB de almacenamiento de recibos y 20 autoescaneados de recibos.

Zoho Expense

6. Timeero

Si su negocio depende en gran medida de un seguimiento geográfico preciso, entonces Timeero es una gran elección. Ayuda a realizar el seguimiento de las horas de los empleados con su aplicación de seguimiento del tiempo por GPS (Android e iOS) y el seguimiento del kilometraje para un reembolso adecuado.

Timeero tiene excelentes capacidades de integración, ya que puede conectarlo con nóminas, como QuickBooks y Gusto, o plataformas de pago, como Paychex y Paylocity.

Como propietario de una empresa, puede beneficiarse de sus 14 días de prueba gratuita (sin necesidad de tarjeta de crédito). Una vez que se registre, le ofrecen un rápido vídeo de 2:50 minutos sobre cómo utilizar Timeero.

Me ha encantado Explica todos los aspectos básicos con claridad y le ayuda a empezar lo antes posible.

En cuanto al panel de control, Timeero está bien diseñado. Pude añadir personas, crear trabajos y configurar el kilometraje con facilidad.

Además, Timeero ofrece excelentes informes con la opción de crear informes basados en tareas, intervalo de fechas, kilometraje y mucho más.

En general, Timeero me pareció una opción digna para las empresas que buscan un seguimiento del kilometraje. Sin embargo, carece de un plan gratuito.

Características de Timeero

• Excelente geofencing con restricción de reloj de entrada y capacidades automáticas de reloj de salida
• Registro adecuado del kilometraje que no depende de lecturas de cuentakilómetros o de terceros
• Ofrece seguimiento del tiempo con gestión de hojas de horas
• Programación fácil de usar para los empleados
• Reconocimiento facial para facilitar el fichaje de los empleados
• Adjuntar archivos y fotos para una mejor comunicación

Limitaciones de Timeero

• Carece de plan gratuito
• Las aplicaciones móviles pueden fallar a veces
• Opciones de integración limitadas

Precios de Timeero

Los planes de Timeero empiezan en 4 dólares por usuario al mes. Este plan básico ofrece seguimiento de tiempo, GPS y kilometraje con un límite de 10 usuarios.

No ofrecen un plan gratuito. Sin embargo, puede utilizar su prueba gratuita de 14 días sin necesidad de tarjeta de crédito.

Timeero

7. Driversnote

Driversnote ofrece un seguimiento de kilometraje freemium centrado en un registro automatizado sencillo. Al igual que Everlance, MileIQ y otros, Driversnote ayuda a generar informes de kilometraje que cumplen con los requisitos fiscales.

Una vez instalada (iOS o Android) y configurada, la aplicación registra automáticamente los viajes con la opción de añadir viajes manuales.

Como Driversnote ofrece un plan gratuito, me lancé a probarlo.

En cuanto se conecte, le pedirá que cargue una aplicación en su teléfono preferido (iOS o Android).

El panel de control de Driversnote no es avanzado, pero ofrece visibilidad de los viajes y las ubicaciones. Por ejemplo, puede encontrar todos los viajes listados por día en la barra Viajes. También puede añadir viajes manualmente.

Las funciones de elaboración de informes de Driversnote me han parecido suficientes. Le permite crear un informe conforme a los impuestos. Aquí puede crear informes basados en distintos filtros, como reuniones, visitas a lugares, tipos de viaje, etc.

En general, Drivernote me ha parecido fácil de utilizar para equipos e individuos.

Características de Driversnote

• Realiza automáticamente el seguimiento de los viajes sin necesidad de abrir la aplicación
• Guarda los lugares visitados con frecuencia
• Admite varios vehículos y lugares de trabajo
• Establezca horas de trabajo para el seguimiento automático
• Ofrece registros de cuentakilómetros para mayor transparencia

Limitaciones de Driversnote

• Caro para las funciones que ofrece
• Carece de optimización de rutas
• Carece de integración con el software de contabilidad

Precios de Driversnote

Los precios de Driversnote empiezan en 11 $/mes. El plan gratuito de Drivernote es sólo para particulares con una limitación de 15 viajes al mes.

Driversnote

Otras aplicaciones de seguimiento del kilometraje que merece la pena mencionar:

8. Rydoo: Una solución de seguimiento de kilometraje fácil de usar con funciones como aprobaciones de kilometraje en tiempo real, cumplimiento incorporado, un escáner de recibos, aprobaciones automatizadas y mucho más.
9. Intuit Quickbooks: Quickbooks es un software de contabilidad en línea que también ofrece un seguimiento integrado del kilometraje con una función GPS automática. Algunas de sus características notables incluyen informes detallados de kilometraje, un precio inicial barato, y el cumplimiento con el IRS. Puede obtener más información sobre Quickbooks.
10. Stride: Una aplicación móvil (iOS y Android)basada en una solución de seguimiento de kilometraje e impuestos de uso gratuito. La aplicación le permite ahorrar impuestos, realizar un seguimiento automático de la distancia, los viajes y las millas, declarar impuestos y mucho más.

¿Qué es una aplicación de seguimiento de kilometraje?

La aplicación de seguimiento del kilometraje permite a particulares y empresas automatizar el seguimiento de los viajes con la funcionalidad GPS.

La mayoría de estas apps vienen con funciones adicionales como un escáner de recibos, cumplimiento incorporado (como IRS), gestión de equipos y opciones de integración a soluciones de contabilidad como Zoho o Intuit Quickbooks.

Algunas de las aplicaciones de seguimiento de kilometraje más destacadas son Miles IQ, Hudlr y Zoho Expense.

Las aplicaciones de seguimiento del kilometraje ofrecen las siguientes ventajas.

• Captura automatizada de la información fiscal
• Garantiza un seguimiento adecuado del kilometraje
• Informes detallados de kilometraje para optimizar los trayectos
• Comparta fácilmente los informes de kilometraje con las partes interesadas

¿Cómo funcionan las aplicaciones de seguimiento del kilometraje?

Las aplicaciones de seguimiento del kilometraje funcionan controlando automáticamente los viajes mediante la tecnología GPS incorporada.

La tecnología GPS realiza un seguimiento de la duración del viaje, incluidos los puntos de partida y de llegada.

El sistema automatizado almacena los datos, que pueden ser verificados y aprobados por los gerentes.

La precisión del seguimiento por GPS difiere de una solución a otra.

Como usuario, debe instalar su aplicación móvil (iOS o Android) y activar el GPS para iniciar el seguimiento. Los administradores pueden configurar las horas de trabajo o utilizar la geovalla para establecer parámetros y límites virtuales.

Además, la mayoría de los rastreadores de kilometraje ofrecen integración con contabilidad y nóminas para mejorar el flujo de trabajo a la hora de facturar.

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