Un utilisateur moyen reçoit 121 courriels par jour. Il est difficile de se souvenir de tous les détails qui accompagnent ces courriels. C’est là que les outils d’analyse d’e-mails entrent en jeu.
En particulier pour les entreprises ou les agences en ligne qui dépendent fortement de la communication par courrier électronique, les outils d’analyse d’e-mails peuvent les soulager d’une grande partie de la saisie de données.
Mais comment ?
Dans cet article, je vais vous expliquer ce qu’est l’analyse d’emails et quels sont les meilleurs outils d’analyse d’emails disponibles sur le marché aujourd’hui.
C’est parti !
Qu’est-ce que l’analyse syntaxique des e-mails ?
L’analyse d’emails, souvent connue sous le nom d’analyse de boîtes de réception, est le processus d’extraction de données à partir d’emails entrants. Des données telles que le nom, les coordonnées ou tout autre détail spécifique, y compris ceux contenus dans les documents joints à l’e-mail.
Comment fonctionne l’analyse syntaxique des courriels ?
Le logiciel d’analyse d’e-mails est le moyen le plus efficace d’effectuer l’analyse d’e-mails.
Les analyseurs de courrier électronique utilisent une API d’analyse pour extraire les données du courrier électronique. L’API extrait les données des champs sélectionnés de l’e-mail, comme la ligne d’objet, le corps de l’e-mail et les pièces jointes, y compris les photos, les fichiers CSV ou PDF.
Laissez-moi vous expliquer l’ensemble du processus 👇
- Les utilisateurs autorisent un outil d’analyse d’e-mails à accéder à leur boîte de réception
- Le programme d’analyse d’e-mails établit ensuite une connexion avec le serveur de messagerie pour obtenir les e-mails entrants
- Une fois que les courriels sont disponibles pour l’outil d’analyse, un algorithme d’analyse extrait les champs de données assignés du courriel
- Pour un traitement et une analyse supplémentaires, les données extraites sont organisées dans un format structuré, tel que CSV ou JSON
note : Les utilisateurs peuvent utiliser les données extraites pour lancer des processus dans d’autres systèmes, tels que le suivi des prospects, le traitement des commandes ou la mise à jour des dossiers clients, en fonction de l’application concernée.
Cependant, voici ce qu’il en est :
L’analyse des courriers électroniques fonctionne de la même manière que le web scraping. Toutefois, les outils d’analyse ne peuvent pas lire les données des pages web HTML – les analyseurs de courrier électronique ne peuvent extraire des données que des courriers électroniques.
Il est préférable de l’utiliser pour organiser des données non structurées. En outre, la plupart des outils d’analyse d’e-mails stockent ces ensembles de données directement dans vos systèmes CRM ou ERP existants. Vous n’avez donc plus besoin de saisir manuellement les données.
Avantages de l’analyse d’e-mails
L’analyse d’e-mails peut présenter de nombreux avantages pour votre entreprise.
#1. Gagner du temps
Imaginez que les données soient extraites et stockées dans une base de données centralisée pendant que vous passez une bonne nuit de sommeil. Cela semble paisible, n’est-ce pas ? 😴
Le bon analyseur de courrier électronique peut vous faire gagner des heures. Il peut :
- Gérer et organiser les documents reçus
- Générer des rapports
- Extraire des données de champ des courriels
- Transférer des données vers différents outils CRM et ERP
Et surtout, il ne se plaindra pas même si vous le faites fonctionner 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ce que je n’attends jamais d’un opérateur humain.
#2. L’automatisation
Un autre gain de temps est l’automatisation qu’apportent les analyseurs d’emails. Sur la base d’un ensemble de règles (que vous définissez), vous pouvez automatiser l’ensemble du processus – de l’extraction à la saisie finale des données dans votre CRM préféré.
De plus, vous pouvez déclencher des flux de travail automatisés pour collecter différentes catégories de données. Un analyseur d’e-mails peut extraire des données telles que
- des données financières (soldes de comptes, transactions),
- les données sur les clients potentiels et les clients (courriel, téléphone, adresse),
- les informations de réservation (numéro de client, dates de réservation, commentaires),
- données de commande (montant de la commande, articles, quantités),
Et bien d’autres choses encore.
En outre, il peut également identifier des métadonnées pour rationaliser les flux de travail, telles que
- L’horodatage (le moment où un e-mail a été reçu)
- Les adresses électroniques de l’expéditeur et du destinataire
- Les courriels de réponse
#3. Améliorer la qualité des données
Je pense que même le personnel le plus compétent en matière de saisie de données ne peut pas être précis à 100 %.
Voici pourquoi :
Les erreurs de saisie des données diminuent considérablement lorsque les processus manuels sont remplacés par l’IA (Intelligence Artificielle).
Un analyseur de courrier électronique avancé garantit la fiabilité de la collecte et de la gestion des données. Que ce soit par centaines ou par milliers, vous bénéficiez à la fois de l’exactitude et de la précision dans la collecte sécurisée des données.
Principales caractéristiques à rechercher dans un logiciel d’analyse d’e-mails idéal
Voici quelques caractéristiques clés des meilleurs outils d’analyse d’e-mails du secteur :
✅ Facilité de configuration et d’utilisation : Bien que les API d’analyse d’e-mails puissent être personnalisées, la compréhension des fonctionnalités de base telles que le traitement des données peut les rendre plus conviviales pour vous et les membres de votre équipe. Mieux encore, cela peut réduire considérablement le temps de configuration du logiciel.
✅ Extrayez des informations pertinentes avec précision : Recherchez des outils qui emploient des modèles d’IA pour identifier et extraire des données pertinentes. Assurez-vous que le logiciel permet la création de règles personnalisées et dispose de modèles prédéfinis et d’autres options qui aident à extraire des informations précises en toute sécurité et plus rapidement.
✅ Intégrez des applications tierces : L’extraction de données ne représente que la moitié du travail des analyseurs d’e-mails ; l’autre moitié consiste à acheminer automatiquement les informations pertinentes vers des outils existants tels que les ERP, les CRM ou les logiciels de comptabilité.
validation et sécurité des données : Il est essentiel de s’assurer que les données extraites des courriels sont propres, sécurisées et d’origine éthique. La vérification des données extraites des emails fournit une couche supplémentaire de précision tout en garantissant la confidentialité et la protection des données.
Meilleurs outils d’analyse d’emails
Zapier
L’analyseur d’emails deZapier est un outil entièrement automatisé qui permet d’extraire et de collecter des données à partir d’emails entrants.
Caractéristiques
- Modèles personnalisés pour mettre en évidence le texte et les données que vous souhaitez extraire et laisser Zapier les extraire automatiquement de tous les futurs emails
- Choisissez les données à collecter et la solution CRM ou ERP à stocker
- S’intègre avec 6000 applications, y compris votre CRM préféré
- Tableau de bord intuitif pour visualiser toutes les données et informations extraites sous un même toit
Outre les avantages, l’analyseur d’emails de Zapier a aussi ses inconvénients. L’un des plus courants est l’analyse incorrecte des courriels. Cependant, Zapier offre un moyen de s’en sortir si cela se produit.
Email Parser
Email Par ser est une solution d’automatisation des courriels entièrement fonctionnelle et gérée. L’outil capture automatiquement le texte et les données des e-mails entrants et les stocke dans vos systèmes CRM ou ERP préférés.
Caractéristiques
- Analyse automatiquement la boîte de réception à la recherche de nouveaux courriels toutes les 10 secondes
- S’intègre avec Google Sheets, Excel, Zapier et d’autres applications tierces
- Peut extraire des données à partir de divers types de pièces jointes aux courriels, y compris les formats PDF, Excel, XML et autres
- Fournit un système basé sur des règles pour définir les règles d’analyse
- Éditeur de texte intégré (version très basique)
En outre, Email Parser peut être utilisé via l’application Windows ou sur le nuage via l’application web. En revanche, l’application Windows garantit la confidentialité et le contrôle total du processus d’automatisation.
MailParser.io
MailParser est un logiciel d’analyse d’e-mails sans code qui extrait automatiquement les données clés de vos e-mails. De plus, l’interface sans code fait de l’automatisation des flux de travail un jeu d’enfant.
Caractéristiques
- Génération automatique de règles avec Intelligent Parser Creator
- Des centaines de modèles de règles d’analyse provenant des sites les plus populaires
- Téléchargement flexible des données dans plusieurs formats : XLS, CSV, JSON, XML
- Intégration transparente avec 5000 applications pour le transfert de données
L’automatisation pure et simple et l’interface conviviale ont fait de MailParser l’outil de référence dans diverses industries, y compris l’immobilier, le commerce électronique, les voyages et le tourisme, ainsi que la logistique et la livraison.
Parseur
Parseur est un logiciel d’analyse des courriels alimenté par l’IA qui rend l’extraction des données des courriels et des pièces jointes plus rapide, plus facile et plus rapide. Grâce à l’IA, Parseur est compatible avec tous les formats d’emails, y compris les emails textuels, les emails en texte riche (HTML) et les emails MIME multipartites.
Caractéristiques
- Technologie OCR intégrée pour extraire les données des pièces jointes au format texte ou image, y compris les documents manuscrits
- Utilisez l’IA pour automatiser l’extraction des données ; sélectionnez simplement les champs de données une fois et laissez Parseur AI s’en charger
- Il dispose d’une bibliothèque de modèles personnalisables pour analyser automatiquement des documents tels que des commandes de nourriture, des offres immobilières, des demandes d’emploi et des alertes Google
- Envoyez et stockez des données dans des milliers d’applications tierces en utilisant les intégrations intégrées de Parseur et étendez les limites avec Zapier
- Accédez à un journal détaillé pour chaque étape et activité qui se passe avec l’analyse de chaque email
La meilleure partie est que Parseur est basé sur le cloud et fonctionne à partir de votre navigateur web. Il est donc plus facile de suivre les emails entrants et les données qui en sont extraites à la volée.
Parsio
Parsio aide les entreprises et les spécialistes du marketing à extraire des données des courriels en temps réel. Mieux encore, l’outil intègre l’IA pour rendre le processus dynamique et sans erreur.
Il vous suffit de créer et d’envoyer un exemple d’e-mail, de mettre en évidence les données à extraire et de laisser Parsio prendre en charge l’ensemble du processus d’analyse.
Caractéristiques
- Puissante IA pour analyser les signatures d’e-mails et extraire automatiquement les informations de contact
- Technologie d’OCR alimentée par l’IA facilitant l’extraction de données à partir de fichiers PDF, d’images numérisées et de photos
- La fonction d’extraction de tableau permet d’extraire l’intégralité du tableau plutôt que les données qu’il contient
- Donnez des commandes en langage naturel pour extraire des données à partir d’e-mails rédigés par des humains, de CV et de documents non structurés à l’aide d’un robot conversationnel d’IA alimenté par GPT
La solution d’analyse d’emails de Parsio s’intègre fréquemment avec des applications telles que Google Sheets, Slack, Trello, Webhooks, et plus encore. En outre, utilisez l’intégration de la plateforme avec Zapier pour connecter 6000 applications.
Mailgun
Mailgun est une solution de messagerie tout-en-un avec de solides fonctionnalités de routage et d’analyse pour gérer facilement les réponses et les courriels entrants.
La plateforme est utilisée par plus de 150k entreprises et équipes, y compris celles de Dribble, Microsoft, SubStack, et bien d’autres.
Fonctionnalités
- Utilisez les routes entrantes pour analyser les courriels entrants complexes ou non structurés en UTF-8 JSON pour une lecture facile
- Adaptez le processus d’analyse à vos besoins spécifiques grâce à un moteur de règles flexible, permettant un traitement personnalisé de divers contenus d’e-mails.
- Automatisez les flux de travail et les processus d’analyse pour simplifier l’extraction des données des messages de l’entonnoir sans intervention humaine
- L’API Email intégrée et évolutive facilite l’intégration de Mailgun à vos applications, CRM et systèmes ERP existants
Mailgun offre une période d’essai de 30 jours sans risque aux nouveaux utilisateurs. Après cette période, vous pouvez continuer à profiter des services pour un prix aussi bas que 35 $/mois.
Nanonets
Nanonets est connu pour utiliser l’IA afin de rationaliser et d’automatiser les processus d’entreprise. Son outil d’analyse d’emails piloté par l’IA est un autre excellent exemple d’automatisation des processus de saisie de données par l’analyse d’emails.
Caractéristiques
- Il dispose d’un analyseur d’emails basé sur l’IA pour traiter les emails et les variations de données sans se soucier des règles ou des modèles personnalisés
- Capacités étendues d’analyse à partir d’un maximum de 20 documents joints dans différents formats tels que PDF, fichiers image, CSV, Excel, JSON, XML, etc
- Transformez rapidement les données extraites dans le format de données ou de fichier de votre choix
- S’intègre à votre ERP, CRM, logiciel de comptabilité ou autres applications d’entreprise favorites, en mode natif ou via une API
Et, bien sûr, automatisez chaque étape du processus d’analyse en quelques clics. Pour les particuliers et les équipes qui souhaitent tester la plateforme, vous obtenez 500 pages gratuitement !
Les meilleurs cas d’utilisation des outils d’analyse d’e-mails dans l’ensemble de l’industrie
Il existe de nombreux cas d’utilisation pour les outils d’analyse d’e-mails. Cependant, nous nous en tiendrons à trois secteurs majeurs – les voyages, le commerce électronique et l’immobilier – pour voir comment ils utilisent les outils d’analyse d’emails.
#1. Voyages et tourisme
L’industrie du voyage et du tourisme est partie pour atteindre de nouveaux sommets après avoir cédé à l’effondrement du marché Covid.
Cependant, maintenant que les voyages ont repris. Le plus gros problème des entreprises de voyage est de traiter efficacement le volume de demandes de renseignements et de requêtes des clients.
Un autre goulot d’étranglement est l’ajout manuel des données dans vos systèmes de gestion de la relation client (CRM) pour suivre le flux quotidien des demandes. Des données telles que
- demandes de réservation
- Détails sur le client
- Dates d’arrivée et de départ
- Demandes de renseignements des clients
- Confirmation de la réservation
Et bien d’autres choses encore.
Giltedge, un voyagiste de luxe spécialisé dans les safaris en Afrique du Sud, utilise MailParser.io (un outil d’analyse d’e-mails) pour rationaliser les flux de travail liés aux e-mails.
Giltedge utilise un logiciel d’analyse d’e-mails pour trois raisons principales :
- Charger automatiquement les requêtes web et email dans le CRM
- Extraire les données pertinentes des courriels de nouvelles réservations ou de réservations confirmées et les charger dans Google Sheets (pour les sauvegardes)
- Améliorer l’expérience client en fournissant aux équipes de vente des données sur le parcours du client – de la demande à l’achat et au voyage – sous un même toit
Bien que l’utilisation d’outils d’analyse ait été extrêmement bénéfique, elle continuera à l’être à l’avenir.
#2. E-Commerce
saviez-vous que 83,7 % des 1 000 premiers détaillants en ligne utilisent le courrier électronique pour communiquer avec leurs clients ?
Chaque achat en ligne déclenche une série d’e-mails contenant des informations sur la commande, des factures et des mises à jour.
Les outils d’analyse des courriels permettent d’automatiser et d’optimiser l’exécution des commandes, l’expédition et le suivi des clients.
Shopkeep, un magasin de détail en ligne, utilise un logiciel d’analyse des courriels comme principale application de routage. Shopkeep l’utilise pour extraire les données des courriels entrants concernant
- La confirmation et l’exécution de la commande
- Les mises à jour de la logistique et de la livraison
- Et les reçus de vente
En outre, les entreprises utilisent les logiciels d’analyse d’e-mails pour la gestion des prospects et l’analyse des sentiments des clients.
#3. Immobilier
Les services immobiliers d’Ineto utilisent des analyseurs d’e-mails pour automatiser la gestion des prospects et la saisie des données.
Cela leur permet non seulement de rationaliser les processus, mais aussi de passer d’une boîte de réception encombrée à une gestion centralisée et organisée des données clients.
Conclusion
Le bon logiciel d’analyse d’e-mails peut faire 📈ou 📉 défaire votre entreprise.
Sur le marché, vous trouverez de nombreuses options de logiciels d’analyse d’e-mails. Toutefois, le choix de l’analyseur de boîtes de réception le mieux adapté à votre entreprise dépendra de vos besoins spécifiques.
Un outil avancé d’analyse d’e-mails peut être bénéfique à votre organisation, que vous soyez une entreprise établie cherchant à se développer ou une startup répondant à une demande croissante de la part de ses clients.
Dès aujourd’hui, tirez parti des analyseurs d’e-mails pour garder le contrôle de toutes vos communications professionnelles !
Découvrez ensuite les meilleurs outils d’extraction de données pour simplifier vos processus d’entreprise.