Si les symboles d’organigramme vous laissent perplexe, ce guide ultime sur les symboles d’organigramme vous aidera à devenir un maître de l’art de l’organigramme en un rien de temps !
Vos équipes commerciales ou universitaires utilisent généralement un organigramme pour visualiser des processus complexes dans une présentation facile à comprendre.
L’organigramme fait partie des systèmes commerciaux et universitaires depuis 1921, date à laquelle Lillian Gilbreth et Frank Gilbreth ont présenté cet outil de visualisation des processus à l’American Society of Mechanical Engineers (ASME).
Cependant, tous les créateurs d’organigrammes sont confrontés à un défi commun lorsqu’ils mettent en œuvre plusieurs symboles d’organigrammes. Vos organigrammes ne seront pas de qualité professionnelle si vous n’utilisez pas de symboles normalisés.
Cet article explique la plupart des symboles d’organigramme que vous utiliserez dans divers projets de schématisation et de visualisation de processus. Vous apprendrez également les bases de l’organigramme, comme sa définition et son processus de fonctionnement. Sans plus attendre, lisez ce qui suit !
Qu’est-ce qu’un organigramme ?
Un organigramme est un diagramme visuel qui illustre un système, un flux de travail, un algorithme informatique ou un processus. Vous utilisez peut-être déjà des organigrammes pour accomplir diverses tâches, telles que la documentation, la planification de systèmes techniques ou non techniques, l’élaboration de plans d’étude, l’amélioration de processus existants ou la communication d’idées.
Il s’agit de l’outil le plus populaire pour expliquer des méthodes ou des voies difficiles dans des diagrammes faciles à comprendre par n’importe qui, qu’il s’agisse d’une personne du domaine ou d’une personne extérieure au domaine.
Les organigrammes utilisent essentiellement des ovales, des carrés, des losanges, des rectangles et de nombreuses autres formes pour spécifier les différentes étapes du processus ou du flux de travail. Outre ces symboles, vous devez également utiliser des lignes de flux ou des flèches comme liens entre les symboles pour définir une séquence ou un flux.
Tout comme les organigrammes utilisent plusieurs symboles et conventions de dessin de séquence, ils peuvent également être de conception différente, comme un organigramme complexe généré par ordinateur avec de nombreuses séquences ou un organigramme simple d’une seule séquence dessiné à la main.
Il est intéressant de noter que les organigrammes sont communs aux domaines techniques et non techniques. Par exemple, un artiste visuel et un développeur de logiciels peuvent utiliser des organigrammes pour planifier leurs projets.
Symboles courants des organigrammes
Début/Fin
Pour commencer et terminer un organigramme, vous devez utiliser le symbole du terminateur. Il ressemble à un bouton en forme de pilule ou d’ovale. Souvent, vous trouverez le début et la fin inscrits à l’intérieur de la forme du terminateur.
Cette forme représente également le résultat d’une séquence d’organigramme. Si vous dessinez un organigramme complexe, il peut y avoir plusieurs symboles de début et de fin.
Entrée/sortie
Le symbole d’entrée et de sortie des données est essentiellement un parallélogramme. Vous devez utiliser ce symbole pour représenter les données qui entrent et sortent du système.
Par exemple, un client qui achète votre produit est une donnée d’entrée et l’expédition de ce produit depuis l’entrepôt est une donnée de sortie. Vous pouvez parfois utiliser les symboles Oui/Non et Vrai/Faux pour écrire des algorithmes informatiques.
Saisie manuelle
Si votre processus ou algorithme exige que l’utilisateur saisisse des données pour la suite du processus, vous devez utiliser le symbole de l’organigramme de saisie manuelle.
Vous pouvez utiliser n’importe quel trapèze à cet effet. Vous pouvez utiliser ce symbole lorsque les clients doivent saisir leurs identifiants de connexion, leurs informations de paiement, etc.
Flèches
Les flèches ou les lignes relient toutes les étapes de votre organigramme, comme le début, l’action, l’entrée, la sortie, l’entrée manuelle, la décision, la boucle, le document, etc.
Lorsque vous utilisez des lignes continues, cela signifie que les données circulent d’un symbole à l’autre. Si vous utilisez des lignes en pointillés, il s’agit d’une alternative à un autre chemin. Enfin, vous pouvez utiliser des lignes parallèles pour indiquer que les données circulent de manière synchrone d’une étape à l’autre.
Action/processus
Un rectangle représente chaque action ou processus dans un organigramme. Vous pouvez utiliser différentes couleurs de remplissage pour organiser les différents processus en sous-groupes.
Le symbole de processus signifie toujours qu’une certaine tâche sera accomplie au cours de cette phase, puis que la ligne de flux passera au symbole suivant, ce qui signifie la progression de l’organigramme.
Décision
Le symbole de décision est un bouton en forme de losange sur l’organigramme. La ligne d’écoulement de l’étape précédente entre dans une pointe, et 3 autres lignes d’écoulement partent d’autres pointes vers différents processus. Cela signifie qu’une autre ligne de processus deviendra active lorsque vous modifierez la décision.
Les décisions peuvent être de type Oui/Non ou Vrai/Faux s’il s’agit d’un algorithme. La plupart du temps, vous devrez répondre à des questions pour prendre une décision.
Document
Le symbole du document ressemble davantage à un rectangle avec une courbe ondulée sur un côté. Il s’agit d’un autre symbole d’entrée/sortie de l’organigramme. Dans les diagrammes de processus, lorsque vous devez mentionner l’entrée d’un document ou d’un rapport qui donnera une sortie spécifique, utilisez cette forme.
Documents multiples
Ce symbole est similaire au symbole d’organigramme ci-dessus appelé Document. La seule différence est que ce symbole représente plusieurs documents empilés comme des dossiers dans une armoire.
Vous pouvez utiliser ce symbole dans les cas où vous avez besoin de plusieurs documents en entrée. Par ailleurs, si un processus génère de nombreux documents, vous pouvez utiliser ce symbole.
Connecteur
Si votre organigramme est complexe et qu’il doit être relié à plusieurs séquences pour continuer, vous devez utiliser le symbole du connecteur. Il s’agit d’un simple cercle. Il est également utilisé comme connecteur de page car il relie des symboles et des séquences d’une même page.
Pour relier des symboles ou des séquences de différentes pages, vous pouvez utiliser le pentagone isocèle à angle droit. Il est également connu sous le nom de symbole de lien.
Préparation
Le symbole de préparation ou d’initialisation différencie les étapes qui effectuent le travail de celles qui préparent le travail à venir.
Lorsque vous introduisez une étape de configuration avant de poursuivre le flux de travail, vous devez utiliser ce symbole hexagonal. Par exemple, dans le cadre d’un projet DevOps, il faut d’abord déployer le nouveau logiciel avant de commencer la phase de test.
Fusion
Vous pouvez utiliser le symbole de fusion pour indiquer l’étape au cours de laquelle deux ou plusieurs listes et processus sont fusionnés. Ce symbole de fusion ressemble à un triangle inversé ou à un entonnoir où plusieurs branches du flux de travail sont combinées et transformées en une seule.
Tri
Lorsqu’il est nécessaire de classer des informations dans un ordre spécifique en fonction de critères prédéterminés, on utilise le symbole de tri qui ressemble à un diamant.
Par exemple, utilisez-le pour trier la couleur du produit en fonction de la demande du client avant de passer à l’étape de fabrication.
Sous-programme
Le symbole d’un processus prédéfini ou d’un sous-programme ressemble à un rectangle. Vous pouvez l’utiliser pour indiquer une procédure qui est entièrement documentée dans un autre organigramme.
Même si le sous-processus est connu des membres de votre équipe, n’utilisez pas ce symbole à moins que le processus ne soit défini ailleurs.
Boucles
Il existe deux types de symboles de boucle que vous pouvez utiliser dans votre organigramme : la boucle manuelle (forme rectangulaire) et la boucle limite (forme de maison). Le premier indique une séquence de commandes qui sera répétée jusqu’à l’arrêt manuel, tandis que le second indique où une boucle doit s’arrêter.
Retard
Vous pouvez insérer un ou plusieurs symboles de retard si vous prévoyez un retard dans le déroulement de votre processus. Le symbole Retard est un symbole demi-ovale. Un délai entre deux actions ou symboles signifie que certaines tâches doivent être accomplies pendant la période de délai avant que l’organigramme ne puisse progresser sur la ligne.
Magasins
L’organigramme comporte deux symboles liés au stockage. Le symbole de stockage des données ressemble à un cylindre coupé en deux et indique une étape lorsque vous stockez les données.
En revanche, le symbole de stockage interne ressemble à un carré et est principalement utilisé dans les organigrammes de développement de logiciels. Il signifie que les données sont stockées dans la mémoire pendant la programmation.
Base de données
Il ressemble à la forme d’un disque magnétique, qui est mondialement reconnu comme le symbole d’une base de données. Utilisez-le pour indiquer les données stockées dans un dispositif de stockage qui permet aux utilisateurs d’effectuer des recherches, des tris et des filtrages.
Maintenant que vous avez appris les symboles de tendance des organigrammes, découvrez ci-dessous comment fonctionne ce concept de graphique visuel.
Comment fonctionne un organigramme ?
Un organigramme permet de visualiser un processus sur un canevas bidimensionnel, qu’il soit sur papier ou numérique. Le diagramme commence généralement par un symbole de départ.
Ensuite, vous ajoutez divers symboles en fonction de votre processus, vous reliez les symboles à l’aide de lignes de flux et vous arrivez enfin à une décision ou au symbole d’arrêt du processus.
Si l’organigramme définit un seul processus, il s’agit d’un organigramme simple. Toutefois, la plupart des organigrammes utilisés par les entreprises dans le monde réel sont complexes, car ils comportent de nombreuses séquences interconnectées avant la décision finale.
Il ne s’agit là que d’une explication simplifiée à l’extrême du principe de fonctionnement d’un organigramme. D’autres concepts et logiques entrent en jeu. Par exemple, si vous changez le type d’organigramme, la convention de dessin changera également, de même que la façon de lire l’organigramme.
Pour une compréhension plus transparente, examinez d’abord les types d’organigrammes les plus courants ci-dessous :
- Organigramme de création, d’approbation, de traitement et d’archivage de documents
- Organigramme de flux de données ou de traitement
- Organigramme de système
- Organigramme de programme
- Organigramme de prise de décision ou de justification
- Organigramme logique pour la gestion des risques
- Organigramme de développement de produits
- Organigramme des résultats du processus
À partir de la liste ci-dessus, considérons maintenant l’organigramme de documents. Il permet de visualiser plusieurs contrôles sur un flux de travail de traitement de documents à l’aide de divers symboles d’organigramme tels que Début, Entrée, Sortie, Entrée manuelle, Actions, Préparation, Fusion, Assemblage, Boucles, Délai, Stockage et Fin.
Vous devez dessiner le diagramme final de gauche à droite, et le public doit également le lire dans cette direction.
En outre, un organigramme fait ce qui suit lorsque vous le créez en suivant les conventions standard de l’organigramme :
#1. Identification des tâches
Il est nécessaire d’identifier toutes les tâches et de les noter dans un bloc-notes avant de commencer l’élaboration de l’organigramme. Ainsi, en plus de dessiner un processus visuel d’une idée technique ou non technique, vous obtenez également un calendrier approximatif du projet.
#2. Organiser les éléments du processus
L’organigramme permet également d’organiser tout le matériel et toutes les ressources que votre équipe utilisera une fois le projet lancé.
#3. Compilation des informations
En outre, il vous aide à compiler toutes les données dont vous avez besoin pour dessiner le processus sur l’outil d’organigramme.
#4. Examen du déroulement du processus
Cela vous permet, ainsi qu’à l’équipe et aux parties prenantes de l’entreprise, d’examiner en collaboration toutes les étapes, les contrôles, les flux, les séquences, etc. avant de rédiger la première version.
#5. Traduire les tâches en formes
L’organigramme consiste essentiellement à traduire les étapes du processus en files d’attente visuelles. Il utilise des formes pertinentes pour représenter certaines étapes, comme l’achat d’un produit par un client, la génération d’une commande, la saisie d’une commande, le contrôle d’une commande, la vérification d’un inventaire, etc.
#6. Improvisation
Après la première ébauche, votre équipe peut se réunir à nouveau pour improviser l’ensemble de l’organigramme. Au cours de cette phase, vous découvrirez également les goulets d’étranglement inconnus du projet.
#7. La communication
Enfin, l’organigramme permet de communiquer votre plan de manière concise et visuelle au public.
L’élaboration manuelle d’un organigramme est une tâche difficile. Il retardera votre projet. Il est judicieux d’utiliser des outils en ligne pour la création d’organigrammes. La plupart de ces outils contiennent tous les symboles d’organigramme dont vous pourriez avoir besoin.
Applications Web pour la création d’organigrammes
#1. Miro
Miro est un outil de création d’organigrammes qui vous offre une combinaison de rapidité et de simplicité. Que vous souhaitiez créer un organigramme pour les routines quotidiennes ou le flux de travail d’un projet, la plateforme dispose d’un modèle pour chaque cas d’utilisation.
Grâce à son jeu d’icônes, à son code couleur pour les dépendances et à ses fonctions d’intégration de liens, vous pouvez créer votre diagramme comme un pro.
#2. Creately
Lorsqu’il s’agit de visualiser des processus et des flux de travail, Creately est une option fiable. Il dispose de fonctionnalités telles que le dessin automatique et une interface glisser-déposer pour une création rapide d’organigrammes.
Vous pouvez choisir parmi ses 1000 modèles personnalisés pour démarrer votre projet. De plus, vous bénéficiez de la vidéoconférence et du suivi de la souris en direct pour une collaboration en temps réel.
#3. Lucidchart
Lucidchart vous aide à créer des organigrammes avec plusieurs fonctionnalités, y compris des formes personnalisées, l’importation de données, et plus encore. En plus d’une interface simple, il dispose d’une bibliothèque dynamique de formes d’organigrammes composée de toutes les formes, symboles et conteneurs de voies de circulation nécessaires.
En outre, les utilisateurs peuvent mettre la main sur des fonctions avancées d’organigramme telles que le formatage conditionnel, les boutons d’action, la liaison de données et les liens externes.
Final Words
L’utilisation des bons symboles dans un organigramme montre que vous connaissez le concept de l’intérieur. Si vous n’insérez pas les bons symboles, les parties prenantes de l’entreprise, les clients ou le public risquent de ne pas apprécier l’organigramme du processus.
Vous disposez désormais d’une liste complète des symboles d’organigramme que vous devrez utiliser à l’avenir chaque fois que vous réaliserez un organigramme. L’article a également expliqué le fonctionnement d’un organigramme afin que vous puissiez dessiner des organigrammes de qualité professionnelle que le public aimera lire.