Chaque jour, nous sommes censés accomplir un certain nombre de tâches, mais toutes ne sont pas urgentes ou importantes. Apprendre à utiliser la matrice d’Eisenhower vous aidera à hiérarchiser vos tâches et à devenir plus productif.
La méthode ou matrice d’Eisenhower est une approche populaire utilisée par des millions de personnes dans le monde pour hiérarchiser les tâches que vous avez à accomplir. Grâce à elle, vous pouvez classer vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Elle vous aide également à comprendre les tâches qui devraient être déléguées à d’autres personnes ou supprimées.
Dans cet article, nous allons examiner cette matrice, son importance dans la gestion des tâches et la productivité, les moyens de la mettre en œuvre et quelques modèles de ressources.
Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?
La matrice d’Eisenhower est un cadre de hiérarchisation des tâches et de gestion du temps. Contrairement à une liste de choses à faire classique, elle vous permet de classer et de hiérarchiser vos tâches importantes et sensibles au facteur temps. Elle est également connue sous le nom de matrice de décision d’Eisenhower, matrice Urgent-Important et boîte d’Eisenhower.
Traditionnellement, elle se présente sous la forme d’une boîte carrée à quatre quadrants. Chaque quadrant représente l’urgence ou l’importance d’une tâche particulière. Les cases de l’axe des x représentent les tâches urgentes et non urgentes, tandis que les cases de l’axe des y indiquent les tâches importantes et non importantes.
Importance de la matrice d’Eisenhower pour la hiérarchisation des tâches
Identifier les tâches prioritaires
Cette matrice vous permet d’identifier et de vous concentrer sur les tâches les plus importantes en mesurant leur urgence et leur importance. Déléguer les tâches moins importantes
En identifiant les tâches urgentes mais non importantes, la matrice vous permet de les déléguer aux membres de l’équipe. Vous aurez ainsi le temps de vous concentrer sur les tâches plus importantes.
Suivre les progrès
Cette matrice permet également de suivre l’avancement des tâches et d’identifier les goulets d’étranglement. Vous pouvez ainsi terminer vos projets dans les délais.
Suppression des tâches inutiles
Les tâches qui ne sont pas urgentes ou importantes peuvent être supprimées de votre liste de tâches. Ainsi, votre liste de tâches ne sera pas surchargée.
Gagner du temps
Si vous avez une longue liste de tâches qui ne sont pas triées en fonction de leur priorité, vous perdez beaucoup de temps à décider laquelle faire en premier. La Matrice d’Eisenhower résout ce problème et vous indique par quelle tâche commencer.
Comment utiliser la matrice d’Eisenhower comme outil de productivité ?
- Vous devez apprendre à utiliser cette matrice de la bonne manière pour en tirer le meilleur parti. Selon vos préférences, vous pouvez créer une matrice pour les tâches quotidiennes ou combiner votre liste mensuelle de choses à faire. Dans les deux cas, une pratique régulière vous permettra de vous perfectionner.
- L’identification précise de la tâche la plus cruciale vous permettra d’atteindre une productivité maximale. Choisissez les tâches qui auront le plus d’impact dans votre vie ou votre travail.
- Les tâches qui entrent dans la catégorie des tâches déléguées doivent être confiées à quelqu’un d’autre. Déterminez quel membre de l’équipe est le plus apte à accomplir ces tâches et déléguez-les-lui.
- À moins que votre matrice ne concerne des tâches quotidiennes, vous devez la réviser régulièrement. Vérifiez votre emploi du temps quotidien et mettez la matrice à jour en fonction de votre emploi du temps quotidien et des nouvelles tâches qui vous sont assignées.
- Cochez les tâches accomplies, ce qui vous donnera un sentiment d’accomplissement et de réussite. Cela vous rendra également plus productif.
- Après avoir créé cette matrice, vous devez sincèrement accomplir les tâches. De nombreuses personnes finissent par remettre à plus tard les tâches qui sont importantes mais pas urgentes. Or, c’est un grand pas en avant si vous voulez rester productif.
- Le niveau d’urgence et d’importance varie d’une tâche à l’autre. Vous devez faire preuve de souplesse pour rester productif, quelles que soient les tâches qui se présentent à vous.
Guide de mise en œuvre de la matrice d’Eisenhower, étape par étape
Pour créer une matrice d’Eisenhower manuelle, vous devez dessiner quatre cases à l’intérieur d’un carré. Vous obtenez ainsi quatre quadrants nommés “faire”, “programmer”, “déléguer” et “supprimer”. Pour une meilleure compréhension, rappelez-vous que les deux colonnes doivent contenir les tâches urgentes et non urgentes.
En revanche, les lignes doivent contenir les tâches importantes et celles qui ne le sont pas. Voyons maintenant comment inclure les tâches dans les différents quadrants de la matrice :
Quadrant 1 : Faire
Le tout premier quadrant contient les tâches qui sont à la fois importantes et urgentes. En général, les tâches dont l’échéance est proche sont incluses dans ce quadrant. Ces tâches doivent être accomplies aujourd’hui ou demain.
Quadrant2 : Planifier
Dans le deuxième quadrant, vous placez les tâches qui sont importantes mais pas urgentes. Vous y placez généralement les tâches qui vous aident ou aident votre entreprise à long terme, même si elles n’ont pas d’effet immédiat. Lorsque vous planifiez une tâche, assurez-vous que vous n’avez pas besoin de la faire passer dans la catégorie “faire” en prévoyant suffisamment de temps.
Quadrant 3 : Déléguer
Il y a toujours des tâches qui sont urgentes mais pas importantes. Dans ce cas, vous devez les placer dans le troisième quadrant et les déléguer à d’autres personnes. Si d’autres membres de l’équipe sont occupés ou si personne ne peut accomplir cette tâche, vous pouvez la reporter à plus tard.
Ces tâches ont généralement un impact négatif sur votre productivité. Il est donc préférable de les déléguer et d’en assurer le suivi par courrier électronique ou à l’aide d’outils de gestion des tâches
Quadrant 4 : Supprimer
Le quatrième ou dernier quadrant de cette matrice contient les tueurs de productivité qui ne sont ni urgents ni importants. Vous devez les identifier et les éliminer de votre liste de tâches pour devenir plus productif.
Voici quelques plateformes où vous pouvez obtenir des modèles de matrice d’Eisenhower et les personnaliser avec vos propres tâches.
Smartsheet
Smartsheet propose une bonne collection de modèles de matrice d’Eisenhower que vous pouvez télécharger directement. Les modèles sont disponibles aux formats Word, Excel, PowerPoint, PDF, Google Docs, Google Sheets et Google Slides.
Miro
Miro propose également un modèle de matrice d’Eisenhower qui vous permet de hiérarchiser ou de déléguer des tâches selon vos besoins. La couleur, le format et le texte du modèle peuvent être modifiés sur l’interface de Miro et partagés avec d’autres personnes.
Monday.com
Sur monday.com, vous obtenez notre modèle basé sur la matrice d’Eisenhower pour gérer vos tâches et améliorer votre productivité. Il vous permet de déterminer l’action en fonction de l’urgence et de l’importance. En outre, vous pouvez assigner des tâches à des coéquipiers et mettre à jour l’état d’avancement des tâches.
Créer une matrice Eisenhower en utilisant le modèle de monday.com est assez facile. Choisissez votre modèle préféré dans la collection, ajoutez vos actions et classez-les par ordre de priorité en fonction de votre plan.
Notion
Les utilisateurs deNotion peuvent également utiliser le modèle de matrice d’Eisenhower. Il vous permet d’ajouter des balises d’urgence et d’importance et de marquer “terminé” lorsqu’une tâche est accomplie.
Creately
Le modèle de matrice d’Eisenhower de Creately est hautement personnalisable. Vous pouvez y ajouter différentes formes et images à l’aide de l’application Creately. La taille des cases peut également être modifiée. Vous pouvez également le partager avec vos collègues.
Asana
Asana vous permet de créer votre propre modèle en classant les tâches par catégories. Vous pouvez ajouter des étiquettes appropriées à chaque tâche afin de savoir quelle tâche doit être exécutée en premier et laquelle doit être déléguée.
Vertex42
Le modèle disponible sur Vertex42 est adapté à Excel et Google Sheets. Toutefois, vous pouvez également télécharger la version PDF éditable et y apporter des modifications. Lorsqu’une tâche est terminée, vous pouvez l’identifier en la cochant.
Evernote
Le modèle de matrice d’Evernote E isenhower comporte quatre quadrants dans lesquels vous pouvez trier les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Il vous permet également d’ajouter les noms des personnes qui seront chargées des tâches déléguées. Lorsqu’une tâche est terminée, vous pouvez même la marquer comme étant accomplie pour que vos coéquipiers le sachent.
Xtensio
Xtensio propose un modèle basé sur un code couleur que vous pouvez utiliser pour hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Grâce à ce modèle, votre équipe peut facilement déterminer quelle tâche doit être exécutée en premier.
HubSpot
Si vous cherchez des modèles adaptés à Excel et Google Sheets, HubSpot est l’endroit où les trouver. Vous pouvez télécharger ce modèle sur votre ordinateur et le modifier à l’aide des applications mentionnées. Vous pouvez également le partager avec les membres de votre équipe.
Moqups
Moqups propose un modèle éditable pour la matrice d’Eisenhower que vous pouvez modifier sur cette plateforme. Outre le code couleur pour chaque quadrant, il y a également un emoji qui exprime son niveau d’importance.
Visual Paradigm Online
Visual Paradigm Online propose des modèles qui peuvent être facilement personnalisés à l’aide d’outils de dessin en ligne. Vous pouvez en modifier la taille, ajouter le texte de votre choix, ajouter différentes images et formes, et dessiner à main levée.
Conclusion
Tout le monde peut utiliser la matrice d’Eisenhower dans sa vie personnelle ou professionnelle pour déterminer les tâches qui nécessitent une attention immédiate. Elle vous aide à hiérarchiser les tâches urgentes et à supprimer les tâches inutiles de votre liste de tâches.
Vous pouvez suivre les instructions données ci-dessus pour mettre en œuvre cette méthode. Vous pouvez également utiliser les modèles proposés dans les ressources indiquées. Jetez également un coup d’œil à la matrice de hiérarchisation des projets.