Les logiciels de signature électronique sont indispensables dans un monde qui adopte rapidement la numérisation, abandonnant progressivement les processus basés sur le papier au profit d’alternatives électroniques rationalisées. Cette transformation englobe un large éventail d’applications, depuis les documents officiels et les examens jusqu’aux paiements et à la signature de documents en ligne.
La signature de documents à l’aide d’un stylo devient obsolète. La pandémie de COVID-19 a jeté de l’huile sur le feu en favorisant le travail à distance, où la signature de documents en ligne semblait être la seule option. C’est pourquoi il n’est pas pratique d’utiliser des signatures traditionnelles à des fins personnelles et professionnelles, en particulier lorsque l’on travaille avec des personnes très éloignées.
En outre, les signatures physiques nécessitent des rendez-vous en personne, la numérisation, l’impression, l’envoi par courrier ou par télécopie du document au personnel concerné. L’ensemble de ce processus est fastidieux, prend du temps et demande beaucoup de travail.
C’est là que les logiciels de signature sont utiles ! Il automatise le processus et vous évite des tracas. Si vous souhaitez améliorer votre productivité et vos flux de travail tout en évitant les problèmes liés à la pratique ancestrale de la signature, voici votre chance avec ces logiciels de signature électronique pour les entreprises.
signNow
La signature de documents en ligne est facile avec signNow, qui vous permet de générer des signatures électroniques pour différents cas d’utilisation et d’améliorer votre flux de travail. Envoyez des documents pour les faire signer par plusieurs destinataires, ou signez vos propres fichiers en quelques clics. L’API eSignatures, puissante et simple, vous permet d’intégrer facilement des signatures à votre site web ou à votre application en quelques minutes.
Même si vous ne disposez pas d’une connexion internet, vous pouvez signer vos documents n’importe où. L’API vous permet de demander des informations ou des documents supplémentaires, de définir des notifications en cas d’achèvement, d’inviter en masse plusieurs destinataires et de définir des ordres de signature spécifiques pour vos modèles.
Vous pouvez créer un lien de signature unique pour faire signer les documents, demander des sections de paiement optionnelles dans vos formulaires à remplir et personnaliser les messages d’invitation à la signature. Ajoutez une copie carbone (CC) à certains destinataires qui pourraient avoir besoin de notifications ainsi qu’une date d’expiration. signNow vous informe également au cas où un destinataire refuserait de signer votre document.
Il est conforme aux normes PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II et 21 CFR Part 11 et dispose de capacités avancées de protection contre les menaces. signNow dispose d’une API RESTful exceptionnelle qui peut être rapidement intégrée à d’autres outils.
PandaDoc
Scellez vos accords avec des signatures électroniques juridiquement contraignantes et pratiques en utilisant PandaDoc.
Plus de 20 000 entreprises utilisent déjà cette solution pour économiser leur temps et leurs ressources. Utilisez PandaDoc pour envoyer des propositions, des devis, des contrats et des encaissements qui nécessitent des approbations.
Vous pouvez lire notre évaluation détaillée de PandaDoc.
Vous pouvez profiter de cette solution en l’utilisant n’importe où et sur n’importe quel appareil ; vous aimez rationaliser le travail rapidement. PandaDoc ne fait jamais de compromis sur la sécurité et a construit sa technologie de signature électronique en totale conformité avec UETA et ESIGN. Elle fournit également un certificat électronique avec chaque document signé.
Évitez les conjectures ; utilisez plutôt l’analyse des documents et les notifications pour obtenir un aperçu instantané lorsque votre prospect ouvre les documents que vous lui avez envoyés ou les consulte et les commente. PandaDoc propose 200 modèles d’aspect professionnel conçus pour donner une impression durable à votre entreprise.
PandaDoc s’intègre également avec un grand nombre d’intégrations pour accélérer votre flux de travail. Cela inclut HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack, etc.
Zoho Sign
Zoho Sign apporte tout ce qu’il faut pour gérer sans effort la signature électronique depuis n’importe où avec une sécurité inégalée.
Pour commencer, il offre de multiples options de signature, y compris le dessin, le téléchargement et la saisie. Vous pouvez également enregistrer vos préférences, qui seront utilisées ultérieurement à moins qu’elles ne soient modifiées.
Il prend également en charge la signature en personne et la signature mobile. Dans le premier cas, il s’agit de recueillir physiquement des signatures à l’aide de votre ordinateur portable ou de votre smartphone. La signature mobile consiste à utiliser les applications iOS ou Android de Zoho Sign pour signer ou envoyer le document pour demander des signatures en déplacement.
La meilleure partie est la gestion intégrée des documents (y compris les sauvegardes), qui permet de transférer facilement des documents depuis des solutions de stockage en nuage, comme Google Drive, OneDrive, DropBox, Zoho WorkDrive, etc. vers Zoho Sign. Ce transfert est compatible avec les formats populaires tels que PDF, JPEG, DOCX, et plus encore.
De plus, vous pouvez ajouter une note publique ou privée au document. Cela facilite également les commentaires en temps réel pour éviter les allers-retours inutiles. Zoho Sign propose également un statut de signature des documents et permet d’envoyer des rappels pour accélérer le processus. Zoho Sign vous permet de rappeler le document pour y apporter d’éventuelles corrections ou de mettre fin à la signature.
Vous pouvez également projeter l’identité de votre marque en personnalisant les documents avec des logos, des couleurs, etc. Zoho Sign permet également la signature vernaculaire, c’est-à-dire que le destinataire peut signer dans sa langue maternelle.
Avec Zoho Sign, les entreprises peuvent créer des modèles pour des cas d’utilisation fréquents. Zoho Sign s’intègre également à vos applications existantes grâce à ses plugins et à son API REST.
Zoho Sign déploie un chiffrement AES-256 bits pour une sécurité de niveau bancaire. De plus, vous pouvez appliquer l’authentification multifactorielle pour renforcer la sécurité des documents et des comptes. Ses horodatages alimentés par la blockchain vous permettent de voir l’historique des activités réelles, comme l’envoi, la visualisation, la signature et plus encore, sans aucune malversation possible.
Enfin, les signatures effectuées via Zoho Sign sont juridiquement contraignantes en vertu de diverses réglementations internationales, notamment l’ESIGN ACT, l’UETA, l’EIDAS, etc.
Vous pouvez voir tout cela en action grâce à sa version d’essai gratuite.
Adobe Sign
Adobe Sign est une autre bonne option pour vous. Cet outil simple vous permet d’envoyer des documents en toute simplicité, comme des courriels. Il vous suffit de télécharger un fichier, de saisir l’adresse électronique du signataire et d’appuyer sur le bouton “Envoyer”.
Le signataire, quant à lui, peut cliquer sur le lien que vous lui avez envoyé et signer lui-même à l’aide d’un navigateur sur n’importe quel appareil, qu’il s’agisse d’un smartphone ou d’un ordinateur. Pour leur faciliter la tâche, Adobe n’exige pas qu’ils s’inscrivent ou qu’ils téléchargent, nécessairement.
Vous pouvez consulter l’état de la signature, envoyer des rappels, afficher des audits détaillés ou annuler des demandes pour vos transactions. Adobe Sign peut fonctionner sans effort avec différents outils, ce qui vous permet d’envoyer des documents à partir d’outils tels que Microsoft 365, Dropbox, Box, etc.
En matière de sécurité, il est conforme à des normes telles que PCI DSS, SOC 2 Type 2 et ISO 27001. Il prend également en charge différents formats de fichiers, notamment Adobe PDF et d’autres PDF, MS Word, Excel et PowerPoint, Text, WordPerfect, des graphiques comme PNG, GIF, JPG, JPEG, TIF et BMP, ainsi que HTML et HTM.
Nitro Sign
Offrez à vos clients potentiels une expérience de signature électronique vraiment pratique grâce à Nitro Sign.
Il élimine les paliers d’utilisation et les dépassements, et ne vous coûte pas la signature. Que vous travailliez avec des contrats, des feuilles de calcul, des formulaires, des plans et d’autres documents, Nitro vous fournit les outils dont vous avez besoin pour simplifier la signature électronique.
Il est compatible avec de nombreux navigateurs web et appareils mobiles. Nitro Sign est sécurisé et conforme à la législation américaine sur la signature électronique. Il facilite une collaboration transparente en partageant des documents en ligne, en les révisant et en les annotant dans le nuage.
Vous pouvez facilement inviter d’autres personnes à commenter les documents et suivre les flux de travail en affichant des analyses et des notifications en temps réel. Pour protéger vos documents et vos données, Nitro Sign utilise l’authentification à deux facteurs, les pistes d’audit et des certifications de conformité sophistiquées (HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield, etc.).
Faites avancer vos projets et offrez une meilleure expérience à vos clients en créant, combinant, convertissant et modifiant des fichiers PDF sur votre appareil. Ainsi, il contribue à éliminer les erreurs humaines impliquées dans le processus.
Remplissage
Il s’agit probablement de la solution de signature électronique la plus performante et la plus complète à l’heure actuelle. C’est aussi probablement la méthode la plus simple pour remplir des PDF et envoyer des signatures qui tiendront la route devant un tribunal. L’un des avantages de Fill est qu’il peut être utilisé sur pratiquement n’importe quel ordinateur, appareil iOS ou même Android. Cela contribue vraiment à la fonctionnalité multiplateforme et à l’accessibilité.
Les utilisateurs de Fill peuvent également se rassurer en sachant qu’ils sont entre de bonnes mains. Fill est en mesure de répondre aux normes de sécurité globales et aux normes de confidentialité. Il suit également les meilleures pratiques en matière de sécurité. C’est pourquoi Fill est largement utilisé dans des secteurs tels que les soins de santé, l’application de la loi, l’immobilier et les services financiers.
Les utilisateurs seront heureux d’apprendre que leurs données sont stockées de manière extrêmement sécurisée grâce à un cryptage de niveau militaire et conforme à la loi HIPAA. Fill offre également à ses utilisateurs des analyses intelligentes. Cela peut s’avérer très utile pour de nombreuses entreprises.
Xodo Sign
Automatisez les signatures internes et destinées aux clients, ainsi que les approbations à l’aide de Xodo Sign (anciennement eversign). La signature à l’aide de cet outil est sûre et facile, quel que soit l’appareil utilisé, et aide les entreprises de toutes tailles.
Il dispose d’un éditeur intégré qui vous fournit des outils utiles pour modifier, signer et envoyer tous les documents en un rien de temps. Eversign dispose également d’une API REST puissante et complète, basée sur JSON, pour automatiser les fonctionnalités.
Ses caractéristiques sont similaires à celles des outils précédents, comme les modèles, les pistes d’audit, la signature en personne, l’intégration, la conformité, etc. Pour la sécurité, il offre un SSL 256 bits, et il est géré de près par une infrastructure surveillée.
Vous pouvez également programmer l’expiration automatique de n’importe quel document, le supprimer définitivement ou l’exporter dans un endroit privé. Vous pouvez ajouter jusqu’à 25 membres à une équipe ou gérer plusieurs entreprises.
Utilisez-le gratuitement pour 5 documents par mois et 3 documents API. Vous pouvez également utiliser ses formules payantes à partir de 9,99 $/mois pour un nombre illimité de documents et des fonctionnalités étendues.
DocuSign
Accélérez votre travail, qu’il s’agisse de contrats, de lettres d’offre, d’ouvertures de compte ou de factures, en tirant parti de DocuSign. Envoyez des accords et faites-les signer en ligne en toute sécurité, quel que soit l’appareil que vous ou l’autre partie utilisez.
Éliminez les tâches manuelles répétées et économisez l’argent dépensé inutilement ; au lieu de cela, utilisez leurs offres transparentes et leurs fonctions impressionnantes. Il propose des applications pour trois plateformes – Android, Windows et iOS – afin que vous puissiez travailler de n’importe où.
Prenez connaissance de l’état d’avancement de votre accord et définissez des rappels pour recevoir automatiquement des notifications à chaque étape. Vous pouvez inclure des champs standard dans votre accord, tels que la date et la signature, ou créer des champs personnalisés et les enregistrer.
DocuSign permet aux utilisateurs de signer en 43 langues et d’envoyer des documents en 13 langues. Normalisez l’ensemble du processus et gagnez du temps en stockant les documents que vous utilisez fréquemment et en réutilisant l’acheminement des destinataires, les champs personnalisés, etc. utilisés dans ces documents.
Connectez et intégrez les signatures électroniques aux outils et logiciels que vous utilisez, car DocuSign prend en charge 350 intégrations et API de premier plan, notamment Salesforce, Google Products, SAP, etc. L’infrastructure résiliente de DocuSign lui permet d’offrir une disponibilité de 99,99 %, indispensable à votre travail.
Ne vous inquiétez pas pour la sécurité, car DocuSign répond à des normes de sécurité strictes utilisées dans le monde entier, y compris dans l’UE et aux États-Unis, et utilise également des technologies fortes et avancées pour le cryptage des données. Il est conforme aux organismes de réglementation tels que l’UETA, l’ESIGN Act des États-Unis et l’elDAS de l’UE. Il stocke et génère également des pistes d’audit précises pour vos documents.
Ses tarifs commencent à partir de 10 $ par mois.
SignEasy
Avec plus de 10 ans d’innovation constante, SignEasy a déjà aidé 35 000 organisations à automatiser le processus de signature grâce aux signatures électroniques. Oubliez l’impression, la numérisation et la télécopie de documents ; utilisez plutôt cet outil facile à utiliser qui offre une excellente expérience de signature.
Il vous suffit d’insérer des signatures dans un document à l’aide de votre doigt, de votre stylet ou de votre souris. Vous pouvez également télécharger l’image de la signature manuscrite sur papier. Il vous permet d’envoyer des documents en parallèle ou en série à plusieurs personnes. Vous pouvez également permettre aux personnes de les signer dans un ordre particulier, une par une ou en même temps.
Vous pouvez suivre la progression de l’envoi des documents en vérifiant qui doit les signer ou qui l’a déjà fait. Envoyez des notifications push ou des courriels en guise de rappel et soyez averti lorsqu’une action a lieu. Parmi les autres fonctionnalités, citons l’intégration étendue, la conformité, la reconnaissance globale, la sécurité avancée avec l’authentification par empreinte digitale, les codes de passe et la certification SSL.
Il prend en charge des formats de fichiers tels que MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG, etc. Il permet également de sauvegarder vos documents inachevés, afin que vous puissiez y revenir plus tard pour les modifier, et offre la possibilité d’accéder aux fichiers hors ligne. Importez vos documents depuis le nuage, les cartes SD, les courriels et d’autres applications.
La qualité des signatures est également élevée, ressemblant à des signatures physiques. Vous pouvez réutiliser les modèles existants, ajouter des images, des annotations, des initiales, en plus des textes, et définir des champs personnalisés et des pieds de page d’e-mail pour un travail plus rapide. SignEasy est disponible en 24 langues. Pour plus de sécurité, vous pouvez faire un essai gratuit de 14 jours.
HelloSign
Utilisée par des milliers de particuliers et d’entreprises dans le monde entier, HelloSign est une solution de signature électronique sans effort. Elle appartient désormais à Dropbox, ce qui vous permet de tirer parti de la puissance de ces deux formidables plateformes.
HelloSign est disponible sous la forme d’une interface web unique, d’un module complémentaire Salesforce ou d’une API conviviale pour les développeurs.
Vous avez la possibilité de réutiliser les documents de signature en tant que modèles, ainsi que de nombreuses fonctionnalités telles que la personnalisation de la marque, les pièces jointes des signataires, la marque blanche, la gestion sophistiquée des équipes, les signatures électroniques intégrées et l’intégration à Salesforce. HelloSign est conforme à l’HIPAA, vous n’avez donc pas à vous inquiéter.
Son prix commence à 15 $/mois lorsque vous payez annuellement. Vous pouvez également tester HelloSign gratuitement sans entrer les détails de votre carte de crédit.
Docsketch
Docsketch est un outil gratuit qui permet de signer plus rapidement et de créer des signatures électroniques de manière très intuitive. C’est la raison pour laquelle cet outil est facile à utiliser pour tout le monde, quelles que soient les compétences. Il archive et protège vos documents signés afin que personne ne puisse les altérer.
Docsketch est conforme aux lois américaines et internationales sur la signature électronique. Définissez le processus de signature pour les demander un par un ; c’est vous qui décidez ! Si vous définissez un ordre, la personne concernée sera automatiquement informée lorsque son tour viendra. Cela vous permettra également de savoir combien de personnes doivent encore signer votre document.
Vous pouvez transformer un document en un modèle réutilisable afin de pouvoir y accéder à tout moment et en tout lieu. Pour chaque fichier signé, vous recevez un rapport détaillé contenant également des informations juridiques. La détection automatique des lignes vierges dans vos fichiers permet de positionner correctement les champs. Par conséquent, la mise en place des documents pour les remplir devient facile et plus rapide.
Grâce à la fonction “Envoyer comme document de vente”, vous pouvez faire approuver certains types de documents, tels que les offres, les devis et les propositions. Si le destinataire est prêt à approuver, il peut cliquer sur le bouton “Approuver” et il sera guidé à travers les étapes suivantes.
SignRequest
SignRequest est une solution de signature électronique de premier plan à laquelle font confiance plus de 3 lakh d’utilisateurs dans 26 pays. SignRequest donne la priorité à la sécurité et à la facilité d’utilisation pour les utilisateurs en ligne.
Avec son engagement envers les normes internationales à travers la certification ISO 27001 et la conformité GDPR, SignRequest offre aux clients l’assurance que les documents sont signés en toute sécurité avec des signatures électroniques juridiquement contraignantes en conformité avec les réglementations du monde entier.
En apportant de la commodité à votre processus numérique, les utilisateurs peuvent gérer les signatures rapidement en tirant parti d’une plateforme simple ou en y intégrant leur logiciel Salesforce existant grâce à la prise en charge de l’API REST pour les demandes de signature programmatiques.
SignRequest est-il coûteux ?
SignRequest propose une version gratuite avec des limitations de 10 documents par mois et un stockage limité. Sa version payante commence à partir de 9 € par mois/utilisateur. Le logiciel offre également une période d’essai gratuite de 14 jours.
RightSignature
ShareFile est une solution fiable de gestion des documents et des flux de travail orientée client qui permet aux utilisateurs de stocker des documents en toute sécurité, d’obtenir un retour d’information plus rapidement et d’envoyer des fichiers pour signature en un seul endroit.
RightSignature, un service de signature électronique inclus dans ShareFile, vous aide à automatiser le cycle de vie des documents. Rationalisez l’accueil des clients et envoyez rapidement les documents à signer. Acheminez automatiquement les accords signés vers le dossier qui leur est destiné.
ShareFile RightSignature est le moyen idéal de rationaliser la gestion des documents en ligne de manière sécurisée en permettant aux utilisateurs d’obtenir des signatures électroniques juridiquement contraignantes de la part des clients avec une sécurité de capture de signature biométrique et un cryptage 256 bits pour la conformité dans les secteurs réglementés tels que la comptabilité, la finance, la santé et le juridique.
RightSignature est-il gratuit ?
La version premium de ShareFile, qui inclut la signature électronique, offre une période d’essai gratuite de 30 jours. Le prix de la version premium est de 25 $ par utilisateur/mois pour un minimum de 3 utilisateurs.
ReadySign
ReadySign est un logiciel de signature électronique basé sur le cloud avec une interface utilisateur intuitive pour signer, stocker et partager des documents en toute sécurité sur n’importe quel appareil – en moyenne 80 % plus rapidement qu’avec un stylo et du papier.
Avec une tarification transparente sur ReadySign, obtenez des prix fixes qui sont tout compris et couvrent un nombre illimité de types de documents, de signatures et de fonctionnalités, ainsi qu’un suivi en temps réel des statuts des documents, permettant un suivi facile de tous les contrats ou factures que vous avez transmis.
Les mesures de sécurité – y compris le MFA, l’authentification unique (SSO) et les rôles d’utilisateur basés sur les autorisations – soutenues par un cryptage SSL 256 bits répondent aux normes internationales les plus élevées en ce qui concerne la protection de vos précieuses données.
Combien coûte Readysign ?
La société a conçu une structure de prix basée sur des plans d’utilisateurs tels que 10, 40, et 100 plans d’utilisateurs, et le prix commence à 6 $ /Utilisateur par mois et grimpe jusqu’à 25 $ /Utilisateur par mois.
Maintenant que vous avez vu comment une signature électronique peut être réalisée, comprenons les bases de la signature électronique, si elle est légale et comment elle fonctionne.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Une signature électronique (e-signature) est une forme codée de signature, indiquant l’approbation d’un contrat ou d’un document électronique. Le logiciel qui permet de signer un document en ligne peut être qualifié de logiciel de signature électronique.
Vous pouvez télécharger un document à partir de votre ordinateur, de votre tablette ou de votre smartphone, puis l’envoyer à plusieurs personnes à l’aide du logiciel. Celles-ci peuvent ainsi le signer en ligne sans devoir passer par le processus traditionnel.
Avec les applications de signature électronique, vous pouvez collecter et stocker des signatures sans effort en ajoutant des formulaires de saisie à vos documents.
Ne vous inquiétez pas pour la sécurité, car ces logiciels vous permettent de vérifier la signature et de protéger toutes les données qui y sont saisies grâce à un cryptage puissant. Les bons fournisseurs de logiciels peuvent également proposer d’autres fonctions de sécurité telles que les journaux d’audit, l’authentification, etc.
Par exemple, vous avez peut-être signé votre nom lors de la réception de votre colis par un service de messagerie à l’aide d’un téléphone portable ou d’une tablette. Il s’agit exactement d’une signature électronique. Voilà ! Vous le saviez.
Parmi les cas d’utilisation, citons : les contrats de vente, les accords avec les fournisseurs ou les vendeurs, les nouveaux formulaires clients, les approbations clients, les ordres de modification, l’intégration des employés, les documents juridiques tels que la propriété intellectuelle, la vérification de l’âge et le consentement parental, les accords de non-divulgation et les chaînes de télévision
Les signatures électroniques sont-elles légales ?
Une autre question importante qui vient à l’esprit de presque tout le monde concernant les signatures électroniques est la suivante : sont-elles légales ?
Oui. Certainement.
Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes.
En 2000, les États-Unis ont adopté la loi ESIGN, qui rend les signatures électroniques légales pour toute utilisation virtuelle. D’autres régions du monde, telles que l’Europe, ont également suivi le mouvement.
Désormais, les entreprises et les entrepreneurs individuels n’ont plus à se contenter d’exécuter des contrats sur papier.
Comment fonctionne la signature électronique ?
La signature d’un document numérique génère un code exclusif, qui fait partie du processus de signature électronique. Ce code, composé de lettres et de chiffres, permet de maintenir votre signature distincte et n’est pas identifiable. Par conséquent, le document ne peut pas être modifié, même si quelqu’un essaie de copier votre signature électronique.
Un type particulier de signature électronique, appelé signature numérique, fonctionne via le protocole de l’infrastructure à clé publique (ICP). Pour mettre en œuvre l’ICP, le fournisseur doit créer deux nombres longs ou clés. Il s’agit d’un processus mathématique qui comprend deux clés, l’une publique et l’autre privée.
Lorsqu’un signataire signe des documents par voie électronique, la clé privée, conservée en toute sécurité, est utilisée pour apposer la signature. À l’instar d’un chiffrement, la méthode mathématique génère des données appelées “hachage”, qui correspondent au texte signé et le chiffrent.
La signature numérique est donc le résultat des données qui ont été cryptées. L’heure de la signature est également marquée par la signature, et celle-ci devient nulle si le document est modifié après avoir été signé.
Voici les étapes de la procédure d’envoi d’une signature numérique :
- Le fichier à signer numériquement est choisi par l’expéditeur à l’intérieur de la plateforme ou de l’application documentaire.
- Une valeur de hachage unique est générée pour le contenu du fichier par l’ordinateur de l’expéditeur.
- La signature numérique est ensuite créée en chiffrant cette valeur avec la clé privée de l’expéditeur.
- Le destinataire reçoit le fichier original accompagné de la signature numérique.
Le processus est donc à la fois simple et sûr.
Comment la signature électronique peut-elle aider votre entreprise ?
La popularité des signatures électroniques s’accroît comme une traînée de poudre.
The e-signature market is projected to grow at 26.6% CAGR until 2030.
Forbes
Quelle en est la raison ?
Nous allons le comprendre.
Unflux de travail rapide pour gagner du temps ⏱️
La signature électronique permet de gagner du temps, car les documents peuvent être attribués instantanément en ligne. Vous n’avez pas besoin d’attendre que la personne concernée arrive pour signer le document, ce qui entrave le flux de travail en bloquant les tâches pendant une période prolongée.
Cette technologie est particulièrement utile dans le secteur de la santé et dans d’autres secteurs critiques où l’approbation doit être immédiate.
Plus de commodité 💯
Se rendre dans des endroits éloignés pour obtenir une approbation semble être une pratique ancienne. Lorsque vous disposez de la puissance d’Internet et d’un logiciel de signature électronique, vous pouvez obtenir des approbations en un rien de temps, ce qui accroît la commodité pour les deux parties.
Respect de l’environnement 🌲
Des tonnes de papier sont utilisées chaque année pour fabriquer du papier, ce qui dégrade l’environnement. Passez au zéro papier pour sauver les arbres et l’environnement afin que la prochaine génération voie un écosystème plus vert que le nôtre.
Économisez les ressources ✂️
Les signatures électroniques permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi d’économiser des coûts. Ne gaspillez pas vos ressources en frais de déplacement ou en achat d’encre et de papier. En outre, vous pouvez également libérer une partie de la main-d’œuvre chargée de la numérisation, de l’impression et de la livraison des documents pour qu’elle se consacre à d’autres activités importantes.
Vous connaissez maintenant des choses simples qui peuvent vous être très utiles lorsque vous optez pour la signature électronique plutôt que pour la signature physique.
Différence entre signature électronique et signature numérique
Bien que les signatures numériques et électroniques puissent toutes deux être utilisées pour authentifier et signer des documents numériques, il existe des différences importantes entre elles. Ces différences reposent sur la technologie, la sécurité et les ramifications juridiques. Voici quelques différences essentielles entre les deux :
#1. Technologie et sécurité
La signature électronique dépend d’un certain nombre de technologies, notamment la saisie du nom, l’utilisation d’un stylet ou d’un doigt pour créer une signature, ou la capture d’une image. La numérisation d’une signature manuscrite en est un bon exemple.
En outre, elle offre un degré de sécurité rudimentaire, qui peut être révoqué ou falsifié. En outre, elle n’utilise généralement pas les méthodes de cryptographie robustes que l’on trouve dans les signatures numériques.
D’autre part, la signature numérique utilise deux clés et la cryptographie asymétrique. L’une des clés est privée et est utilisée pour la signature des documents. L’autre clé publique correspondante est utilisée pour la vérification du document.
À des fins de sécurité, elle utilise des certificats numériques, le hachage et le cryptage pour confirmer la validité et l’intégrité du document, ce qui lui confère un degré de sécurité plus élevé. En outre, elle constitue une solide défense contre la falsification du document, puisque toute altération rendrait la signature invalide.
#2. L’authentification
La signature électronique dépend d’un certain nombre de techniques d’authentification, telles que la saisie du nom ou l’utilisation d’un mot de passe, d’un nom d’utilisateur ou de données biométriques. Bien que le degré de vérification varie considérablement, il ne peut pas toujours garantir un lien solide entre l’identité du signataire et la signature.
Une signature numérique utilise des certificats numériques émis par des autorités de certification (AC) fiables pour relier la clé publique et l’identité du signataire à la signature. Elle constitue un moyen fiable et cohérent de confirmer l’identité du signataire.
#3. Validité juridique
Bien que les signatures électroniques soient juridiquement valables dans différents pays, une preuve supplémentaire de leur validité et de leur finalité doit être déclarée. Cependant, elle a souvent plus de poids juridique car elle comprend une confirmation cryptographique de l’intégrité et de l’identité.
Étant donné que les signatures numériques fournissent une vérification cryptographique de l’identité et de l’intégrité du document, elles sont légalement acceptées dans différents pays. En outre, elle est acceptable lorsqu’il s’agit de lier juridiquement une transaction.
#4. Cas d’utilisation
Les signatures électroniques sont souvent utilisées pour diverses tâches standard telles que la signature de contrats, le remplissage de formulaires en ligne et la vérification de reçus d’e-mails. Elle convient donc aux transactions qui requièrent moins de sécurité et sont moins sensibles.
Les signatures numériques sont fortement recommandées pour les transactions qui requièrent une sécurité élevée, telles que les échanges de courriels sécurisés, les transactions financières, les contrats juridiques et les documents gouvernementaux. Ainsi, ce type de signature est souvent utilisé pour confirmer la légitimité du document, et l’identité du signataire est essentielle.
#5. La vérification
Les signatures électroniques permettent de confirmer l’identité et l’objectif du signataire. Cependant, elles ne peuvent pas avoir le même degré de preuve cryptographique que les signatures numériques.
Les signatures numériques utilisent la cryptographie pour vérifier la validité du signataire. En outre, l’intégrité du document et l’horodatage sont également fournis, le cas échéant.
#6. Coût et complexité
Les signatures électroniques sont réputées pour leur simplicité et leur coût abordable lorsqu’il s’agit de les déployer. Lorsque le document est utilisé pour un usage basique, ce type de signature est idéal par rapport à son coût.
La signature numérique nécessitant une configuration complexe et des autorisations de la part des autorités de certification (AC), les coûts associés peuvent être plus élevés.
Le choix entre ces types de signature dépend de quelques facteurs importants. Vous devez tenir compte de vos objectifs uniques ou des cas d’utilisation, du niveau de sécurité dont vous avez besoin et des obligations de conformité qui vous incombent.
Lisez aussi : Comment rédiger une signature d’e-mail professionnelle : Modèles et exemples
Conseils pour choisir un bon logiciel de signature électronique
Ces logiciels offrent des fonctionnalités similaires, mais ils se distinguent par la manière dont ils proposent des solutions. Il peut donc être difficile de faire un choix. Il convient donc de comprendre quelques points, puis de prendre votre décision.
- Volume de documents : Déterminez la fréquence à laquelle vous envoyez des documents nécessitant des signatures électroniques. S’il s’agit de quelques fois par an, il est inutile d’acheter un logiciel offrant une bande passante très large. Choisissez plutôt la gamme en fonction du volume de documents que vous souhaitez envoyer.
- Conformité : Ne faites pas aveuglément confiance à une solution. Vérifiez le niveau de sécurité et les règles de conformité qu’elle respecte. La solution doit vérifier l’authenticité, fournir des pistes d’audit et d’autres caractéristiques importantes qui prouvent son authenticité.
- Intégrations et API : Vérifiez si le logiciel s’intègre facilement aux outils tiers que vous utilisez déjà. Vérifiez également s’il fournit une API ouverte personnalisable permettant d’intégrer la fonctionnalité de signature électronique directement dans votre application ou votre site web.
- Multiplateforme : assurez-vous que le logiciel que vous choisissez est facilement compatible avec différentes plateformes. Vous ne devez pas rencontrer de difficultés si vous envoyez un contrat à partir de votre smartphone Android et que le destinataire utilise un macOS.
- Types de documents : le logiciel de signature électronique doit prendre en charge plusieurs types de documents et de formats, afin que vous ne rencontriez aucun problème à mi-parcours.
Conclusion
Les signatures électroniques sont devenues essentielles pour les entreprises modernes et les particuliers. Elle est largement acceptée par les entreprises et bénéficie de la bénédiction des règles de conformité qui sont indispensables lorsque l’on traite avec des clients de différents pays.
Alors, qu’attendez-vous ? Procurez-vous un logiciel de signature électronique dès maintenant et accélérez votre flux de travail plus rapidement que jamais !