Un guide détaillé sur la matrice de priorisation [4 Templatc'est]

Prioriser le travail peut sembler assez simple. Complétez simplement celle que votre client juge urgente. Mais ce n'est pas la manière professionnelle de hiérarchiser les tâches et pour les projets d'entreprise. Il y a beaucoup de science derrière l'accent mis sur certaines tâches. Cette science est connue sous le nom de matrice de priorisation des projets.

À grow votre entreprise et surpasser vos concurrents, vous avez besoin de plus qu'un simple concept brillant, une équipe compétente et des outils avancés. Vous avez besoin d’une exécution de tâches de haute qualité, qu’il s’agisse du développement d’applications ou de la production de biens de consommation. 

Vous ne pouvez obtenir une excellente qualité d’exécution que lorsque votre équipe est disciplinée et suit une méthode scientifique d’attribution, d’achèvement et de passage à une autre tâche. La matrice de priorisation est l'un de ces outils qui permet de rationaliser les tâches du projet et d'en faire plus en moins de temps grâce à la plannexécution plus rapide de tâches importantes.

Continuez à lire cet article sur la matrice de priorisation des projets, les avantages, les cas d'utilisation et le modèle de la matrice de priorisationplatpar exemple.      

Qu'est-ce que la matrice de priorisation ?

Une matrice de priorités est un outil d'analyse des tâches d'un projet, principalement utilisé avec d'autres process outils de gestion. Il est également utilisé avec les techniques Six Sigma pour évaluer les choix en utilisant certains critères et décider sur quoi les hommes d'affaires doivent se concentrer.

Que le projet soit une tâche simple ou une tâche complexe qui prendra des années, vous pouvez utiliser l'outil pour les deux scénarios. De plus, il ne s’agit pas seulement d’un outil de priorisation des tâches pour les entreprises. FreelancerLes entrepreneurs individuels, les entrepreneurs individuels et les professionnels peuvent également utiliser cet outil à des fins professionnelles ou personnelles.  

Parfois, les parties prenantes du projet peuvent rencontrer des difficultés pour décider quelle tâche doit être prioritaire. À resolve De telles questions, la matrice des priorités fonctionne comme une base scientifique pour choisir la bonne tâche avec la bonne valeur et l'urgence. 

Une matrice de priorisation peut prendre différentes formes selon la complexité du projet et les critères d'évaluation. Par exemple, certains sont aussi simples que des quadrants de grille 2X2 avec la « valeur » tracée par rapport au « coût ». Au contraire, certains pourraient être très complexes dans la conception et l'exécution lorsque vous fusionnez la matrice de priorité avec la méthodologie Six Sigma.

Matrice de priorisation Six Sigma

La méthodologie de gestion Six Sigma est incomplète sans l’outil matriciel des priorités. Puisque Six Sigma concerne l’analyse des écarts, une process amélioration et élimination des déchets, la matrice des priorités s’inscrit parfaitement dans cette démarche de gestion.

Dans ce nouvel article concernant notre nouveau projet process, les matrices de priorisation comparent plusieurs ensembles de données, au moins deux, et utilisent des critères pondérés pour classer les tâches sur lesquelles mettre l'accent. Depuis l'évaluation de la matrice des priorités Six SigmaateAvec plusieurs ensembles de données, l'outil final devient plus qu'un simple quadrant 2X2. 

Cela consiste en: 

• Variables de sortie sous forme d'en-têtes de colonne en haut du graphique
• Variables d'entrée comme rows sur le panneau latéral gauche   
• Score pondéré, pourcentage, rang et statuts à l'extrême droite du tableau
• Et un calculated Note pondérée au bas des en-têtes de colonnes

Lorsque vous utilisez la méthode absolue Six Sigma de priorisation des tâches de projet, vous pouvez prendre les mesures appropriées.ate logique des décisionsally. De plus, toutes les parties prenantes peuvent parvenir à un consensus lors de l’utilisation de Six Sigma.

Selon Lynne Hambleton, consultante en affaires de premier plan, strateDéveloppeur et auteur, les matrices de priorisation Six Sigma peuvent être de trois types différents. L'auteur a mentionné ce qui suit dans son Coffre au trésor de Six Sigma Growe Méthodes, outils et bonnes pratiques livre:

# 1. Lorsque les variables les plus performantes sont plus importantes, les critères de consensus doivent être le choix. Il prend en compte toutes les contributions des membres de l'équipe pour générerate un modèle basé sur le consensus avec des scores numériques.

# 2. La matrice combinée est davantage un tableau de causes et d’effets qu’une matrice de priorités. Cette méthode calculeates les effets de toutes les variables les unes sur les autres.

# 3. Les critères analytiques complets sont l'outil de priorisation Sig Sigma le plus complexe, principalement utilisé par les gestionnaires de portefeuille de projets pour évaluerate plusieurs projets et leurs impacts sur les affaires revmodèle enue et relations clients.    

Avantages de la matrice de priorisation

# 1. Organiser un grand nombre de tâches en fonction de leur importance et de leur valeur devient plus facile avec les outils de matrice de priorités. Puisqu'il n'est pas facile de se souvenir de toutes les tâches d'un projet énorme, séparer les éléments importants des moins importants peut devenir une conjecture si vous n'utilisez pas cet outil.

# 2. Contrairement à d'autres logiciels, cet outil est personnalisable. Au cours d'un projet, toute l'équipe peut s'asseoir ensemble et ajouter plus de variables ou en supprimer selon les tâches. Par conséquent, vous trouverez de nombreux types différents de matrices de priorité. 

# 3. Vous pouvez utiliser les matrices de priorisation d'un projet existant pour de nouveaux projets. Créez simplementate un thèmeplate de cet outil et mise à jourate poids, critères, variables, tâches, etc., lorsque le projet change.

# 4. Cet outil est facilement compréhensible par toute l'équipeates, même ceux qui ne sont pas férus de technologie. Tapez simplement la liste de tâches, les scores et les critères. L'outil fera le reste.

# 5. L'outil fonctionne avec l'objectivité en son centre, et les entreprises peuvent donc perdre le bagage de personnalité qui accompagne le travail manuel.

# 6. Les chefs de projet et les propriétaires peuvent efficacement déléguerate leurs tâches à subordonnerates et maximiser l’utilisation de la main-d’œuvre assignée en utilisant cet outil.       

Quand utiliser la matrice de priorisation

Vous pouvez faire confiance à cet outil lorsque : 

• Prioriser les tâches complexes, les tickets ou les problèmes impliquant plusieurs variables par rapport auxquelles ces éléments doivent être évalués.
• Évaluer les données d'entrée pour classer les bogues, les tickets, les tâches, les projets, etc., afin d'attribuer des classements.
• Planifier les tâches professionnelles ou personnelles d'un projet de manière simplifiée dans le but de les terminer dans les délais.
• Rédaction d'un document d'une page qui visualise les domaines clés d'un projet.
• Appropriéatedéléguer judicieusement les tâches aux membres de l’équipe sans déstabiliser le calendrier du projet.
• Favoriser le travail collaboratif au sein de l'équipe projet.

Si vous vous demandez à qui cet outil sera utile :

• Personnel travaillant à domicile qui s'occupe des tâches de bureau et de la maison corvées.
• FreelancerLes entrepreneurs et les entrepreneurs doivent évaluer leurs projets et accomplir les tâches en conséquence.
• Les micro, petites, moyennes et grandes entreprises évaluentate projets basés sur la valeur commerciale.
• Les chefs de projet qui supervisent plus d'un projet et plus d'une équipe de projet.    

Comment utiliser la matrice de priorisation

Si vous souhaitez utiliser cet outil efficacement, vous devez comprendre pleinement les quadrants de la matrice de priorité : 

Quadrant 1

• Les tâches de grande valeur nécessitent peu effort, Pourtant le impacts sont plus élevés que les autres.
• Les tâches de ce rectangle sont urgentes et critiques, alors terminez-les au plus tôt. 

Quadrant 2

• Les grands projets nécessitent plus effort et la résultante impact est également élevé.
• La plupart du temps, ces tâches ne sont pas assorties d'un délai.
• Vous devez définir raisonnable jalons pour ces projets et atteindre régulièrement un jalon. 

Quadrant 3

• Ceux-ci sont souvent faibles.effort et faibleimpact tâches. 
• Dans la mesure du possible, déléguezate ces tâches à votre subordonnéates ou pairs.

Quadrant 4

• Ces tâches n'apportent pas grand-chose à l'entreprise retour sur investissement (ROI) mais besoin élevé effort.
• Vous devez effectuer ces tâches later que les autres quadrants.
• Vous voudrez peut-être aussi improviser votre entreprise process éliminerate de telles tâches.

Une fois que vous avez compris les quadrants, il est temps d'utiliser la matrice de priorité :

# 1. Choisissez des projets ou des tâches dans la matrice car elle est pondérée en fonction de variables et de critères sélectionnés.

# 2. Les éléments choisis dans la matrice seront automatiquementally avoir une vraie valeur pour votre entreprise. Cependant, revérifiez pour éviter des pertes financières.

# 3. Choisissez la tâche suivante dans la matrice des priorités en fonction du classement des tâches. Cet outil effortfonctionne moins comme une application de planification de projet.

# 4. Essayez d'utiliser un logiciel ou un modèle matriciel de priorisationplate pour maintenir les fichiers matriciels de priorisation. Vos parties prenantes peuvent rapidement revConsultez vos priorités de travail. De plus, vous pouvez réutiliser le modèleplate dans le futur.      

Meilleures pratiques de la matrice de priorisation

# 1. Sélectionnez les critères de classement des tâches ou des problèmes via une approche appropriée.ate séance de brainstorming du propriétaire du projet, du responsable, des membres de l'équipe et des utilisateurs finaux.

# 2. Utiliser la hiérarchie analytique Process (AHP) pour développer un consensus clair et fort entre les parties prenantes. Ensuite, établissez des critères pondérés auxquels tout le monde peut avoir confiance.

# 3. La notation process devrait être hautement collaboratif. Vous pouvez utiliser différents outils tels que des formulaires en ligne et des tableaux blancs pour parvenir à un consensus sur un jugement subjectif sur la matrice des priorités.

Il est maintenant temps de jeter un œil à quelques outils et modèlesplates qui peuvent vous aider avec les matrices de priorités :    

Smartsheet

Smartsheet est un globeally espace de travail acclamé et outil de gestion de projet que des entreprises de différentes tailles utilisent avec agilité et succès. Si ton workplace dispose déjà d'un abonnement à cette application basée sur le cloud, vous pouvez facilement utiliser son centre de solutions de gestion de projet pour créerate un tableau de priorisation des produits facile à utiliser.

Une fois que vous êtes au Centre de solutions du Smartsheet app, vous trouverez divers comités de projet tels que Finance et Comptabilité, Clients et Clients, Ressources humaines, etc. Au sein du groupe de développement de produits, vous devriez trouver la matrice de priorisation nécessaire.

Si vous n'utilisez aucun abonnement de Smartsheet ou si vous ne voulez pas essayer son plan d'essai, il n'y a pas lieu de s'inquiéter. Smartsheet propose également une matrice de priorisation de base que tout le monde peut télécharger et utiliser à des fins diverses.atec'est pourquoi ils semblent en forme. Visitez simplement ce fonctionnaire Smartsheet aplates portail de la bibliothèque. Vous obtiendrez 2 à 3 templates que vous pouvez télécharger au format de fichier Excel, PDF ou Word.        

Miro Matrice de priorité

Miro est encore une autre solution fiable et fiable qui regroupe plusieurs applications professionnelles en un seul endroit, comme un tableau blanc, un espace de travail hybride, une réunion à distance, un dessin d'organigramme, un projet. planning, etc. De plus, il s'agit d'un référentiel de haute qualité pour divers modèles de gestion du temps et de projet.platc'est comme des cartes mentales, Tableaux Kanban, plans de services, matrices de priorités, etc.

Une fois que vous visitez son siteplatDans la bibliothèque, recherchez « Priorisation » et vous découvrirez un modèle de matrice de priorité exploitable.platc'est comme 2X2, 3X3 et RICE (portée, impact, la confiance et effort) modèle de méthode de priorisationplatpar exemple.

Vous devez personnaliser ces modèlesplates dans le Miro plan de travail. Contrairement à Smartsheet, vous ne pouvez pas simplement télécharger le modèleplate à utiliser dans un classeur Excel. Au lieu de cela, vous pouvez exporter le tableau dans divers formats partageables tels que des fichiers compatibles JPEG, PDF, CSV et JIRA.

Ce n'est pas tout! Miro est très apprécié pour sa collaboration en ligne sur des projets plannréflexion et brainstorming. Par conséquent, vous disposez d’une multitude d’outils de connectivité sur votre Miro modèle de matrice de prioritéplatNous aimons le vote, le mode présentation, la prise de notes en temps réel, le chat, le chat vidéo et le partage de forums en ligne.     

Modèle de matrice d'Eisenhowerplate : Evernote

Evernote est l'une des principales applications de prise de notes, qui propose également des documents syncing, numérisation de documents, organisation des calendriers, rationalisation des tâches, etc. Conformément aux autres outils mentionnés jusqu'à présent, Evernote propose également une multitude de outilsplates à des fins professionnelles, personnelles, personnelles et professionnelles. Un tel thèmeplatil est Matrice Eisenhower.

La matrice d'Eisenhower, similaire à la matrice de priorisation, est utilisée depuis longtemps en entreprise processes pour prioriser les tâches qui comptent le plus. Il s'agit simplement d'un quadrant 2X2 dans lequel vous classez vos tâches en fonction de leur rang ou de leur importance et de leur urgence.

Par exemple, la colonne de gauche comprend deux en-têtes de colonne empilés : Urgent + Important, et en dessous, Urgent + Pas important. Désormais, la colonne de droite comporte également deux en-têtes de colonne verticaux empilés les uns sur les autres : Important + Non urgent et Non important + Non urgent. 

Vous pouvez personnaliser le modèleplate sur l'application Evernote via un essai ou un abonnement payant.       

Google Workspace Matrice de priorité

Si votre code d'organisation ou votre politique d'utilisation de l'application professionnelle vous limite au sein de la Google Workspace ecossystème, vous devez essayer Matrice de priorité, développé par prioritématrix.com. C'est une dédicaceated Google Workspace Application Marketplace développée avec des ressources de Google comme le Google Cloud moteur d'application et ainsi de suite.

Son interface utilisateur (UI) intuitive fournit un cadre pour la priorisation. Vous pouvez également transmettre les priorités de l'équipe avec des vues de projet collaboratives. Certaines de ses caractéristiques notables sont : 

• Délégation de tâches
• Gestion des tâches
• Gestion de plusieurs projets
• Intégréates avec Gmail, Google Drive, Google Docs, etc.
• Tri des tâches via filtrage avancé

Dans un nutshell, l'outil vous aide, vous et votre équipe, à vous concentrer sur la bonne tâche. Cependant, il s'agit d'une application par abonnement. Une fois l'essai gratuit terminé, vous devez acheter une licence d'abonnement pour continuer à utiliser l'outil.   

Remarques finales

Jusqu'à présent, vous avez appris que la matrice de priorisation est un outil de gestion du temps populaire pour prendre des décisions. De nombreux projets simples et complexes utilisent cet outil à des fins scientifiquesally décider quelles tâches nécessitent immédiatementate focus et lequel peut être gardé de côté pour later exécution.

Le concept et la science derrière cette technique sont solides. Il pousse votre équipe à maximiser l'alignement des tâches avec les objectifs de votre projet. Pour justifier cela, l'outil utilise une notation pondérée pour classer les tâches. Mais l'utilisation de la matrice de priorité pourrait échouer en raison de : 

• Apprendre le appropriéate critères pour appliquer l'outil
• Peser correctement ces critères en discutant avec les clients
• Le travail collaboratif en temps réel et le habit de travailler ensemble
• Créer le groupe parfaitplate qui pourrait fonctionner dans la plupart des projets

Avec les concepts expliqués dans cet article et les outils de matrice de priorisation gratuits, il vous sera beaucoup plus facile d'essayer de l'implémenter dans des projets en solo ou en équipe.

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