Les réunions sans ordre du jour sont la cause première des sessions improductives. Changeons la donne avec ces modèles d’ordre du jour pour des réunions productives.
Vous vivez en communauté, mais vous n’avez jamais assisté à une réunion sans ordre du jour ? Vous vous moquez de moi ? Nous avons tous participé à des réunions au cours desquelles nous n’avons pas eu l’occasion d’apporter notre contribution ou nous n’avons eu aucun indice sur la discussion.
Par conséquent, nous retournons à notre table sans résultats précis et nous passons des heures improductives. Heureusement, vous pouvez encore apporter des changements positifs à votre réunion grâce à l’ordre du jour.
Aujourd’hui, dans cet article, je vais non seulement vous aider à comprendre ce que sont les ordres du jour, mais aussi vous donner quelques-uns des meilleurs modèles d’ordre du jour pour tirer le meilleur parti de votre réunion. Ne perdons pas de temps et commençons à être productifs.
Je commencerai par dresser la liste des meilleurs modèles d’ordre du jour. Prêt à explorer ?
Canva
Il s’agit d’une application populaire que la plupart d’entre nous utilisent quotidiennement. Mais saviez-vous que notre application d’édition préférée, Canva, peut également vous aider à élaborer un agenda de réunion parfait ? Si ce n’est pas le cas, ne vous inquiétez pas, vous le savez maintenant.
Canva est une application puissante qui propose de nombreux modèles tels que des invitations, des posts sur les réseaux sociaux, etc. Mais les modèles d’agenda de réunion sont la cerise sur le gâteau. Canva propose des dizaines de modèles d’agenda de réunion gratuits qui peuvent être facilement utilisés, modifiés et imprimés.
Vous trouverez des modèles formels et informels sur l’application. En outre, Canva propose également des modèles de présentation d’ordre du jour personnalisables, qui peuvent vous aider à rendre votre réunion encore plus authentique et productive. Comme nous sommes déjà familiarisés avec Canva, l’utilisation de ce site ne sera pas difficile pour tout le monde.
Asana
Vous cherchez des modèles d’agenda de réunion qui couvrent tous vos besoins bureautiques ? Asana peut vous aider. Asana est un site web en ligne gratuit qui peut donner vie à vos réunions et les rendre plus productives et passionnantes.
Il s’agit d’un site Web facile à utiliser qui propose les meilleurs modèles d’ordre du jour de réunion. Les modèles proposés sur ce site réduisent votre charge de travail, car ils incluent tous les sujets et points essentiels à aborder lors d’une réunion.
En termes de types, Asana propose des modèles de base et des modèles avancés. Vous trouverez ici des modèles d’ordre du jour de réunion bien structurés, basés sur des types de réunions spécifiques. Que vous recherchiez des réunions de lancement de projet, des réunions de réflexion en équipe, des réunions à l’échelle de l’entreprise ou tout autre type de modèle, Asana peut vous faciliter la tâche en quelques secondes.
Smartsheet
Smartsheet est un site web gratuit qui propose plusieurs modèles d’agenda de réunion. Le site propose une liste bien organisée et complète, ce qui facilite votre recherche et la rend plus durable.
Ce site comprend différents types de modèles d’ordre du jour de réunion tels que des modèles d’ordre du jour de réunion classique, des modèles d’ordre du jour de conférence, des modèles d’ordre du jour de réunion informelle, des modèles d’ordre du jour de réunion de conseil, et bien plus encore.
Outre plusieurs modèles, Smartsheet est un outil pratique pour les entreprises car ce site offre de nombreuses fonctionnalités supplémentaires telles que la collaboration en temps réel, le flux de travail automatisé, une meilleure visibilité, etc. Pour en savoir plus, consultez notre ressource sur les modèles Smartsheet!
Trello
Trello est un site web et une application populaires et fiables. Trello est considéré comme le parfait gestionnaire de projet. Cette plateforme vous aide à organiser les tâches, à gérer les projets, etc. En termes de modèles, Trello propose de nombreux modèles d’agenda de réunion qui peuvent être facilement utilisés et personnalisés.
En outre, Trello permet à ses utilisateurs de télécharger des images et des documents pour gérer leur travail plus efficacement. En outre, vous pouvez également collaborer avec les membres de votre équipe directement à partir du site pour partager l’ordre du jour de la réunion et vous économiser.
Miro
Trouver une plateforme unique pour tous vos besoins bureautiques est un véritable parcours du combattant. Mais Miro possède toutes ces fonctionnalités. Miro est un site web gratuit qui propose plusieurs modèles d’agenda de réunion et des fonctionnalités avancées.
Le modèle principal de Miro est l’agenda de réunion d’équipe. Ce modèle comprend toutes les données essentielles, qui peuvent ensuite être utilisées pour prendre des décisions judicieuses concernant l’entreprise. Les modèles d’ordre du jour de réunion d’équipe peuvent vous aider à faire le point sur les progrès accomplis, à partager des mises à jour pertinentes sur les projets, à reconnaître les efforts individuels, et bien plus encore.
Le modèle d’ordre du jour de réunion d’équipe est considéré comme un modèle puissant. Ce modèle peut être facilement personnalisé pour tout autre département, comme les campagnes de marketing, la planification des sprints, etc.
Atlassian
Si vous êtes à la recherche d’un modèle d’ordre du jour de réunion productive, votre recherche peut s’arrêter sur le site suivant. Atlassian est un site web gratuit qui propose de nombreux types de modèles d’agenda de réunion. Mais ce site est surtout connu pour son modèle d’ordre du jour pour les réunions à mains levées.
Les réunions à mains levées sont considérées comme l’une des réunions les plus importantes de toute organisation. C’est pourquoi ce site vous propose les meilleurs modèles d’ordre du jour pour les réunions tous azimuts, qui offrent un format transparent et communicant.
Ce modèle d’Atlassian inclut tous les sujets de discussion d’Atlassian. Des objectifs à la mise en avant d’une équipe spécifique, ce modèle ne décevra votre réunion sous aucun prétexte. Le modèle d’ordre du jour de la réunion plénière d’Atlassian offre un format d’ordre du jour productif et complet que toute entreprise se doit d’adopter.
Maintenant que vous avez découvert les différentes plates-formes d’agenda les plus performantes, voyons quels sont les avantages de la documentation de vos réunions.
Quels sont les avantages de la documentation des ordres du jour des réunions ?
Avant d’aborder les avantages de la documentation des ordres du jour, permettez-moi de vous expliquer ce qu’est un ordre du jour. L’ordre du jour d’une réunion est un plan ou un schéma succinct de la réunion que l’organisateur partage avec tous les participants. L’ordre du jour aide l’équipe à définir clairement les attentes pour la réunion, les questions auxquelles il faut répondre, etc.
Pour en revenir à la question, quels sont les avantages de documenter les ordres du jour des réunions ? Voici quelques avantages de la documentation des ordres du jour.
Tout le monde peut contribuer
Le principal défi de toute réunion non planifiée est que tous les participants ne peuvent pas continuer à s’exprimer pendant la réunion. Cela peut être dû à diverses raisons : soit ils ne savent pas quoi dire, soit les autres ne les laissent pas parler. Mais les choses peuvent s’inverser si vous documentez votre réunion. La documentation de la réunion permet à tous les participants de connaître le pourquoi, le comment et le quand de la réunion.
Optimisez votre temps
La documentation d’une réunion n’a rien à voir avec le temps. Cependant, elle peut contribuer à ce que la réunion soit courte et productive. Elle encourage les membres de l’équipe à comprendre au préalable les objectifs de la réunion et élimine toute confusion. En outre, la documentation de réunion permet d’éviter les conversations hors sujet, ce qui permet de gagner du temps.
Suivre la discussion
La principale caractéristique de la documentation des réunions est que les données sont bien classées et organisées. Grâce à ces caractéristiques, les participants à la réunion peuvent facilement suivre les discussions et donner leur point de vue, car ils savent ce qui va suivre et quand ils peuvent prendre la parole.
Conservez un enregistrement de la discussion
Les réunions sont un élément essentiel de toute entreprise. Vous pouvez être amené à assister à deux ou plusieurs réunions par jour, voire même à une seule. Mais pouvez-vous vous souvenir de tous les points et de tous les projets évoqués au cours de la réunion ?
C’est pourquoi la documentation des réunions peut vous aider à prendre toutes les notes importantes de manière organisée. En outre, la documentation des réunions peut également être utilisée ultérieurement pour partager le résumé de la discussion avec les participants absents.
La documentation de vos réunions et de vos ordres du jour est un excellent moyen de rationaliser le flux de travail de votre organisation. Comment les modèles d’ordre du jour de réunion peuvent-ils vous aider dans ce processus ?
Comment un modèle d’ordre du jour de réunion peut-il vous aider à organiser et à rationaliser la réunion ?
Dès lors que vous savez ce qu’est un ordre du jour de réunion et quels sont ses avantages, vous serez certainement curieux de savoir comment établir un ordre du jour de réunion. Mais planifier un ordre du jour de réunion n’est pas aussi simple qu’un bricolage d’une minute. L’internet a toutefois facilité la plupart des tâches complexes.
Ainsi, plutôt que de planifier vous-même l’ordre du jour d’une réunion, vous pouvez toujours opter pour des modèles d’ordre du jour en ligne. Ces modèles préconçus, qui décrivent les raisons et la structure d’une réunion, présentent plusieurs avantages. Les principaux avantages de l’utilisation de modèles d’ordre du jour sont présentés ci-dessous.
Rationalisation
Les modèles d’ordre du jour de réunion vous aident à établir un ordre du jour productif et à rationaliser votre réunion en fournissant un guide simple à tous les participants. Ces modèles incluent tous les sujets et actions nécessaires à discuter lors de la réunion.
Ainsi, les participants n’ont pas à penser à tous les points essentiels à la dernière minute. Au contraire, ils peuvent se préparer à l’avance grâce à la documentation.
Gain de temps
Préparer l’ordre du jour d’une réunion n’est pas simple. En plus de penser à tous les points essentiels, vous devez également organiser et classer l’ordre du jour sous une forme spécifique afin d’éviter d’omettre des sujets pertinents.
C’est là que les modèles d’ordre du jour de réunion viennent à votre rescousse. Les modèles d’ordre du jour de réunion contiennent déjà des données bien organisées et classées. Il vous suffit d’ajouter les points essentiels, ce qui vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de couvrir tous les sujets sans perdre beaucoup de temps.
De nombreuses options
Comme nous le savons, toutes les réunions ne sont pas identiques. Ainsi, même l’ordre du jour de la réunion ne peut pas être le même. Mais vous n’avez pas à vous inquiéter, car plusieurs plateformes en ligne proposent de nombreux types de modèles d’ordre du jour de réunion.
Que vous souhaitiez une consultation individuelle ou que vous ayez une équipe, vous pouvez trouver et organiser votre réunion grâce aux modèles d’ordre du jour en ligne en quelques secondes. Vous n’aurez même pas besoin de modèles de planification de projet, car la planification devient plus facile avec l’aide des bons modèles de réunion.
Selon une étude récente, environ 83 % des employés passent jusqu’à 33 % de leur semaine de travail en réunion, et un employé moyen passe au moins 3 heures de travail en réunion. Ces chiffres suffisent amplement à montrer à quel point les réunions sont chronophages.
En outre, ces nombreuses heures peuvent être perdues si les réunions n’aboutissent pas au résultat escompté. Il est donc essentiel d’avoir un ordre du jour de réunion bien organisé pour gagner du temps et obtenir un résultat productif.
Conclusion
Les réunions sont un élément essentiel de l’organisation. Elles permettent aux membres de l’équipe de connaître leurs objectifs, leurs positions actuelles, leurs projets et d’autres facteurs liés à l’entreprise. Mais à quoi bon passer des heures en réunion si les participants reviennent en se demandant à quoi sert cette réunion ?
C’est pourquoi une entreprise doit utiliser des modèles d’ordre du jour de réunion. Aujourd’hui, dans ce blog, nous avons parlé de quelques-uns des meilleurs modèles d’ordre du jour de réunion qui peuvent non seulement rendre votre réunion productive, mais aussi la rendre plus vivante.