Il peut sembler assez simple d’établir des priorités dans le travail. Il suffit de terminer celle que votre client considère comme urgente. Mais ce n’est pas la façon professionnelle de hiérarchiser les tâches et les projets d’entreprise. L’accent mis sur certaines tâches relève d’une démarche scientifique. Cette science est connue sous le nom de matrice de hiérarchisation des projets.
Pour développer votre entreprise et surpasser vos concurrents, vous avez besoin de plus qu’un concept brillant, d’une équipe compétente et d’outils avancés. Vous avez besoin d’une exécution de qualité des tâches, qu’il s’agisse du développement d’applications ou de la production de biens de consommation.
Vous ne pouvez atteindre une excellente qualité d’exécution que si votre équipe est disciplinée et suit une méthode scientifique d’attribution des tâches, d’achèvement et de passage à une autre tâche. La matrice de priorisation est l’un de ces outils qui permet de rationaliser les tâches d’un projet et d’en faire plus en moins de temps grâce à l’exécution planifiée et plus rapide des tâches importantes.
Poursuivez la lecture de cet article sur la matrice de priorisation des projets, les avantages, les cas d’utilisation et les modèles de matrice de priorisation.
Qu’est-ce qu’une matrice de priorisation ?
Une matrice des priorités est un outil d’analyse des tâches d’un projet, principalement utilisé avec d’autres outils de gestion des processus d’entreprise. Elle est également utilisée dans le cadre des techniques Six Sigma pour évaluer les choix à l’aide de certains critères et décider sur quoi les responsables de l’entreprise doivent se concentrer.
Qu’il s’agisse d’un projet simple ou d’un projet complexe qui prendra des années, vous pouvez utiliser cet outil dans les deux cas. En outre, il ne s’agit pas seulement d’un outil de hiérarchisation des tâches pour les entreprises. Les indépendants, les entrepreneurs individuels et les professionnels peuvent également utiliser cet outil pour des raisons professionnelles ou personnelles.
Il arrive que les parties prenantes d’un projet aient du mal à décider quelle tâche doit être classée par ordre de priorité. Pour résoudre ces problèmes, la matrice des priorités sert de base scientifique pour choisir la bonne tâche avec la bonne valeur et le bon degré d’urgence.
Une matrice de priorisation peut prendre différentes formes en fonction de la complexité du projet et des critères d’évaluation. Par exemple, certains sont aussi simples que des quadrants de 2X2 avec la “valeur” en regard du “coût” D’autres, au contraire, peuvent être très complexes dans leur conception et leur exécution lorsque vous fusionnez la matrice des priorités avec la méthodologie Six Sigma.
Matrice de priorisation Six Sigma
La méthodologie de gestion Six Sigma est incomplète sans l’outil de la matrice des priorités. Six Sigma étant axé sur l’analyse des écarts, l’amélioration continue des processus et l’élimination des gaspillages, la matrice des priorités s’inscrit parfaitement dans cette approche de gestion.
Dans ce processus, les matrices de priorisation comparent plusieurs ensembles de données, au moins deux, et utilisent des critères pondérés pour classer les tâches en fonction de leur importance. Comme la matrice de priorités Six Sigma évalue plusieurs ensembles de données, l’outil final est plus qu’un simple quadrant 2X2.
Il se compose de
- Variables de sortie sous forme d’en-têtes de colonne en haut du graphique
- Variables d’entrée sous forme de lignes dans le panneau de gauche
- Un score pondéré, un pourcentage, un rang et des statuts à l’extrême droite du tableau
- Et une note pondérée calculée au bas des en-têtes de colonne
Lorsque vous utilisez la méthode Six Sigma absolue de hiérarchisation des tâches d’un projet, vous pouvez prendre des décisions appropriées de manière logique. En outre, toutes les parties prenantes peuvent parvenir à un consensus lorsque vous utilisez Six Sigma.
Selon Lynne Hambleton, consultante en entreprise, développeuse de stratégies et auteur, les matrices de priorisation Six Sigma peuvent être de trois types différents. Dans son livre Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices, l’auteure mentionne les éléments suivants :
#1. Lorsque les variables les mieux notées sont les plus importantes, le choix doit se porter sur les critères de consensus. Il prend en compte toutes les contributions des membres de l’équipe pour générer un modèle consensuel avec des scores numériques.
#2. La matrice de combinaison est davantage un tableau de causes et d’effets qu’une matrice de priorités. Cette méthode calcule les effets de toutes les variables les unes sur les autres.
#3. Les critères analytiques complets sont l’outil Sigma de priorisation le plus complexe, principalement utilisé par les gestionnaires de portefeuilles de projets pour évaluer plusieurs projets et leur impact sur le modèle de revenu de l’entreprise et les relations avec les clients.
Avantages de la matrice de priorisation
#1. L’organisation d’un grand nombre de tâches en fonction de leur importance et de leur valeur devient plus facile avec les outils de matrice de priorisation. Comme il n’est pas facile de se souvenir de toutes les tâches d’un grand projet, séparer les éléments importants de ceux qui le sont moins peut relever de la devinette si vous n’utilisez pas cet outil.
#2. Contrairement à d’autres logiciels, cet outil est personnalisable. Au cours d’un projet, toute l’équipe peut s’asseoir ensemble et ajouter des variables ou en supprimer selon les tâches à accomplir. C’est pourquoi vous trouverez de nombreux types de matrices de priorités.
#3. Vous pouvez utiliser les matrices de priorisation d’un projet existant pour de nouveaux projets. Il vous suffit de créer un modèle de cet outil et de mettre à jour les poids, les critères, les variables, les tâches, etc. lorsque le projet change.
#4. Cet outil est facilement compréhensible par tous les membres de l’équipe, même ceux qui ne sont pas doués pour la technologie. Il vous suffit de saisir la liste des tâches, les notes et les critères. L’outil fait le reste.
#5. L’outil travaille en toute objectivité, ce qui permet aux entreprises de se débarrasser du poids de la personnalité qui accompagne le travail manuel.
#6. Les chefs de projet et les propriétaires peuvent déléguer efficacement leurs tâches à leurs subordonnés et maximiser l’utilisation de la main-d’œuvre affectée en utilisant cet outil.
Quand utiliser la matrice de priorisation ?
Vous pouvez faire confiance à cet outil pour
- Hiérarchiser des tâches, des tickets ou des problèmes complexes impliquant plusieurs variables par rapport auxquelles ces éléments doivent être évalués.
- Évaluer les données d’entrée pour classer les bogues, les tickets, les tâches, les projets, etc. et attribuer des rangs.
- Planifier les tâches d’un projet professionnel ou personnel d’une manière rationnelle avec l’objectif de les achever dans les délais impartis.
- Rédiger un document d’une page qui visualise les principaux domaines d’intérêt d’un projet.
- Déléguer de manière appropriée des tâches aux membres de l’équipe sans déstabiliser le calendrier du projet.
- Favoriser le travail collaboratif au sein de l’équipe de projet.
Si vous vous demandez à qui cet outil peut être utile, sachez qu’il s’adresse aux personnes suivantes
- Le personnel qui travaille à domicile et qui s’occupe des tâches de bureau et des tâches ménagères.
- Les freelances et les entrepreneurs qui ont besoin d’évaluer leurs projets et d’accomplir les tâches en conséquence.
- Les micro-entreprises, les petites, moyennes et grandes entreprises évaluent les projets en fonction de leur valeur commerciale.
- Les chefs de projet qui supervisent plusieurs projets et équipes de projet.
Comment utiliser la matrice de priorisation
Si vous souhaitez utiliser cet outil de manière efficace, vous devez comprendre les quadrants de la matrice des priorités dans leur intégralité :
Quadrant 1
- Les tâches de grande valeur requièrent peu d’efforts, mais leur impact est plus important que celui des autres tâches.
- Les tâches de ce rectangle sont urgentes et critiques, il faut donc les réaliser au plus tôt.
Quadrant 2
- Les grands projets nécessitent plus d’efforts et l’impact qui en résulte est également élevé.
- La plupart du temps, ces tâches ne sont pas assorties d’une date limite.
- Vous devez fixer des jalons raisonnables pour ces projets et atteindre régulièrement un jalon.
Quadrant 3
- Il s’agit souvent de tâches à faible effort et à faible impact.
- Dans la mesure du possible, déléguez ces tâches à vos subordonnés ou à vos pairs.
Quadrant 4
- Ces tâches n’apportent pas grand-chose au retour sur investissement (ROI) de l’entreprise, mais nécessitent un effort important.
- Vous devriez terminer ces tâches plus tard que les autres quadrants.
- Vous pouvez également improviser votre processus de travail afin d’éliminer complètement ces tâches.
Une fois que vous avez compris les quadrants, il est temps d’utiliser la matrice des priorités :
#1. Choisissez des projets ou des tâches dans la matrice en fonction des variables et des critères sélectionnés.
#2. Les éléments choisis dans la matrice auront automatiquement une valeur réelle pour votre entreprise. Cependant, vérifiez à nouveau afin d’éviter les pertes financières.
#3. Choisissez la tâche suivante dans la matrice des priorités en fonction du classement des tâches. Cet outil fonctionne sans effort comme une application de planification de projet.
#4. Essayez d’utiliser un logiciel ou un modèle de matrice des priorités pour conserver les fichiers de la matrice des priorités. Vos parties prenantes peuvent rapidement examiner vos priorités de travail. De plus, vous pouvez réutiliser le modèle à l’avenir.
Meilleures pratiques de la matrice de priorisation
#1. Sélectionnez les critères de classement des tâches ou des problèmes par le biais d’une session de brainstorming appropriée réunissant le propriétaire du projet, le responsable, les membres de l’équipe et les utilisateurs finaux.
#2. Utilisez le processus de hiérarchisation analytique (AHP) pour obtenir un consensus clair et solide parmi les parties prenantes. Ensuite, définissez les critères pondérés auxquels tout le monde peut se fier.
#3. Le processus de notation doit être hautement collaboratif. Vous pouvez utiliser différents outils tels que des formulaires en ligne et des tableaux blancs pour parvenir à un consensus sur le jugement subjectif de la matrice des priorités.
Le moment est venu de jeter un coup d’œil à certains outils et modèles qui peuvent vous aider à élaborer des matrices de priorités :
Smartsheet
Smartsheet est un outil de gestion de projet et d’espace de travail mondialement reconnu que des entreprises de toutes tailles utilisent avec agilité et succès. Si votre entreprise est déjà abonnée à cette application basée sur le cloud, vous pouvez facilement utiliser son centre de solutions de gestion de projet pour créer un tableau de hiérarchisation des produits facile à utiliser.
Une fois dans le Centre de solutions de l’application Smartsheet, vous trouverez différents tableaux de projets tels que Finance et comptabilité, Clients et consommateurs, Ressources humaines, etc. Dans le groupe Développement de produits, vous devriez trouver la matrice de priorisation nécessaire.
Si vous n’utilisez aucun abonnement de Smartsheet ou si vous ne voulez pas essayer son plan d’essai, il n’y a pas lieu de s’inquiéter. Smartsheet propose également des matrices de priorisation de base que tout le monde peut télécharger et utiliser pour la raison qui lui semble la plus appropriée. Il vous suffit de visiter le portail officiel de la bibliothèque de modèles de Smartsheet. Vous obtiendrez 2 à 3 modèles que vous pourrez télécharger au format Excel, PDF ou Word.
Matrice des priorités Miro
Miro est une autre solution fiable qui regroupe plusieurs applications professionnelles en un seul endroit, comme un tableau blanc, un espace de travail hybride, une réunion à distance, un organigramme, une planification de projet, etc. En outre, il s’agit d’un référentiel de haute qualité pour divers modèles de gestion de temps et de projet tels que les cartes mentales, les tableaux Kanban, les plans de service, les matrices de priorités, etc.
Une fois que vous visitez sa bibliothèque de modèles, recherchez “Prioritisation” et vous découvrirez des modèles de matrices de priorités exploitables tels que les modèles 2X2, 3X3 et la méthode de priorisation RICE (reach, impact, confidence, and effort).
Vous devez personnaliser ces modèles dans le tableau de bord de Miro. Contrairement à Smartsheet, vous ne pouvez pas simplement télécharger le modèle pour l’utiliser dans un classeur Excel. Au lieu de cela, vous pouvez exporter le tableau dans divers formats partageables tels que JPEG, PDF, CSV et des fichiers compatibles avec JIRA.
Et ce n’est pas tout ! Miro est très apprécié pour la collaboration en ligne sur la planification de projets et le brainstorming. Par conséquent, vous disposez d’une foule d’outils de connectivité sur votre modèle de matrice des priorités Miro, comme le vote, le mode présentation, la prise de notes en temps réel, le clavardage, le clavardage vidéo et le partage du tableau en ligne.
Modèle de matrice Eisenhower : Evernote
Evernote est l’une des principales applications de prise de notes, qui propose également la synchronisation et la numérisation de documents, l’organisation de calendriers, la rationalisation des tâches, etc. À l’instar des autres outils mentionnés jusqu’à présent, Evernote propose également une multitude de modèles pour les entreprises, la maison, la vie personnelle et le travail. L’un de ces modèles est la Matrice d’Eisenhower.
La matrice d’Eisenhower, similaire à la matrice de priorisation, est utilisée depuis longtemps dans les processus d’entreprise pour hiérarchiser les tâches les plus importantes. Il s’agit simplement d’un quadrant 2X2 dans lequel vous classez vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence.
Par exemple, la colonne de gauche comprend deux en-têtes de colonne empilés : Urgent Important et, en dessous, Urgent Non Important. La colonne de droite comporte également deux en-têtes de colonne verticaux empilés l’un sur l’autre : Important Non urgent et Non important Non urgent.
Vous pouvez personnaliser le modèle sur l’application Evernote par le biais d’une version d’essai ou d’un abonnement payant.
Matrice des priorités de Google Workspace
Si le code de votre organisation ou les règles d’utilisation des applications professionnelles vous limitent dans l’écosystème Google Workspace, vous devez essayer Priority Matrix, développé par prioritymatrix.com. Il s’agit d’une application dédiée à Google Workspace Marketplace, développée à l’aide de ressources de Google, telles que le moteur d’applications Google Cloud, etc.
Son interface utilisateur intuitive fournit un cadre pour l’établissement des priorités. Vous pouvez également communiquer les priorités de l’équipe grâce à des vues de projet collaboratives. Voici quelques-unes de ses principales caractéristiques :
- Délégation de tâches
- Gestion des tâches
- Gestion de plusieurs projets
- Intégration avec Gmail, Google Drive, Google Docs, etc.
- Tri des tâches grâce à un filtrage avancé
En résumé, cet outil vous aide, vous et votre équipe, à vous concentrer sur la bonne tâche. Cependant, il s’agit d’une application sur abonnement. Une fois l’essai gratuit terminé, vous devez acheter une licence d’abonnement pour continuer à utiliser l’outil.
Remarques finales
Jusqu’à présent, vous avez appris que la matrice de priorisation est un outil de gestion du temps très utilisé pour prendre des décisions. De nombreux projets simples ou complexes utilisent cet outil pour décider scientifiquement quelles sont les tâches qui nécessitent une attention immédiate et quelles sont celles qui peuvent être mises de côté pour une exécution ultérieure.
Le concept et la science qui sous-tendent cette technique sont solides. Elle pousse votre équipe à maximiser l’alignement des tâches sur les objectifs de votre projet. Pour ce faire, l’outil utilise une notation pondérée pour classer les tâches. Cependant, l’utilisation de la matrice des priorités peut s’avérer insuffisante pour les raisons suivantes
- D’apprendre les critères appropriés pour appliquer l’outil
- L’évaluation correcte de ces critères en discutant avec les clients
- Le travail collaboratif en temps réel et l’habitude de travailler ensemble
- La création d’un modèle parfait qui pourrait fonctionner dans la plupart des projets
Avec les concepts expliqués dans cet article et les outils gratuits de matrice de priorisation, il vous sera beaucoup plus facile d’essayer de mettre en œuvre cet outil dans des projets en solo ou en équipe.
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