14 Principaux logiciels de gestion de documents (DMS) en 2024

Box aide les entreprises à rassembler tout leur contenu dans un système sécurisé afin d’augmenter la productivité des équipes et de réduire les risques. Il permet aux utilisateurs de créer et de co-éditer des documents professionnels à partir de n’importe quel appareil en utilisant des outils de collaboration en nuage en temps réel tels que Box Canvas et Box Notes.

Avec Box, en plus des modèles de flux de travail préconstruits et des modèles configurés sur mesure, les utilisateurs peuvent utiliser le constructeur sans code pour créer des flux de travail de documents. Son support d’intégration permet aux entreprises de connecter leur contenu à plus de 1500 applications, dont Google Workspace, Microsoft 365, Zoom, Salesforce, Oracle et Zapier.

Zoho WorkDrive fonctionne comme un dépôt central de documents qui rationalise efficacement l’information dans tous les services. Il convient à toutes les industries, y compris la fabrication, les soins de santé, les services juridiques, la vente au détail, les TI, l’immobilier, les télécommunications, les opérations, la R-D et les RH, ce qui en fait la meilleure solution globale de gestion des documents.

Zoho WorkDrive offre un espace de travail partagé pour la collaboration, où les entreprises peuvent stocker des documents dans le dossier Équipe. Les membres de l’équipe reçoivent des notifications instantanées lorsque des documents sont modifiés, et les administrateurs peuvent attribuer les permissions appropriées à chaque membre. La sécurité est assurée par la surveillance vidéo, l’accès biométrique et le cryptage des données.

Folderit rend possible la gestion durable des documents pour l’ensemble de l’organisation grâce à un contrôle informatique solide et à une interface conviviale. Les utilisateurs peuvent facilement trouver des documents à partir de cette source unique de vérité en utilisant la recherche en direct par nom, mot-clé, métadonnées et contenu. Folderit utilise la technologie OCR pour rendre les images et les documents numérisés consultables.

Folderit utilise le cryptage bancaire pour garantir la sécurité des documents. Les utilisateurs peuvent en outre personnaliser les politiques de mot de passe, appliquer 2FA pour tous les utilisateurs et utiliser Azure Active Directory (AD) ou Okta SSO pour protéger les fichiers d’entreprise. Les administrateurs peuvent ajouter et supprimer des utilisateurs, leur accorder un accès au niveau du compte, obtenir une vue d’ensemble de l’accès aux ressources et gérer des champs de métadonnées personnalisés.

OpenKM est une solution de gestion de documents professionnels qui permet aux entreprises de contrôler la production, le stockage et la distribution de documents numériques. Il offre plusieurs outils administratifs, tels que la définition des rôles des utilisateurs, la recherche avancée, le contrôle d’accès, le niveau de sécurité des documents, le journal d’utilisation détaillé, la configuration de l’automatisation et les quotas d’utilisateurs.

La fonction OCR d’OpenKM Zone capture automatiquement les métadonnées d’un document. Elle comprend également un contrôle de version avec horodatage, la prise en charge de modules de codes-barres et l’OCR pour transformer les documents numérisés en documents consultables.

Revver (anciennement eFileCabinet) assure un stockage sécurisé des documents contre toutes sortes de menaces internes et externes. Il permet aux entreprises d’organiser les fichiers à l’aide de fonctionnalités avancées telles que des structures de dossiers intuitives, la création et la sécurité automatisées des dossiers et des métadonnées.

Les signatures électroniques intégrées de Revver permettent aux utilisateurs de signer ou d’approuver depuis n’importe où. Les utilisateurs peuvent acheminer et recevoir des documents en toute simplicité.

DocuWare est un système de gestion documentaire qui permet aux entreprises de stocker tous leurs documents de manière centralisée et sécurisée et d’automatiser les tâches répétitives à l’aide de flux de travail. Il utilise l’IA pour une indexation intelligente et structurée permettant une recherche rapide. Les entreprises peuvent également l’utiliser pour créer un enregistrement plein texte de tout le contenu pour des requêtes de recherche personnalisées.

DocuWare est capable de capturer des documents papier et de les transformer en copies numérisées. Outre les documents, il peut stocker des courriers électroniques et des pièces jointes provenant d’Outlook ou de tout autre client de messagerie. Les utilisateurs peuvent importer directement des dossiers depuis leur ordinateur Windows pour les stocker en toute sécurité.

Hyland propose une suite de gestion de contenu spécialement conçue pour les entreprises. Sa fonction de gestion intelligente des processus permet de rationaliser les processus centrés sur le contenu et d’accélérer la prise de décision.

Hyland propose des services de dépôt avec des fonctionnalités telles que l’annotation, le contrôle des versions et les pistes d’audit. Elle fournit des outils de collaboration permettant à l’entreprise de profiter des avantages de Microsoft 365 et de Google Docs.

LogicalDOC est un système de gestion de documents d’entreprise (EDMS) puissant et simple à la fois. Il simplifie l’organisation et le stockage des documents, qu’ils soient numériques ou physiques.

LogicalDOC gère facilement les documents papier et les copies numérisées, en ciblant la gestion des documents numériques. Il dispose d’une interface web conçue pour permettre à l’utilisateur de manipuler facilement des tâches telles que le partage de fichiers, les rôles de sécurité, la recherche de documents d’entreprise et la gestion des registres.

DocuPhase est le premier choix des entreprises à la recherche d’un système de gestion documentaire doté de fonctionnalités sophistiquées d’automatisation des flux de travail pour les tâches courantes. Cette solution basée sur le cloud permet aux entreprises de stocker numériquement tous leurs fichiers dans une interface unique et d’y autoriser l’accès à distance.

DocuPhase facilite la recherche de fichiers et d’informations à l’aide de mots-clés et de fonctions de recherche configurables, de sorte que les utilisateurs puissent retrouver en toute transparence les documents dont ils ont besoin. Grâce aux flux de travail, les entreprises peuvent également acheminer automatiquement les fichiers au sein de l’organisation.

M-Files permet aux entreprises d’organiser leurs documents avec des métadonnées afin que les employés puissent facilement trouver ce qu’ils veulent. En conséquence, la productivité des équipes s’améliore jusqu’à 40 %, car il faut moins de temps pour trouver le document recherché, quel que soit l’emplacement du fichier.

M-Files insère des données de référence dans les documents. Les entreprises peuvent tirer parti de la fonction de reconnaissance optique des caractères (OCR) pour numériser les documents imprimés et mieux les contrôler. En reproduisant l’interface du dossier, M-Files garantit l’auditabilité des documents grâce aux signatures électroniques et aux vues personnalisées.

Microsoft SharePoint Online est le système de gestion de documents le plus adapté aux utilisateurs de Microsoft 365, car il est parfaitement synchronisé avec tous les autres produits Microsoft 365. Il permet aux entreprises de gérer leur contenu, de trouver rapidement les informations nécessaires et de collaborer sur les documents au sein des équipes.

Microsoft SharePoint Online permet aux entreprises de partager des ressources et des applications communes sur le site d’accueil et les portails pour une meilleure efficacité.

Hightail est l’un des meilleurs systèmes de gestion de documents, populaire pour sa capacité à partager des fichiers volumineux. Il permet aux utilisateurs de télécharger, de partager et de recevoir des fichiers tout en les suivant. Les destinataires sont avertis automatiquement et les expéditeurs peuvent sécuriser l’accès aux fichiers grâce à de nombreuses fonctions de sécurité. Il permet aux utilisateurs de prévisualiser, de diffuser et de télécharger les fichiers plus rapidement.

Il n’est pas nécessaire d’être titulaire d’un compte Hightail pour recevoir des documents. Les téléchargeurs peuvent générer une URL personnelle à des fins de partage. Les entreprises peuvent télécharger des documents à partir de l’ordinateur local ou les importer depuis Microsoft OneDrive, Google Drive et Dropbox. le cryptage AES 256 bits et d’autres mesures de sécurité de niveau entreprise jouent un rôle important dans le renforcement de la sécurité du contenu.

Adobe Document Cloud est un service proposé par Adobe qui comprend Acrobat et Acrobat Sign. Il permet aux entreprises de modifier en toute transparence des documents PDF, de créer des flux de travail PDF et d’ajouter des signatures électroniques aux fichiers.

Adobe Document Cloud offre une sécurité de niveau entreprise et respecte les réglementations spécifiques au secteur, telles que HIPAA, GLBA, FERPA et FDA 21 CFR part 11. Il prend également en charge l’intégration avec des plateformes de premier plan telles que Microsoft, Google, Salesforce, Workday, Box, Zoho, Dropbox, etc.

Clio est un logiciel de gestion de documents juridiques. Ses fonctionnalités, telles que le stockage illimité, la recherche avancée et la signature électronique, en font un outil idéal pour les cabinets d’avocats. Il permet également aux organisations de stocker en toute sécurité des fichiers texte, image, audio et vidéo grâce au téléchargement en masse.

Cilo est capable de convertir des fichiers texte en documents juridiques à l’aide de modèles juridiques dynamiques. Sa fonction de logique conditionnelle peut simplifier la rédaction en ajustant les pronoms, en ajoutant des clauses, en définissant des valeurs pour les variables, etc.