Les applications de scanner de reçus sont devenues un outil essentiel pour les particuliers comme pour les entreprises.
Que vous vous efforciez de gérer les finances de votre entreprise ou que vous souhaitiez simplement garder un œil sur vos dépenses personnelles, il est essentiel de savoir où va votre argent.
Les reçus des marchandises ou des produits que vous achetez dans les magasins sont susceptibles d’être égarés, que ce soit dans un océan de documents ou dans un fouillis de papiers. D’autre part, les papiers physiques sont plus susceptibles d’être endommagés ou détruits. Consultez le tableau ci-dessous pour découvrir des solutions sans papier grâce aux applications de scanner de reçus !
| Produit | Fonctionnalités remarquables |
|---|---|
| Des reçus nets | Scanner portable, organisation des données, synchronisation avec NeatCloud. |
| SparkReceipt | Scanner de reçus alimenté par ChatGPT, stockage sur le cloud. |
| Dext | Organise les documents avec une précision de 99 % pour la comptabilité. |
| Shoeboxed | Stockage fiable des reçus fiscaux numériques, manipulation aisée. |
| Easy Expense | Scanner de reçus alimenté par l’IA, surveillance des cartes de crédit. |
| Expensify | Numérisation illimitée des reçus, suivi du kilométrage, remboursement le jour suivant. |
| Smart Receipts | Téléphone comme scanner de reçus, rapports personnalisables, PDF, CSV. |
| Foreceipts | Gestion idéale des reçus, scanne les reçus papier et numériques. |
| Veryfi | API OCR pour l’extraction de données avancées, données d’achat au niveau SKU. |
| ReceiptPal | Gagnez des prix en espèces et des cartes-cadeaux en scannant et en téléchargeant vos reçus. |
La conversion de vos reçus et papiers imprimés en fichiers numériques pourrait résoudre ces problèmes, et un scanner de reçus est l’outil idéal pour cette tâche. Certains scanners de reçus offrent des services Internet qui vous permettent d’organiser et de récupérer vos reçus où que vous soyez.
Cet article aborde ce que vous devez savoir sur les scanners de reçus. Sans plus attendre, commençons.
Qu’est-ce qu’une application de scanner de reçus ?
Les applications de scanner de reçus vous permettent de prendre des photos de vos reçus physiques et de les transformer en copies numériques que vous pouvez facilement récupérer à partir d’un stockage partagé sur le cloud. Avant d’aller plus loin, voyons ce que fait un scanner de reçus .
Un scanner de reçus est une application pour smartphone qui permet à votre personnel de capturer des reçus à l’aide de leur téléphone portable. Pour économiser de la paperasse, les entreprises ont commencé à utiliser des scanners de reçus pour les frais professionnels, associés à un logiciel de reconnaissance optique de caractères ( OCR ).
Votre entreprise a-t-elle besoin d’un logiciel de numérisation de reçus ?
Vous devez examiner l’intérêt de la lecture des reçus pour votre entreprise. La façon la plus évidente de décider si votre entreprise devrait avoir une application de scanner de reçus est d’examiner la fréquence et la complexité du système de remboursement de votre organisation.
Examinez les données antérieures sur les dépenses de l’entreprise et l’engagement des employés. Demandez à vos employés s’ils pensent que l’application les aidera.
Et surtout, discutez avec le personnel des finances, car c’est lui qui s’occupe quotidiennement des remboursements et des questions liées aux dépenses. L’application de scanner de reçus peut profiter à l’ensemble du personnel de l’entreprise en réduisant la quantité de documents manuels nécessaires au remboursement et à la gestion des données de coûts.
Avantages de l’utilisation d’une application de numérisation des reçus
L’ancienne technique de paiement des remboursements prend du temps, tant pour les employés que pour votre personnel financier. La procédure est également vulnérable à plusieurs erreurs. Il sera difficile pour les employés d’obtenir le remboursement de leurs dépenses s’ils perdent leurs reçus.
C’est là que l’utilisation d’une application de numérisation des reçus peut vous aider. Elle permet à vos employés de soumettre rapidement leurs reçus au format numérique. Les algorithmes de reconnaissance optique de caractères de l’application éliminent les erreurs humaines qui peuvent survenir lors de la saisie directe des données des reçus.
Un scanner de reçus pour votre entreprise peut également aider votre service financier. Grâce aux reçus numériques, il n’aura plus à harceler les employés pour qu’ils soumettent des demandes de remboursement.
Les scanners de reçus sont disponibles dans différentes configurations, allant des scanners physiques (ordinateurs et scanners mobiles) aux scanners numériques (par exemple, applications et logiciels en ligne). Toutefois, comme cet outil représente un investissement, vous devez connaître les aspects essentiels des meilleurs scanners avant d’en faire l’acquisition.
Voici une liste des principales caractéristiques à rechercher dans un scanner de reçus. Vous n’aurez peut-être pas besoin de toutes ces caractéristiques, mais suivez ces conseils pour choisir celui qui vous convient le mieux.
Caractéristiques d’un scanner de reçus
Il est bien connu que chaque entreprise a ses propres exigences en matière de suivi des reçus professionnels. Lorsque vous choisissez une application, assurez-vous qu’elle répond aux besoins de votre entreprise. Avec les nombreuses alternatives disponibles sur le marché aujourd’hui, il peut être difficile de faire un choix.
Voici un bref aperçu des éléments essentiels à prendre en compte lors du choix d’une application de gestion des reçus.
Adaptabilité
Vous pouvez avoir besoin d’un scanner de reçus portable lorsque vous devez contrôler les rapports de dépenses et les reçus des travailleurs ou des entrepreneurs. Il peut s’agir d’un scanner portable.
La taille du scanner est également importante pour la portabilité. Optez pour un gadget léger et suffisamment petit pour se glisser aisément dans un porte-documents ou un sac.
Disponibilité en ligne
Un scanner de reçus qui peut être disponible en ligne, comme la mobilité, est pratique. Vous pourrez le relier très rapidement à un logiciel de comptabilité, ce qui accélérera votre processus. Vous pourrez ainsi récupérer vos reçus à tout moment et en tout lieu.
Espace de stockage et sécurité
Que vous optiez pour un stockage physique ou numérique dans le nuage, vous devez tenir compte des limites de votre scanner de reçus. Allez-vous scanner des reçus tous les jours ou toutes les semaines ? L’utiliserez-vous seulement dans de rares cas, ou l’utiliserez-vous toute l’année ? Cela peut vous aider à déterminer la capacité de stockage dont vous aurez besoin pour le logiciel de votre scanner de reçus ou sur un disque externe.
Ne négligez pas la sécurité de l’installation de stockage que vous choisissez. Vous devez vous assurer que tous les reçus et documents sont protégés par plus d’un niveau de protection.
Les reçus et documents traditionnels peuvent être physiquement endommagés ou détruits, mais les documents numériques risquent de tomber entre de mauvaises mains si les mesures de sécurité appropriées ne sont pas adoptées.
La rapidité
L’une des tâches les plus désagréables qu’une entreprise puisse entreprendre est la numérisation des reçus pour les relevés de dépenses. En général, les gens aiment terminer cette tâche le plus rapidement possible, et un scanner de reçus ultra-rapide peut les y aider. Certains scanners peuvent capturer une image de vos documents en seulement 7,5 secondes. C’est utile pour numériser de nombreux reçus à la fois.
Formats de fichiers
Vos reçus peuvent être formatés dans un format spécifique en fonction de l’usage que vous en faites. Un comptable peut exiger que vous numérisiez ou téléchargiez tous vos reçus au format PDF, alors que votre programme de gestion des frais professionnels n’accepte que les photos JPEG. Vérifiez les formats de fichiers acceptés par votre scanner de reçus, afin de ne pas avoir à les modifier après les avoir numérisés manuellement.
Exportabilité
Enfin, assurez-vous que votre scanner couvre l’ensemble de vos activités après avoir numérisé vos reçus. Allez-vous les conserver sur le cloud ? Allez-vous les envoyer à quelqu’un d’autre ? Votre scanner de reçus doit être capable de transférer sans effort les documents numérisés.
Maintenant que vous connaissez les fonctions essentielles d’un scanner de reçus, recherchez les meilleures applications de scanner de reçus sur le marché. Voici la liste des meilleures applications.
Neat Receipts
NeatReceipts est un outil d’organisation intelligent et un scanner portable. Vous pouvez numériser des reçus, des cartes de contact et des documents en déplacement à l’aide du scanner mobile Neat Receipts, car le logiciel détecte, récupère et organise les données pertinentes.
Caractéristiques
- Le scanner portable NeatReceipts est suffisamment léger et compact pour se glisser dans un porte-documents, un sac à dos ou un bagage à main. Il ne nécessite pas d’alimentation secteur. Connectez-le par USB à votre ordinateur et vous êtes prêt à partir.
- Votre ordinateur peut l’alimenter via le port USB.
- Neat numérise et extrait les données de tout ce que vous numérisez, ce qui permet d’obtenir des ressources numériques.
- Avec les données des reçus, vous pouvez créer des rapports sur les impôts ou les dépenses, exporter vers Excel ou synchroniser plus rapidement des contacts avec Outlook ou le carnet d’adresses.
- NeatCloud offre une version d’essai gratuite de 30 jours, qui vous permet de synchroniser et de sauvegarder les fichiers Neat et de les consulter à partir de n’importe quel navigateur ou appareil mobile.
De plus, tant que vous êtes abonné à NeatCloud, vous bénéficiez de NeatCare, qui offre une assistance supplémentaire et une assurance contre les dommages accidentels pour votre NeatDesk.
It works on:
- iOS
- Android
SparkReceipt
Sparkreceipt est une application de scanner de reçus conçue pour les particuliers et les petites entreprises afin de gérer leurs documents financiers. L’une de ses principales fonctionnalités est un scanner de reçus qui utilise la technologie ChatGPT AI pour l’extraction de données, ce qui vise à rationaliser la capture d’informations à partir des reçus, en réduisant le temps consacré à la saisie manuelle des données et en améliorant l’exactitude des dépenses et des revenus enregistrés.
Outre ses capacités de numérisation des reçus, SparkReceipt fournit une plateforme pour la gestion d’une variété de documents professionnels. Les utilisateurs peuvent numériser, télécharger et stocker des documents tels que des relevés bancaires, des factures et des contrats dans son espace de stockage basé sur le cloud.
Cette application de scanner et d’organisateur de reçus est conçue pour offrir un emplacement central pour ces documents essentiels, les rendant accessibles à tout moment et en tout lieu. SparkReceipt facilite la collaboration avec les autres membres de votre équipe. Vous pouvez également inviter votre comptable directement dans l’application afin qu’il ait accès à tous les documents nécessaires à tout moment.
Les fonctionnalités de SparkReceipt s’adressent à ceux qui sont à la recherche d’une solution pour la gestion des documents financiers, qu’il s’agisse de propriétaires de petites entreprises, d’indépendants ou autres. L’application s’efforce de fournir une approche organisée de la gestion, du stockage et du partage des reçus et des documents financiers.
Caractéristiques :
- Scanner de reçus alimenté par la dernière IA de ChatGPT
- Suivi des dépenses et des revenus
- Taux de conversion quotidiens précis pour 150 devises
- Prise en charge des modes d’imposition inclusifs et exclusifs
- Possibilité de transférer les reçus par e-mail directement dans l’application
- Stockage illimité dans le nuage pour tous les documents professionnels
It works on:
- iOS
- Android
Dext
Dext prépare et rassemble votre documentation avec une précision de 99%, puis la traite immédiatement dans votre logiciel de comptabilité. Cela vous permet d’investir plus de temps dans des activités qui produisent de la valeur.
Fonctionnalités
- Dext Prepare est une solution simple et agréable pour organiser et numériser tous vos documents.
- Soumettez un reçu, une facture ou un relevé bancaire, et Dext recueillera les informations que vous souhaitez et les transmettra à votre système comptable. Vous obtiendrez les chiffres précis dont vous avez besoin au lieu d’avoir à les saisir physiquement.
Dext Prepare capture et traite les données du marché avant de les publier dans votre système comptable. L’emploi du temps de votre équipe est libéré pour des tâches plus importantes et vous avez l’assurance de traiter avec les meilleurs.
It works on:
- iOS
- Android
Shoeboxed
Si vous êtes à la recherche d’un stockage fiable pour vos reçus fiscaux numériques, ShoeBoxed est l’application scanner de reçus idéale. Elle vous aidera à faciliter la gestion de vos reçus.
Fonctionnalités
- Simplifiez vos tâches comptables quotidiennes.
- Découvrez les fonctionnalités et les outils conçus pour les petites entreprises, les comptables et les experts-comptables.
- Vous pouvez transformer vos reçus en données extraites, vérifiées par des humains, catégorisées, organisées, consultables et modifiables, auxquelles vous pouvez accéder où et quand vous le souhaitez.
En outre, vous pouvez créer des notes de frais complètes comprenant des images de vos reçus et exporter, partager ou imprimer vos données pour faciliter la préparation des impôts ou le remboursement.
It works on:
- Android
Easy Expense
Easy Expense extrait des informations essentielles telles que le fournisseur, la division, les taxes, la somme et le type de paiement à l’aide d’un puissant traitement d’image et de l’IA.
De plus, ce scanner de reçus contrôle les dépenses par carte de crédit et par compte bancaire sans effort. Easy Expense s’intègre à vos comptes bancaires pour scanner jusqu’à 18 mois de transactions afin d’en extraire les coûts et les déductions fiscales.
Caractéristiques
- Fonctionne hors ligne, ce qui le rend idéal pour une utilisation en déplacement.
- Le moyen le plus rapide de capturer, de recadrer et de suivre les reçus
- Ne perdez jamais un reçu grâce à la synchronisation automatique sur le cloud.
- Catégorisation automatique intelligente pour maximiser les déductions
- Révision en masse des transactions
Avec Easy Expense, vous pouvez synchroniser les données entre les utilisateurs en temps réel grâce aux autorisations utilisateur. Vous pouvez facilement limiter qui peut voir les informations pertinentes.
It works on:
- Android
Expesify
Qu’il s’agisse de la numérisation illimitée des reçus, du suivi du kilométrage ou du remboursement le lendemain, un outil de suivi des coûts comme Expensify peut vous aider à gérer votre système comptable.
Caractéristiques
- Le suivi et l’organisation des reçus lorsque vous voyagez ou travaillez à distance peuvent s’avérer difficiles et parfois entraîner la perte de reçus.
- Vous pouvez numériser les reçus sans restriction, enregistrer votre kilométrage, les envoyer par courrier électronique pour approbation, etc.
Grâce à la fonction SmartScan, vos reçus sont instantanément numérisés et récupérés, ce qui vous permet de gagner du temps et de l’énergie.
It works on:
- iOS
- Android
Reçus intelligents
Smart Receipts transforme votre téléphone en scanner de reçus et en générateur de rapports de dépenses ! Il collecte les informations relatives aux reçus et vous permet de créer des rapports PDF et CSV que vous pouvez envoyer à vos comptes de messagerie.
Caractéristiques
- Des rapports professionnels peuvent être créés pour le suivi de votre budget et les exigences de votre travail grâce à des rapports PDF, CSV et ZIP entièrement configurables.
- Smart Receipts vous permet de choisir parmi plus de 20 types de données par défaut (dates, prix, taxes, catégories de reçus, remarques, options de paiement, etc.)
Cette fonction peut s’avérer utile pour vous aider à créer le document idéal, vous épargnant ainsi d’innombrables heures de travail et vous permettant de vous concentrer sur des choses plus essentielles pour vous.
It works on:
- Android
Reçus
L’application Foreceipts est la solution idéale pour la gestion des reçus. Plus de 500 000 propriétaires d’entreprises, travailleurs indépendants, agences et freelances l’utilisent dans le monde entier.
Caractéristiques
- Prenez des photos de vos reçus papier ou envoyez-vous vos reçus numériques. L’application Foreceipts scannera instantanément les données de vos reçus et les entrera dans votre livre. Vous pouvez également ajouter des revenus en scannant vos factures.
- Partagez vos rapports de dépenses Excel ou PDF avec votre comptable ou utilisez-les pour remplir vos déclarations d’impôts. Chacune des photos de vos reçus est stockée, ce qui vous protège en cas d’audit.
Ils ont établi des catégories de dépenses professionnelles pour les États-Unis et le Canada, de sorte que votre rapport de dépenses de fin d’année répondra correctement aux exigences en matière de déclaration d’impôts. Vous pouvez également modifier les catégories si nécessaire.
Vous souhaitez créer une note de frais complète ? Découvrez les modèles de notes de frais pour les petites et moyennes entreprises.
It works on:
- Android
Veryfi
L’application de capture OCR et d’extraction de données la plus rapide et la plus sûre au monde pour les reçus, les factures et les notes de frais est là. Débarrassez-vous de la saisie de données et de la comptabilité ; gagnez des heures chaque semaine. Veryfi récupère les fournisseurs, les paiements, les totaux, les taxes et même les postes en quelques secondes.
Fonctionnalités
- L’API OCR de Veryfi extrait, catégorise et améliore toutes les informations des dossiers d’achat des consommateurs non organisés, des factures jusqu’aux articles de ligne (données d’achat au niveau SKU) à l’échelle, en supprimant le besoin de scripts ou d’humains dans la boucle.
- L’API Veryfi OCR vous fournit l’une des plateformes API d’extraction de données OCR (Optical Character Recognition) et ICR (Intelligent Character Recognition) les plus influentes et les plus sophistiquées disponibles aujourd’hui.
Ces fonctionnalités vous permettront de surpasser vos concurrents et d’offrir à vos utilisateurs les meilleurs services possibles sur l’ensemble du marché.
It works on:
- Android
ReceiptPal
En téléchargeant vos reçus sur ReceiptPal, vous pouvez gagner des prix en espèces et des cartes-cadeaux d’une valeur considérable. Gagnez des points pour chaque reçu en scannant vos reçus papier avec ReceiptPal, en utilisant votre e-mail ou votre compte Amazon.
Vos points peuvent être échangés contre des cartes-cadeaux de magasins réputés. De plus, vous participerez immédiatement à notre tirage au sort hebdomadaire pour gagner des récompenses en espèces.
Avec l’application de scanner de reçus sur Play Store, vous pouvez scanner et soumettre vos reçus habituels pour une étude de marché afin de recevoir des cartes-cadeaux gratuites de commerçants comme Amazon, Visa, Walmart, Target, Home Depot, Lowes, et bien d’autres encore. Utilisez l’application ReceiptPal pour échanger rapidement et directement les prix. L’application ReceiptPal est également disponible sur l’App Store. Téléchargez-la et profitez-en !
It works on:
- iOS
- Android
FAQs
Grâce à l’utilisation d’algorithmes de reconnaissance optique de caractères (OCR) et d’apprentissage automatique de pointe, la technologie de numérisation des reçus a atteint un niveau de précision très élevé. Cependant, des erreurs peuvent parfois se produire, ce qui nécessite une vérification manuelle pour garantir l’exactitude des données, en particulier pour des utilisations importantes telles que les rapports de dépenses ou les déclarations fiscales. Pour remédier aux éventuelles incohérences et préserver l’intégrité des données, un contrôle humain reste nécessaire.
Pendant la numérisation, le logiciel reconnaît automatiquement les reçus de plusieurs pages ou longs et invite les utilisateurs à numériser d’autres pages. Il combine astucieusement les pages numérisées pour produire un document de reçu cohérent. Les utilisateurs peuvent s’assurer que le document est correct et complet en le révisant et en le modifiant avant de l’enregistrer.
Oui, vous pouvez utiliser l’application pour numériser des reçus dans différentes devises. Pour un suivi efficace des dépenses, l’application gère immédiatement la conversion des devises, ce qui permet de conserver des enregistrements précis, quelle que soit la devise utilisée dans les reçus.
Sur les reçus, la technologie OCR a du mal à lire l’encre décolorée, les taches ou le mauvais éclairage, ce qui entraîne souvent une extraction de données erronée ou insuffisante. Ces problèmes ont une incidence sur les performances globales du système et sur la fiabilité du traitement de ces reçus. Dans ces circonstances, il est difficile d’obtenir une précision absolue, même avec l’aide d’algorithmes d’OCR avancés.
Comment choisir l’application de reçus la plus appropriée ?
Une bonne organisation des reçus est l’un des moyens les plus simples d’éviter le stress de la saison des impôts. Les outils que nous avons mentionnés vous permettent d’y accéder sans avoir à conserver des centaines de petits bouts de papier.
Tenez compte de vos besoins personnels en tant que travailleur indépendant ou chef d’entreprise lorsque vous vous engagez à utiliser l’un de ces outils. Pensez aux points suivants :
- Combien de personnes supervisez-vous ?
- Combien de clients suivez-vous ?
- Combien d’achats commerciaux faites-vous chaque mois ?
- À quelle fréquence et où voyagez-vous pour le travail ?
En fonction de votre situation, vous aurez peut-être besoin de plusieurs outils pour personnaliser votre système de suivi des reçus.
Conclusion
Vous devez organiser le suivi de vos dépenses de bureau afin de ne pas perdre le droit de vous faire rembourser. Si vous ne le faites pas, l’argent ne sera pas disponible avant le prochain cycle de paiement.
De nombreux logiciels différents peuvent donc être utilisés comme scanners de reçus. Chacun d’entre eux facilite le processus en offrant de meilleures fonctionnalités et de meilleurs services. Récapitulons. Les meilleures applications de numérisation de reçus énumérées ci-dessus valent la peine d’être utilisées. Si vous ne l’avez pas encore fait, vous devriez vous en procurer une !
Vous pouvez également explorer les meilleurs logiciels de suivi et de gestion des dépenses pour les petites et moyennes entreprises.