Los 18 mejores software de gestión de gastos para optimizar los gastos comerciales [2023]

El software de gestión de gastos brinda control, visibilidad, cumplimiento y documentación para ayudar a las empresas a reducir costos, evitar gastos innecesarios y pagar a proveedores o empleados a tiempo.

Las empresas asignan un presupuesto para varias actividades como seguros, bienes de capital y inventario reabastecimiento. Sin embargo, las filtraciones presupuestarias perjudican la rentabilidad de su empresa. profit márgenes cuando el gasto permanece sin supervisión. 

Además, cuando el negocio crezca, estos problemas también grow en volumen, desafiando su negocio profitcapacidad. Por lo tanto, empresas de todos los tamaños utilizan una herramienta de gestión de gastos para controlar el dinero que sale y mantenerlo dentro del presupuesto de la empresa.

Aquí hay un resumen tabular rápido del mejor software de gestión de gastos con una versión más detallada en la publicación siguiente:

¿Qué es la gestión de gastos?

La gestión del gasto es la process de gestionar todas las compras comerciales y pagos a proveedores. El objetivo principal es contabilizar cada dólar que sale de la cuenta de la empresa y obtener el mejor valor.

Las políticas de gestión del gasto deberían automatizarseate e integrarate todas las actividades vinculadas al gasto desde el origen hasta la liquidación del proveedor. Esta práctica granular debería garantizar que las adquisiciones se realicen según lo previsto. planned por las partes interesadas del negocio.

Adiciónally, exige el pago a proveedores, contratistas y otros third partes a través del cumplimiento del contrato process.

Importancia de la gestión de gastos 

Las actividades estándar de gestión de gastos ofrecen las siguientes ventajas: 

• Eficiencia empresarial mediante la automatización de gastos y seguimiento de gastos processson propensos a errores y tediosos si se deleganated a los empleados. 
• Reduzca riesgos y costos ya que la herramienta le informa sobre el producto que se está adquiriendo, el nombre del proveedor y los costos asociados.ated con la adquisición.
• Mejor colaboración entre los recursos empresariales y third Las fiestas se pueden lograr cuando se sigue un estándar de gestión de gastos. process junto con una aplicación digital.

Aparte de esto, proporciona mejoras sostenibles en la productividad al liberar a los empleados del trabajo mundano y permitirles completar tareas que les reporten ingresos. revenue para su empresa.  

Características del software de gestión de gastos

#1. Seguimiento de gastos

Gasto en tiempo real monitorEsto es posible gracias al software de gestión de gastos, que permite a las empresas realizar un seguimiento de cada transacción, clasificar los gastos y encontrar posibles posibilidades de ahorro de costos.

#2. Administración de presupuesto

Las empresas pueden definir presupuestos para diferentes departamentos, iniciativas o categories usando el programa. Cuando el gasto se acerca a ciertas restricciones, se generan advertencias y mensajes que fomentan una mayor moderación financiera.

#3. Administración de proveedores

Facilita el almacenamiento de datos de proveedores, evaluaciónate su desempeño y gestionar los contratos. De esto se obtienen mejores negociaciones, menores riesgos y mejores relaciones con los proveedores.

#4. Análisis e informes

Amplias opciones de informes ofrecen información útil sobre los gastos habits, permitiendo la toma de decisiones basada en datos y la detección de tendencias que afectan la salud financiera.

#5. Politica de ACCION

Al hacer cumplir las pautas de gasto y las reglas de cumplimiento, el software de gestión de gastos reduce el riesgo de que se infrinjan las pautas y se realicen compras que no cumplan.

#6. Processtramitación de facturas

Automatizando el processLa elaboración de facturas reduce los errores y quickens el ciclo de aprobación y pago, mejorando todas las cuentas por pagar process.

#7. Previsiones

Estas herramientas pueden ayudar en la creation de proyecciones presupuestarias precisas y forecasts para futuros patrones de gasto a través del examen de previous datos de gasto.

#8. Pista de auditoría 

Amplias pistas de auditoría hacen que las transacciones financieras sean transparentes, lo que simplifica el seguimiento de los cambios y el cumplimiento de la responsabilidad.

#9. Soporte para múltiples monedas  

para empresasriseComo tiene alcance global, la compatibilidad con múltiples monedas facilita el manejo eficiente del gasto y las conversiones entre diferentes zonas horarias.

Pero, ¿cuáles son las diferencias entre gestión de gastos y gestión de gastos? Siga leyendo para comprenderlo a fondoanding!

Diferencias entre gestión de gastos y gestión de gastos

La gestión de gastos adopta una estrategia integralategy para controlar todos los gastos de la organización, mientras que la gestión de gastos se centra en los gastos individuales de los empleados y los procedimientos de compensación.

La gestión de gastos, por otro lado, se concentraates en el seguimiento y control precisos del gasto individual; la gestión de gastos es más strateEs de naturaleza mágica y tiene como objetivo promover la eficiencia de costos y el valor en toda la adquisición. process.

Administración de gastos 

• La gestión de gastos se ocupa en gran medida de realizar un seguimiento y controlar los desembolsos particulares de cada empleado realizados en el curso de su empleo.
• Implica procedimientos que incluyen workflows para la aprobación y la presentación de informes de gastos, así como para el reembolso. 
• El objetivo principal de los sistemas de gestión de costos es garantizar que los miembros del personal cumplan con las normas corporativas.ate pautas de gasto y que sus gastos sean adecuadosately reportado para reembolso. 
• Esto cubre gastos de viajes, cenas y otros gastos imprevistos. Los objetivos principales de la gestión del gasto son mejorar la precisión y acelerar el reembolso. processy hacer transparente el gasto individual.

Gestión de gastos

• Por otro lado, la gestión del gasto tiene un punto de vista más amplio y cubre todo el ciclo de vida de las adquisiciones. 
• Implica presupuestar, strateGIC planning, abastecimiento, manejo de proveedores y un revVista de todos los desembolsos realizados por la empresa. 
• Al localizar posibilidades de ahorro de costos, negociar contratos ventajosos con comerciantes y garantizar el cumplimiento de las pautas de gasto, la gestión de gastos intenta optimizar los gastos en toda la organización. 
• Ofrece información sobre la evolución de los gastos, el desempeño de los proveedores y posibles oportunidades de reducción de costos. 
• Para maximizar el valor obtenido de los gastos, la gestión de gastos, a diferencia de la gestión de costos, se concentraates sobre cómo tomar decisiones inteligentes y plannpensando en el futuro.

Las siguientes son las mejores soluciones de gestión de gastos que le permiten controlar todos los gastos y obtener el mejor valor por el dinero que gasta:

Pleo

Pleo es la solución de gastos empresariales líder en Europa, que ofrece un enfoque simplificado para gestionar los gastos, facturas y reembolsos de su empresa. El software le proporciona una visibilidad completa y reduce la necesidad de trabajo manual.

El software cuenta con la confianza de más de 25 XNUMX clientes en toda Europa.

Gestiona los gastos de tu negocio con facilidad y eficacia a través de tarjetas de empresa, gestión de gastos, reembolsos y Facturas. El software permite una fácil integración con su sistema de cuentas para sync de tu Pleo .

Pleo, platforma eliminatoriaateRealiza tareas administrativas manuales, ahorra tiempo y aumenta la productividad. Su automatización gestiona desde los recibos hasta la facturación, liberando personal para actividades comerciales de alta prioridad.

Integración con otras herramientas financieras como Xero, Quickbooks, Sage, TravelPerk, etc., simplifica el flujo de trabajo de su equipo financiero y proporciona visibilidad completa de los gastos y fácil revoie processes, y puede generarate Autoated informes de gastos.

Sus funciones de ahorro de costos ofrecen hasta un 1% de reembolso en efectivo en cada tarjeta, lo que genera ahorros significativos. Además, proporciona total transparencia y control sobre las transacciones, actualización de gastos en tiempo real.ates, límites de compra personalizados y análisis prácticos.

Pleo ayuda a simplificar el gasto global para empresas de múltiples entidades con una sola cuenta y solución, automatizando el trabajo manual y mejorando las decisiones de compra. En términos de seguridad, los datos cumplen con estrictos estándares de seguridad para PSD2, Mastercard Zero Política de Responsabilidad, PCI DSS y GDPR. Pleo es de uso gratuito para hasta 3 usuarios.

Embarque 

Embarque ofrece herramientas completas para la gestión de gastos para empresas emergentes a grandes empresas multinacionales. Sus soluciones incluyen gestión de gastos, cuentas por pagar, automatización de compras, sistema de pago optimizado, auditoría, gestión de viajes y paneles de datos.

Emburse ofrece tarjetas virtuales que se pueden emitir directamente a través de su platformulario usando una herramienta llamada Emburse Spend. Las tarjetas virtuales de Emburse se integran perfectamenteate con el software utilizado por los equipos de contabilidad y AP, incluidos Emburse Chrome River, Emburse Certify, o uno de los otros productos ofrecidos.

Productos como Emburse Go ayudan a los gestores de viajes a vigilar de cerca a sus viajeros y sus gastos.

Lo mejor es el enfoque modular de Emburse para la gestión de gastos empresariales, según el tamaño de la empresa. Emburse Tallie funciona bien para pequeñas y medianas empresas. embargar Certify funciona bien para empresas con sede en EE. UU.rises.

Emburse Chrome River funciona bien para grandes empresasrises con operaciones, independientemente de dónde se encuentre la oficina. Grandes empresas como Microsoft, Nike y Estee Lauder utilizan el software de Emburse”.

Zoho Expense

Si es growhaciendo negocios, Zoho Expense es una solución ideal para la gestión de viajes y gastos. Ayuda a las empresas a automatizarseate informes de gastos, simplificar la corporaciónate viajar, controlar gastos y obtener información financiera vital.

Además, la solución utiliza tecnología impulsada por inteligencia artificial para detectar fraudes, de modo que pueda realizar mejores auditorías y mantenerse preparado para la temporada de impuestos.

Con Zoho Expense, la gestión de reservas online y offline se convierte en una tarea fluida para la gestión integral del mostrador de viajes. También es automáticoatees el gasto creation de los recibos y eliminarates errores manuales a través del reembolso en línea process. 

Esta aplicación también le permite comparar su presupuesto con sus gastos reales. Zoho también ofrece informe de gastosplates. automáticoateOtras características principales de la solución son las solicitudes de compra, el seguimiento de la actividad para el seguimiento de auditoría y la colaboración contextual y en tiempo real entre los departamentos.

Wallester Empresa

Wallester Empresa es un software de control de gastos comerciales todo en uno. Las empresas pueden gestionar todas las corporaciones.ate gastar de uno platformulario ya que puede realizar un seguimiento de todos los gastos en tiempo real. Usando esto platformulario, puede emitir tarjetas virtuales a sus empleados en minutos para cubrir la corporaciónate gastos. 

Incluso puede ofrecer acceso compartido a tarjetas virtuales a varias personas que trabajan en el mismo proyecto. Estas tarjetas de visita están altamente protegidas con un sistema 3D Secure 2.0. Además, comparte notificaciones instantáneas para reducir la posibilidad de casos de fraude.

Las empresas pueden incluso realizar un seguimiento de su progreso hacia los límites presupuestarios y recibir alertas cuando superen sus límites. Establecer límites diarios y mensuales para individuos, múltiples métodos de pago y retiros de efectivo, cateRegistrar transacciones y adjuntar recibos a estas son otras características destacadas de este software.

Payhawk

Payhawk es una gestión de gastos platformulario para empresas en Europa y EE. UU. que automatizanates gestión global del gasto, reduce el gasto manual processaumenta en un 87% y permite pagos de facturas a tiempo y límites de gasto personalizados.

La platel formulario utiliza la aprobación workflows, integraciones de contabilidad e informes en tiempo real para administrar y controlar los gastos.

El software ayuda a rastrear y monitor cada gasto y transacción comercial en tiempo real con el software de gestión de gastos. Proporciona información para planning y forecastmientras comparte informes con las partes interesadas y la alta dirección.

Puede rastrear todos los pagos conectando corporaciones específicas de los empleados.ate tarjetas visa y establecer límites de gasto para individuos y equipos.

La platEl formulario proporciona a los propietarios del presupuesto una actualización en vivo.ates en los gastos de sus proyectos, permitiéndoles evaluarate real y anticipadoated gasto y monitor el presupuesto disponible.

Payhawk, platformulario permite el creation de políticas de gasto que utilizan métodos sofistasated workflows y la facilitación de los controles de tarjetas, incluidos los límites de transacciones recurrentes, los retiros de cajeros automáticos y las jerarquías de aprobación.

A través de la automatización de las operaciones y la provisión de un IBAN exclusivo para pagos de facturas a través de Pagos Instantáneos y Más Rápidos SEPA, Payhawk reduce efectivamente los tiempos de cierre mensual hasta en cinco días.

Base Aerea

Base Aerea es una herramienta integral de gestión de gastos para diferentes tipos de empresas, como empresas en etapa inicial, pequeñas empresas, empresas del mercado medio, empresas previas a la OPI y empresas.rises. Ofrece una serie de soluciones avanzadas de control, auditoría y supervisión de gastos.

Por ejemplo, el módulo de gestión de recibos ofrece cumplimiento del cumplimiento, effortmenos archivos adjuntos de recibos, dedicadoated correos electrónicos, compartir recibos desde otro dispositivo, etc.

Además, hay Seguridad y Detección de fraude módulos para habilitar el control de tarjetas, límites de tarjetas, bloqueo de tarjetas, detección de fraude, notificación de fraude, intercambio cifrado de detalles de tarjetas virtuales, etc.

Precoro

Precoro es una gestión inteligente de gastos galardonada platforma. Ayuda a las empresas a controlar el flujo de trabajo de gastos mediante el envío de solicitudes, la aprobación de pedidos y la transparencia de costos.

Aborda desafíos como aprobaciones retrasadas, erroresneonosotros procedimientos manuales, desorientadores workflows, documentación deficiente, inadecuadaate presentación de informes y elaboración de presupuestos ineficaces.

La platEl formulario ayuda a automatizar.ate flujo de trabajo de gastos processes para establecer transparencia, coherencia y gestión presupuestaria eficiente.

Para facilitar las operaciones comerciales, Precoro agiliza la gestión de adquisiciones de extremo a extremo, como processes para recopilación de solicitudes y flujo de trabajo de aprobación creation y supervisión de documentos de compras, etc.

Precoro es un software adaptable que se puede personalizar de acuerdo con el enfoque de compra, el tipo de negocio y el tamaño de su empresa. Le permite controlar las operaciones, personalizar los campos del documento para cumplir con sus requisitos específicos, establecer la aprobación basada en criterios workflowsy diseñar roles de usuario.

La platEl formulario proporciona soluciones sencillas y efectivas de gestión de adquisiciones y gastos para todos. related equipos para trabajar con proveedores dentro y fuera de la organización. Además de esto, agiliza los equipos financieros al eliminar la facturación manual, las aprobaciones y los trámites bancarios.atecoincidencia de elementos, etc.

Su precio es simple y está basado en el usuario que se puede personalizar según su tipo de negocio.

Spendesk

Spendesk tiene muchas funciones útiles e intuitivas, incluidas integraciones y reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Con esta herramienta su empresa podrá automatizarate todos los gastos recurrentes. Además, es lo suficientemente potente como para hacer coincidir las declaraciones de gastos con la factura respectiva y ahorrar tiempo.

Spendesk También es una herramienta flexible para que las empresas puedan personalizarla según sus enfoques de gestión de gastos. Por ejemplo, asignas debit tarjetas para gastos específicos a personal individual. Además, también podrás ceder tarjetas de crédito virtuales para fines de un solo uso. 

Adiciónally, Ofrece notificaciones push para la validación de pagos, la integración de herramientas de contabilidad, una descripción general de los gastos en un punto en el tiempo y un panel completo de descripción general de los gastos.  

Coupa

Coupa es otra herramienta popular para la gestión de gastos empresariales (BSM) con acceso a la nube. Puede administrar el gasto en varios verticales comerciales, como pagos, cadenas de suministro, compras, tesorería, etc. Hay tres pilas de herramientas para una administración conveniente del gasto. 

La primera pila de herramientas son las Aplicaciones. Esta pila cubre todos los módulos esenciales como compras, facturas, gastos, pagos, gestión de contratos, calleateabastecimiento tecnológico, análisis de gastos, etc. 

La segunda pila es el BSM. platformulario que se centra en la privacidad del usuario, profiarchivos, seguridad de datos e integraciones. Incluye un núcleo conectado, acceso a la nube, integraciones, interfaz gráfica de usuario (GUI), etc. 

Y, por último, la tercera pila es la comunidad empresarial de Coupa. Ofrece funciones como una red comercial abierta, la ventaja de Coupa y la IA comunitaria.     

Pagos de malla

Pagos de malla es otro software más que puedes usar y dejar de gastar fugas. En primer lugar, su funcionalidad Spend Insights le brinda información valiosa sobre datos justo cuando los necesita. Cada vez que ves un elemento de gasto, su aplicación móvil se activa automáticamente.ally muestra oportunidades de ahorro en el futuro, gastar forecasting en la actualidad rate, etc. 

En segundo lugar, su módulo Spend Controls le brinda alertas de solicitud de pago en tiempo real, le permite limitar el gasto, cancelar suscripciones desde una interfaz central y bloquear pagos de proveedores con un solo clic. Otras características notables son la optimización del gasto, los informes en tiempo real y la automatización.ated Flujo de trabajo de pago.   

Ramp

Ramp ha dividido su sistema de gestión de gastos comerciales en 4 megamódulos: Start, Scale, Streamline y Save. El módulo Inicio le brinda acceso a herramientas para administrar varias tarjetas, pagos de facturas (ACH/cheques/tarjetas), en tiempo real seguimiento de gastos, y ocurrirate contabilidad de gastos.

El módulo de escala le permite hacer cumplir las políticas comerciales sobre gastos y gastos. Por ejemplo, puede usar políticas de gastos para establecer reglas y controles de gastos para hacer cumplir estas pautas de gastos.

El módulo Streamline le ofrece varios workflows (Onboarding, Colaboración y Contabilidad) para automatizarate gestión de gastos e integraciónate (Más de 1000 integraciones) con otras herramientas comerciales. Por último, el módulo Guardar está ahí para cater a sus necesidades de cotejo de recibos, gastos categorización, inteligencia de precios, insights de ahorro, etc.  

Brex

Brex Se trata de acelerar las finanzas de las operaciones comerciales cumpliendo con las políticas de gastos y gastos de la empresa. Al permitir que el empleado presente informaciónate gastos y el equipo contable para auditar los gastos effortAl menos, Brex desarrolla una cultura de disciplina financiera entre la empresa y su recurso humano. 

Brex ofrece varias soluciones de gestión de gastos de la empresa, como tarjetas de crédito, cuentas comerciales, seguimiento de gastos, integraciones, etc. También incluye la función de gestión de gastos para Brex. Empower suscripción.  

Workday

Workday, la reconocida herramienta de gestión de capital humano, también comenzó a ofrecer soluciones sencillas y ágiles.ateFormas mágicas de gestionar los gastos empresariales. Viene con una interfaz gráfica de usuario intuitiva, simple y liviana para la gestión de gastos desde una ubicación centralizada. plat. 

Su interfaz de usuario tiene 3 pestañas básicas: Fuente para pagar, Inventario y KPI . El módulo Source to Pay brinda información valiosa sobre gastos de proveedores, gastos administrados y no administrados, desempeño de proveedores y facturas. Processing, etc

Además, es una aplicación basada en la nube para que usted y las partes interesadas de su negocio puedan controlar los gastos de la empresa desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar con conexión a Internet.

pagar

pagar tiene que ver con la automatización avanzada en la vertical de gestión de gastos de su negocio. Trae suscripciones de proveedores y Suscripciones SaaS para empleados en un solo lugar. Por lo tanto, no es necesario comprar por separado.ate software para diferentes cabezales de gasto.

En PayEm, puedes crearate y asunto tarjetas de crédito virtuales de diferentes third-Participar a los proveedores y asignar una persona de contacto para la gestión de gastos. También puedes aplicar la misma cadena.ategy a las suscripciones de software. 

Además, obtienes lo últimoate autoridad de control de gastos en PayEm. Por lo tanto, puede dejar de gastar demasiado en suscripciones de software eliminando aplicaciones innecesarias o cuentas de antiguos empleados de las aplicaciones existentes.

Pago en equipo

Pago en equipoLa aplicación basada en la nube de pone a los equipos financieros en el asiento del conductor para que puedan visualizar todos los gastos de diferentes verticales de su negocio. Las partes interesadas de la empresa también obtienen una vista en tiempo real de los gastos diarios y pueden limitar los gastos rápidamente si es necesario.

También ofrece una interfaz de usuario conversacional para que los empleados puedan obtener asistencia en tiempo real del equipo financiero para conocer la compra. process u obtener aprobaciones de transacciones. Además, no necesita esperar a la factura del mes siguiente para comprender cómo gastan sus empleados. Obtendrás datos en tiempo real sobre el gasto actual.

JAGGAER UNO

JAGGAER UNO también es un nombre popular para las actividades Source-to-Pay que reúne todos los gastos de diferentes verticales en un solo lugar para facilitar la supervisión de los gastos de la empresa. Su aplicación cuidadosamente diseñada le permite administrar los gastos directos e indirectos desde una herramienta simple.

Ofrece muy avanzado análisis de datos y conocimientos combinando IA y robótica Process Automatización (RPA). De este modo, puede obtener datos procesables para reestructurar la gestión de gastos. process, como crear un catálogo de adquisiciones para toda la empresa. 

RealPage

RealPage le ayuda a ser rentable y productive cuando gestiona proveedores, facturas y compras en esta herramienta. No es sólo una mera herramienta de seguimiento de gastos. 

Recopila datos de gastos e ingresos de todas las carteras comerciales de su empresa y le ofrece información valiosa para adquisiciones inteligentes. Además, te ayuda a automatizarate todas las órdenes de compra (PO) y su aprobación processEs con alimentación de datos en tiempo real a un panel central para la supervisión y el análisis del gasto.

Concur Gasto

Concur Gasto es una oferta de gestión de gastos de SAP, el renombrado negocio de operaciones Software ERP desarrollador. El producto te ayuda a integrarate y automáticoate Gestión de gastos comerciales vinculando varias transacciones de origen a pago.  

La herramienta es beneficiosa tanto para el empleado como para el empleador. Por ejemplo, los empleados de campo pueden enviar sus comprobantes de gastos desde un móvil. ConcurEl programa inteligente será automático.ally verifica el gasto y te envía una notificación para que puedas aprobar el gasto más rápido. 

Palabras finales

Al utilizar un software de gestión de gastos, puede tapar los agujeros que drenan el dinero sin saberlo y proteger a su empresa. profit margen. También puede requerir uno de los mejores rastreadores de gastos si su empresa tiene que reembolsar pagos recurrentes realizados por empleados o proveedores.