Un guide détaillé sur la matrice de priorisation [4 modèles]

Prioriser le travail peut sembler assez simple. Complétez simplement celle que votre client juge urgente. Mais ce n'est pas la manière professionnelle de hiérarchiser les tâches et pour les projets d'entreprise. Il y a beaucoup de science derrière l'accent mis sur certaines tâches. Cette science est connue sous le nom de matrice de priorisation des projets.

Pour développer votre entreprise et surpasser vos concurrents, vous avez besoin de plus qu'un simple concept brillant, une équipe qualifiée et des outils avancés. Vous avez besoin d'une exécution de haute qualité des tâches, qu'il s'agisse du développement d'applications ou de la production de biens de consommation. 

Vous ne pouvez obtenir une excellente qualité d'exécution que lorsque votre équipe est disciplinée et suit une méthode scientifique d'attribution des tâches, de réalisation et de passage à une autre tâche. La matrice de priorisation est l'un de ces outils qui permet de rationaliser les tâches du projet et d'en faire plus en moins de temps grâce à l'exécution planifiée de tâches importantes plus rapidement.

Continuez à lire cet article sur la matrice de priorisation des projets, les avantages, les cas d'utilisation et les modèles de matrice de priorisation.      

Qu'est-ce que la matrice de priorisation ?

Une matrice de priorités est un outil d'analyse des tâches d'un projet, principalement utilisé avec d'autres outils de gestion des processus métier. Il est également utilisé avec les techniques Six Sigma pour évaluer les choix à l'aide de certains critères et décider où les gens d'affaires doivent se concentrer.

Que le projet soit une tâche simple ou complexe qui prendra des années, vous pouvez utiliser l'outil pour les deux scénarios. De plus, ce n'est pas seulement un outil de priorisation des tâches pour les entreprises. Les indépendants, les entrepreneurs individuels et les professionnels peuvent également utiliser cet outil pour des raisons professionnelles ou personnelles.  

Parfois, les parties prenantes du projet peuvent avoir un goulot d'étranglement pour décider quelle tâche doit être priorisée. Pour résoudre ces problèmes, la matrice des priorités fonctionne comme une base scientifique pour choisir la bonne tâche avec la bonne valeur et l'urgence. 

Une matrice de priorisation peut prendre différentes formes selon la complexité du projet et les critères d'évaluation. Par exemple, certains sont aussi simples que des quadrants de grille 2X2 avec la « valeur » tracée par rapport au « coût ». Au contraire, certains pourraient être très complexes dans la conception et l'exécution lorsque vous fusionnez la matrice de priorité avec la méthodologie Six Sigma.

Matrice de priorisation Six Sigma

La méthodologie de gestion Six Sigma est incomplète sans l'outil de matrice de priorité. Étant donné que Six Sigma concerne l'analyse des lacunes, l'amélioration continue des processus et l'élimination des déchets, la matrice des priorités s'intègre parfaitement dans cette approche de gestion.

Dans ce processus, les matrices de hiérarchisation comparent plus d'un ensemble de données, au moins deux, et utilisent des critères pondérés pour classer les tâches à privilégier. Étant donné que la matrice de priorité Six Sigma évalue plusieurs ensembles de données, l'outil final devient plus qu'un simple quadrant 2X2. 

Cela consiste en: 

• Variables de sortie sous forme d'en-têtes de colonne en haut du graphique
• Variables d'entrée sous forme de lignes dans le panneau de gauche   
• Score pondéré, pourcentage, rang et statuts à l'extrême droite du tableau
• Et un score pondéré calculé au bas des en-têtes de colonne

Lorsque vous utilisez la méthode absolue Six Sigma de hiérarchisation des tâches du projet, vous pouvez prendre les décisions appropriées de manière logique. En outre, toutes les parties prenantes peuvent parvenir à un consensus lors de l'utilisation de Six Sigma.

Selon Lynne Hambleton, consultante en affaires, développeuse de stratégies et auteure, les matrices de priorisation Six Sigma pourraient être de trois types différents. L'auteur a mentionné ce qui suit dans son Coffre au trésor des méthodes, outils et meilleures pratiques de croissance Six Sigma livre:

# 1. Lorsque les variables à score plus élevé sont plus importantes, les critères de consensus doivent être le choix. Il prend en compte toutes les contributions des membres de l'équipe pour générer un modèle basé sur le consensus avec des scores numériques.

# 2. La matrice de combinaison est davantage un tableau des causes et des effets ainsi qu'une matrice de priorités. Cette méthode calcule les effets de toutes les variables les unes sur les autres.

# 3. Les critères analytiques complets sont l'outil de priorisation Sig Sigma le plus complexe principalement utilisé par les gestionnaires de portefeuille de projets pour évaluer plusieurs projets et leurs impacts sur le modèle de revenus de l'entreprise et les relations avec les clients.    

Avantages de la matrice de priorisation

# 1. Organiser un grand nombre de tâches en fonction de leur importance et de leur valeur devient plus facile avec les outils de matrice de priorités. Puisqu'il n'est pas facile de se souvenir de toutes les tâches d'un projet énorme, séparer les éléments importants des moins importants peut devenir une conjecture si vous n'utilisez pas cet outil.

# 2. Contrairement à d'autres logiciels, cet outil est personnalisable. Au cours d'un projet, toute l'équipe peut s'asseoir ensemble et ajouter plus de variables ou en supprimer selon les tâches. Par conséquent, vous trouverez de nombreux types différents de matrices de priorité. 

# 3. Vous pouvez utiliser les matrices de priorisation d'un projet existant pour de nouveaux projets. Créez simplement un modèle de cet outil et mettez à jour les pondérations, les critères, les variables, les tâches, etc., lorsque le projet change.

# 4. Cet outil est facilement compréhensible par tous les coéquipiers, même ceux qui ne sont pas férus de technologie. Tapez simplement la liste de tâches, les scores et les critères. L'outil fera le reste.

# 5. L'outil fonctionne avec l'objectivité en son centre, et les entreprises peuvent donc perdre le bagage de personnalité qui accompagne le travail manuel.

# 6. Les chefs de projet et les propriétaires peuvent efficacement déléguer leurs tâches à leurs subordonnés et maximiser l'utilisation de la main-d'œuvre affectée en utilisant cet outil.       

Quand utiliser la matrice de priorisation

Vous pouvez faire confiance à cet outil lorsque : 

• Prioriser les tâches complexes, les tickets ou les problèmes impliquant plusieurs variables par rapport auxquelles ces éléments doivent être évalués.
• Évaluer les données d'entrée pour classer les bogues, les tickets, les tâches, les projets, etc., afin d'attribuer des classements.
• Planifier les tâches professionnelles ou personnelles d'un projet de manière simplifiée dans le but de les terminer dans les délais.
• Rédaction d'un document d'une page qui visualise les domaines clés d'un projet.
• Déléguer de manière appropriée les tâches aux membres de l'équipe sans déstabiliser le calendrier du projet.
• Favoriser le travail collaboratif au sein de l'équipe projet.

Si vous vous demandez à qui cet outil sera utile :

• Travail à domicile du personnel qui s'occupe des tâches de bureau et des tâches ménagères.
• Les pigistes et les entrepreneurs doivent valoriser leurs projets et accomplir les tâches en conséquence.
• Les micro, petites, moyennes et grandes entreprises évaluent les projets en fonction de leur valeur commerciale.
• Les chefs de projet qui supervisent plus d'un projet et plus d'une équipe de projet.    

Comment utiliser la matrice de priorisation

Si vous souhaitez utiliser cet outil efficacement, vous devez comprendre pleinement les quadrants de la matrice de priorité : 

Quadrant 1

• Les tâches de grande valeur nécessitent peu d'efforts, mais les impacts sont plus importants que les autres.
• Les tâches de ce rectangle sont urgentes et critiques, alors terminez-les au plus tôt. 

Quadrant 2

• Les grands projets nécessitent plus d'efforts et l'impact qui en résulte est également élevé.
• La plupart du temps, ces tâches ne sont pas assorties d'un délai.
• Vous devez définir raisonnable jalons pour ces projets et atteindre régulièrement un jalon. 

Quadrant 3

• Ce sont souvent des tâches à faible effort et à faible impact. 
• Dans la mesure du possible, déléguez ces tâches à vos subordonnés ou à vos pairs.

Quadrant 4

• Ces tâches n'apportent pas grand-chose à l'entreprise retour sur investissement (ROI) mais nécessitent des efforts importants.
• Vous devez effectuer ces tâches plus tard que les autres quadrants.
• Vous pouvez également improviser votre processus métier pour éliminer complètement ces tâches.

Une fois que vous avez compris les quadrants, il est temps d'utiliser la matrice de priorité :

# 1. Choisissez des projets ou des tâches dans la matrice car elle est pondérée en fonction de variables et de critères sélectionnés.

# 2. Les éléments choisis dans la matrice auront automatiquement une vraie valeur pour votre entreprise. Cependant, revérifiez pour éviter les pertes financières.

# 3. Choisissez la tâche suivante dans la matrice de priorité en fonction du classement des tâches. Cet outil fonctionne sans effort comme une application de planification de projet.

# 4. Essayez d'utiliser un logiciel ou un modèle de matrice de priorisation pour maintenir les fichiers de matrice de priorisation. Vos parties prenantes peuvent rapidement revoir vos priorités de travail. De plus, vous pouvez réutiliser le modèle à l'avenir.      

Meilleures pratiques de la matrice de priorisation

# 1. Sélectionnez les critères de classement des tâches ou des problèmes par le biais d'une séance de remue-méninges appropriée du propriétaire du projet, du gestionnaire, des membres de l'équipe et des utilisateurs finaux.

# 2. Utilisez le processus de hiérarchie analytique (AHP) pour développer un consensus clair et fort entre les parties prenantes. Définissez ensuite les critères pondérés auxquels tout le monde peut se fier.

# 3. Le processus de notation doit être hautement collaboratif. Vous pouvez utiliser différents outils comme des formulaires en ligne et des tableaux blancs pour parvenir à un consensus sur un jugement subjectif sur la matrice de priorité.

Il est maintenant temps de jeter un œil à certains outils et modèles qui peuvent vous aider avec les matrices de priorité :    

Smartsheet

Feuille intelligente est un espace de travail de renommée mondiale et outil de gestion de projet que différentes tailles d'entreprises utilisent avec agilité et succès. Si votre lieu de travail est déjà abonné à cette application basée sur le cloud, vous pouvez facilement utiliser son centre de solutions de gestion de projet pour créer un tableau de priorisation des produits facile à utiliser.

Une fois que vous êtes dans le centre de solutions de l'application Smartsheet, vous trouverez divers tableaux de projets tels que Finance et comptabilité, Clients et clients, Ressources humaines, etc. Dans le groupe de développement de produits, vous devriez trouver la matrice de priorisation nécessaire.

Si vous n'utilisez aucun abonnement de Feuille intelligente ou ne voulez pas essayer son plan d'essai, il n'y a pas lieu de s'inquiéter. Smartsheet propose également une matrice de priorisation de base que tout le monde peut télécharger et utiliser pour quelque raison que ce soit. Visitez simplement ce site officiel Modèles de feuilles intelligentes portail de la bibliothèque. Vous obtiendrez 2 à 3 modèles que vous pourrez télécharger au format Excel, PDF ou Word.        

Miro Priority Matrix

Miro est une autre solution fiable et fiable qui rassemble plusieurs applications professionnelles en un seul endroit, comme un tableau blanc, un espace de travail hybride, une réunion à distance, le dessin d'un organigramme, la planification de projet, etc. En outre, il s'agit d'un référentiel de haute qualité pour divers modèles de gestion du temps et de projet. comme les cartes mentales, Tableaux Kanban, plans de services, matrices de priorités, etc.

Une fois que vous avez visité sa bibliothèque de modèles, recherchez "Prioritisation" et vous découvrirez des modèles de matrice de priorité exploitables comme les modèles de méthode de priorisation 2X2, 3X3 et RICE (portée, impact, confiance et effort).

Vous devez personnaliser ces modèles dans le plan de travail Miro. Contrairement à Smartsheet, vous ne pouvez pas simplement télécharger le modèle à utiliser dans un classeur Excel. Au lieu de cela, vous pouvez exporter le tableau dans divers formats partageables tels que JPEG, PDF, CSV et JIRA-fichiers compatibles.

Ce n'est pas tout! Miro est très apprécié pour sa collaboration en ligne sur la planification de projets et le brainstorming. Par conséquent, vous disposez d'une multitude d'outils de connectivité sur votre modèle de matrice de priorité Miro, tels que le vote, le mode de présentation, la prise de notes en temps réel, le chat, le chat vidéo et le partage de tableaux en ligne.     

Eisenhower Matrix Template: Evernote

Evernote est l'une des principales applications de prise de notes, qui propose également la synchronisation de documents, la numérisation de documents, l'organisation de calendriers, la rationalisation des tâches, etc. Conformément aux autres outils mentionnés jusqu'à présent, Evernote propose également une multitude de modèles pour les entreprises, la maison, vie personnelle et à des fins professionnelles. L'un de ces modèles est la matrice d'Eisenhower.

La matrice d'Eisenhower, similaire à la matrice de priorisation, est utilisée depuis longtemps dans les processus métier pour hiérarchiser les tâches les plus importantes. Il s'agit simplement d'un quadrant 2X2 où vous classez vos tâches en fonction de leur rang ou de leur importance et de leur urgence.

Par exemple, la colonne de gauche comprend deux en-têtes de colonne empilés : Urgent + Important, et en dessous, Urgent + Pas important. Désormais, la colonne de droite comporte également deux en-têtes de colonne verticaux empilés les uns sur les autres : Important + Non urgent et Non important + Non urgent. 

Vous pouvez personnaliser le modèle sur le Evernote app via un essai ou un abonnement payant.       

Google Workspace Priority Matrix

Si votre code d'organisation ou votre politique d'utilisation de l'application professionnelle vous limite au sein de la Espace de travail Google écosystème, vous devez essayer Matrice de priorité, développé par prioritymatrix.com. Il s'agit d'une application Google Workspace Marketplace dédiée développée avec des ressources de Google telles que le moteur d'application Google Cloud, etc.

Son interface utilisateur (UI) intuitive fournit un cadre pour la priorisation. Vous pouvez également transmettre les priorités de l'équipe avec des vues de projet collaboratives. Certaines de ses caractéristiques notables sont : 

• Délégation de tâches
• Gestion des tâches
• Gestion de plusieurs projets
• S'intègre à Gmail, Google Drive, Google Docs, etc.
• Tri des tâches via filtrage avancé

En un mot, l'outil vous aide, vous et votre équipe, à vous concentrer sur la bonne tâche. Cependant, il s'agit d'une application basée sur un abonnement. Une fois l'essai gratuit terminé, vous devez acheter une licence d'abonnement pour continuer à utiliser l'outil.   

Remarques finales

Jusqu'à présent, vous avez appris que la matrice de priorisation est un outil de gestion du temps populaire pour prendre des décisions. De nombreux projets simples et complexes utilisent cet outil pour décider scientifiquement quelles tâches nécessitent une attention immédiate et lesquelles peuvent être mises de côté pour une exécution ultérieure.

Le concept et la science derrière cette technique sont solides. Il pousse votre équipe à maximiser l'alignement des tâches avec les objectifs de votre projet. Pour justifier cela, l'outil utilise une notation pondérée pour classer les tâches. Mais l'utilisation de la matrice de priorité pourrait échouer en raison de : 

• Apprendre les critères appropriés pour appliquer l'outil
• Peser correctement ces critères en discutant avec les clients
• Travail collaboratif en temps réel et habitude de travailler ensemble
• Créer le modèle parfait qui pourrait fonctionner dans la plupart des projets

Avec les concepts expliqués dans cet article et les outils de matrice de priorisation gratuits, il vous sera beaucoup plus facile d'essayer de l'implémenter dans des projets en solo ou en équipe.

Vous pouvez également être intéressé par le meilleur logiciel de gestion de processus qui a le potentiel de stimuler la croissance des entreprises.