Dans l’environnement technologique actuel, qui évolue rapidement, les entreprises ont besoin d’un logiciel de collaboration et de prise de notes haut de gamme pour rester compétitives.
Qu’il s’agisse d’étudiants, de professionnels ou de membres d’une équipe de projet, un outil permettant une gestion efficace et efficiente de l’information est indispensable.
Confluence et OneNote sont des outils de collaboration et de prise de notes populaires qui existent depuis un certain temps, et les larges bases d’utilisateurs qu’ils ont entre eux en ont fait des options fiables et dignes de confiance.
Si vous n’arrivez pas à vous décider entre les deux, nous sommes là pour vous aider. Notre guide propose une comparaison complète, avec les moindres détails de leurs fonctions, afin de vous aider à prendre une décision d’achat. Bienvenue à bord.
Présentation de Microsoft OneNote
Microsoft OneNote est une application numérique de prise de notes et d’organisation qui facilite la productivité personnelle et collective. Le logiciel permet aux utilisateurs de créer, capturer, organiser et partager des listes de tâches, des notes manuscrites, des idées, des images, des enregistrements audio et vidéo dans un carnet numérique flexible et consultable.
OneNote offre des fonctionnalités pratiques telles que la protection par mot de passe, le marquage des carnets et l’intégration avec d’autres applications Microsoft telles que Word et Outlook, ce qui facilite le partage et la collaboration. Plus important encore, OneNote possède une interface utilisateur polyvalente et conviviale qui le rend célèbre auprès des équipes qui doivent coopérer sur n’importe quel projet.
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Aperçu de Confluence
Confluence est un outil de collaboration d’équipe d’Atlassian, explicitement conçu pour faciliter la création de contenu et la gestion de l’information. L’application fournit une plateforme centralisée où les membres de l’équipe peuvent créer, partager, organiser, documenter et discuter de plans et d’idées en un seul endroit.
Les principales fonctionnalités de Confluence comprennent les blogs, les wikis et les pages qui permettent aux utilisateurs de créer et de gérer du contenu tout en préservant l’historique et le contexte de chaque document.
L’outil peut facilement s’intégrer à Trello et Jira, ce qui rend l’automatisation du flux de travail et la gestion de projet transparentes. Cette application est idéale pour les petites et grandes entreprises, car elle permet de rationaliser le partage des informations et de les rendre facilement accessibles à tous les membres de l’équipe.
Confluence vs. OneNote : comment fonctionnent-ils ?
Comment fonctionne Confluence ?
Confluence facilite le travail d’équipe et la collaboration en permettant aux membres de partager, d’enregistrer et d’organiser du contenu. Les utilisateurs peuvent élaborer des plans de projet, prendre des notes et soumettre des besoins individuels et collectifs simultanément, tout en ayant la possibilité d’améliorer le retour d’information en ajoutant des commentaires.
Vos commentaires en tant que membre de l’équipe sont accessibles à l’ensemble de l’équipe en temps réel, et celle-ci peut y répondre en conséquence. L’architecture de l’outil basée sur le cloud et son interface conviviale permettent à toute l’équipe de gérer les projets où qu’elle se trouve, quel que soit son appareil.
Atlassian a permis aux utilisateurs d’intégrer Confluence avec des applications tierces telles que Jira Align et le logiciel Jira. L’outil est également compatible avec d’autres applications tierces, ce qui signifie que la plupart des utilisateurs en entreprise constateront probablement que l’outil s’intègre aux outils de gestion de projet qu’ils utilisent déjà. Les utilisateurs peuvent ainsi rationaliser leurs opérations commerciales et permettre à leurs équipes de collaborer et de travailler plus efficacement.
Fonctionnement de OneNote
OneNote facilite la prise de notes numériques et offre aux utilisateurs une plate-forme centralisée pour enregistrer des notes, effectuer des recherches et planifier des informations pertinentes, qu’ils pourront utiliser ultérieurement à la maison, au bureau ou à l’école.
L’application propose des carnets que vous pouvez utiliser indéfiniment, ce qui signifie que vous n’avez plus à vous soucier du papier et du crayon. Toutefois, si vous avez besoin de notes physiques, l’outil vous permet de les imprimer et de les distribuer facilement, puisqu’il vous suffit d’utiliser la fonction de recherche pour retrouver les informations requises, pour autant que vous vous souveniez d’un mot clé, même si vous avez oublié la date.
OneNote est hébergé en ligne, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent toujours y accéder en déplacement tant qu’ils disposent d’une connexion internet.
Confluence vs. OneNote : Avantages
Avantages de l’utilisation de Confluence
Confluence peut apporter de nombreux changements dans votre entreprise si vous traitez toujours de grands projets couvrant plusieurs équipes ou sites. L’application améliorera votre efficacité en présentant les avantages suivants :
➡️ Gain de temps : Confluence élimine les allers-retours fastidieux puisque vous pouvez télécharger des documents dans lesquels les responsables et les éditeurs peuvent indiquer les modifications nécessaires en temps réel. La disponibilité de modèles prêts à l’emploi signifie que la documentation du projet peut être réalisée rapidement et facilement, tandis que la transparence facilite le respect du calendrier.
➡️ Capacités à distance : Les membres de l’équipe n’ont pas besoin de se déplacer ou de travailler au même endroit – ils peuvent coopérer sans avoir besoin de se rencontrer en personne, car ils peuvent se synchroniser via des appareils Android et iOS.
➡️ Stockage centralisé des données : Vous pouvez stocker toutes vos données dans un seul espace, mais vous pouvez créer différents espaces de travail pour différents départements. Cette fonctionnalité facilite la collaboration entre les départements.
➡️ Édition : Vous pouvez utiliser la fonction de versionnement des pages et des fichiers de l’outil pour modifier et enregistrer des documents tout en conservant le fichier original pour un accès ultérieur, ce qui signifie que les versions antérieures sont toujours disponibles à des fins de référence.
➡️ Communication : Les chefs de projet peuvent faire des annonces pour s’adresser à des groupes complets ou personnalisés, en plus des membres individuels qui reçoivent des mises à jour sur l’entreprise.
Avantages de l’utilisation de OneNote
OneNote permet aux utilisateurs de mettre en forme des textes, de créer des tableaux ou de glisser-déposer des images, ainsi que d’ajouter des enregistrements audio et vidéo aux notes. Les autres avantages de l’utilisation de cet outil sont les suivants :
➡️ Numérisation des notes: L’application peut reconnaître et convertir des notes manuscrites en texte électronique, et permet de numériser des diagrammes dessinés à la main et de les insérer dans les notes – ce qui est utile lors des séances de remue-méninges.
➡️ Partage de notes: L’outil facilite le partage des notes avec d’autres personnes – elles peuvent consulter et modifier vos notes, ce qui permet aux membres de l’équipe de travailler et de se déplacer simultanément tout en donnant et en recevant un retour d’information.
➡️ Passez d’un appareil à l’autre: Le logiciel est compatible avec les appareils Windows, iOS, Mac et Android.
➡️ Sécurité de haut niveau : OneNote garantit la plus haute sécurité associée à Microsoft en utilisant l’identification de l’utilisateur, le cryptage des données et des carnets individuels protégés par mot de passe.
➡️ Utilisation gratuite: L’application est idéale pour les utilisateurs disposant d’un budget limité, car vous pouvez choisir entre la version gratuite et la version à bas prix avant de vous engager dans les versions premium.
➡️ Intégrations : OneNote s’intègre facilement aux autres produits Microsoft, ce qui permet de consulter des données essentielles sans changer d’application.
➡️ Organisation facile des données : L’application permet de créer des carnets individuels à l’aide de différents modèles, de sorte que l’organisation des données devient un jeu d’enfant.
➡️ Polyvalence : La polyvalence de OneNote permet aux travailleurs de personnaliser l’outil en fonction de leurs besoins, qu’ils travaillent sur un projet simple ou complexe.
Confluence vs. OneNote : Comparaison
Fonctionnalités
OneNote est conçu explicitement pour la prise de notes et l’organisation de contenu dans des carnets numériques. Il est doté d’outils essentiels pour la mise en forme – modification de la couleur, du style ou des polices ou ajout d’images, de vidéos et de fichiers audio au texte. En outre, vous pouvez écrire et dessiner à la main avant de convertir vos notes en texte, tout en ayant la possibilité de rechercher des textes à partir de vos notes sauvegardées. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de partager des carnets et de travailler simultanément.
Confluence facilite énormément la collaboration entre les membres en plus des capacités de prise de notes. Les utilisateurs peuvent créer, gérer, stocker et organiser des fichiers et suivre les tâches et les flux de travail pour les projets d’équipe. De plus, l’application permet aux utilisateurs de manipuler les thèmes, les modèles et les macros disponibles afin d’adapter le contenu à des besoins individuels spécifiques. Confluence dispose d’outils avancés supplémentaires permettant de suivre les modifications, de laisser des commentaires et de communiquer, en plus des contrôles d’accès, des outils de reporting et des pistes d’audit.
Tarifs
OneNote est gratuit pour les utilisateurs disposant d’un compte Microsoft, mais il offre moins de fonctionnalités.
À l’inverse, Confluence est un outil entièrement payant qui nécessite un abonnement, mais qui est assorti d’une période d’essai gratuite. Le coût réel de Confluence est déterminé par le nombre de fonctionnalités que vous sélectionnez et le nombre d’utilisateurs.
Interface utilisateur – Facilité d’utilisation
L’interface utilisateur de OneNote est plus conviviale et plus facile à utiliser, car elle ressemble à un carnet de notes numérique. L’écran principal présente une liste de carnets, chaque carnet comportant des sections et des pages que vous pouvez organiser à votre guise. Vous pouvez facilement ajouter des images, des textes et d’autres formes de médias ou organiser vos notes à l’aide de balises et d’étiquettes.
L’interface de Confluence peut être compliquée et la courbe d’apprentissage est plus raide. L’outil est ouvert à de nombreuses personnalisations, l’écran principal comportant un tableau de bord que vous pouvez utiliser pour modifier les widgets en plus des gadgets affichant des informations importantes. Vous pouvez organiser votre contenu en créant des espaces, des pages et des blogs, et en ajoutant du texte, des images, du son, des vidéos et d’autres médias au texte existant. En utilisant des thèmes, des couleurs et des logos de marque ou d’équipe, vous pouvez personnaliser les pages et les espaces.
Intégration
Faisant partie intégrante de la suite Microsoft Office, OneNote fonctionne de manière transparente avec les principales applications Microsoft telles que PowerPoint, Excel et Word. Vous pouvez donc facilement importer des articles spécialisés entre OneNote et les autres applications. Vous pouvez également partager vos notes via OneDrive et Microsoft Teams, en plus d’autres applications tierces comme IFTTT ou Zapier, qui facilitent le flux de travail et l’automatisation des tâches.
Confluence s’intègre facilement avec plus d’applications tierces que OneNote, la liste étant composée d’applications célèbres comme Slack, Trello, Jira et Salesforce; il est donc plus facile pour les équipes utilisant l’application de collaborer efficacement. La place de marché de Confluence regorge d’applications et de modules complémentaires que vous pouvez installer en fonction de vos besoins individuels. Parmi les exemples les plus marquants, citons la possibilité d’ajouter des organigrammes, des diagrammes ou des cartes heuristiques à vos pages en installant les applications correspondantes. Les utilisateurs peuvent connecter leurs applications à des fournisseurs de services de stockage en nuage populaires tels que Google Drive ou Dropbox.
Performance
Confluence est une application web de prise de notes et de collaboration qui nécessite une connexion internet. Les performances de l’application dépendent de la vitesse et de la fiabilité de votre connexion Internet, ainsi que de la mémoire et de la puissance de traitement de votre ordinateur ou autre appareil. Confluence peut être légèrement plus lent à afficher le contenu ou à charger les pages que OneNote si votre connexion internet est lente ou instable. En revanche, l’application dispose d’outils plus avancés et peut gérer beaucoup plus de contenu, ce qui en fait un choix idéal pour les organisations et les grandes équipes.
D’autre part, OneNote est une application plus petite, compatible avec la plupart des PC, ordinateurs portables, smartphones et tablettes. Vous n’avez pas besoin de beaucoup de mémoire ou de puissance de traitement pour utiliser OneNote, car il fonctionne de manière transparente avec les appareils plus anciens, y compris les moins puissants. L’aspect le plus intéressant de OneNote est que vous pouvez l’utiliser sans connexion internet, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent apporter les modifications nécessaires à leurs notes lorsqu’ils sont en déplacement dans des zones où la connectivité est limitée ou faible. Néanmoins, notez que les performances de l’application lors de l’utilisation ou du stockage de carnets de notes volumineux ou contenant davantage de fichiers multimédias sont affectées lorsqu’elle est utilisée dans des zones où la connectivité internet est faible.
OneNote vs. Confluence : Cas d’utilisation
Confluence
L’entreprise européenne de divertissement et de communication Sky peut se targuer d’avoir une équipe de plus de 30 000 travailleurs à distance qui sont chargés de fournir des films originaux et des informations par abonnement à une base de plus de 22 millions de clients. Une équipe aussi nombreuse, répartie sur 32 sites distants, nécessite un niveau de collaboration optimal pour travailler efficacement et maintenir la confiance et la visibilité. Révélant que l’entreprise utilise Confluence d’Atlassian, David Grierson, responsable du développement logiciel chez Sky, a indiqué que l’utilisation de l’application leur a permis de briser les silos d’information.
Selon lui, en plus de la traçabilité, Confluence a renforcé son emprise sur l’audibilité en améliorant la visibilité du développement au lieu de cacher les choses dans des silos. Pour Sky, l’introduction de Confluence a changé la donne, car si les outils de l’application n’ont pas apporté de réponses, ils ont montré les questions qu’il fallait poser et ont ouvert les membres de l’équipe à une culture de communication ouverte qui n’existait pas auparavant.
OneNote
L’utilisation de OneNote a aidé Stale Hansen, blogueur international, conférencier, auteur et YouTuber, à trouver l’équilibre tant désiré entre vie professionnelle et vie privée. M. Hansen utilise la suite de produits Microsoft depuis au moins huit ans et était toujours à la recherche d’une nouvelle technologie qui lui simplifierait la vie et lui permettrait d’abandonner l’habitude de toujours consulter son téléphone. Selon lui, la découverte de OneNote a été déterminante, car elle lui a permis de regagner le temps perdu, qu’il utilise désormais pour se rapprocher de sa famille, améliorer la qualité de son travail et se laisser aller à regarder “La Guerre des étoiles”
Hansen révèle qu’il utilise OneNote quotidiennement au travail pour externaliser ses idées, ses pensées, ses listes de tâches, ses notes de réunion, ses tâches et ses sessions de tableau blanc en un seul endroit – son carnet de notes principal. Il note toutes les idées qui lui viennent à l’esprit et qu’il aurait pu facilement oublier. Comme il joue plusieurs rôles dans son entreprise, l’application l’aide à enregistrer des informations et à les retrouver lorsqu’il effectue des recherches. Pour Hansen, OneNote est l’outil ultime que toute personne se trouvant dans une situation similaire devrait adopter.
Réflexions finales
OneNote et Confluence sont des logiciels dynamiques de prise de notes et de collaboration qui offrent des fonctionnalités différentes en fonction de vos besoins et de vos exigences. Si vous hésitez encore, voici ce que nous avons dit.
Choisissez Confluence si vous êtes à la recherche d’une application qui :
- Facilite la collaboration en temps réel sur les projets et les documents
- Stocke les données en un seul endroit
- Intègre l’édition, la rédaction collaborative et la gestion de blogs, de pages et de wikis
- Fournit un historique des modifications apportées
En revanche, choisissez OneNote si vous êtes intéressé par un outil qui offre :
- Collaboration en temps réel permettant à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément
- Offre une protection par mot de passe en option
- S’intègre facilement aux outils Microsoft et permet d’accéder à plusieurs appareils
- Il prend en charge les carnets de notes personnalisables et dispose d’une fonction de recherche puissante
Lorsque vous comparez Confluence à OneNote, vous vous rendez compte que la frontière entre la prise de notes et les outils de collaboration est mince. Le “meilleur outil” dépend donc de vos besoins. Choisissez OneNote si vous disposez d’un budget limité ou Confluence si vous n’avez pas peur de dépenser de l’argent pour accéder à des fonctionnalités haut de gamme.
Ensuite, consultez l’article détaillé sur Confluence Vs. SharePoint.