Qu’est-ce que l’espace de travail Google ? Guide du débutant

Si vous avez utilisé Gmail, Google Drive ou Google Docs, vous avez déjà eu affaire à Google Workspace. Mais de quoi s’agit-il exactement et pourquoi tant d’entreprises en dépendent-elles ?

L’espace de travail Google, anciennement appelé G Suite, comprend la messagerie électronique, le stockage de fichiers, les réunions vidéo, l’édition de documents et bien plus encore. Tout est connecté, ce qui facilite la collaboration.

Google Workspace en chiffres:

• 10 millions d’entreprises utilisent Google Workspace
• 3 milliards d’utilisateurs dans le monde utilisent ses outils quotidiennement

Grâce à ses puissantes fonctionnalités, Google Workspace est l’une des plateformes de productivité les plus utilisées. Que vous soyez à la tête d’une petite entreprise, que vous gériez une équipe à distance ou que vous ayez simplement besoin d’une configuration de messagerie professionnelle, Google Workspace a tout ce qu’il faut pour vous permettre de rester organisé.

Dans ce guide, je vous expliquerai ce qu’offre Google Workspace, combien il coûte et si c’est le bon choix pour vous.

Qu’est-ce que Google Workspace ?

Google Workspace est une suite de productivité tout-en-un qui regroupe la messagerie électronique, le stockage sur le cloud, les réunions vidéo et les outils de collaboration.

Petit tour d’horizon de son évolution:

• 2006 : Google Apps for Your Domain introduit Gmail, Google Talk et Google Calendar pour les entreprises.
• 2016 : Lancement de G Suite avec la collaboration en temps réel dans Google Docs, Sheets et Slides.
• 2020 : Rebaptisé Google Workspace, il permet une intégration plus poussée entre les applications.

Aujourd’hui, Google Workspace est utilisé par des millions d’entreprises, d’écoles et d’organisations dans le monde entier. Il permet de communiquer, de stocker des fichiers et de collaborer en temps réel de manière transparente.

Combien coûte Google Workspace ?

Google Workspace est un service payant qui propose différents plans tarifaires en fonction des besoins de l’entreprise, à partir de €6.80/utilisateur/mois.

Il n’existe pas de version gratuite, mais Google propose une version d’essai gratuite de 14 jours, afin que vous puissiez tester ses fonctionnalités avant de vous engager.

Voici une comparaison des plans disponibles en fonction du prix, de l’espace de stockage, des fonctionnalités et des cas d’utilisation idéaux :

Plan	Prix par utilisateur/mois (facturation annuelle)	Stockage par utilisateur	Fonctionnalités clés	Idéal pour
Business Starter	€6.80	30 GB	E-mail professionnel personnalisé, réunions vidéo jusqu’à 100 participants, Gemini App	Indépendants, startups et micro-entreprises
Business Standard	€13.60	2 TB	Toutes les fonctionnalités de Starter, réunions jusqu’à 150 participants, enregistrement, Gemini Advanced	Petites équipes et entreprises en croissance
Business Plus	€21.10	5 TB	Toutes les fonctionnalités Standard sécurité, conformité et gestion renforcées	Moyennes et grandes entreprises ayant des besoins en matière de sécurité
Entreprise	Tarification personnalisée	5 TB	Fonctions avancées de sécurité, de gestion et de personnalisation, avec des options de stockage flexibles	Grandes entreprises ayant besoin d’une sécurité et d’une conformité avancées

Si vous débutez, le plan Business Starter est un excellent choix, car il offre une messagerie professionnelle et des outils essentiels à un prix avantageux.

Les petites entreprises en pleine croissance peuvent bénéficier du plan Business Standard, qui offre davantage de stockage et de fonctions de réunion.

Pour les équipes plus importantes, le plan Business Plus comprend une sécurité avancée et une plus grande capacité de réunion.

Vous pouvez explorer les plans et commencer votre essai de Google Workspace pour voir lequel convient le mieux à votre entreprise.

Google Workspace est-il gratuit ?

Non, Google Workspace n’est pas gratuit. Il s’agit d’un service payant conçu pour les entreprises et les organisations qui ont besoin d’une messagerie professionnelle, d’outils de collaboration et de contrôles administratifs.

Toutefois, certains produits Google inclus dans Google Workspace sont gratuits pour un usage personnel (dans certaines limites). Par exemple :

• Gmail – Gratuit pour la messagerie personnelle, mais sans domaine personnalisé.
• Google Drive – Offre 15 Go de stockage gratuit, mais les entreprises ont besoin de plus d’espace.
• Google Docs, Sheets et Slides – Disponibles gratuitement, mais sans sécurité ni assistance de niveau professionnel.
• Google Meet – Permet de passer des appels vidéo gratuits, mais les versions payantes incluent davantage de participants, d’enregistrements et de contrôles administratifs. Pour en savoir plus sur Google Meet, cliquez ici.

Bien que les particuliers puissent utiliser ces outils sans payer, Google Workspace offre des fonctionnalités supplémentaires telles que des disques partagés, une messagerie professionnelle et une meilleure sécurité.

Que comprend l’espace de travail Google ?

L’espace de travail Google est doté d’une multitude d’outils qui aident les entreprises à collaborer efficacement. Il comprend Gmail, Drive, Meet, Docs, Sheets et bien plus encore, tous intégrés dans une seule et même plateforme.

Les utilisateurs apprécient la fluidité de l’ensemble. Eugene L., propriétaire d’une société d’immobilier commercial, témoigne :

“Nous sommes cinq dans notre entreprise, et je donne à Google Workspace un cinq sur cinq !“

Gmail

Gmail dans Google Workspace est plus qu’un simple service de messagerie. Il s’agit d’une solution de messagerie professionnelle avec un domaine personnalisé, une protection avancée contre le phishing et une assistance assistée par l’IA. Contrairement à la version gratuite, elle inclut une assistance 24 h/24 et 7 j/7, un accès hors ligne et une intégration plus poussée avec Google Drive, Meet et Agenda.

Vous pouvez configurer plusieurs alias, créer des listes de diffusion de groupe et gérer les e-mails à l’aide d’étiquettes et de filtres intelligents. Les fonctions de sécurité améliorées, comme le mode confidentiel et les outils de conformité, en font un choix solide pour les entreprises qui traitent des données sensibles.

Google Meet

Google Meet rend les vidéoconférences simples et fiables. Il offre des appels vidéo de haute qualité, des sous-titres en direct et des fonctions d’annulation du bruit, ce qui rend les conversations plus claires. Vous pouvez également utiliser des arrière-plans virtuels ou des effets de flou pour éviter les distractions.

Avec un abonnement à Google Workspace, les réunions peuvent durer plus longtemps et vous bénéficiez de fonctionnalités supplémentaires telles que l’enregistrement des appels, les salles de réunion et la diffusion en direct. Grâce à la connexion avec Google Agenda, il vous suffit d’un clic pour rejoindre une réunion.

Google Chat

Google Chat permet d’organiser les conversations et d’éliminer les longs fils d’e-mails grâce à la messagerie en temps réel. Il permet les messages directs, les chats de groupe et les espaces dédiés où les équipes peuvent collaborer sur des projets.

Conçu pour assurer la sécurité des entreprises, il fournit une messagerie cryptée et fonctionne de manière transparente avec d’autres outils de l’espace de travail Google. Les équipes peuvent partager des fichiers à partir de Google Drive, assigner des tâches et intégrer des applications tierces pour améliorer les flux de travail.

Google Agenda

Google Agenda est un outil de planification intelligent qui aide les équipes à rester organisées. Il vous permet de configurer plusieurs calendriers, de planifier des réunions et d’envoyer des invitations en tenant compte des fuseaux horaires.

L’intégration avec Google Meet facilite l’ajout de liens de vidéoconférence. Les entreprises peuvent créer des calendriers partagés pour leurs équipes, gérer les rappels d’événements et automatiser la prise de rendez-vous.

Grâce à des fonctionnalités telles que le codage par couleur et le suivi des objectifs, Google Agenda améliore la productivité et permet de ne manquer aucune réunion.

Google Drive

Google Drive est une solution de stockage en nuage qui permet de stocker et de partager des fichiers en toute sécurité. Il offre un espace de stockage de 15 Go à illimité, en fonction de l’offre Google Workspace. Les entreprises peuvent organiser les fichiers dans des lecteurs partagés, contrôler les niveaux d’accès et collaborer en temps réel.

Les fonctions de sécurité intégrées comprennent le chiffrement, l’historique des versions et la recherche assistée par ordinateur. Grâce à l’intégration transparente avec Docs, Sheets et Slides, les utilisateurs peuvent modifier et stocker des fichiers sans craindre de perdre des données.

Google Docs

Google Docs est un traitement de texte en ligne facile à utiliser qui permet aux équipes de travailler ensemble en temps réel. Comme tout est stocké dans le nuage, vous n’avez pas à vous soucier de sauvegarder des fichiers ou de perdre des progrès. Il enregistre automatiquement les modifications et conserve un historique détaillé des versions, de sorte que les modifications peuvent être suivies et restaurées à tout moment.

Les équipes peuvent laisser des commentaires, suggérer des modifications et discuter directement dans les documents, ce qui facilite la collaboration. Il se connecte également à Google Drive pour une gestion des fichiers sans effort. Des fonctionnalités telles que la saisie vocale et Smart Compose permettent d’accélérer le travail, ce qui en fait un outil de choix pour les rapports, les propositions et la création de contenu dans les entreprises de toutes tailles.

Google Sheets

Google Sheets est un tableur basé sur le cloud pour l’analyse des données et la collaboration. Il comprend des formules intégrées, des tableaux croisés dynamiques et des informations alimentées par l’IA pour simplifier les calculs complexes.

Les entreprises utilisent Google Sheets pour l’établissement de budgets, le suivi des performances et la gestion de projets. L’intégration transparente avec Google Forms permet aux utilisateurs de collecter et d’analyser des données d’enquête en temps réel. Grâce au formatage conditionnel, aux flux de travail automatisés et à la collaboration en direct, les équipes peuvent travailler efficacement sur des tâches axées sur les données.

Google Slides

Google Slides est un outil de présentation polyvalent qui permet de créer et de modifier facilement des diapositives à partir de n’importe quel appareil. Comme il est basé sur le cloud, les équipes peuvent travailler ensemble en temps réel sans se soucier de sauvegarder des fichiers ou de perdre des progrès.

Les entreprises l’utilisent pour les présentations aux clients, les réunions d’équipe et les sessions de formation, grâce aux nombreux modèles personnalisables, aux vidéos intégrées et aux éléments interactifs qui permettent de maintenir l’attention du public. Il fonctionne également parfaitement avec Google Meet, ce qui permet aux présentateurs de partager des diapositives directement pendant les appels vidéo, pour une expérience plus interactive.

Formulaires Google

Google Forms est un outil simple mais puissant qui permet de créer des enquêtes, des questionnaires et des formulaires de retour d’information. Grâce à lui, les entreprises peuvent recueillir des informations sur leurs clients, mener des enquêtes auprès de leurs employés ou recueillir des inscriptions.

Les réponses sont automatiquement stockées dans Google Sheets à des fins d’analyse. Grâce à ses modèles personnalisables, à ses embranchements logiques et à ses notifications automatiques par courrier électronique, Google Forms simplifie la collecte de données dans tous les secteurs d’activité.

Google Sites

Google Sites permet aux entreprises de créer des sites web internes, des portails d’équipe ou des centres de projets sans avoir à coder. Il prend en charge l’édition par glisser-déposer, la collaboration en temps réel et l’intégration transparente avec Google Drive, Docs et Forms.

Les équipes utilisent Google Sites pour créer des bases de connaissances, des portails d’accueil et des pages d’événements, afin de faciliter l’accès aux informations dans l’ensemble de l’entreprise.

Application Google Gemini

Google Gemini est un assistant doté d’une intelligence artificielle qui améliore la productivité dans Google Workspace. Il vous aide à rédiger des e-mails, à résumer des documents et à générer des rapports grâce à des suggestions intelligentes. Intégré à Gmail, Docs et Chat, il automatise les tâches répétitives, permettant aux équipes de se concentrer sur le travail stratégique.

NotebookLM

NotebookLM est un outil de recherche alimenté par l’IA et conçu pour les professionnels qui traitent de grandes quantités d’informations. Il permet de résumer des articles, de générer des notes et d’organiser le matériel de recherche.

Intégré à Google Drive, il permet aux équipes de rationaliser la gestion des connaissances et les sessions de brainstorming.

Google Keep

Google Keep est un outil de prise de notes numérique qui se synchronise sur tous les appareils. Il prend en charge les notes vocales, les annotations d’images et les étiquettes à code couleur pour faciliter l’organisation. Les équipes utilisent Google Keep pour noter rapidement des idées, créer des listes de contrôle et collaborer en temps réel.

Google Apps Script

Google Apps Script est une plateforme de codage qui automatise les flux de travail au sein de Google Workspace. Les entreprises l’utilisent pour créer des fonctions personnalisées, automatiser les réponses aux courriels et intégrer des applications tierces. Grâce à Apps Script, les équipes peuvent améliorer leur productivité sans avoir besoin de compétences avancées en programmation.

Tous ces outils font de Google Workspace une solution puissante pour les entreprises. Voyons maintenant comment accéder à tous ces outils et les gérer à l’aide de la console d’administration.

Comment accéder à la console d’administration de Google Workspace ?

💀 Google, lorsque j’essaie de me connecter sur un autre appareil :

Si vous avez déjà essayé de vous connecter à partir d’un nouvel appareil, Google se comporte comme un interrogateur de sécurité de premier ordre. Mais une fois que vous êtes connecté, la console d’administration est votre centre de commande pour tout gérer dans l’espace de travail Google.

Étape 1 : Ouvrir la console d’administration

Rendez-vous sur admin.google.com et connectez-vous à l’aide de votre compte administrateur (et non d’un compte Gmail classique).

Étape 2 : Naviguez dans le tableau de bord

À l’intérieur de la console, vous trouverez des sections clés telles que :

• Utilisateurs – Pour gérer les comptes et les niveaux d’accès des employés.
• Apps: contrôlez les services Google que votre équipe peut utiliser.
• Facturation – Pour afficher les abonnements et les paiements.
• Sécurité – Pour configurer l’option 2FA et surveiller les activités de connexion.

Étape 3 : Ajustez les autorisations des utilisateurs

Vous devez attribuer des droits d’administrateur ? Accédez à Utilisateurs > Sélectionner un utilisateur > Rôles et privilèges d’administrateur et configurez les niveaux d’accès.

Étape 4 : Configurer les fonctions de sécurité

Activez la vérification en deux étapes et suivez les tentatives de connexion sous Sécurité pour une protection accrue.

Étape 5 : Gérer les appareils et les politiques

Dans la section Appareils, vous pouvez effectuer le suivi des ordinateurs portables de l’entreprise et effacer à distance les appareils perdus ou volés.

La console d’administration de Google Workspace simplifie la gestion informatique et garantit le bon fonctionnement de l’entreprise.

L’espace de travail Google me convient-il ?

Absolument ! Google Workspace est une puissante suite d’outils de productivité conçue pour les entreprises de toutes tailles. Qu’il s’agisse d’une startup, d’une petite entreprise ou d’une grande entreprise, elle permet de rationaliser la communication, la collaboration et la gestion de projet.

À qui s’adresse Google Workspace ?

• Entreprises de toutes tailles: sécurisez vos e-mails professionnels, bénéficiez d’un espace de stockage sur le cloud et d’outils de collaboration en équipe.
• Équipes distantes et travailleurs indépendants – Travaillez de n’importe où grâce à la collaboration en temps réel dans Docs, Sheets et Meet.
• Agences et consultants – Organisez les projets de vos clients, partagez des fichiers et planifiez des réunions de manière efficace.
• Éducation et organisations à but non lucratif – Tirez parti de l’Espace de travail Google pour l’apprentissage en ligne et le partage de documents.

Pour un usage personnel, Google Workspace peut s’avérer inutile. Pensez plutôt à Google One, qui offre un espace de stockage supplémentaire, des sauvegardes automatiques et des services Google haut de gamme pour les utilisateurs individuels.

Si vous avez besoin d’une messagerie professionnelle et d’une suite de productivité, Google Workspace constitue un investissement solide.

Alternatives à Google Workspace

Je comprends. Google Workspace ne convient pas à tout le monde. Vous préférez peut-être d’autres applications, ou vous voulez simplement quelque chose de plus abordable. Pas de problème. Voici quelques alternatives solides, en fonction de vos besoins réels.

Microsoft 365

Si vous aimez Word et Excel, vous vous sentirez peut-être chez vous avec Microsoft 365. Il est livré avec :

• Outlook pour le courrier électronique
• Teams pour les appels vidéo
• OneDrive pour le stockage
• Word, Excel et PowerPoint pour les documents

C’est un bon choix si vous travaillez déjà avec des outils Microsoft et que vous souhaitez que tout se synchronise facilement.

Zoho Workplace

Vous ne voulez pas dépenser beaucoup, mais vous avez besoin d’outils performants ? Zoho Workplace est un bon choix. Vous obtenez :

• Zoho Mail pour le courriel d’affaires
• Writer, Sheet et Show pour les documents
• Zoho WorkDrive pour le stockage en nuage
• Cliq pour les discussions d’équipe

Cette solution est idéale pour les petites entreprises qui n’ont besoin que de l’essentiel, sans avoir à payer pour des fonctionnalités supplémentaires qu’elles n’utiliseront pas.

Si vous n’avez besoin que d’une messagerie professionnelle, la messagerie IONOS est une excellente option. Il ne coûte $1/mois, ce qui vous permet d’obtenir un courrier électronique professionnel sans payer trop cher pour des fonctions inutiles.

En fin de compte, la meilleure option dépend de votre façon de travailler. Pour une suite complète, Google Workspace reste mon choix de prédilection. Mais si vous n’avez besoin que d’une messagerie électronique ou si vous préférez les outils Microsoft, voici d’excellentes alternatives.

Faire le bon choix avec Google Workspace

À l’heure actuelle, vous savez probablement si Google Workspace est fait pour vous. J’ai abordé ses fonctionnalités, son fonctionnement et même quelques alternatives. Si vous avez besoin d’une messagerie professionnelle, d’un espace de stockage de fichiers et d’outils pour travailler en équipe, il s’agit d’une option solide. Mais si vous n’avez besoin que d’une messagerie électronique, il existe des solutions moins onéreuses.

Avant de choisir un outil, je regarde toujours comment je travaille. Ai-je besoin d’une collaboration facile ? D’un accès aux fichiers depuis n’importe où ? D’un courrier électronique professionnel qui ait l’air professionnel ? Si la réponse est oui, Google Workspace en vaut la peine.

Chez Geekflare, nous avons passé des années à tester et à évaluer des logiciels pour aider les gens à prendre des décisions éclairées. Si vous n’êtes toujours pas sûr ou si vous souhaitez explorer d’autres options, consultez nos autres guides !