Les tâches d’impression sur le lieu de travail vous posent-elles des problèmes de compatibilité, de périphérique, de sécurité, de coût et de gaspillage de papier ? Débarrassez-vous de ces maux de tête et essayez ces logiciels de gestion d’impression pour économiser de l’argent et rendre les employés ou les utilisateurs heureux.
La gestion de l’impression est un concept en plein essor, car les entreprises et les ateliers de reprographie doivent réduire leurs coûts d’exploitation pour accroître leur rentabilité. Elle sert également de ligne de défense pour protéger les fichiers confidentiels de l’entreprise et éviter qu’ils ne tombent entre les mains de personnes mal intentionnées. Mais trouver le meilleur logiciel de gestion d’impression n’est pas une mince affaire, car il faut faire des recherches approfondies.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la gestion de l’impression et sur les meilleures applications que vous pouvez utiliser sans perdre de temps à faire des études de marché.
Qu’est-ce que la gestion de l’impression ?
La gestion de l’impression est l’utilisation de différentes pratiques telles que le suivi des machines d’impression, le suivi des appareils informatiques, le suivi des impressions, la sécurité des données sensibles, l’optimisation des coûts d’impression et l’analyse de l’impression. Les derniers développeurs de logiciels intelligents combinent toutes ces fonctionnalités en un seul endroit pour développer une solution de gestion de l’impression.
Les startups, les petites et moyennes entreprises utilisent au moins un outil de base pour gérer les opérations d’impression. En revanche, les entreprises déploient une solution de gestion d’impression complète sur site ou dans le nuage pour administrer les activités d’impression globales.
Avantages de la gestion de l’impression
Voici les raisons et les avantages du déploiement d’une solution standard de gestion des impressions :
#1. Réduction des coûts d’impression
Les entreprises paient des factures annuelles considérables pour l’impression sous la forme d’appareils, de recharge de toner et de papier. Les recherches montrent qu’une organisation peut économiser beaucoup d’argent si elle utilise un système de gestion des impressions pour empêcher les employés d’imprimer inutilement.
#2. Sécuriser les documents confidentiels
Vous ne pouvez pas laisser vos employés imprimer des documents confidentiels à leur guise. Vous devez documenter l’impression de fichiers secrets afin d’établir les responsabilités appropriées pour le déchiquetage après le travail. Les logiciels de gestion des impressions vous permettent d’assurer la sécurité des données.
#3. Rationaliser les opérations d’impression
Les cadres et les superviseurs constatent souvent que les employés perdent du temps à faire la queue pour récupérer leurs copies imprimées. Vous pouvez éviter ces pratiques improductives en rationalisant les opérations d’impression. Vos employés vous remercieront également à la fin de la journée.
#4. Permettre l’impression à distance
Les employés travaillant à domicile peuvent envoyer des commandes d’impression par le biais de solutions de gestion d’impression basées sur le cloud. Vous pouvez récupérer la copie physique sur le lieu de travail. Ces solutions d’impression garantissent également la sécurité des données de l’entreprise en cryptant les paquets de données en transit.
#5. Réduire le gaspillage de papier
L’homme produit du papier en abattant des arbres, ce qui nuit à l’environnement. Vous pouvez installer un système de gestion d’impression robuste qui contrôlera efficacement le gaspillage de papier et contribuera à sauver la nature.
Voyons maintenant quel est le meilleur logiciel de gestion d’impression pour votre entreprise.
PaperCut
Si vous parlez d’outils de gestion d’impression efficaces pour les petites et grandes entreprises, PaperCut est indéniablement l’un des principaux noms. L’outil et ses services basés sur le cloud aident les entreprises de toute taille à réduire les déchets. Dans le même temps, les chefs d’entreprise peuvent cesser de s’inquiéter de la sécurité des données lors de l’impression de rapports confidentiels.
Avec PaperCut, vos expériences d’impression deviennent agréables. Vos employés doivent transporter différents appareils au travail, tels que des smartphones, des tablettes, des Chromebooks, des ordinateurs portables, etc. Il peut être difficile pour les administrateurs de systèmes informatiques de s’assurer que tous les pilotes sont en place pour une impression sans effort lorsqu’il y a plusieurs appareils.
PaperCut résout efficacement ce problème grâce à ses services d’impression faciles, comme l’envoi d’une commande d’impression à une file d’attente et l’obtention d’une copie à partir de n’importe quelle imprimante, un écran tactile MFD commun pour tous les différents modèles d’imprimantes, etc.
Vous pouvez également déployer une impression professionnelle hautement sécurisée en utilisant ses services. PaperCut utilise une protection d’impression à trois voies :
- Il vous permet de sécuriser l’infrastructure d’impression avant que quelqu’un n’imprime quoi que ce soit, par exemple ce que vous pouvez imprimer, qui peut imprimer, etc.
- Au cours du processus d’impression, vous pouvez utiliser l’authentification à deux facteurs et la libération sécurisée des copies d’impression à l’aide d’une carte.
- Lorsque l’impression est terminée et que la copie se trouve dans l’espace de travail, vous pouvez déployer des mesures telles que le filigrane, les pistes d’audit, les signatures numériques et l’archivage des impressions pour conserver les données confidentielles en toute sécurité.
PaperCut vous offre également des outils gratuits tels que PaperCut Mobility Print, un outil alternatif à Google Cloud Print, QRdoc pour l’estampillage des documents professionnels et PaperCut Views pour l’analyse des impressions.
Conducteur d’impression
Vous pouvez imprimer plus de 90 types de documents différents sans même ouvrir le fichier si vous essayez Print Conductor. Il est doté d’un moteur d’impression rapide et fiable et d’une interface simple et conviviale pour l’impression en masse. En outre, vous pouvez trier les documents imprimés, les prévisualiser, contrôler les travaux d’impression par lots et procéder à des ajustements rapides des paramètres d’impression, le tout à partir d’une seule application.
L’outil prend en charge toutes sortes d’imprimantes modernes dans les réseaux locaux, les réseaux étendus ou les réseaux en nuage. En outre, outre les imprimantes physiques, vous pouvez utiliser cet outil pour gérer les tâches d’impression sur des imprimantes virtuelles telles que les imprimantes PDF et les imprimantes OneNote.
Comme ses concurrents, Print Conductor propose un module d’analyse des impressions. Il vous aide à estimer les besoins en papier et en encre avant les travaux d’impression par lots importants. Les estimations sont disponibles dans le rapport détaillé et sur la page du rapport.
Print Manager Plus 9.0
Print Manager Plus 9.0 ajoute une nouvelle dimension à la gestion de l’impression en donnant aux entreprises un contrôle, un accès et une vision inégalés de leurs opérations d’impression. Les développeurs de cet outil ont perfectionné leur programme au cours de décennies d’utilisation dans de nombreuses entreprises.
Il s’agit d’un logiciel de gestion d’impression de pointe qui représente ce qu’il y a de mieux en matière d’assistance à l’utilisateur final et de technologie. En déployant cet outil dans votre organisation, vous pouvez réduire les coûts d’approvisionnement en matériel d’impression, diminuer le gaspillage de papier et bénéficier d’une meilleure intelligence d’impression dans tous les services.
Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des caractéristiques remarquables de ce logiciel de gestion d’impression :
- L’administrateur informatique peut contrôler en direct les tâches d’impression d’un employé, d’un poste de travail, d’une imprimante, d’un réseau et des coûts.
- La station de validation avec carte d’identité ou paiement simplifie les tâches d’impression pour le travail ou les ateliers d’impression.
- Ses paramètres de quota et de budget vous permettent d’économiser de l’argent en limitant les impressions par personne, par poste de travail ou par imprimante.
Print Manager Plus 9.0 suit également une politique respectueuse de l’environnement pour rendre votre bureau ou votre imprimerie plus écologique. Il réduit le gaspillage d’encre, d’énergie et de papier, et donc l’empreinte carbone de votre entreprise.
uniFLOW
UniFLOW est un autre outil qui vous permet de contrôler l’infrastructure d’impression de votre entreprise. Les grandes entreprises et les imprimeurs qui utilisent des systèmes d’impression avancés tels que Canon, Xerox, Epson, Brother, Konica Minolta, etc. utilisent cet outil pour gérer les tâches d’impression, de numérisation et de gestion des documents.
Cet outil permet de gérer les tâches d’impression, de numérisation et de gestion des documents. Il propose des applications de gestion de l’impression sur site et dans le nuage. Les outils en nuage et sur site fonctionnent comme un portail intégré pour la numérisation, l’impression et la gestion des périphériques en toute simplicité et en toute sécurité.
les fonctions d’impression sécurisée et de pilote universel d’uniFLOW sont des développements remarquables que vous devez connaître. La technologie d’impression sécurisée vous permet d’attribuer des comptes individuels à chaque employé. Les employés doivent valider l’impression à l’aide de leur carte d’identité ou de leur code PIN. En outre, l’utilisateur doit être présent devant la machine pour récupérer la copie imprimée.
Le pilote universel garantit la compatibilité de l’application avec divers appareils et machines d’impression. Les utilisateurs peuvent envoyer des commandes d’impression à n’importe quelle imprimante en réseau à partir de tous les appareils informatiques tels que les téléphones mobiles ou les ordinateurs portables.
UniPrint InfinityCloud
UniPrint InfinityCloud est un autre outil populaire pour l’interface de bureau virtuel (VDI) et la gestion de l’impression d’entreprise avec une solution évolutive. Comme il s’agit d’un outil agnostique, l’application peut communiquer de manière transparente avec toutes les imprimantes et tous les appareils informatiques modernes à des fins d’impression.
La solution d’UniPrint est parfaite pour toutes les tailles d’entreprises, des startups aux conglomérats multinationaux. Elle offre également des services spécialisés sur site et dans le nuage pour des secteurs tels que la banque et la finance, l’assurance, les fournisseurs de services gérés (MSP), les fournisseurs de services dans le nuage, le gouvernement, les organisations non gouvernementales (ONG) et les soins de santé.
Sa solution de gestion de l’impression comprend des fonctionnalités standard telles qu’un modèle de consommation flexible et des licences d’outils, l’impression sans serveur, l’analyse de l’impression, le suivi de l’impression, l’impression depuis n’importe où et l’impression sans contact.
PrinterAdmin
Vous pouvez également essayer PrinterAdmin si vous avez besoin d’une solution de gestion d’impression pratique pour un établissement d’enseignement ou une entreprise. Cet outil vous permet de surveiller tout ce qui concerne l’impression, comme les utilisateurs, les machines d’impression, les postes de travail et les rétrofacturations.
Il est également doté d’un outil standard d’analyse de l’impression qui vous informe sur le volume d’impression, l’utilisation de l’encre et le coût global de l’impression dans votre entreprise.
L’outil PrinterAdmin intègre des fonctionnalités avancées. Il s’agit de
- Print Job Manager pour les paramètres d’impression, la création de comptes, l’activation de pilotes, etc.
- La station de libération des documents réduit le gaspillage et augmente la sécurité en ne libérant l’impression que lorsque l’utilisateur est disponible.
- L’outil de filigrane d’impression vous permet de capturer les détails de l’impression.
Toutes les applications sont accompagnées d’une version d’essai gratuite de 30 jours. Vous pouvez profiter de l’offre d’essai et déterminer si l’outil convient à votre entreprise en l’utilisant pendant un certain temps.
Print Tracker Pro
Print Tracker Pro est doté d’une fonction d’installation en un clic qui vous permet de démarrer la gestion des impressions en quelques minutes. La configuration et le fonctionnement de cet outil étant simples, vos employés ou vos clients bénéficient d’un service optimal.
Il s’agit d’une solution de gestion d’impression intelligente qui peut communiquer avec tous les types d’imprimantes et d’appareils informatiques modernes avec précision, minimisant ainsi les temps d’arrêt liés à l’installation des pilotes ou à la non-prise en charge des appareils.
Son système de suivi robuste fournit toutes les informations granulaires liées à l’impression, telles que les niveaux de toner, les compteurs, le nombre de pages, les installations d’imprimantes et les alertes de service. En outre, vous pouvez configurer l’outil pour qu’il vous envoie des rappels pour le réapprovisionnement en encre ou pour qu’il factorise facilement les relevés de compteurs d’imprimantes sur les factures.
Le mot de la fin
Vous trouverez ci-dessus une liste triée sur le volet de logiciels de gestion d’impression populaires et adaptés aux entreprises. Vous pouvez utiliser n’importe laquelle de ces applications pour votre bureau à domicile, votre lieu de travail, vos magasins, vos maisons d’édition ou vos ateliers de photocopie.
Puisque vous êtes ici, vous pouvez également consulter ces meilleurs outils pour convertir des pages Web en PDF et économiser de l’argent en évitant d’imprimer lorsque vous le pouvez.